企業采購業務內部控制現狀及解決方法芻議

姜德婷

本文主要針對國有企業采購業務內部控制現狀及解決方法進行研究，通過對供應商管理、采購流程管理、人員與組織管理等方面進行重點分析，并提出了采購工作的保障措施，以期不斷提高企業采購業務內部控制水平。

企業采購業務進行內部控制的必要性由于新冠肺炎疫情對內外經濟產生的重大影響，外部政經環境的復雜性，易對實現企業的經營目標產生影響，形成企業風險，這種包括但不限于戰略風險、運營風險、財務風險、資金風險、投資風險、法律風險等，有必要圍繞著企業的戰略目標和經營目標，建立公司風控領導小組，建立健全全面風險控制體系，在企業管理的各個環節和經營過程中對風險事項進行識別與評估，并采取相應的措施將其影響控制在可承受的范圍內。

企業采購業務內部控制的現存問題

未核驗需求計劃

國有企業實行預算管理，公司年度績效考核與預算完成情況掛鉤，注重績效指標的完成而忽視實際需求。如某國有企業規定年度各項指標實際增量占其年度預算計劃總額5%-7%，績效獎勵最高，比預算減少或增加大于7%的均扣減績效，則下級單位為了取得相應績效，大量采購不符合實際需要的物資，或提前采購下一年度的物資，隨著設備的更新換代，導致部分提前采購物資不再符合實際需求，造成資產浪費；年底時大量采購的物資需提前結轉成本，則企業需將這些物資提前領用出庫，導致公司產生二級庫也就是賬外資產，賬外資產的管理脫離了企業內控，就容易滋生舞弊。

采購成本較高

首先，國有集團公司通常規模和體量均較大，各級子公司、分公司層級較多，除集團統一采購物資外，各級公司還需根據公司自身發展需求進行采購，這種采購通常采取公開招標、邀請招標、比詢價、直接采購，各級公司在總公司規定范圍內制定各自的采購制度，因體量不同、采購業務量、經營性質的差別等導致各公司制定的采購制度也參差不齊。相關采購人員的經驗和能力也有所差異，例如經貿企業需投資一項工程項目時，因為很少涉及這類采購，導致采購過程中存在各種問題，如招標程序不規范、價格不合理、中標單位資質不過硬、投標單位間串標、陪標、圍標不能夠被發現等問題。其次，在招標采購過程中，國有企業通過內部公開招標方式進行采購時，評標委員的選取不規范，對評標結果產生影響，易滋生舞弊。如果評標委員的選取均為本單位員工，則會導致一言堂，職權最大的說了算，投標單位只需疏通關系，即可中標，舞弊也就隨之產生。

采購流程不完善

在采購過程中，因采購流程不夠完善導致經濟損失的案例也很普遍。例如，采購過程中未按照規定收取投標保證金，投標單位中標后毀約，不與采購方簽訂合同；未按照規定收取履約保證金，采購項目過程中出現毀約問題，未支付的款項又無法彌補損失；投標單位中標后未按規定與采購方及時簽訂合同，僅是口頭通知達成意思表示，后期采購物資不符合驗收條件，無法合理保證自身的權益等。

采購制度不科學

采購制度建立后并沒有得到有效的執行，內控執行不到位，流于形式。如：合同審批流程，企業內控管理制度要求經公司負責人審批后方可簽訂合同并蓋章，實際執行過程中，合同實際簽訂日期早于合同審批日期。存在這種情況主要是2個方面原因造成：1、先簽訂合同后發起合同審批流程；2、國有企業層級多，合同審批流程慢，主要部門負責人簽批后就簽訂了合同。

企業采購業務內部控制的強化策略

優化供應商管理機制

第一，制定統一的供應商管理標準。企業要制定統一的供應商準入標準，在董事會下設采購管理委員會負責具體的供應商管理方案制定，對于供應商管理要制定具體的管理標準，確保物資的品牌、型號符合管理要求。同時，企業要配備專人對采購工作進行優化，并對供應商的資料進行全面分析，了解供應商的財務狀況、管理水平、企業信譽等方面的信息，對于信譽高且具有一定信用政策的供應商要加大合作，對于財務狀況不佳、信譽不佳的供應商要謹慎合作。通過對供應商的定期評價，邀請法律、技術等方面的專家充分參與到與供應商評價過程中。同時企業需要建立對供應商的風險評估體系，針對企業的風險進行全面評估與檢查，實現對風險的識別、評估、應對，對采購環節中各類可能存在的風險和分析機制制定相應的管理措施，實現對風險的事前控制。

第二，企業需要優化供應商的評估與準入機制，通過建立供應商管理信息系統，對供應商的各類數據進行全面管控，按照供應商提供物資的質量、價格、交貨時間等進行全面與動態的評估與管理。采購人員需要全面收集供應商的信息。通過市場調查等方式對所需要的各類材料生產廠家、價格及變動趨勢進行全面的分析調查，從專業的視角對供應商開展選擇，通過合作共贏的理念與供應商形成戰略合作伙伴。避免隨意更換供應商導致企業成本增加的問題，并且避免隨意更換供應商給企業生產、經營帶來的風險。

第三，加強對供應商的后期管理。企業要針對供應商進行定期評價，對通過考評的供應商繼續保持合作關系，對不合格供應商要停止合作關系。通過建立供應商數據庫，不斷加入新的供應商并淘汰不合格的供應商，以確保企業供應商質量得到保障，提高企業在市場競爭中的競爭力，通過優化和供應商的合作伙伴關系，盡可能降低在供應商管理中的問題。

完善采購計劃與執行

首先，企業應根據實際需求制定合理的采購計劃，實際需求并不是單純的考慮今年的經營計劃，而是應該長遠考慮，對于無法跟上時代進步的機器設備等資產及時進行更新改造或淘汰，投資計劃應貼合公司發展戰略。其次，企業要對采購價格進行動態監控，分析采購材料的市場狀況，并根據財務計劃對采購方式合理確定，最大程度防止出現貨物價格波動或供應商出高價等問題給企業利潤帶來的影響，通過合理確定招投標的范圍、標準等方面的措施實現招標采購，能夠減少采購舞弊問題。但是招標采購的手續較為繁瑣，適用于大宗物資的采購。企業應當規范招投標采購制度，完善招投標采購管理，重點加強招投標制度的執行力度，加強監督檢查力度，提高集團規章制度的執行力，逐步形成規范、完善的現代企業管理體系。在招標過程中，企業應當在公司制度中明確規定評標委員的選取方式，監督人員應當具有獨立性，能夠真正起到監督的效果。

加強人員與組織體系管理

首先，集團企業內部應定期開展采購培訓會和交流會，通過培訓會增加理論知識，內部交流會借鑒工作經驗、思路方法；通過案例分析，認清采購過程中問題的本質所在，警醒自身，進而逐步減少業務人員間能力差距，較全面的提高業務人員的理論水平和工作能力。或者集團企業可以選擇通過委托有資質的招標代理機構，代理采購自己不熟悉的項目，以保證采購項目的性價比。其次，企業對于采購工作要實現各崗位之間的相互牽制、相互制約。同一業務要經過兩人或兩人以上之手處理，并針對采購工作的重點崗位實行輪崗機制，提高員工的專業素養和專業水平，避免在工作過程中產生違背內部控制工作要求的問題。最后，企業還需要對采購人員的各類信息進行全面收集，將采購需求、采購驗收入庫等工作要求進行明確，完善具體的管理制度細則，按照內部控制工作的要求實現對采購環節內部控制執行情況的審計。

重視采購付款流程完善

企業應當加強內控管理，嚴格執行公司各項制度，同時也要遵守國家相關法律法規，加強監督檢查力度，取得合同履約保障，避免合同風險。首先，優化企業的付款方式。企業需要結合自身的實際合理選擇付款方式，防范付款環節給企業帶來的風險。對于小額采購可以采用全額預付款的方式付款，這一方式能夠幫助企業快速獲得貨物，但是風險較高，對于重要物資或大金額的采購需要通過分期付款方式管控風險。對風險的防范可以在簽訂合同后先預付部分貨款，待后續驗收之后再支付尾款。如未按合同履約或未通過驗收，可以拒絕支付付款。企業付款時可以參考供應商管理系統中的供應商信用情況，對于信譽好的供應商可以預留10%的貨款作為保證金，剩余款項全額支付，待驗收合格后支付保證金。其次，在企業驗收入庫的內部控制中，對貨物數量、質量進行驗收，對實際收到貨物和入庫單不一致時，需要及時明確原因，審核無誤之后再辦理入庫手續。關鍵控制點是分析驗收是否合格，對于驗收不合格的需要制定相應的后續管理措施予以改進。企業要規范驗收流程，健全采購物資的驗收標準體系，在公司采購到貨之后需要安排專人開展驗收，根據企業與供應商簽訂的合同對質量、數量、規格等進行全面核對。對于重大物資采購還應該聘請專家開展驗收，并出具驗收報告。驗收人員應該對驗收的結果負責，財務部門根據驗收報告進行付款。如果驗收不合格，驗收人員需要聯系供應商進行反饋，并將不合格信息登錄供應商管理信息系統中，為未來開展供應商變更提供依據。

完善采購內部控制的保障機制

完善企業采購工作的組織架構

企業在采購工作中，要設置專門的內部監督機構，通過內部監督機構對采購環節內部控制執行的效果進行監督，針對采購環節內控制度追蹤檢查，分析采購環節的過程，發現采購過程中的問題并予以優化。企業的經營環境是不斷動態改變的，內部控制的優化也需要與時俱進，通過動態監督工作中的不足之處并予以完善，才能不斷優化企業的控制體系。企業需要遵循成本效益原則，可以由審計部門對采購環節的內部控制情況進行審查，避免由財務部門人員兼任審計人員的問題，要確保審計工作具有權威性和獨立性，有企業的董事會直接領導審計部門，對于審計中發現的問題及時上報給企業的管理層。審計部門需要對采購環節進行全過程跟蹤，定期對采購環節內部控制分析并出具書面報告。審計部門在監督過程中發現的問題需要及時上報管理層并提出改進措施。同時審計部門需要定期組織企業的采購副總、采購部、質檢部、財務部等部門召開座談會，對采購工作進行自我評估，并針對采購環節遇到的問題原因予以彌補。

建立舉報制度

企業需要針對采購工作制定舉報方案，如果信息溝通不暢，可能會導致風險發生，因此通過舉報機制能夠幫助企業的管理層掌握采購工作中的問題，預防舞弊的發生。企業需要通過建立舉報機制明確舉報程序，對于舉報的事項進行檢查，若情況屬實需要予以舉報人一定獎勵，從而提高全體員工工作的熱情，降低企業管理中的風險，幫助企業的管理層及時發現管理過程中的舞弊行為。同時企業需要設置舉報人匿名保護制度，對于打擊報復舉報人的事件需要嚴格查處，使員工安心對采購工作中的不當行為進行舉報，提高員工的監督意識，引導員工開展有效的舉報。

健全獎懲機制

針對采購環節內部控制制度執行的情況，需要企業建立一套合理的獎懲措施，通過人性化的獎懲機制調動員工參與采購工作的積極性，促使采購內部控制工作有效執行。對于采購環節內部控制制度執行的情況進行全面的考核與獎懲，對于沒有按照采購制度開展內部控制的人員予以懲罰，將內部控制執行的情況和員工切身利益相掛鉤，從而提高員工的責任感，避免采購內部控制流于形式。

優化信息系統管理

企業在采購過程中需要加強信息系統管控，通過信息系統對供應商的信息進行統一管理，并通過信息系統對企業歷史的銷量數據進行分析，對企業未來的采購量進行預測。同時供應商信息系統中需要融入供應商的情況，結合供應商的相關信息對供應商考核，綜合判斷供應商的等級，對于重點供應商需要加強合作。企業還需要將供應商信息管理系統和ERP系統相互銜接，構建在企業內部的信息網，通過信息的高效傳遞提高企業信息的處理速度，降低信息處理成本，節約支出，保障企業實現安全、穩定的運作。

內部控制是企業永恒的管理核心，建議規范內部控制制度，完善重大經濟事項決策管理，重點加強內部控制制度的執行力度。提升重大投資、重大資金運作以及物資和服務采購等方面的集體研究決策管理，加強監督檢查力度，強化權屬企業經營層“三重一大”意識教育，提高集團各項規章制度的執行力，逐步形成規范、完善的現代企業管理體系。

[作者單位：北京中天恒會計師事務所（特殊普通合伙）江蘇分所]