提高科研單位公文管理水平的幾點思考

何文上，陳 平，魏繼昌，王馨竹

（中國農業科學院果樹研究所，遼寧 葫蘆島 125100）

1 公文管理的重要性

公文作為單位（社會組織）從事公務活動中，具有特定管理效力和國家規范的重要文書，更是單位（社會組織）進行管理和開展公務活動的重要工具。同樣，對科研單位各項工作的正常運轉具有重要基礎性作用。

公文管理水平高低是一個單位綜合管理工作的一面鏡子。特別是在信息化高速發展的時代背景下，線上線下同步運行，以線下為主逐步過渡到某些領域以線上運行為主，使公文管理迎來了新的發展機遇和挑戰。如何傳承弘揚紙質材料為主時期公文管理工作的優良傳統，同時把信息管理、數字化應用場景加持運用到科研單位的公文管理工作中去，是科研單位綜合處（辦公室）等綜合部門工作人員應積極思考的問題。

線上線下同步運轉、相互并行的公文管理，不僅在公文處理的業務能力上對有關工作人員的要求沒有降低，而且隨著電腦、軟件版本的變化，對計算機辦公軟件綜合運用水平也提出了較高要求。雖然科研單位在管理隊伍專業化水平上近年來有了較大提高，但與科研隊伍相比，仍相對落后。同時，參與公文管理工作的人員也包含一部分科研人員，如何使他們更好地掌握和運用公文管理專業知識，解決好工作中遇到的實際問題，同樣是辦公室從事公文管理工作人員需要解決的問題。

中國農業科學院果樹研究所（以下簡稱“果樹所”）是以蘋果、梨、葡萄、桃、李、杏、草莓、藍莓、獼猴桃、櫻桃、棗等果樹為研究對象的國家級科研機構，是國家果樹戰略科技力量。由綜合處（辦公室）具體負責公文管理、宣傳、信息化建設、安全管理、督查督辦等綜合管理工作。一年內處理公文總量在1000 份以上，查閱、利用各種公文材料解決實際問題的數量，也在百余次左右。管理服務從“緊緊圍繞中心、積極服務大局”出發，著力強化科技創新、成果轉化等核心任務支撐。提高公文管理水平，這不僅是為科研人員節約時間的表現，也是通過高效、便捷的管理服務，全面推進現代農業科研院所的具體表現之一。

2 公文管理內容

從來源角度，不僅包括來自上級和屬地有關單位的各種通知、批復等正式公文，還包括各業務相關單位發來的各種工作函件，也包括上級和屬地各業務主管部門為布置某項具體工作發來的工作材料，更包括為落實好各方來文、來函、來電任務，形成的各種請示、報告、總結、復函、表格等相關材料，以及為布置工作印發的各種通知材料。這不僅與廣義公文管理的含義相近，又兼具農業科研單位與科技創新、成果轉化相關工作材料多的特點。從管理流程上看，大致分為收文管理、發文管理、公文寫作和歸檔利用等4 個方面。

2.1 收文管理

對單位對收到正式公文的管理，簡稱“收文管理”。具體到果樹所是由綜合處（辦公室）進行統一編號登記，將來文機關、收文時間、文號、標題等關鍵信息填入收文登記表后，由綜合處（辦公室）負責人提出分文意見，由具體工作人員給相關領導傳閱文件，根據領導批示意見及時通知辦文部門，對于有明確時間要求的公文，在主要領導批示后，優先給辦文部門負責人傳閱。隨著電子公文的增多，特別是網上辦公系統的廣泛應用，這一流程既可以通過網上辦公系統運轉，也可以將線上、線下運轉結合起來，形成優勢互補。

為便于查詢、利用，在收文環節首先要把來文要素登記清楚，涉及不同部門相互協作的文件，需要明確牽頭部門。需要通過辦公會協調落實的文件，需要在第一時間向分管領導匯報并提出擬辦意見，待領導同意后方可落實。為加大督辦工作力度，在傳閱文件過程中，對有明確報送文件、回復信息時限的文件，綜合處（辦公室）人員有義務提醒相關領導和主辦業務部門負責人，并將相關材料及時轉發給相關領導和工作人員，以保證綜合處（辦公室）在收文管理環節上的高效運轉，為完成好相關任務爭取更多時間。

果樹所收到公文的主要來源是綜合處（辦公室），通過其他渠道傳遞過來的公文材料，在進行收文登記時，會注明文件來源，確需傳閱的文件方可登記，僅需要業務主管部門向分管領導匯報后自行落實的文件，一般無須在領導間傳閱。

2.2 發文管理

按照“非必要不發文”原則，著力精簡年度發文數量。確需發文時由業務主管部門根據工作需要起草公文，在綜合處（辦公室）指導下認真填寫發文審核表，由業務主管部門工作人員起草公文后，報本部門負責人審核。業務主管部門對本部門擬發公文的真實性、準確性、科學性負責。待業務主管部門負責人審核后，報分管所領導審核；隨后由綜合處（辦公室）對公文格式按照國家標準對公文組成要素進行審核把關、修改、完善，由綜合處（辦公室）負責人簽審意見，由所長或書記簽發。經所長或書記審批通過后，由綜合處（辦公室）指導或直接完成公文印制、蓋章，并將公文修改稿、定稿和審核表存檔，按照日期、主管部門、發文文號和標題等統一登記。業務主管部門為不斷提高公文水平，也會留存電子版定稿。最后，由業務主管部門完成公文報送工作。

具體工作中，果樹所除了正式印發的公文以外，還有部分需要加蓋公章的日常工作材料。這類材料多由主管業務部門及分管所領導審核后，填寫蓋章申請表由綜合處（辦公室）蓋章，由業務主管部門向上級主管機關局或業務對接單位報送，自行留存。同時，隨著網上辦公系統的廣泛應用，這部分材料的傳遞，也由以前的郵政、快遞傳送，拓展為網絡、快遞、郵政、傳真等多渠道傳送。

為進一步明確主體責任、提高效率，在涉及多個部門聯合報送公文時，由牽頭部門填寫發文審核表，找其他參與部門負責人會簽，找本部門分管所領導審核。在報送有明確時限要求的公文時，為彌補紙質公文寄送速度影響，在報送電子版公文的同時，將蓋章后的公文掃描成PDF 文件或圖片，通過網絡傳輸進一步提高工作效率。同時，為提高公文格式審核水平，綜合處（辦公室）一般會將不同類型的公文模板準備好，將具體內容填充進去。隨著近年來網上辦公系統的應用，發文過程有時也會在系統中運行。

2.3 公文寫作

公文寫作過程，既包括公文起草，也包括公文修改完善，還包括對公文格式的審核與修改。從公文的本質來看，是通過文字信息來傳遞公務活動意圖，以達到落實決策、布置工作、溝通協調、指導任務的目的。實際工作中，始終堅持“短、實、新”的文風，盡量用短句、濃縮短段落，寫出短文章。起草公文時，力戒大話、空話、套話，多結合實際工作，寫實情、出實招。在求新求變的問題上，更突出向科研人員和果農學習，把一些生動鮮活的事例引入公文寫作中，使報告、總結更具可讀性。

修改完善草稿是一項任務量大、要求細致的工作。不僅表現在對公文格式的審核、修改中，更體現在對文字、用詞、語句，謀篇布局是否科學合理上，既要求對相關業務的整體把握，又強調對公文細節的推敲。一般采用，一人起草公文后，本部門負責人和其他同事共同閱讀幫助修改完善的辦法。近幾年來，起草重要公文材料時，通過所領導組織有關部門負責人和工作人員通過召開專題會議，將稿件題目、提綱、三級標題、每段關鍵詞通過集中討論，進一步凝聚共識，厘清如何寫材料的思路，同時對各段材料進行分工，利用兩天左右的時間形成初稿。大家再集中起來，對稿件進行討論、修改、完善，最后由牽頭部門對文字進行統一審核把關。如果是接到重要公文材料寫作任務時，直接下筆很難對材料的系統性、整體性有一個科學把握，通過集中討論可以進一步提高有關工作人員的整體認識水平。

實際工作中，大家充分認識到相關業務知識儲備是寫好公文的重要基礎，如果沒有廣博的知識積淀，很難在任務需要時應用最合適的知識，所以自覺加強相關業務知識、技能的學習積累就變得非常重要。學習理解國家和上級有關政策，廣泛涉及相關學科領域。在寫作過程中，把理論知識學習與實際工作、經驗、心得、體會與感悟結合起來。

2.4 歸檔利用

公文檔案管理是檔案管理的重要組成部分，也是公文管理的重要環節。已經處理完的各類公文，按照“應收盡收”原則，從來源不同進行分類立卷歸檔，這不僅有利于公文資料的集中保管，更有利于文件資料工作的積累與提高。同一來源的公文依照時間排序，以每卷不超過100 頁的要求進行整理。卷內按照時間順序從前往后依次排列、重新編印頁碼，卷內目錄按照收文、發文時間、標題、頁碼制作，統一裝訂成卷，同時保存好電子目錄以便查詢。同一來源不同卷別公文，按照時間順序歸檔。不同來源公文按照上級、各主管業務機關局、屬地黨政機關來文、業務往來單位來文，以及本單位已經處理完成的正式發文等排序立卷歸檔，由綜合處（辦公室）指定專人管理。

因工作需要查閱公文檔案時，需由業務主管部門負責人向綜合處（辦公室）負責檔案管理的工作人員提出需求，一般公文經綜合處（辦公室）負責人同意后即可查閱。查閱敏感信息公文，須經分管所領導或黨政主要負責同志同意后方可。接待公文查閱人員時，綜合處（辦公室）應做好查閱登記。如需對公文進行復印、拍照時，須經分管所領導同意方可。

近年來，隨著電子公文的增多，果樹所綜合處（辦公室）也通過電子公文、紙質材料并行歸檔方式，提高歸檔材料完整性、準確性，在嚴格遵守查閱審批權限的基礎上，顯著提升了其他部門，特別是科研人員的查詢效率。具體工作中，逐步改變了過去幾個人在檔案室翻閱半天的情況，更多表現為輸入幾個關鍵詞或年份，在電腦或移動硬盤上智能查找。從利用的角度，逐步改變了過去人工錄入的情況，轉變為文件名稱、專有名詞的復制、粘貼，更多地表現為對已有檔案材料認真分析后，對具體工作在參考、借鑒方面的綜合利用。

3 提高公文管理水平的幾點思考

3.1 不斷更新管理理念

為適應全面建設現代農業科研院所新要求，果樹所對管理工作提出了“少干預多參與，少管理多服務，少考核多激勵”的“三多三少”管理理念和“不叫不到、隨叫隨到、說到做到、服務周到”的“四到”工作要求，充分體現了管理工作緊緊圍繞科技創新、成果轉化核心任務，積極服務研究所發展大局的工作理念，成為綜合處（辦公室）在具體工作中加強管理、改善服務的重要指導思想。

我們根據國家行政機關公文格式和上級具體要求，對上行文、平行文、下行文格式進一步規范化梳理，提高了公文各要素符合標準程度。同時，積極總結不同辦公軟件對公文格式的影響，梳理出一整套破解公文格式問題的工作技能，努力確保了公文運轉過程中的實際需要。遇有公文格式審核任務時，始終堅持“事權優先”，不論休息時間，還是節假日，都始終堅持做到了隨叫隨到、積極服務，直到其他部門滿意為止。

3.2 加強業務技能培訓

隨著公文管理的專業化程度越來越高，對建設專業化公文管理隊伍也提出了更高要求，在具體工作中，我們一方面通過有關工作人員參與對具體公文格式調整，提高具體技能；另一方面通過開展全所范圍內的業務培訓，系統講解相關業務知識。同時，還通過理論學習專題研討、黨支部業務能力與人文素養“雙提升”活動，全面提高職工公文管理整體水平。經過近年來的工作實踐發現，在全員培訓中的專題講座效果明顯。這種專題講座既有集中收看專家學者的遠程視頻講座，又包括綜合處（辦公室）工作人員結合工作中實際案例的詳細解讀，這種與大家距離較近的案例、故事，產生了更強的帶入感。

業務培訓還包括選派部門負責人和有關工作人員參加上級組織的相關業務培訓，隨著視頻會議、遠程教學、現場錄播等網絡教學的廣泛應用，進一步拓寬了培訓視野。同時，還可以利用培訓機會與各單位同行就公文管理中遇到的問題和心得體會進行交流，互相取長補短、共同提高。

3.3 科學規范流程管理

因為公文管理涉及的部門、工作人員多，按照流程化管理，借助網上辦公系統、文件閱辦單或發文審核表，將公文管理中的收文、發文、歸檔、利用等環節形成大家都清晰可見的流程圖，有利于大家在短時間內明確各自應承擔的責任和義務，對其他環節的深入了解，可以提高大家對公文管理的整體理解和把握。特別是依托網上辦公系統，讓公文信息動起來，這種信息流轉為工作人員節約了時間和精力，更使管理過程實現了可回溯、易查詢。

綜合處（辦公室）深度參與的公文管理流程化設計，使流程更具定制化特點。而交互式操作界面與流程的整體可視，進一步體現了工作的“事事有回音、件件有著落”。當然，在線下流轉公文時，通過面對面的溝通與交流，同樣能達到這一效果。2 種途徑都更加直接地體現出各部門的分工負責、緊密配合，不斷提高按制度管理、按程序辦事的規矩意識和紀律觀念。