房屋建筑施工資料的收集和歸檔整理

石萍

（陽泉市宏亞建筑工程有限公司，山西陽泉 045000）

0 引言

隨著房屋建筑工程建設規模的擴大，施工技術和工藝也在不斷完善，建設中的資料文件日益增加，需要一套有效的管理模式，加強對資料的管理。施工資料的制作、形成、歸檔以及使用滲透在項目建設的各環節中，施工質量管理主要是對施工中的資料進行相關的操作，主要涉及填寫、編制、收集、審核、審批、組卷、移交和歸檔等等。要想落實好這項工作，就需要施工企業提升認知水平，優化管理效果，保證施工資料的可靠性、完整性及準確性。

1 房屋建筑施工資料管理中存在的問題

（1）檔案管理人員的素質水平有限。一些施工單位對于施工資料的編制、整理或管理缺乏重視，導致單位并未定期組織資料管理人員實施培訓，限制了人員業務能力的提升。除此之外，一些資料管理人員是其他部門人員臨時兼職的，人員的專業性不足，限制了施工質量管理的效果[1]。

（2）施工資料與工程建設進度不符。部分工程在記錄現場施工資料和質檢資料時沿用傳統的方式，導致工作效率較低。加上資料人員數量有限，在工程開始時需要依據現場情況編制資料，容易因為急于上報監理單位而出現填寫錯誤的情況，使得資料返工，落后于施工進度。除此之外，現場技術人員和資料人員間的交流不到位，同樣會影響到資料的完整性和準確性。

（3）資料歸檔不夠嚴謹。在房屋建筑施工資料管理中，時常產生虛構和后補的情況。單位聘用的臨時資料管理人員并未現場跟班，導致臨時編寫報表，資料與實際情況不符，缺乏邏輯關系，對于施工單位的項目管理產生消極影響，特別是在材料驗收和質量檢查中，不真實的材料會給建設帶來嚴重影響。

（4）管理制度和規章制度落實不到位。要想規范市場，施工單位就要構建健全的規章制度，為施工資料管理提供依據。然而很多企業在構建檔案管理規章制度時存在較多的問題。施工資料收集和歸檔整理工作具有較強的專業性，涉及的內容較為復雜，特別是監督檢查和執行中要花費較多的時間及精力。然而很多企業重視施工，忽視了資料管理，工作落實不到位，影響了施工資料管理的質量。

2 房屋建筑施工資料管理的策略

2.1 加強施工資料的收集

因為施工資料以單位工程為單位，因此，在施工資料整理收集工作中，需要按照專業分類落實。在房建工程建設中會結合規模及功能，明確有關的施工項目，各專業都會產生施工資料。工程涉及較多的部分，如水暖、土建以及電氣工程等，若是依據形式進行劃分，會包含很多的專業分部。

單位工程就是可以形成獨立使用功能的構筑物或是建筑物，用專業作為分類依據，單個單位工程中主要涉及主體結構、建筑屋面、地基和基礎結構、排水和水暖、通風和空調、建筑節能、裝修、電氣、智能建筑、建筑給水分部[2]。

分部工程的劃分通常按照建筑部位或者是專業性質，單個分部工程中，涉及若干個子分部工程，如建筑電分部中涉及變配電室、室外電氣等。子分部工程的分類以材料種類以及專業系統等為依據，單個子分部工程中涉及若干個分項工程，如送排風系統中有配件制作、風管制作等。分項工程依據設備、工藝、材料以及工種進行劃分，分項工程中涉及若干個檢驗批，其就是質量驗收的最小單元，同樣是驗收中的基礎單元，分類可以依據樓層、專業以及變形縫等落實。

單位工程施工材料收集主要包括：①施工管理資料。主要是在工程施工管理中形成的文件及記錄，如分包單位資質報審表、施工現場質量管理檢查記錄、施工檢測計劃、施工日志、企業資質證書和專業人員崗位證書、工程概況表、施工檢測計劃、監理工程師通知回復單、質量事故調查、勘查記錄、見證記錄、質量事故報告書以及見證試驗檢測匯總表等等。②施工技術材料。其是在施工階段發揮指導作用的技術性文件和記錄，如危險性較高的分部分項工程施工方案專家論證表、技術文件報審表、工程洽商記錄、技術交底記錄、設計變更通知單、圖紙會審記錄、施工方案、組織設計等[3]。③施工進度和造價方面的資料。如進度計劃報審表、工程延期申請表、費用索賠申請表、開工報審表、復工報審表、施工進度動態表、變更費用報審以及工程款支付申請表等等。④施工物資資料。主要涉及：施工中應用的施工設備和材料的資料。如材料出廠質量證明文件和有關的檢測報告。給水管、電氣設備、水泥、鋼材等各種施工所需材料的出廠檢測報告與合格證，主要器具及設備的安裝使用說明書，進口主要設備及材料的商檢證明文件；進入現場檢驗的相關記錄，如設備開箱、構配件、管道附件、材料、設備檢驗記錄；進場復試報告。施工單位在施工現場抽取樣本，并且送至檢測單位檢測，檢測單位出具檢測報告。⑤施工記錄。其就是記錄施工中對于施工工藝和某個施工節點的過程，主要涉及樓層平面放線、標高觀測、定位測量、建筑物垂直度、大體積混凝土養護測溫、地下工程防水效果檢查及地基驗槽記錄等。⑥施工試驗記錄和檢測報告，包含相關試驗的報告，如鋼筋焊接連接、樁基、幕墻性能、混凝土抗壓強度、回填土、室內環境、砂漿抗壓強度和土工擊實等。⑦施工質量驗收記錄。就是對于施工不同階段各部分工程的質量驗收記錄。⑧竣工驗收資料。房建工程竣工后，需要記錄這一階段的資料，如竣工報告、單位工程（子工程）的質量竣工驗收記錄、竣工預驗收報驗表、觀感質量檢查記錄、質量控制資料核查記錄、施工資料移交書、決算資料以及質量保修書等等。竣工圖中包含較多的內容，如給排水和采暖、室外工程、建筑和結構、智能建筑、裝飾裝修、通風與空調、電氣等。

2.2 做好施工資料的歸檔整理工作

歸檔文件資料具有較強的專業技術性，在工程施工中對于各部分、系統技術均有嚴格的要求。在編制及歸檔整理實踐中，需要有序落實，避免出現混亂的問題。依據有關標準，對和建設有關的重要活動，記錄建設主要過程及現狀，有保存意義的文件，都要及時收集資料，并且整理立卷，最后歸檔。

2.2.1 施工資料組卷

施工資料組卷依據三級目錄為依據實施劃分，歸檔總目錄主要包括分類的細目錄、分目錄及總目錄。需要分盒實施歸檔，卷首設置目錄，盒面設置卷內目錄。基于整理目錄，同時逐級分解，可以提升竣工資料的條理性。施工文件需要依據專業、單位工程、施工階段和分部工程等方式立卷。針對工藝復雜、專業性較強的工程，一般需要專業分包施工企業負責，對于分部工程資料分別立卷，同時結合資料數量，確定組卷數量[4]。

竣工圖的立卷要依據專業類型、單位工程等，各專業結合圖紙數量，明確組卷數量。竣工文件立卷依據與施工文件立卷依據相同，立卷主要涉及以下內容：①施工資料立卷需結合單位工程施工資料分類原則落實。②專業承包單位產生的施工資料，需要獨立立卷，依據專業為依據，落實立卷操作。③節能分部施工資料要單獨立卷，同樣依據專業內容。④電梯單獨立卷，可以以型號為依據。⑤室外工程需單獨立卷，以專業為依據實施操作。最后，對于不能按照一個單位工程劃分類型立卷的相關資料，需要依據項目立卷。

2.2.2 資料的案卷題名

案卷題名需要做到簡單明了、能夠精準的總結卷內文件形式及內容，題名主要包括項目名稱、案卷內容組成以及子項工程名稱。

2.2.3 歸檔部門

按照工程文件歸檔整理規范要求，施工單位需要準備4 份，建設、監理、施工單位以及城市檔案館各歸檔一套。

2.3 明確施工單位職責

在房建工程建設中，施工單位掌握著一手資源，對于施工資料收集及歸檔整理具有重要的作用，對此，為了促進工作的有序開展，就要明確職責。單位需要加強施工資料管理，采取技術負責人制度，逐層構建完善的管理崗位責任制；整理相關分包單位制定的施工資料，分包單位需要收集分包范圍內工程施工的資料，做好整理工作，確保資料的完整性、可靠性；在驗收環節中，整理和歸納施工資料；負責編制4 套施工資料[5]。

2.4 提升對施工資料的認知水平

施工資料管理滲透在工程建設的各個環節中，各部分技術資料具有重要的意義，施工資料主要涉及質量控制、工程管理、安全及功能檢驗、竣工驗收資料。管理資料能夠體現出單位整體管理能力及技術水平，是資質信譽的保障，同樣可以為施工提供指導。質量控制資料可以體現出單位有沒有依據有關法律法規以及管理條例規范的施工，應用的材料是否與設計要求一致，各道工序連接的合理性，施工質量有沒有得到相關單位的認可，是隨施工進度產生的重要資料。安全及功能檢驗資料可以體現出單位有沒有依據設計圖紙施工，各項目施工的安全性以及使用功能是不是與項目建設要求一致等，是工程結構安全性、符合使用功能的表現。竣工驗收資料能夠反映單位按照合同約定完成設計內容施工，確保質量符合工程建設要求，保障使用功能，工程符合竣工驗收條件。

2.5 設置專業的現場資料管理人員

為了落實好管理工作，施工單位應該安排專業的現場資料管理人員，其工作內容就是對施工資料進行整理、收集、立卷以及歸檔。首先，資料管理人員應該及時收集以及整理施工中形成的資料，確保與施工進度保持一致。其次，在施工資料收集和整理實踐中，應該善于發現資料中的問題，如遺漏、和實際情況不符等，同時進行補充及調整，保證施工資料的完整性。最后，加強自檢工作，確保資料歸檔的質量，避免事后返工問題以及由其帶來的損失。

為了做好上述工作內容，資料管理人員就要了解有關專業的資料內容、技術術語，不僅要學習不同專業技術知識，還要掌握有關的地方政府條款、法律法規、操作流程、質量驗收規范。管理人員不僅要具備專業知識，還要具有檔案管理人員的證書，掌握檔案管理方面的知識，兼顧施工資料管理及質量管理。

2.6 提升重視度，加強制度落實

施工單位要想提升自身的管理能力，就要從思想方面進行轉變，提升對施工資料管理工作的重視度，把施工資料內和現場外業放在相同的位置上，將資料管理工作落實到實處。并且要做到幾個方面的同步，包括籌備開工和收集檔案、施工和資料形成積累、竣工驗收和資料完成驗收，資料負責人、資料管理人員、項目經理需要嚴格的把關資料質量，將施工資料管理納入職工考核范圍內，將這項工作和有關施工任務加入進度計劃中，促進管理制度的執行。

2.7 健全獎懲措施，確保施工資料和工程同步

立足于項目管理角度，施工單位應該依據工程情況，安排專業的資料人員，加強和現場技術人員之間的交流，及時地進行現場反饋，把人員的薪資績效考核和資料完成狀況進行聯系，制定合理的獎懲措施，調動人員工作的積極性。

2.8 構建健全的施工資料管理制度

施工資料管理工作的落實，離不開完善的管理制度，對此，施工單位應該構建施工資料管理制度，并且堅持對其進行優化和完善，在施工中清楚劃分負責人，由其對施工資料進行記錄、收集、管理。

3 結語

綜上所述，房屋建筑工程施工結束后，需要先通過竣工驗收，符合要求后才能投入使用。工程竣工驗收需要符合兩個條件，分別是施工企業依據施工合同要求在限定時間內完成建設任務，工程實體符合交驗條件、施工資料齊全。房建工程施工資料屬于建設工程檔案中的一部分，體現了工程的施工過程，是表現工程質量的有效憑證，同樣是過程檢查、竣工驗收以及質量評定工作開展的依據，是建設高質量工程需要具備的憑證。因此，在房建工程建設中，企業需要注重施工資料的收集、歸檔整理，規范的落實施工資料管理工作，充分認識到其重要性，為工程實體質量評價以及竣工驗收、備案、投入使用等奠定良好的基礎。