基于ERP系統環境的企業內部控制研究

段峰 呂明 李召超

山東泰山鋼鐵集團有限公司 山東 濟南 271100

1 企業ERP系統建設的重要作用

1.1 有助于提升企業內部控制效率

在企業建設和發展的實際過程中，為了保證內部控制的穩定實施，有必要建立完善的內部控制體系。內部控制體系的形成具有一定的系統性特征，它與企業的生產、管理和各個工作環節密切相關，能夠對企業的整體發展進行監督、管理和控制。傳統內部控制制度的運用已不能適應現代發展的需要，不能促進內部控制制度的有效形成和建立。ERP系統具有集成性和開發性的特點。ERP系統在企業內部控制中的應用，既可以避免干擾因素的影響，又可以將企業的各項工作與內部控制系統相結合[1]。此外，還可以根據實際情況設置內部控制系統節點，以確保內部控制系統的建設更加規范。隨著先進信息系統的應用，該系統還可以幫助企業進行預警。內控部可以全面掌握各種情況，實現扁平化管理，促進各部門之間的相互溝通和交流，避免提高內控工作水平，明確各主體的工作職責。如果信息溝通的效果得到很好的實現，內部控制的現狀也會得到有效的改善。

1.2 有助于核心價值鏈的集成化構建

將ERP系統應用到企業中，能促使核心價值鏈的集成化構建，實現企業內部各個預算資源、項目資源、采購資源以及財務資源的整合，也能為各個業務前段區域、管理后臺提供數據信息傳輸，以達到信息的實時性獲取。并且，還能將各個方案相互結合起來，使前端業務數據和后臺數據積極傳遞，保證傳遞工作的無縫銜接，形成內部控制工作中各個節點的信息流，后期也將集合在財務核算系統中，使資源信息呈現出一種高度化的集成狀態[2]。同時，通過財務數據的挖掘，可以為企業提供良好的市場機會，不僅可以明確出市場的信息導向，而且還可以為內部控制部門的管理工作提供重要條件。不但如此，內部控制工作實際開展期間，還能結合ERP系統的實際運行情況，對其情況全面監督和管理，能夠分析ERP系統期間存在的問題，掌握所有情況，保證各個方面工作任務的完成和實現。所以說，ERP系統和內部控制工作之間存在非常密切的聯系，兩者是相互促進和相互協同的關系。

2 企業ERP系統與內部控制的關系

2.1 提高管理水平

在ERP環境下，可以在系統里將不相容崗位的職責進行分離，比如由請購單由需求部門提出計劃部門審批，不能是同一人，入庫單的錄入人和審核人想分離，倉管人員可以被授權查詢物料情況而無須查詢到價格金額等，大大降低了舞弊事件的發生。并且，ERP可以使得數據的及時性方面大大提升。傳統的會計數據收集和整理比較滯后，基本上都屬于事后分析，只是對業務發生后結果的一個數據性的體系，很難迅速適應市場形式的瞬間變化。在使用了ERP系統之后，財務數據可以得到及時處理，很多實時的數據可以實時在系統中取得，這樣的話，就可以對業務部門提供及時的財務數據支撐，業務部門的判斷將會基于數據而不是簡單的基于經驗，對財務部門的要求也提升了，會計的職責就不單只是一個事后的數據歸集了，而是事前和業務部門一起進行數據分析、事中對業務進程的關鍵點進行監督，只有這樣，才能提升財務的決策支持。由于打通了邊設計邊生產之間協同能力，設計數據就可以高效轉化地為生產工藝數據，使生產能快速響應個性化變更，全面協同設計、計劃、生產、采購、車間多部門聯動。

2.2 ERP系統幫助企業實現和改善內部控制

ERP系統與內控系統主題活動、信息內容溝通和監督促進與內控系統運行因素相同。ERP系統在改善企業管理的基礎上促進了公司的共同利益。ERP系統的完善、內部控制、信息內容的整合、公司資源的整合等都是在全公司范圍內進行。使用ERP系統，系統軟件的集成在公司各單位、各階段進行。兩者都具有完整性的操縱[3]。ERP系統自身的自工作流程、信息內容溝通可以起到相互監督的作用。內部控制制度按照之前制定的實施方法有序進行，能夠積極促進有效落實，且有利于實現內部控制制度的總體目標完成。同時，ERP系統也是內控系統的主體，對內控系統的信息資源管理方式也起到了一定的不良影響，給公司帶來了新的挑戰。ERP系統基于信息技術完成信息內容的整合和資源共享，消除了各個服務項目信息內容獲取的時間差。ERP信息管理系統的基礎建設，基于有效的設計方案和工作流程的重構，規范了工作流程，其他的影響因素。在ERP系統中，將內部參考點置定位在工藝連接點上，將業務流程的管理方法與內部控制系統相結合，加強內部控制系統的執行性和可操作性，提高實用性、精確性和內部控制信息系統的自動化技術提高水平。

2.3 能解決庫存管理的難題

比如，在ERP系統下，會設置最高庫存安全點和最低庫存點；比如，由物控部門根據技術部下發的物料清單表做好計劃，下發請購單，采購部門僅可以根據請購單實施采購，無權自行采購；再比如，對于庫齡比較長的材料，系統可以定期自動提示等等。很多管理上的難點可以從流程設置和系統建設方面給予解決。所以，ERP可以于合同前進行工程性物料提前分配，按項目要求多緯度對物料全階展開分析庫存狀態及未來展望，進行欠料分析和齊套檢查，減少積壓或者停工待料情況的發生。

3 ERP環境下企業完善內部控制的策略

3.1 保證員工ERP系統應用能力的提升

為了提高員工ERP系統的應用能力，可以在兩個方面來進行。第一，需要對企業的業務流程進行科學編寫，確保整個操作都能有效實施，加大力度對員工進行培訓，使企業在整體運作中的執行度更加成熟。同時，工作人員在實際操作的時候，還需要對操作的模塊、相關的操作節點詳細掌握，研究各個節點存在的問題，能夠及時對接，避免給后期工作的正常開展帶來影響。第二，加大力度對ERP系統操作人員進行培訓，引導工作人員進行有關模塊操作手冊的編制，并在實際操作中確保規范性，以免因為操作失誤給系統的有效應用帶來不利影響。這樣在企業內部控制中，ERP系統不僅會提供穩定的服務，也將保證企業的安全穩定運行。

3.2 抓住關鍵控制點

和傳統的內控相比，基于ERP系統下的內部控制最大的不同點在于：控制的內容增加——IT控制，各業務循環的控制可利用軟件自動執行，并詳細記錄控制的過程，ERP軟件系統，可將業務及內部控制執行的過程全部如實記錄下來，保證控制的執行力，所以內部控制必須是以信息化為基礎的。在實操上，我們要注意抓住關鍵控制點，重視流程上的關鍵控制點，梳理每個不同的流程[4]。比如：物控部門負責人根據軟件自動運算物料需求，算法會考慮采購時間、交貨時間、庫存情況、在途物料、最高最低庫存等，在ERP中審核請購單；再比如，產成品發貨單需要財務部專人在ERP中執行收款確認，財務人員跟進合同簽訂的付款條件檢查是否收款，是否達到發貨條件，是否需要執行特殊的審批放行流程等等。

3.3 加強控制活動優化內部控制制度與流程

設定ERP崗位職責的標準是長期堅持，劃分不同的崗位。要化解所有的業務流程主題活動，各階段的業務流程主題活動都應盡可能遵循自覺、相互對立的標準來進行。整合公司工作流程、管理制度、單位崗位職責，為ERP系統客戶設置適當的管理權限，使ERP系統的管理權限與崗位職責一致，做到相互制約、相互監督、科學化。研究，合理均衡的管理模式。ERP系統的基本建設成本難以保證ERP系統實施的可持續性。在ERP系統基礎建設的全過程中，公司必須面向未來，充分整合公司中長期發展戰略規劃，有效并可能產生各種調整條件，設計整個ERP系統的流程和功能。同時自然環境的融合和政策法規的變化即刻體現在系統功能的調整上，以確保步驟和功能的開拓創新。首先，行業內使用ERP系統的專業技術人員一定要完善系統的構成。特別是數據分析系統變異性問題，全面認識ERP系統內控系統業務管理系統基礎建設中的使用價值不足，合理融入ERP系統資源自主創新使用規定。在制定實際內控體系業務流程營銷方案的全過程中，公司專業技術人員必須高度重視互聯網技術資源的運用能力。尤其是科研申請系統可能接受的外界提供的信息，根據ERP系統的革新應用需求正確地適應風險控制方式的構建。在內部控制業務系統的技術方面提供高水平的支持。ERP系統的應用者需要加強對系統資料構成狀況的關注。特別是對材料失竊問題進行了總結，使風控體系在實際自主創新的全過程中徹底融入ERP系統的自主創新建設和應用規范中。ERP系統的工作人員應該增加他們對提示報警方法的基礎構建的興趣。特別是對經濟增長系統軟件情況的解決方案進行了所需要素的匯總，使ERP系統的應用整合了風險因素危害控制規定，充分滿足了規定的風險會計義務、管理和控制。最后，該機構的外部監督立即對ERP相關活動進行了多方面的系統監督，發現問題立即調整減少。

3.4 加強培訓、加強外部和內部的人才隊伍建設

首先，因為ERP系統維護屬于專業度比較高的工作，為保證系統安全有效運行，企業需要并且必須外聘專業的技術維護人員，但更為重要的是，企業要加強內部技術人員的培訓，不單是在信息技術更重要的是內控知識的培訓，一方面可以從社會中招聘人才，快速解決內部人員不足的問題，為企業補充高素質的新鮮血液；另一方面，要在企業中發現和挖掘人才，內部提升員工能力，讓員工的個人提升和企業的提升達到一個完美的平衡，提高員工綜合素質。其次，制定完善的培訓考核制度。不管是外部挖掘人才還是內部自己培養，都離不開有效的培訓。只有一開始決定上ERP系統，就要開始對全體員工進行培訓了，特別是ERP系統的管理理念和執行流程培訓，培訓之后，對知識點進行考核，考核成績可以與績效掛鉤，激發員工參與度；在實施初期，讓基層使用人員參與到ERP系統初始化設置的討論工作中，讓他們提出在實操中的想法和各個崗位的各理化建議，使用人員提出的建議，對于項目落地，有著重要作用；實施過程中，定期召集碰頭會議，交流在ERP系統中遇到的問題，為實施團隊解決問題提供思路，給管理人員調整內部控制流程提供方向。

3.5 增強內部控制風險評估防控

ERP系統全程采用標準化設計方案、兼容問題分權等方法，運用方法和方法為公司構建風險預警系統軟件，對公司內部控制體系進行合理維護。全流程的優化，一方面加強了業務流程中的核查和監管點，另一方面，事后都具備了對前期監管環節的檢查功能。另一方面，每個階段都必須放開自己的規定，不做好自己的工作，想終止或糾正后續部分的一部分，整個內控體系就會失效。日常ERP系統的運用管理中，公司員工還是需要不斷提高自身風險防控理念，全面了解公司經營風險，多方位開展自身風險防控工作。

4 結束語

國內外企業實行全面管理的成功范例以及國內外市場競日益復雜和激烈的競爭，全面實施預算管理的趨勢已迫在眉睫。當前，企業必須不斷提高全面預算管理水平，優化企業資源，同時不斷提高自身的市場競爭力和優勢，預防企業經營風險，推動企業前進，提高企業經濟效益，才能保證企業持續健康發展，確保達成目標。職位職責在信息規劃中迅速發展。隨著信息技術的發展趨勢和廣泛應用，企業管理實效方面ERP系統的作用也在逐步完善，為有效防控企業運營風險，提高企業競爭力，促進企業發展起到了積極作用。