海委聲像檔案管理效率提升策略分析

秦 茜

（水利部海河水利委員會，天津 300170）

習近平總書記高度重視網絡強國、數字中國建設，對數字化、網絡化、智能化提出了一系列明確要求。進入新發展階段，云計算、大數據、人工智能技術快速發展，推動水利發展向數字化、網絡化、智能化轉變的技術條件已經完全具備。實現流域統一規劃、統一治理、統一調度、統一管理，必須由數字孿生流域作為強大技術支撐。數字孿生流域建設是一項復雜的系統工程，時間緊、任務重、難度大、要求高，全系統全行業必須迅速行動起來，有力有序有效推進建設工作［1］。

如今社會經濟體系日益復雜，水利行業所要處理的事務也多樣化。傳統的文本檔案已無法滿足當前業務存儲需要，因此檔案管理部門開始用聲像檔案來對業務進行記錄。盡管聲像檔案的儲存量與記錄效率占顯著優勢，但它對檔案管理人員的計算機技能水平有著較高要求，且計算機也難以處理聲像檔案中的一些非結構性數據，因而在管理難度上遠高于傳統文本檔案。但在云環境下，這些困擾難題均可以被邊緣計算、云服務器和人工智能技術解決。

1 聲像檔案的優越性

1.1 檔案管理的重要性

檔案資料是指人們在各種社會活動中，為了某種記錄需求，對生產、經營或經驗等方面具有保存價值的原始信息進行記載的一種信息資料，原始記錄是檔案的本質屬性。這種用于記錄保存用途的信息資料，最早在我國商朝就出現過，歷代對此有不同的叫法，如冊、簿、案牘、文書、卷宗等，均是屬于檔案性質的分支。檔案相比于文物、圖書，區別就在于它的歷史再現性，由于檔案是直接形成的歷史記錄，是對本體事物真實面貌的還原，因此它相比于其他信息資料來講，具有憑證價值的重要特征。發展到現代狹義理解的檔案，也就是我們經常口頭談論的檔案，是指由專門的機構形成的生產信息或事件要訊記錄，這種機構可以是官方的，也可以是半官方甚至非官方的[2]。無論檔案的形成者具有怎樣的社會屬性，它的價值體現仍然沒有本質上的變化，即原始記錄的憑證價值。在現代檔案學概論中，對檔案一詞給出的定義是：個人或組織在歷史中的社會實踐活動中，以各種方式記錄形成清晰的、確定的、具有完整記錄功能的固化信息。

1.2 聲像檔案在信息記錄傳遞上的高效率優勢

檔案信息量是會隨著原始事件包涵的信息量增大而增大的，在現代社會中，由于社會實踐活動的內容越來越復雜，產生的有價值記錄量越多。甚至如今許多行業都出現了必須要通過檔案記錄才能完成的業務環節，比如我們所熟知的水利行業，再比如政府的職能部門。我們除了看到檔案的重要性以外，還應該看到當前社會的機構組織對檔案容量的需求越來越高。對于水利行業來說，做好聲像檔案的管理工作，與文字檔案的管理工作同樣重要，由于近年來水利工程新增規劃立項數量極大，業務量驟增，需要處理的業務信息也是過去的數倍，以往文本檔案已經完全無法滿足記錄需求。這種問題直至聲像檔案的出現才得以解決，同一時間內，人們能從圖片、聲音中獲得的信息量是文本文字記錄的數倍，因此這種以聲音、圖像、視頻等多媒體文件作為記錄方式的檔案資料，能夠實現高效率的記錄與傳遞功能。這些直觀表述水利工程信息以及周邊水文水情信息的檔案內容，對工程主體責任單位與質量監督部門開展后續工程的質量等級評定、工程養護、工程壽命期確認以及工程受損修復方案設計有著文字記錄無法比擬的信息優勢，使水利工程相關工作開展在全面的信息結構支撐下得以順利開展。

1.3 聲像檔案的存儲優勢

在水利行業傳統的文本檔案管理制度中，需要專門設置容納保管的庫室或資料柜，在歸檔和提取流程上往往需要投入大量的時間成本，比如為了能夠快速地在某一時間找到檔案室內想提取的檔案資料，檔案管理人員需要花費大量精力將所有的檔案歸類存放，且這種檔案管理模式還需要占據較大的空間。若是保管不當，極容易造成原始檔案信息的丟失或損壞，比如檔案受潮使字跡變得難以辨識，會給水利部門帶來不利影響[3]。而聲像檔案往往只需要一臺計算機或者一個小型存儲設備，就可以輕松解決存放問題，只要有備份存檔，完全不用擔心資料丟失損壞的問題。

1.4 聲像檔案的真實性優勢

鑒于檔案原始記錄的價值屬性，檔案資料的使用者對檔案的真實性要求是極高的，檔案信息失真會直接導致它失去應有的記錄保存價值。傳統的檔案主要以文字記載的形式為主，從檔案的初稿修正到最終封裝，存在多個容易出現錯誤記錄或修改的環節，很難保證記錄信息的真實可靠性，這樣的問題在水利工程招投標文件、工程款項撥付、質量驗收記錄或者材料出廠合格證明以及施工資質等涉及具體利益的方面更是層出不窮。而聲像檔案不同，它以第一時間發生的音頻、視頻的同步記錄為主，修改難度極大，在反映事件完整性與真實性上都要明顯優于傳統文本檔案。

2 聲像檔案管理中存在的問題

2.1 聲像檔案的非結構化屬性給管理帶來了實際難度

如今水利行業使用的聲像檔案記錄的信息容量極大，但這種檔案聲音與視頻中包含的非結構化信息無法利用常規計算機來進行處理。其中，非結構化信息是指無法完全數字化處理的信息內容，而這些信息資源中卻存在許多有價值的信息。因此，當前聲像檔案應用還仍然是以人力處理方式為主，在某些特殊情況下管理效率比文本檔案還低。比如，查找某地水文水情相關的檔案文件時，需要將所有同樣文件格式特征的文件逐一加載識別，這樣龐大的“分揀”式管理工作效率極低，給聲像檔案的全面普及帶來了難度。所以，在云環境下，就是要通過云計算和人工智能技術來幫助我們處理各類聲像檔案的歸檔與提取等操作，解決了聲像檔案的“索引”問題，檔案的提取利用效率就會得到明顯提高。

2.2 聲像檔案的管理安全性得不到保證

部分檔案的信息資料具有一定的安全保密性質，以公文性質的檔案為例，除了一般保密等級的檔案之外還分為機密檔案與絕密檔案。水利檔案同樣如此，根據國家發布的《水利檔案管理規定》要求，水利單位形成的歸檔文件材料應當由該部門文書人員或業務部門的技術人員全權負責收集與整理，并按照規定移交給本單位檔案部門使用，嚴禁私自傳閱、修改、據為己有或者拒絕歸檔。然而，當前許多水利部門在聲像檔案的管理方面未形成較為嚴格系統的管理規章制度。這樣的環境下檔案管理部門的日常工作往往處于被動狀態，因此聲像檔案的形成與管理環節存在的隨機性因素較多。如一些珍貴的聲像檔案資源并沒有被歸入公有檔案資源處理，而是被個人或部門掌握[4]。這樣的管理體系給聲像檔案的數據安全性帶來不利影響：人員主觀因素造成的檔案信息泄密，部分從事檔案管理的人員在工作崗位調動后，會連同這些聲像檔案資源一同帶走，錯誤地認為檔案的視頻音頻文件屬于個人物品；網絡信息安全意識較差，網絡防護機制不健全，因內網外網交叉使用，導致管理存放聲像檔案的計算機經常遭受不法網站攻擊，以致檔案信息失竊。所以，當前來看，正是因為聲像檔案管理制度不完善，使聲像檔案的管理工作存在一定的安全隱患，不利于聲像檔案的長久保護和開發利用。

2.3 聲像檔案的形成缺乏專業技術支撐，導致資源價值流失

水利行業在用聲像媒體記錄某些要事時，諸如地區的水資源合理開發利用方案擬定、自然水體資源價值與防洪安全論證會議、水利工程建設工作的制定實施等，往往在聲像檔案形成的過程中，就出現了記錄信息不全或流失的問題。這主要是由于檔案管理人員對會議內容、業務或技術本身并不熟絡，導致聲像檔案的重點內容記錄存在偏差，無法反映原始事物的實際風貌。這樣一來，檔案部門聲像資源的收集渠道不暢，經常出現相關單位形成聲像檔案所需的圖片、文字資料整理不全，甚至違背檔案法的規定出現不建檔的現象。后期檔案封裝時，檔案管理人員往往需要再獨立收集與記錄事件相關的聲像資料，并配以文字檔案來補全檔案內容，其中不可避免地存在嚴重的記錄錯誤問題，使聲像檔案的記錄內容嚴重失真。另一方面，這些珍貴的聲像檔案資源在日期、內容格式的編排上也沒有具體的規范，久而久之當聲像檔案數量累積起來后，一些形成時間較早的圖片、視頻、錄音文件就會被忽略。如一些珍貴聲像檔案資源，沒有備份或缺少文字說明，都說明由于記錄專業性不強的問題，導致檔案的實際可利用價值降低。

3 云環境下的網絡信息技術

3.1 虛擬化技術

虛擬化技術是指計算機上用于計算處理的核心工作單元（CPU）是由另一個主CPU 虛擬分化出來的，也就是由一個CPU 來模擬多個CPU 運行的工作環境，同時允許一個平臺搭載多個操作系統的計算機技術。這些操作系統互相獨立且權限不同，在此基礎上我們還可以實現2 個虛擬化技術的延伸拓展應用情景，即聲像檔案數據存儲介質的虛擬化與應用虛擬化。這樣做的好處主要有2 個方面：應用程序在各自的操作空間內獨立運行，互不影響，從而降低了計算機的運行負載，極大程度提高了計算處理效率；虛擬化的數據存儲介質或應用，可以為數據備份、移動與拓展提供較好的便利性和安全性。

3.2 云計算技術

云計算技術是分布計算的一個全新拓展方向，它是通過網絡“云”技術將一個或多個巨大的處理運算程序拆分成若干個小程序，當用戶通過網絡上傳需要計算機分析計算的大型任務時，由網絡云服務器根據計算任務數據“量”的大小來分配相應的算力資源，最后由被拆分的計算處理小程序，將數據結果合并回傳給數據來源的用戶。這種技術功能是在分布計算的基礎上，融合了效用計算、負載均衡、熱備份冗雜等網絡信息技術應用來實現的，并通過虛擬化技術來解決服務器的硬件配置問題。所以，云計算技術可以看作是由所有云計算業務的用戶，共用一組在規模上遠大于常規計算機的服務器，通過閑置算力資源來處理用戶數據計算任務的技術。因此，它可以在很短的時間內提供TB 級甚至是ZB 級的龐大數據流計算處理服務。

3.3 智能搜索引擎技術

智能搜索引擎是融合了人工智能技術的搜索引擎，與常規搜索引擎的“關鍵字”提取檢索的邏輯不同，它在此基礎上實現了相關度排序、快速檢索等功能，同時還能夠根據語義識別為用戶提供興趣自動識別、信息過濾與推送功能。這種基于語義識別技術的工作原理是，在與搜索引擎鏈接的所有網絡資源中，尋找所有出現過與用戶檢索內容類似用法的詞組搭配，再通過云計算從海量資料中找到可被替代的同類詞出處，這樣就實現了模糊推理功能。在人工智能技術的加持下，搜索引擎似乎越來越智能，即使是計算機難以處理的非結構化數據，也能夠通過模糊推理和語義識別來輕松處理[5]。但這對服務器的計算處理能力有著極高的要求，因此智能搜索引擎技術需要以云計算技術作為支撐。

4 云環境下提高聲像檔案管理效率的有效路徑

4.1 利用云端技術提高聲像檔案調度管理效率

云計算技術需要搭建的服務器組往往需要極高的成本投入，因此水利單位獨立開發云計算軟件項目來管理聲像檔案顯然是不可取的。當前可以提供云計算服務的互聯網軟件公司有很多，水利單位的檔案管理部門可以選擇與這些互聯網技術公司達成深度合作，專門定制用于聲像檔案管理的“云檔案”軟件業務。在云計算技術的幫助下，聲像檔案提取和管理編輯將會極為便捷，比如我們需要找的聲像檔案是存儲在互聯網云端的會議紀要，若是只搜索“會議”，搜索引擎檢索到的信息均為會議的召開情況；但若改為搜索“會議紀要”，搜索引擎就能夠根據互聯網中所有用戶的信息處理習慣，來分析用戶的實際調取需求。在互聯網中多數與“會議紀要”相關的內容，都是記載和傳達會議精神的圖像、聲音視頻資源。這樣引擎就會判斷出，用戶想檢索的是某一個聲像檔案資料，而并非一組資訊。利用云端技術可以讓聲像檔案的管理流程簡化處理，也減輕了檔案管理工作的勞動強度。如今多數智能搜索引擎都支持提取文字的功能，我們可以將這些聲像資料利用提取文字的功能，再轉化為文檔資料，同聲像資源一起放在云端儲存，作為聲像資料的文字說明與補充。這樣一來，可以顯著提高聲像檔案管理人員歸檔分類工作的效率。

4.2 利用網絡安全技術確保聲像檔案的數據安全

這種“云檔案”軟件在技術服務功能不斷完善的同時，主動防御性質的網絡安全技術方面也極為完善。利用云服務器的大數據庫作為水利單位聲像檔案的虛擬存儲介質，本身就具有一定的完整、可靠、安全和保密的特點。而為了進一步提高聲像檔案管理的安全系數，一些互聯網技術公司研發的算法加密技術，可以使聲像檔案獲得遠比以往傳統字符驗證式加密技術優秀的安全性能。第一道安全保險程序是動態密碼，當用戶有關于閱覽、提取、拷貝、修改云端儲存的聲像檔案時，需要首先確認用戶的操作權限，利用短信驗證或者生物識別技術驗證的方式，來最大程度確保聲像檔案資源的保密安全性。但除了軟件方面的網絡安全技術防護之外，水利單位還要重視起“人防”控制體系的建設，避免聲像檔案被人為泄密，應當結合各個職能部門的實際工作情況，綜合制定相應的網絡安全保密制度，嚴禁個人的移動存儲介質與公用計算機連接。在存儲檔案的計算機上，做好內網與外網隔離防護，避免交叉用網導致聲像檔案失竊。

4.3 完善內部檔案管理制度

云技術解決檔案歸檔提取和安全保密性能等外部因素的管理問題，但在聲像檔案的真實性管理方面就顯得有些乏力。因此，需要水利單位從聲像檔案的形成過程中查找問題，并不斷優化完善檔案管理制度，避免出現聲像檔案資源記錄不全或失真的問題。首先，應當依照現行的檔案法有關規定，積極建設與云環境下聲像檔案管理工作相適應的檔案管理制度。其次，應當加強各個職能部門與檔案管理部門之間的協調能力，委派與檔案記錄工作內容相關的部門人員協助檔案管理人員開展工作，在聲像檔案采集整理工作的過程中全程指導，將記錄要點、視頻文件編碼格式、音頻輸出格式以及歸檔整理要求，詳細地交代給檔案管理人員。此外，對于需要長期保存或永久保存的聲像檔案資源，除了上傳云端以外，還要用公用的移動存儲介質做好物理拷貝，并放置在檔案管理部門的資料柜內上鎖封存。

5 結語

綜上所述，聲像檔案作為互聯網時代的技術產物，對各行各業的生產經營業務或組織活動都起到了重要的記錄參考作用，相比于傳統文本檔案，聲像檔案有豐富的信息量、管理便捷和真實性強等優勢。針對當前企事業單位在聲像檔案管理上存在的問題，應當將云環境下的計算機網絡技術，與水利單位的內部管理制度進行有機整合。利用云計算技術的信息化軟件平臺來提高聲像檔案的管理效率，合理運用網絡安全技術，并建立有效的檔案管理制度，確保聲像檔案真實性與安全性，這樣才能夠使聲像檔案的管理工作更加科學全面。