工程檔案可視化管理與標準化建設研究

王雅華

（漳州靖圓發展有限公司，福建 漳州 363600）

工程檔案可視化管理與標準化建設緊密關聯于工程項目的日常運作，為此國家出臺了《建設項目檔案管理規范》（DAT28-2018）、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《檔案行業網絡與信息安全信息通報工作規范》《檔案信息化標準體系建設指南》等相關文件。在大規模工程項目中，涉及眾多參與方和龐大的信息流，如何高效地管理和利用這些信息成為一項迫切的問題。通過可視化手段，可以使各方更直觀地了解工程進展、問題和需求，提高溝通效率，減少誤解和錯誤。同時，標準化建設則能夠規范信息的采集、存儲和傳遞流程，確保信息的一致性和可靠性，為工程項目實施提供依據。

1 工程檔案可視化管理與標準化建設的基本原則

《建設項目檔案管理規范》（DAT28-2018）明確指出，堅持歸檔要求與項目檔案管理的原則。工程檔案可視化管理與標準化建設作為一門前沿領域的研究，立足于解決傳統工程檔案管理面臨的信息化和標準化難題，是工程管理與信息科學交叉融合的產物。傳統檔案管理已難以滿足信息化和高效管理的需求，需要在制度層面和技術層面進行創新。為提升工程檔案可視化管理與標準化建設質量，需明確其基本原則。

1.1 科學分類管理原則

在工程檔案可視化管理與標準化建設中，科學分類管理原則是確保檔案信息有序、高效管理的基本原則之一。科學分類管理的實施不僅有助于提高檔案檢索效率，還能夠為工程項目的可視化管理提供有力支持。首先，基于工程項目特點的科學分類。在實施科學分類管理時，需要充分考慮工程項目的特殊性質，采用合適的分類標準。《建設項目檔案管理規范》（DAT28-2018）明確指出要確保勘察、設計、監理、施工、總承包、檢測、供貨等多個環節檔案管理的規范性。可以根據項目的不同階段、性質、規模等因素進行分類。例如，可以將檔案分為設計階段、施工階段、驗收階段等，或者按照不同專業、工程類型進行分類，以滿足不同管理需求。其次，遵循標準化的科學分類體系。建立和遵循標準的科學分類體系是科學分類管理的重要保障。通過采用國家或行業規定的標準，確保檔案的分類方法與其他工程項目保持一致，提高信息共享和協同工作的效率。標準化的科學分類體系有助于形成通用性的管理模式，降低管理成本，提高檔案的可比性和可視化管理水平。最后，結合信息技術的科學分類管理。隨著信息技術的不斷發展，可以采用先進的信息系統、數據庫等技術手段，對檔案信息進行數字化處理，實現檔案的電子化管理和可視化呈現。這樣可以更方便、快捷地進行檢索和利用，也有利于實現檔案信息的全面、長期保存。通過科學的分類方式，結合項目特點、標準化體系和信息技術手段，可以更好地實現工程檔案的有序管理，為工程項目的高效運作和決策提供強有力的支持。

1.2 全生命周期管理原則

2018 年，國家檔案局的《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）中，對新時期工程檔案管理提出了新的要求，在工程檔案管理過程中，要以項目文件和檔案全生命周期作為管理指導思想，在檔案管理過程中進一步明確標準化具體要求，各參建單位和相關工作人員在文件檔案管理過程中要履職盡責，這既是建設項目檔案管理的現實訴求，也是建設項目檔案管理的基本原則。首先，強調全生命周期信息的一體化管理。全生命周期管理原則要求在檔案接收工作中，不僅要關注工程建設的設計和施工階段，更要注重項目的運維和維護。這需要工程檔案工作人員在接收檔案時，充分考慮項目的整個生命周期，確保檔案中包含設計、施工、運營等各個階段的信息，以實現全面管理和長期保存。其次，傳統建筑工程檔案與BIM檔案并存的原則。在當前建筑工程中，BIM（Building Information Modeling）技術得到廣泛應用，生成的BIM 檔案包含了豐富的工程信息。工程檔案工作人員在接收檔案時，應當將傳統建筑工程檔案與BIM檔案有機結合，使其在同一管理平臺上并存。有助于更全面地記錄和展現工程信息。最后，強調傳統建筑工程檔案與BIM 檔案內容互補的原則。傳統建筑工程檔案和BIM 檔案各有其獨特的優勢，工程檔案工作人員應當在接收檔案時，充分挖掘兩者之間的互補性。傳統檔案可能包含更為詳實的手工記錄和紙質文件，而BIM 檔案則提供了數字化的、精準的建筑模型和工程數據。通過使兩者內容互相補充，可以實現更為全面、立體的工程信息管理。工程檔案工作人員應當靈活運用這一原則，將傳統建筑工程檔案與BIM檔案合理整合，既保留傳統的管理方式，又借助現代技術手段，以期實現工程檔案的全面、高效管理。

2 工程檔案可視化管理與標準化建設的現實要求

工程檔案可視化管理與標準化建設的研究既扎根于學術理論的深厚土壤，又深深植根于實際工程管理的需求。通過對信息技術和標準體系的深入研究，該領域不僅有望推動傳統檔案管理的現代化轉型，也為工程項目管理提供了創新的解決方案。

2.1 嚴格控制工程檔案質量

嚴格控制工程檔案質量是實現可視化管理與標準化建設的前提。《電子檔案管理系統基本功能規定》（GB/T 39784-2021）指出，要確保電子檔案真實、完整、可用與安全。只有在信息真實、完整、準確的基礎上，結合相關法規和標準，采用先進的技術手段，才能真正實現工程檔案的高質量管理，為工程建設和運營提供可視化決策支持。首先，確保信息的真實、完整、準確。在信息化背景下，檔案可視化管理的核心在于數據的真實性、完整性和準確性。為此，工程檔案管理者應對檔案信息進行嚴密的審核，確保每個階段的數據都得到真實記錄，信息不受篡改，以滿足可視化管理的需要。此外，引入區塊鏈等先進技術手段，加強對檔案信息的安全性和可追溯性的管理，進一步提升信息的可信度。其次，符合相關法規和標準。工程檔案的規范性管理需要與時俱進，緊跟國家和地方相關法規、標準的更新和升級。檔案管理者應深入研究最新的法規和標準，調整檔案管理體系，確保檔案的組織結構、命名規范、格式規范等方面能夠適應信息化背景下的要求。此外，還要建立工程檔案管理的評估機制，定期進行內外審查，及時發現和糾正不符合法規和標準的地方。最后，采用先進的技術手段確保可視化質量。隨著信息技術的快速發展，引入更為先進的技術手段成為提升檔案管理質量的必然選擇。工程檔案可視化管理可以通過引入人工智能、大數據分析等技術，實現對檔案信息的智能化處理和全面分析，從而確保信息的質量和可讀性。逐步實現檔案的數字化和虛擬化，為信息的全生命周期管理提供更多可能性。

2.2 提高檔案開發和利用水平

在當前信息化背景下，提高工程檔案的開發和利用水平顯得尤為重要。首先，建立科學的檔案分類體系。在政府層面，相關技術標準的制定需要集思廣益，特別是檔案管理部門更是要組織制定相關制度，規范檔案的分類標準，以確保檔案信息的有序存儲和高效檢索。《電子檔案管理系統基本功能規定》（GB/T 39784-2021）指出，各類檔案部門應重視開發和應用電子檔案管理系統的規范化建設。工程檔案管理者應當在此基礎上建立內部的科學分類體系，將工程檔案劃分為不同的類別和層級，使之更符合實際管理需求。科學的分類體系建設有助于信息的組織和整理，也為后續的檔案開發和利用奠定了基礎。其次，借助先進技術手段提高檔案的可視化水平。政府的技術標準應當鼓勵和引導檔案管理者采用先進的可視化技術，如虛擬現實（VR）和增強現實（AR），將工程檔案呈現在更直觀、生動的視覺形式。這不僅能夠提高檔案利用的效率，還能夠推動檔案管理向著更為智能化和人性化的方向發展。最后，注重人才培養，提高檔案管理團隊整體素質。技術標準的推動離不開專業人才的支持。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要重視檔案人才隊伍建設。因此，企業應該在檔案管理領域培養具備信息化背景的專業人才，使他們掌握最新的技術和理論，能夠靈活運用在實際的檔案管理工作中。此外，注重團隊協作和溝通，提高整體素質，以適應不斷變化的信息環境和技術標準。

3 工程檔案可視化管理與標準化建設的方法策略

工程檔案可視化管理與標準化建設是一項系統工程，需要根據國家相關的制度標準對工程檔案收集管理進行細化，確保工程檔案信息收集的真實性和全面性。同時在管理過程中要按照高質量原則，落實好相關制度機制。此外，以工程檔案可視化標準建設推動檔案可視化進程，主動的引進現代信息技術，提升工程檔案的利用開發效果。

3.1 依照工程檔案標準實施分階段收集和規范化管理

《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）明確指出，要做好相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。在工程檔案可視化管理與標準化建設中，依照工程檔案標準實施分階段收集和規范化管理非常重要。首先，從工程項目的不同階段出發，有針對性地進行檔案收集。在項目啟動階段，重點收集與項目背景、立項和預算等相關的檔案信息；在設計階段，則應當聚焦于收集設計文檔、技術規范和方案等；而在施工階段，需強化對施工圖紙、工藝流程和材料驗收等檔案的系統搜集。這種分階段、有針對性的檔案信息收集，可以更好地滿足各個階段的檔案管理要求，為后續的規范管理提供充分的數據支持。其次，對于不同階段的檔案，需要進行規范化管理，確保信息的一致性和標準化。例如，可以制定符合工程檔案標準的文件命名規范，規定文件的存儲格式和結構，以及明確各類檔案的元數據標準。最后，強調信息技術在分階段收集和規范化管理中的應用。當前信息技術發展迅猛，采用信息化手段能夠更好地實現檔案的數字化、可視化管理。通過建立信息系統，實現對各類檔案的全面監控、檢索和開發利用，提高檔案管理的效能。同時，還應充分考慮信息安全和隱私保護等方面因素，確保信息的完整性和可靠性。依照工程檔案標準實施分階段收集和規范化管理是一項全方位的工作，涉及項目階段的精準收集、規范管理以及信息化技術的應用等多個層面。通過細致而全面的工作，可以為工程檔案可視化管理與標準化建設提供堅實的基礎，提升工程檔案管理水平。

3.2 以工程檔案可視化標準建設推動檔案可視化進程

《檔案信息化標準體系建設指南》明確指出，建立兼容性好、開放性強的檔案信息化標準體系。在工程檔案可視化管理與標準化建設中，工程檔案館對信息可視化模型檔案的管理主要包括歸檔前和歸檔后兩個階段。首先，對于歸檔前的管理工作，工程檔案館需要在紙質檔案、電子檔案和BIM 模型的收集整理與移交過程中提供業務上的指導。《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）明確指出，電子文件歸檔在內容、格式、相關說明及描述上與紙質項目檔案保持一致，且二者應建立關聯。這就需要在各類檔案歸檔過程中要明確收集要求和標準，推動紙質檔案和電子檔案向數字化過渡，并規范BIM 模型的整理和移交流程。通過建立規范和標準化的操作流程，提高信息的準確性和完整性。其次，在歸檔后的管理工作中，工程檔案館需要對檔案實施全流程管理，完善檔案檢索系統，以便用戶能夠迅速、準確地獲取需要的信息。最后，工程檔案館應將現有的BIM 標準與建設工程檔案相關標準進行對接，編制一套可行的標準體系。這涉及BIM 模型與檔案的數據格式、命名規范、元數據等方面的一致性。通過統一的標準，可以實現BIM 模型與建設工程檔案的有機結合，確保信息的可視化管理更具科學性和規范性。在整個過程中，工程檔案館需要結合信息可視化的最新技術和標準，不斷地對標準體系和相關系統進行更新。

隨著我國經濟社會的發展，項目建設越來越多，對工程檔案管理工作也提出了新的要求。特別是在技術標準制定和技術融入方面更是要與時俱進，工程檔案可視化管理與標準化建設符合工程檔案事業未來發展預期。在具體實施過程中工程檔案管理者應當注重協同合作，形成完整的檔案管理體系。只有在信息真實、完整、準確的基礎上，結合相關法規和標準，采用先進的技術手段，才能真正實現工程檔案的高質量管理，為工程建設和運營提供可視化決策支持，推動整個行業朝著更加規范、高效的方向發展。