顏明玥 黑龍江元泰會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司
企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因較為復(fù)雜,有人為原因?qū)е碌娘L(fēng)險(xiǎn),也有外部市場(chǎng)環(huán)境、政策變化等形成的風(fēng)險(xiǎn)。而在大智移云環(huán)境下,企業(yè)內(nèi)控增加了信息化建設(shè)、計(jì)算機(jī)操作、內(nèi)控評(píng)估偏差等風(fēng)險(xiǎn)。因此,企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防范需從大智移云入手,進(jìn)一步的完善企業(yè)各個(gè)信息化系統(tǒng),使系統(tǒng)具備大數(shù)據(jù)分析、智能化業(yè)務(wù)處理功能,以及運(yùn)用移動(dòng)通信技術(shù)與云技術(shù),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的實(shí)時(shí)追蹤監(jiān)控,以此規(guī)避企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn),提高企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量與效率。
在大智移云環(huán)境下,企業(yè)信息化系統(tǒng)需適時(shí)升級(jí)改造,在生產(chǎn)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中,引進(jìn)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、5G通信技術(shù)及云計(jì)算等,以促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的信息化、智能化、數(shù)字化的發(fā)展。但是在企業(yè)各個(gè)系統(tǒng)技術(shù)改造升級(jí)過程中,監(jiān)管工作缺失,未制定長(zhǎng)期的規(guī)劃方案,致使軟件更新升級(jí)之后,硬件與大智移云應(yīng)用存在差距,增加了信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而影響到企業(yè)決策支撐體系的建設(shè),形成企業(yè)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。
基于互聯(lián)網(wǎng)建立了企業(yè)內(nèi)部的信息交流與共享渠道,甚至是部分企業(yè)在自身信息化建設(shè)中,采用了云技術(shù),將企業(yè)數(shù)據(jù)計(jì)算、存儲(chǔ)、處理、共享等業(yè)務(wù),托管給云服務(wù)提供商,雖然提升了企業(yè)信息化技術(shù)水平,但是云計(jì)算需要永久可持續(xù)的互聯(lián)網(wǎng)支撐,一旦互聯(lián)網(wǎng)中斷,企業(yè)所有業(yè)務(wù)也將中斷。同時(shí)云計(jì)算在實(shí)際的應(yīng)用中面臨著較高的病毒傳播、竊聽風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致企業(yè)信息數(shù)據(jù)丟失、篡改、失真等,直接增加企業(yè)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。或者是人為原因?qū)е碌男畔踩L(fēng)險(xiǎn),內(nèi)控人員在工作中過于依賴計(jì)算機(jī),內(nèi)控執(zhí)行未能按照事先制定的流程與要求進(jìn)行,人為導(dǎo)致內(nèi)控偏差,影響到內(nèi)控工作的質(zhì)量。
大智移云促進(jìn)企業(yè)全面的信息化與數(shù)字化,企業(yè)幾乎所有的信息都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。大智移云在企業(yè)信息化系統(tǒng)中的運(yùn)用,增加了系統(tǒng)操作的復(fù)雜程度,對(duì)于系統(tǒng)的操作人員有著較高的信息素養(yǎng)與技術(shù)要求,如果操作人員對(duì)系統(tǒng)不熟悉或是計(jì)算機(jī)操作不夠熟練等,易形成較高的系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)。如在預(yù)算管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能技術(shù),自動(dòng)捕獲數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù),生成可用于決策的數(shù)據(jù)分析成果,如果在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)人為操作失誤,將直接影響到分析結(jié)果的準(zhǔn)確性,從而為預(yù)算編制或是經(jīng)營(yíng)決策提供了錯(cuò)誤的信息,由系統(tǒng)操作失誤引發(fā)了企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估需要全面準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)信息做支撐,如果材料收集不全、信息記錄錯(cuò)誤,則會(huì)影響評(píng)估的結(jié)果,未能全面準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷,或者是定性與定量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)存在疏漏,導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的偏差。目前,已經(jīng)研發(fā)出了數(shù)智化審計(jì)平臺(tái),具有多點(diǎn)聯(lián)動(dòng)審計(jì)、全覆蓋審計(jì)、靜態(tài)與動(dòng)態(tài)審計(jì)相結(jié)合、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)與非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)相結(jié)合、微觀與宏觀審計(jì)相結(jié)合的優(yōu)勢(shì),改變了企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)方式,并專門設(shè)計(jì)了內(nèi)控評(píng)價(jià)模塊,為企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估扎實(shí)了基礎(chǔ)。但是由于該平臺(tái)出現(xiàn)時(shí)間不長(zhǎng)、審計(jì)人員對(duì)功能認(rèn)識(shí)不足以及相應(yīng)規(guī)范及制度等的建設(shè)遲滯,致使審計(jì)工作行為缺少約束,導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估偏差的出現(xiàn)。
在業(yè)務(wù)內(nèi)控層面,具體細(xì)化業(yè)務(wù)流程,并與系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,建立標(biāo)準(zhǔn)化、程序化業(yè)務(wù)流程,以保證業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際與系統(tǒng)功能的環(huán)環(huán)相扣。一是企業(yè)授權(quán)批準(zhǔn)流程與系統(tǒng)對(duì)接,根據(jù)企業(yè)管理人員的審批與管理權(quán)限、崗位職責(zé)與授權(quán)工作流程等,編制成業(yè)務(wù)授權(quán)表,系統(tǒng)根據(jù)該表運(yùn)行授權(quán)審批流程,規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理人員的審批授權(quán)行為,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的超前防范;二是系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)融入大智移云技術(shù),打造業(yè)務(wù)自動(dòng)化運(yùn)行流程,如在企業(yè)原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加外掛系統(tǒng)(OA、BO、機(jī)器人項(xiàng)目)設(shè)計(jì),每個(gè)外掛系統(tǒng)相互獨(dú)立且互通互聯(lián),交互協(xié)作運(yùn)行,減少人工操作內(nèi)容,提高操作效率,避免人工操作失誤風(fēng)險(xiǎn);三是積極促進(jìn)業(yè)財(cái)融合,統(tǒng)一業(yè)財(cái)系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門基于同一業(yè)務(wù)處理流程開展工作。
在系統(tǒng)內(nèi)控層面,由內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)時(shí)管控業(yè)務(wù)運(yùn)行,如根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際,在系統(tǒng)中設(shè)定業(yè)務(wù)進(jìn)度節(jié)點(diǎn)及每個(gè)節(jié)點(diǎn)的資金支出額度,業(yè)務(wù)按照系統(tǒng)要求推進(jìn),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的監(jiān)管,避免舞弊或人為失誤問題的發(fā)生。借助智能化、數(shù)字化系統(tǒng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程,進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管及時(shí)調(diào)整、精準(zhǔn)控制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的可控,業(yè)務(wù)效益的提升。內(nèi)控系統(tǒng)嵌入機(jī)器人技術(shù),按照編寫的業(yè)務(wù)程序可自動(dòng)化運(yùn)行,重復(fù)性工作及具有明顯規(guī)則的工作,由系統(tǒng)替代人工完成,保證業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中的準(zhǔn)確、快速運(yùn)行。5G移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用,使內(nèi)部控制系統(tǒng)具備實(shí)時(shí)監(jiān)控、反饋、調(diào)整功能,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的監(jiān)管,規(guī)避內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。如內(nèi)控系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)人員操作,規(guī)避業(yè)務(wù)活動(dòng)及系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn),或通過收集企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀做出準(zhǔn)確診斷,動(dòng)態(tài)調(diào)整企業(yè)資源配置,加快市場(chǎng)反應(yīng)的速度。
在人員內(nèi)控層面,基于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)人員與企業(yè)內(nèi)控之間的信息交互渠道,業(yè)務(wù)人員通過系統(tǒng)及時(shí)反饋?zhàn)钚碌臉I(yè)務(wù)信息,內(nèi)控人員根據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的處理,疏通業(yè)務(wù)與內(nèi)控之間的信息流,全面提升內(nèi)控運(yùn)行的效率。一是內(nèi)控系統(tǒng)可自動(dòng)處理業(yè)務(wù),在業(yè)務(wù)內(nèi)控防線與系統(tǒng)內(nèi)控防線中運(yùn)用了人工智能技術(shù),系統(tǒng)實(shí)時(shí)反饋問題,相關(guān)人員在接收到信息后立即做出處理反應(yīng)。比如,生產(chǎn)原材料出現(xiàn)質(zhì)量問題,采購(gòu)人員立即聯(lián)系材料供應(yīng)商解決問題;二是在內(nèi)控系統(tǒng)運(yùn)行過程中,當(dāng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程存在問題時(shí),立即聯(lián)系系統(tǒng)開發(fā)公司進(jìn)行處理。同時(shí)分析該問題對(duì)內(nèi)控的影響與形成的原因,進(jìn)行內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,彌補(bǔ)內(nèi)控的缺陷,進(jìn)一步的優(yōu)化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程;三是做好系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)工作,大智移云技術(shù)的運(yùn)用,提高了系統(tǒng)的技術(shù)集成度,應(yīng)定期維護(hù)升級(jí),保證系統(tǒng)長(zhǎng)久、安全、可靠的運(yùn)行。
1.采購(gòu)授權(quán)審批
大智移云環(huán)境下很多企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)中使用的是電子化合同,供需雙方在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中完成合同的簽訂、審批。企業(yè)業(yè)務(wù)流程在嵌入內(nèi)控系統(tǒng)后,系統(tǒng)按照程序設(shè)定運(yùn)行業(yè)務(wù)流程,管理人員在系統(tǒng)上審核授權(quán),無須寄送合同,防止合同在傳遞過程中出現(xiàn)異常,保證了合同簽署的時(shí)效性。如果企業(yè)規(guī)模大,管理層級(jí)多,可實(shí)行分級(jí)授權(quán)審批機(jī)制。還可根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容劃分合同類別,運(yùn)行不同的采購(gòu)流程,如采購(gòu)規(guī)模大、資金多的采購(gòu)業(yè)務(wù),則要系統(tǒng)實(shí)行從上至下的審批程序,小金額采購(gòu)則只執(zhí)行采購(gòu)部門內(nèi)部業(yè)務(wù)流程。此外,在采購(gòu)授權(quán)審批業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中,還應(yīng)在系統(tǒng)合同模塊的業(yè)務(wù)流程上標(biāo)明合作模式、采購(gòu)優(yōu)惠、結(jié)算時(shí)間等,系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)先自動(dòng)審核,確定是否符合合同授權(quán)審批要求,然后再傳遞給管理人員。如果不符合要求,需傳遞給更高授權(quán)管理人員,經(jīng)過其慎重的考慮后,再?zèng)Q定是否通過審批。在系統(tǒng)中合同授權(quán)審批全程留痕,并且與合同簽訂的相關(guān)工作人員均可看到合同授權(quán)審批的過程,有效防止合同簽署舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
2.自動(dòng)補(bǔ)充庫(kù)存
以產(chǎn)品銷售企業(yè)為例,單靠人腦分析難以保證庫(kù)存預(yù)估的準(zhǔn)確性,需通過歷史同期銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)形勢(shì)、政策環(huán)境變動(dòng)等多方面考慮,以保持合理的庫(kù)存量。使用數(shù)學(xué)公式或是數(shù)學(xué)模型進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)分析,利用倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)監(jiān)測(cè)庫(kù)存動(dòng)態(tài),當(dāng)庫(kù)存低于設(shè)定的紅線后,系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警,提醒采購(gòu)人員需要補(bǔ)充庫(kù)存,并會(huì)自動(dòng)生成補(bǔ)貨建議單,給出補(bǔ)充產(chǎn)品的類型及數(shù)量。采購(gòu)人員根據(jù)建議單,并考慮企業(yè)近期的營(yíng)銷方案,進(jìn)行補(bǔ)充產(chǎn)品類型與數(shù)量的調(diào)整,始終維持合理的庫(kù)存量。
1.業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控
利用大智移云技術(shù)并結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),專門開發(fā)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),分別設(shè)計(jì)電腦端與手機(jī)端,對(duì)業(yè)務(wù)開展全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。例如,跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)度,業(yè)務(wù)人員在手機(jī)端上傳業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)信息,企業(yè)管理人員可隨時(shí)查看業(yè)務(wù)進(jìn)度及資金支出。業(yè)務(wù)人員也可利用手機(jī)端分析自身業(yè)務(wù)開展情況,與同期業(yè)務(wù)進(jìn)行比對(duì),以進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的調(diào)整,提高業(yè)務(wù)開展的效率。
2.賬期自動(dòng)化管理
企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與合作方在合同中明確了付款期限,在未到付款期之前,企業(yè)可將該筆資金投入至其他業(yè)務(wù)中,利用資金創(chuàng)造最大的效益。企業(yè)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中,設(shè)置自動(dòng)賬期管理功能,按照合同約定的付款期限管理合同,在到達(dá)賬期后,系統(tǒng)會(huì)給出付款提示,如果未到達(dá)賬期,該筆款項(xiàng)將無法支付,以此規(guī)避企業(yè)提前付款風(fēng)險(xiǎn),并防止延期付款現(xiàn)象的發(fā)生,提高企業(yè)的信譽(yù)度。
1.授權(quán)審批控制
在企業(yè)付款內(nèi)控過程中,系統(tǒng)根據(jù)合同類型的不同將合同分配給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人,合理地劃分管理人員的審批權(quán)限,規(guī)避付款風(fēng)險(xiǎn)。如果審批人員對(duì)于付款有異議,或者是付款事項(xiàng)較為重要,以及兩名以上負(fù)責(zé)人聯(lián)合授權(quán)審批出現(xiàn)不同意見時(shí),應(yīng)轉(zhuǎn)交給上級(jí)管理人員,由其綜合考慮之后進(jìn)行審批。
2.付款預(yù)警防范
企業(yè)在結(jié)算中如果采用的是“應(yīng)付賬款”科目,當(dāng)出現(xiàn)了付賬款借方余額時(shí),需要企業(yè)深入分析余額產(chǎn)生的原因,像是欠收與欠貨,欠貨時(shí)企業(yè)需借助系統(tǒng)持續(xù)追蹤欠貨狀態(tài),督促供貨方及時(shí)補(bǔ)貨,盡量減少資金被占用時(shí)間。如果是欠收情況,則與欠收方進(jìn)行溝通,及時(shí)將款項(xiàng)追回,在維護(hù)企業(yè)自身利益的同時(shí),也維護(hù)了合作方的利益。
1.產(chǎn)品比價(jià)風(fēng)險(xiǎn)控制
在企業(yè)銷售產(chǎn)品或開展業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)激烈,需通過比價(jià)的方式,確定自身價(jià)格是否合理。以競(jìng)品比價(jià)為例,企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)全面收集了產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格信息、銷售數(shù)據(jù),運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析數(shù)據(jù),預(yù)測(cè)產(chǎn)品合理的市場(chǎng)價(jià)格,或者是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品價(jià)格,以作為自身產(chǎn)品定價(jià)的參考,如果自身定價(jià)過低可進(jìn)行上調(diào),以此提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,增加企業(yè)的收益率。另外,做好比價(jià)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制,建立并實(shí)施監(jiān)督反饋機(jī)制,全面收集比價(jià)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息,進(jìn)一步完善定價(jià)流程,同時(shí)執(zhí)行嚴(yán)格的預(yù)算管理機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和調(diào)整定價(jià)流程中的不足,以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策質(zhì)量與經(jīng)營(yíng)效益。
2.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)防范
供應(yīng)商處于企業(yè)的下游,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供原材料或其他產(chǎn)品,而供應(yīng)商管理難度大、風(fēng)險(xiǎn)高,企業(yè)可使用管理評(píng)級(jí)系統(tǒng),根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)級(jí)排名,及時(shí)淘汰不合格的供應(yīng)商,并及時(shí)補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商,以避免供應(yīng)端風(fēng)險(xiǎn)。一方面評(píng)價(jià)供應(yīng)商的信譽(yù)、合同履約情況、資質(zhì)實(shí)力、配合度、交貨及時(shí)性等,根據(jù)供貨類型自動(dòng)排名,評(píng)價(jià)結(jié)果反饋給管理層,以決定是否需要更換供應(yīng)商,并繼續(xù)維持與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商之間良好的合作關(guān)系;另一方面系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控,約束規(guī)范其供應(yīng)行為,并且在合同到期之前,提醒負(fù)責(zé)人續(xù)約。針對(duì)系統(tǒng)長(zhǎng)期評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)中止合作,提醒工作人員對(duì)賬清算。
企業(yè)內(nèi)控在大智移云環(huán)境下同時(shí)面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)遇,大智移云提高了企業(yè)系統(tǒng)信息化、智能化、數(shù)字化水平,但卻增加了系統(tǒng)運(yùn)用與操作的復(fù)雜性,考驗(yàn)著企業(yè)工作人員的信息素質(zhì)水平,使企業(yè)內(nèi)控面臨著較高的信息安全風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)等。因此,企業(yè)需根據(jù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的成因,建立標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的內(nèi)控體系,有效防范企業(yè)內(nèi)控中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn),使內(nèi)控管理更加的透明化、制度更加的流程化、業(yè)務(wù)流程更加的標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控的全面提質(zhì)增效。