基于工作流和 J2EE 技術的檢測中心OA 協同系統平臺設計研究

齊 健，羅三華，劉 佳，劉 然，王孟瑩

（建研院檢測中心有限公司，北京 100013）

0 引言

傳統的辦公模式主要以紙介質為主，信息處理速度主要依靠人，顯然已經遠遠不能滿足高效率、快節奏的現代生活和工作的需求。辦公自動化系統的出現解決了這一難題，它將現代化辦公和計算機網絡技術有效結合，逐漸成為政府和企事業單位服務的有利手段。筆者單位為大型檢測公司，人員和部門相對較多，各部門的業務都有深入的交叉。為了推進企業的信息化進程，實現跨部門協同化辦公，規范業務流程，提高工作效率，組織開發了一個辦公自動化系統的綜合管理應用平臺。該系統采用工作流技術和 J2EE 技術，通過過程模型自動驅動事務性活動實現信息流程的自動踐行。

1 系統的設計目標

依托現有的內部設備及網絡，基于 J2EE 技術及工作流技術，構建由 J2EE 表示層、業務邏輯層和數據層組成的三層架構系統［1］。系統具有操作簡便、功能強大、安全可靠、開放兼容、集成性的特點，集合公司辦公自動化系統、質量管理系統、公司官網、培訓平臺系統，實現公司辦公無紙化、規范化、事務處理流程化，提高了公司辦公效率和質量管理水平。

2 需求分析

2.1 公文處理多樣化

隨著世界信息化的快速發展和公司業務發展的需求，目前公司要處理的文件不僅僅來自于上級主管部門和企業內部的發文，還需要處理客戶大量的業務需求。隨著公司信息化的推進，公司文件不僅僅包含文本，還包括圖形、聲音、視頻圖像以及其他的信息。傳統的文件處理方式低效、復雜且流通不暢，不能滿足復合型文件處理的需求，且容易造成文件的丟失和遺漏。辦公自動化系統不僅將紙質化文件電子流轉，同時能夠在文件里嵌入圖片、聲音文件、視頻圖像等信息，大大提高了文件處理的效率。

2.2 工作流程智能化

公司存在著大量流程化的工作，如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作。傳統辦公方式多采用紙張表單，手工傳遞的方式，分級審批簽字，不僅工作效率低下，而且無法實現報表統計分析等功能。OA 協同辦公系統提供的工作流引擎為公司內復雜的跨部門審批提供了極大的便利，按照定義好的流程自動流轉，大大提高了工作流效率和效益。

2.3 協同工作和移動辦公

本公司現有多個辦公場所，分布在全國各地，工作內容和性質決定員工需要經常出差，頻率高。傳統的辦公方式受限于地域、時間，同時需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能做出某種決策，辦公效率大打折扣。移動辦公就是利用電腦、手機等移動設備，通過廣域網絡，利用辦公自動化系統處理工作事務。打破了時間、地域的限制，使公司員工隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。

2.4 質量管理提升

質量管理是指通過質量體系中的質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進來促進質量方針、質量目標的實現。隨著中心業務快速發展，質量管理工作隨之不斷增多，對質量管理工作的要求也會越來越高。由于質量管理工作流程銜接點多，傳統的管理模式已經不能滿足公司質量提升工作的需要和市場快速發展的需求。中心 OA 協同辦公系統涵蓋了質量管理的所有工作流程，配置了檢測人員、檢測設備、檢測標準信息庫，不但克服了地域的限制，而且使檢測相關的人員、標準、設備進行了有序關聯，既能達到高效審批的效果，也能實現檢測的有效把控；同時，公司高層可以獲得中心全局性的質量管理信息［2］。中心 OA 協同辦公系統實現了跨地域多個分支機構質量的統一管理，提高了整體質量水平。

3 系統技術的選擇

3.1 J2EE 技術特點

J2EE 具體指的是由 SUN 公司領導、各廠家共同制定并得到廣泛認可的工業標準。目前的 J2EE 技術具有如下幾方面的優勢：①平臺無關性［3］，所謂的平臺無關性指的是用戶與平臺不存在必然的關系，所以用戶在使用平臺的過程中可以不需要將自己與平臺或者是操作系統進行捆綁，即用戶能夠基于自己的實際需要做硬件或者是操作系統的選擇；②J2EE 是一種組件技術，所以其能夠為移植工作的開展提供便捷；③作為中間件的 J2EE 有強大功能，其能夠幫助開發人員實現開發工作，保證開發效率與穩定性；④J2EE 在保護用戶投資方面有突出的價值。

3.2 工作流技術特點

工作流就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，簡單地說，工作流是一系列互相銜接、自動進行的業務活動或任務。一個工作流包括一組任務（或活動）及他們的互相順利關系，還包括流程及任務（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個任務（或活動）的描述。其具有強大的安全性，支持各種復雜流程，處理過程可跟蹤管理，具有豐富的統計、查詢功能等特點。

3.3 系統的體系架構

OA 協同系統平臺是在 B/S 模式下，基于 J2EE 技術的三層架構，分別是表示層、業務邏輯層、數據層。

表示層是客戶端，其與用戶有著直接的使用關系，具體的作用是接收用戶的指令或者是數據的輸入。在用戶輸入相應的內容后，表示層會將數據資料和指令資料傳遞到邏輯層，同時，表示層會將邏輯層的具體處理結果顯示給用戶［4］。

業務邏輯層也被稱之為中間層，工作的流程為：接收到表示層發送的數據請求后，進行必要的業務邏輯檢查、權限檢查后，基于請求的實際需要將請求分解為不同的數據層操作處理，最后將結果返回到表示層，對整個過程進行分析。業務邏輯層是協同辦公 OA 平臺的非常重要的一個層次，在系統的實際應用中，核心的業務處理都需要經過這一層。

數據層在平臺建設以及功能實現中發揮著重要的作用，其所包括的內容是比較多的，比如數據庫服務器以及處理器、緩存數據的 Bean 等均屬于數據層的內容。協同辦公 OA 平臺采用數據庫鏈接持技術，將一些比較大的使用數據放入到系統的緩存當中，這對于提高數據訪問的實際效率以及提升數據處理的時效性有突出的現實意義［5］。

4 系統的設計與實現

4.1 系統設計原則

OA 協同系統平臺的設計與建設必須要滿足以下原則，平臺建設的實際效果才會更加的突出：易用性、靈活性、集成性、安全性、開放性、先進性、可維護性。

4.2 平臺運行設備與環境

本系統采用 B/S 模式，基于工作流技術，工作人員只需要使用 IE 瀏覽器即可操作。

4.3 用戶群分類設計

根據用戶工作的性質，系統的用戶主要分為普通用戶和系統管理員。普通用戶是通過瀏覽器與系統進行交互，查詢各類信息及工作表、創建、提交和中斷流程；管理員主要職責是維護組織機構、人員、角色、用戶組權限、表單管理等整個系統運行環節。

4.4 系統功能

平臺架構從縱面上分成三層：辦公門戶、下載專區和快捷入口。辦公門戶為平臺的核心部分，負責系統的所有業務功能，包括我的門戶、知識管理、預定管理、流程中心等；下載專區為業務文檔庫，為公司人事管理、行政管理、質量管理、財務管理、科研管理、黨建管理等事務工作提供標準文檔；快捷入口為系統擴展層，負責連接其他應用系統，作為一個工作引擎主要功能是鏈接中心官網、檢驗報告管理系統（三和系統）、培訓平臺、圖書管理系統、能力驗證系統、公司科研項目管理系統、公司標準規范管理系統。系統功能圖如圖 1 所示。

圖1 系統功能圖

4.5 系統展示

登錄主界面如圖 2 所示，中心官網主要基于互聯網，不需要輸入賬號秘密，是公司宣傳、發布信息的窗口，主要包括公司簡介、新聞動態、公告欄、報告查詢。檢測管理信息系統如圖 3 所示，其主要通過計算機網絡技術和軟件的運用開發，實現公司檢測業務內部管理和外部服務。內部管理主要是指體系內部運行包括人員、環境、設備設施、文件控制、公正性和保密性、服務客戶、樣品管理、檢驗質量控制、檢驗報告、風險評估和控制；外部服務包括結果告知、數據分析、趨勢判斷、信息共享。中心能力驗證系統如圖 4 所示；培訓管理系統將公司組織的內外部培訓在線化，滿足不同場所員工參加培訓的需求，同時能夠回看培訓視頻，如圖 5 所示。科研項目管理系統界面如圖 6 所示，標準規范管理系統界面如圖 7 所示。

圖2 登錄主界面

圖3 檢測管理信息系統界面

圖4 能力驗證系統

圖5 培訓系統界面

圖6 科研項目管理系統

圖7 標準規范管理系統

4.6 實例模塊分析

不同的檢測人員被授權不同的檢測業務范圍，對應檢測大類的各個檢測標準包含不同的檢測參數，不同的檢測參數又對應不同檢測設備，公司原有的質量管理模式并不能實現檢測人員、檢測設備及檢測標準的有機結合，公司 OA 協同辦公系統通過建立信息庫，實現了人機法三者的共同管理，不論是搜索任何設備、人員或者標準，相對應的檢測領域、檢測參數、檢測設備就都可以展示出來。

4.6.1 人員管理信息庫

一個檢測結構檢測水平的高低主要取決于人員素質和水平。檢驗檢測機構應根據組織機構模型和實際工作需求配置足夠數量的管理人員和技術人員。做好人員管理工作特別是做好檢測人員、審核人員、授權簽字人員等關鍵崗位人員的管理工作至關重要。傳統的人員管理模式已經不能滿足中心業務發展的需求，特別是隨著中心人員數量和資質不斷的增加，建立一套實時、動態的管理模式已破在眉梢。人員管理信息庫位于中心 OA 系統中的檢驗報告管理子系統的人員管理模塊中，分部門對人員進行管理，每個人員都有一個唯一的檔案代碼，包含了人員培訓、人員監督、人員上崗證辦理、人員授權等相關信息。以辦理人員授權工作為例，通過人員信息庫搜尋檢測人員的專業、工作年限、培訓經歷、監督信息等來判定該人員是否可以進行相應的授權。得到確認結果后，相關檢測人員只需要在質量管理模塊中提交申請，相關的管理人員可以在線審批。審批后的結果可以自動導入人員信息庫，更新相關人員的信息。這樣既簡化了辦理流程又節省了辦理時間。

4.6.2 建立設備信息庫

本中心約有上萬臺檢測設備，所涉及的儀器設備種類繁多，如果管理不善，很容易使用到未經檢定或者不符合檢測標準要求的設備，導致檢測結果出現誤差，給檢驗檢測工作帶來不必要的麻煩和損失。公司 OA 協同辦公系統通過建立設備信息庫，對全部設備進行多重分類，每臺設備都配置唯一性的二維碼，錄入設備型號、生產廠家等基本信息、設備使用記錄、設備校準結果和狀態標識信息。以借用設備為例，OA 系統建立后檢測人員可以通過設備信息庫選定滿足需求的檢測設備，而不是去翻看設備檔案，選定設備后檢測人員在質量管理模塊中填寫設備出庫申請，設備管理人員在線審批通過后即可借出。設備借出信息會自動導入設備信息庫，從而保證了設備管理的規范性。

4.6.3 建立檢測標準信息庫

檢測方法是一個檢測機構所必需的資源，檢測方法的選擇是整個檢測活動中一個重要的環節，直接影響最終結果的準確性。筆者單位具有三千多個受控標準，如對檢測標準不能有效管理，則容易出現使用無效標準、對新標準沒有進行確認、超資質范圍進行檢測等問題。公司 OA 協同辦公系統通過建立檢測標準信息庫，給每個標準分配一個唯一的受控號，標準信息庫中存儲了中心所有的受控標準的信息。檢測人員可以通過檢測標準信息庫選擇符合要求的標準，如需變更或新增標準則需要在質量管理模塊中進行變更或新增標準，同時提交相關的變更或者標準確認資料。管理人員在 OA 系統中收到申請后，根據有關資質管理部門的要求辦理變更或標準新增手續。

5 結語

綜上所述，在現代化社會，為了提高辦公效率，積極地應用新技術、新方法對目前的辦公系統進行升級和改造有突出的現實意義。在辦公自動化環境下強調工作人員與計算機的溝通、協調和掌控，并基于實際需要和相應的技術進行系統平臺設計和應用，這對于全面提升系統辦公自動化有重要價值。本文立足于工作流和 J2EE 技術對筆者公司 OA 協同系統平臺進行設計，并強調設計實現，目的是要指導實踐工作。Q