文秘工作計算機速錄技術研究

管若琰

（蘭州市科學技術聯合服務中心，甘肅 蘭州 730070）

1 引言

秘書作為服務領導，輔助領導以及主要管理人員開展公務工作的重要人員，秘書的存在對領導班子制定決策、協調各方面信息以及公務辦會和辦文等發揮著重要的意義。高效的辦公能力以及迅速記錄各類信息數據，是行政機關秘書工作的重要內容。在該特點的加持下，不僅彰顯了速記技術的重要性，同時也體現了秘書專業教育中亞偉中文速錄技術的地位。

2 亞偉中文速錄技術簡要概述

亞偉中文速錄技術應用亞偉速錄機開展的一項能夠同步記錄語音和文字的速記技術。該技術的發明人是我國速錄界的領袖——唐亞偉教授。就亞偉中文速錄技術的特征以及性質進行分析可知，該技術本質上是應用專業的鍵盤以及軟件來實現語音、信息的同步記錄，并巧妙地將其轉化為文字。亞偉速錄技術實現了對中文的速記和計算機技術的充分融合，在亞偉速錄機器設備中，僅需要敲擊一個鍵就可以同步輸入兩個漢字，僅用11個字母就可以打出全部的漢語拼音，在速錄師的一雙巧手操作下，文字記錄就好像手指在鋼琴鍵上飛舞一般，無需耗費過多精力，既可以高速完成文字記錄。有效打破了語言信息的收集瓶頸。

據統計，一個普通的速錄師可以用速錄機實現每分鐘輸入速度220字，富有經驗的速錄師每分鐘的輸入速度可以達到620字，在很多會議中，口授完成的同時文稿也同步完成。亞偉速錄技術是一項非常寶貴的專利技術，該技術實現了漢語語言和信息技術的有機融合，同時也可以迅速將語言轉化為文字，在中文信息的處理和記錄方面發揮著非常重要的作用。

針對信息進行處理的過程中，既要保證速度，同時也要確保信息記錄的準確性和效率。由于中國漢字結構比較特殊，在對其進行輸入的過程中，容易受到多方面因素的影響，尤其是漢字在計算機技術中的應用，也受到漢字結構的制約。而亞偉速錄技術的研發對提升中文信息采集效率和質量有著空前的作用和意義。

3 速錄員職業標準分析

政府部門職能的轉化對辦公室秘書的要求不斷增加，在很多機關單位的文秘招聘中都要求其具備快速的聽打技能。對從事速錄行業的人員而言，將語音轉化為文字往往需要經過長期的看文打字訓練。在我國的職業分類檢索信息中，速錄人員的職業標準如下：可將一般的口語信息同步進行整理成為文字信息。速錄員不同于普通的打字員，速錄員往往需要具備邊聽語音邊打字的技能。這要求速錄員要手、耳、腦密切配合。此外，要將保密工作作為一項基本任務放在首位，堅持貫徹落實上級保密單位和部門提出的關于做好新形勢下保密工作的要求和部署，針對保管的檔案資料類型多、數量大等困難，不斷加強學習交流，進一步認清信息化時代保密工作的必要性和安全性，鞏固強化在檔案管理上保密工作的責任感和使命感。

4 亞偉速錄和手寫速記的對比分析

就亞偉速錄和手寫速記對比而言，前者主要是將語言通過鍵盤輸入到計算機中，并將聽到的語言轉化為文字的一類記錄信息的方式。后者則需用筆實現對各類信息的快速記錄。二者最為本質的區別在于使用到的工具不同，前者的工作要依靠速錄機設備完成，后者則需要用筆來實現。用速錄機來對語音等信息進行記錄，可以迅速將其轉化為文字，而用筆記錄不僅要耗費大量的體力，同時耗費的時間較長。速錄機進行記錄可以大幅提升辦公效率。總的來說，應用亞偉速錄技術一方面可以確保記錄信息的完整性，另一方面也可以提升速記工作效率和質量。所以很多行政機關單位更傾向于采用亞偉速錄技術來輔助辦公辦會。

5 行政事業單位文秘人員掌握亞偉速錄技術的必要性分析

結合上文可知，亞偉速錄技術作為一項偉大的專利發明技術，可實現對語音同步轉化為文字的功能，不僅可以節約出大量的辦公時間，同時在辦公領域有著廣泛的應用空間。亞偉速錄技術作為一項和文書工作緊密相關的技能，如果行政事業單位的秘書人員掌握該技術，不僅可以顯著提升其錄入能力，減少其工作負擔，同時也可以提升其辦事效率。

舉例來說，一篇長達5 000字的現場發言稿如果秘書用速記的方式進行記錄，效率很慢。如果用速錄機錄入，僅僅需要40分鐘就可以完成，即在現場發言結束的同時文稿就可以出來。

目前，在我國很多的大型政府會議、訪談會議以及事業單位的日常辦公、法院記錄庭審工作中、新聞發布會之中，都會應用到速錄技術，速錄人員的身影出現在各大會場中，已經形成了一定的規模。

很多高校的文秘專業中都已經開設了亞偉速錄課程，同時一些和文秘相關的新聞、法律等專業中也增加了速錄選修課程。高校對培養速錄人員的重視也讓越來越多的單位意識到招聘一個具有速錄專業技能的文秘人員的重要性。亞偉速錄技術在秘書崗位中有著非常重要的作用，可以幫助秘書人員迅速記錄會議內容，這對大幅提升行政事業單位的辦事以及工作效率具有顯著意義。

6 亞偉速錄技術在秘書工作中的應用分析

具有迅速記錄能力的亞偉速記技術可以將其歸類到語言學的范疇之中，秘書人員應用亞偉速錄技術可以用最短的時間記錄信息，從而有效提升辦公效率，就亞偉速錄技術的應用而言，具體體現在以下幾方面：

6.1 亞偉速錄技術在辦文工作中的應用

行政事業單位的秘書應用亞偉速錄技術不僅可完成對各類公文的起草和整理，同時也可以迅速記錄領導在會議中的講話內容。在我國的部分行政事業單位中，對秘書的速記能力有著非常高的要求，尤其是在簽訂一些條款或者合約的同時，要求領導口授完后文稿即出。辦公室秘書應用亞偉速錄技術來辦文，不僅不會因記錄速度過慢影響領導的講話思路，同時也可以確保文稿的質量，有效避免文稿內容遺漏。舉例來說，應用亞偉速錄技術進行辦文，可以在兩個小時內處理十幾份乃至幾十份公文，大幅提升辦公效率。同時，隨著秘書速錄技術的不斷成熟，其自身的工作能力和效率都能夠在不斷地鍛煉中得到提升，也間接促進了各部門工作的開展。一改過去文山會海的現象。舉例來說，在過去，很多行政事業單位在制定年度工作的過程中，往往都是臨近檢查的時候才開始進行補錄，這不僅影響了辦公效率，也制約了辦公室各項工作的開展，而應用速錄技術后，可每天進行工作記錄，大幅提升工作效率。和傳統的用筆記錄方式對比，速錄技術速度更快，秘書掌握了速錄技術，對工作很有幫助。有這樣的專業技能，必然會受到上級的重視。

6.2 亞偉速錄技術在辦會工作中的應用

在秘書辦會工作中，秘書人員應用亞偉速錄技術可對大小會議的講話內容進行記錄，顯著提升辦會效率。對各個會議和談話中的內容進行記錄是秘書的一項本職工作，但是在會議記錄中僅僅體現出、缺席人數、會議決案和決議等內容是遠遠不夠的，這樣簡單的會議紀要是不能全面彰顯會議的內容以及會議的核心精神。因此需要秘書人員對會議和會談動態進行全方位記錄，這對輔助領導制定決策有著重要的意義。如果要全方位記錄會議會談的全部內容，必須應用速錄技術，和速記技術對比，應用速錄技術可以在短短的一分鐘內記錄200字左右，剛好符合一分鐘講話的字數。同時，還要保障會談內容的全面性，要確保其一字不落。這也是傳統速記難以實現的。在一些大型的會議中，速錄技術的優勢更為顯著。

在國際談判中，既有對話又有翻譯，這樣就可以把空余的時間用來記錄，從而達到更高的水平。應用該技術可以顯著提升工作效率，對秘書而言，也可以為其后期進行文字整理留足余地。同時，應用亞偉速錄技術進行同音傳譯還可以對翻譯中不準確的內容進行修改。

對于上級領導下達的各項指示，不僅要求傳達內容要準確無誤，同時也有著嚴格的時限要求。秘書如果應用亞偉速錄技術進行記錄，領導則在傳達時可以直接根據速錄內容進行宣讀，大幅提升工作效率。同時，亞偉速錄技術還可以應用于一些領導不能親臨現場的場景中。在部分會議中，一些領導因為特殊原因不能親自到場，此時秘書人員就可以利用速錄機記錄會議的內容，方便領導后期進行查閱，為領導辦公提供便利。

6.3 亞偉速錄技術在辦事工作中的應用

行政事業單位的秘書人員可以在日常的辦事中有的放矢應用速錄技術。舉例來說，在一些調研工作中，辦公室秘書可以根據自己手頭上掌握的相關資料信息來應用亞偉速錄技術對談話內容進行記錄，必要時還可以列一個提綱，根據提綱逐一進行問題調查核實，從而及時得出正確的結論。應用這樣的方式，不僅可以節約大量的辦事時間，同時也可以提高辦事效率。

再比如在一些采訪中，更要多問、多聽、多看、多記、多想。若用漢字記錄，則會遺漏一些關鍵詞語和文字；如果光顧著低頭記錄，會影響采訪效果。若運用亞偉速錄技術，則可實現邊記邊觀察，邊思考，邊發問，得心應手，才能真正深入地采訪，也能爭取到時間來描述現場，讓采訪變得立體化、視覺化。如此，日積月累，就能提升秘書人員的思考的反應和書寫的能力。

7 促進秘書速錄工作開展的各項措施

7.1 實現速錄產業化，發展與文秘相關的業務

新時期，社會資源將被重新分配，社會的面貌也將發生根本性的變化。學科的分化更為細化，社會分工更為分明，支持個體跨行業、跨專業的綜合發展成為一種普遍的做法。一旦工業發展到一定程度，就會被劃分為不同的專業。隨著經濟、教育等領域的發展，人工智能技術飛速發展，社會對醫療、金融、 IT等專業的速錄師，在學術研究的專業性和精確度上都有極大的提高，實現質的飛躍，增加高級速錄師的含金量，在新的薪酬體系中也將有所體現。

7.2 擁抱新時代，實現與人工智能雙贏的局面

對速錄人員的訓練必須依賴于計算機，在這方面，軟件公司可以研發一系列新的輸入軟件，如 iPad、iPhone等IOS系統，以及Surface和安卓系統，以減少學習的成本，減少空間和時間的限制。

隨著經濟一體化的加速，各種經濟論壇和經濟峰會每年都在增多，一個秘書在進行速錄工作時最多只能輸入一種語言，而要形成雙語或多種文字的文件，則要花費很長的時間，而網絡公司，則可以利用人工智能技術，一鍵翻譯、實時翻譯，達到會議閉合、文稿出的目的。使文秘工作與人工智能技術相互依存、共同發展、互利共贏。

但有時為了提高涉密檔案信息管理的安全防護，需要嚴格管控涉密計算機、網絡、信息系統及各類涉密載體，堅決守住檔案安全底線，以高度的政治責任確保檔案安全萬無一失。加強計算機終端端口和外設控制，識別風險點源，采用賬號和計算機IP地址與物理地址綁定、定期更新防火墻和安全基線軟件、實行專人維護計算機等方法手段，深入開展網絡風險排查，確保辦公計算機內沒有存儲涉密敏感信息，切實將涉密信息管理好管控好。

7.3 秘書打好語言文字功底，發揮專業優勢

文秘專業的特點：有良好的語文基礎，因而有較強的寫作和組織能力，能夠充分發揮其在行政、商業文件、書面語等方面的專業優勢；秘書的語言表達能力也表現在形象設計、交際、溝通、協調和危機應變能力上；再進一步，就是培訓、市場營銷、廣告策劃、公關培訓等方面的技能。這類行業也逐漸成為秘書快速錄用的對象，而在中文專業的大環境下，要想快速完成速錄工作，就必須要有深厚的語文基礎。

7.4 強化職業道德觀念的培育

研究發現，速錄是一門僅僅需要在技能方面經過專業的學習和系統的培訓就可以實現的技術，只要有足夠的時間保證，就可以達到所需的速度和精確度。不過，要成為一位真正的速錄師，光有技術支撐是不行的。秘書不僅要有扎實的業務能力，還要全面提高自身的綜合素質和全面發展能力，更需要把培養自己的職業意識提上教學大綱，使其成為一名合格的速記人才。要培養專業的保密意識。秘書的特別之處是，它所提供的服務對象包括政府、企業、社會組織、私人雇主等各個階層，而對于服務對象的保密需求也是不同的。這就要求快遞員必須要有基本的職業道德和職業操守，在完成行快速記錄時，大腦中的記憶不能像機器一樣自動地被刪除，這就需要秘書嚴格遵守職業操守，提高保密意識。

8 結束語

綜上所述，秘書工作很繁雜，目前，國內從事秘書工作的人很多，但是能夠熟練使用速記的人并不多。擁有亞偉中文速錄技術的秘書從業人員，能夠將其應用于秘書工作，從而更好地服務于秘書工作，這將極大地促進秘書工作的發展。