國有企業辦公用品精細化管理對策分析

摘要：在國有企業的發展過程中，辦公室用品管理是國有企業資產管理工作的重要組成部分?，F階段，各大企業開展了對國有企業辦公用品經濟化管理的改革。國有企業辦公用品的精細化管理，可提升企業辦公用品的使用效率，減少辦公用品開支，對提升國有企業資產管理水平具有重要意義。本文就國有企業辦公用品精細化管理展開論述，闡述了辦公室用品精細化管理的意義，分析了現階段國有企業辦公室用品管理的現狀，并提出了相應的改進策略，希望能為我國國有企業辦公用品精細化管理改善提供參考。

關鍵詞：國有企業;辦公用品;經濟化管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232630

現階段，國有企業正面臨著改革與發展，國有企業資產管理的創新發展必須走向精細化管理之路。因此，提升辦公用品的管理水平，對國有企業辦公用品實行精細化管理，可有效提升辦公效率、控制辦公產品的成本，助力國有企業精細化管理。

一、國有企業辦公用品精細化管理的意義

（一）提升辦公用品的管理效率

國有企業辦公用品精細化管理，能夠不斷提高辦公用品的管理效率。在開展管理工作之前，制定科學的辦公用品采購計劃，可確定具體的采購事項和采購流程，事后加強對辦公用品的庫存管理，有效提升管理效率。由此可見，精細化管理理念的確立，可有效提升國有企業辦公用品的管理水平，推動國有企業資產管理水平提升。

（二）提高辦公用品管理質量

國有企業辦公用品的精細化管理融入了現代化的發展理念，采用先進的信息化技術，建立了辦公用品管理系統。國有企業面對企業深化改革的發展需要，從根本上改善了傳統的辦公用品管理方式，采用更加精細化的管理，有效降低了時間和人力成本，在一定程度上提升了辦公用品管理的質量，使管理工作更加具有針對性和有效性，并取得了良好的管理效果。

（三）實現辦公用品成本控制

國有企業辦公用品的精細化管理通過對辦公用品的采購計劃、供應商選擇、價格談判、后期管理等工作進行全面的管理和監督，可嚴格控制辦公用品的相關管理成本。提前做好預算編制，保證管理賬目的真實性，不僅能降低管理成本，還能提升辦公用品的購買質量和使用壽命，幫助企業提高經濟效益。

二、國有企業辦公用品的管理現狀

（一）國有企業管理層不夠重視

目前，我國國有企業將發展重點放在了企業經營收入和改革發展上，因此，國有企業的部分管理人員過于重視與績效考核、激勵制度緊密相關的業務和業績，相對忽視了其他能提升國有企業管理效率、在一定程度上降低國有企業經營成本的管理工作，認為辦公用品的管理不會影響國有企業發展。另外，根據相關資本結構理論可知，某些國有企業的管理人員為了提升自身的地位，擴大在國有企業中的資源管理控制權，隨意支配國有企業現金，不注重辦公用品的成本管理，出現了高價采購辦公用品的現象。在辦公用品的管理過程中，沒有從國有企業的整體發展角度出發，忽視了成本管理對國有企業整體利益的作用。因此，部分國有企業管理層對辦公用品采購管理的疏忽，導致辦公用品采購成本得不到合理控制，難以發揮管理的真正作用。

（二）大部分采用分散采購模式

現階段，我國大部分國有企業的辦公用品采購仍采用傳統的分散采購方式，這樣的采購方式存在許多弊端：第一，由于國有企業不斷壯大，各分公司和各部門的辦公用品使用種類、數量不同，難以集中采購，這不僅增加了采購難度，還降低了工作效率，不利于辦公用品集中管理。而且辦公用品采購數量有限，無法獲得集中大量采購的價格優惠，在一定程度上提高了辦公用品的采購成本。第二，國有企業的改革將國有企業的采購權力不斷下放，導致采購活動過于分散，且缺乏嚴格監督，辦公用品的采購成本難以控制，容易出現舞弊現象，給國有企業造成了一定的損失。第三，有些國有企業的各分公司和各部門在辦公用品采購上各自為政，沒有從國有企業的整體角度出發，忽視了辦公用品成本控制要求，而是較多地考慮自身利益。同時，為了保證企業辦公用品充足，不少國企也沒有開展合理的預算，從而增加了企業的辦公用品庫存量，導致過多地占用辦公空間和企業流動資金，增加了國有企業辦公用品的采購成本，也浪費了社會資源。

（三）無紙化辦公未得到貫徹落實

無紙化辦公指的是國有企業運用先進的計算機網絡信息技術，將傳統的紙質傳遞辦公方式轉變為計算機信息處理方式。它是現代化企業發展的重要趨勢，不僅能加快信息的傳遞速度，提高辦公效率，還能節約辦公資源，節能降耗，降低辦公用品的購買成本。但目前，大部分國有企業沒有完全貫徹落實無紙化辦公，通常是兩種辦公模式并行。這樣的辦公方式雖然利用了信息技術，但仍保留了紙質辦公方式，實際上，并沒有從根本上降低辦公用品的成本，反而為國有企業的辦公帶來了一些不便，在信息儲存和管理上出現了交叉和重復，導致工作人員更容易出現操作失誤，沒有真正實現信息化管理，給國有企業的辦公造成一定的困擾。

（四）采購環節管理相對薄弱

國有企業辦公用品的采購是辦公用品管理的重要環節，會直接影響辦公用品的成本控制。但是在國有企業辦公用品的采購環節，管理還相對薄弱。一方面，辦公用品的供應商選擇較為單一，且辦公用品的定價機制還不完善。供應商的選擇對于辦公用品的采購具有重要意義，但部分國有企業供應商沒有經過科學供應商選定環節，就直接確定了單一的產品供應商，且長期從一個供應商處采購辦公用品，沒有根據相關規定定期更換供應商，導致國有企業在進行辦公用品采購談判時處于不利地位，在產品的質量和服務談判方面缺少主動性。

另外，國有企業辦公用品的采購價格實際上包含了商家的服務費用，辦公用品價格高于其實際價值，因此，在選購辦公用品時，無法精準定位辦公用品的實際價值，容易買到質次價高的商品，這樣不僅增加了辦公用品的采購成本，也不利于對相關采購工作管理。國有企業辦公用品的采購流程不規范，主要體現在以下兩個方面：第一，國有企業的采購部門在采購前并沒有根據國有企業各部門的實際需求，編制科學的采購預算，僅根據預測制定的預算過于形式化，不能精準匹配辦公用品的實際需求。盲目編制辦公用品的采購需求，采購過多會超出采購預算，辦公用品得不到充分利用，造成資源的閑置和浪費；采購過少則會導致辦公用品供應不上，影響國有企業的辦公效率。第二，采購過程中，由于長期單一合作，沒有進行多方比價，選定供貨商的方式不夠規范，容易出現“關系戶”“拿回扣”等違法違紀的情況，為國有企業帶來經濟損失。

（五）辦公用品管理工作效率低

辦公用品采購后，需放到庫房統一管理，但部分國有企業在辦公用品的管理工作中仍存在一些問題。一方面，庫存管理方式過于簡單，部分國有企業采用傳統的手工記賬方式，管理人員的工作量大，查詢統計較為困難，容易出現人為失誤，且無法針對各部門的需求進行統計分析。一部分國有企業采用了信息化管理的方式，但對信息化系統的利用率不高，沒有發揮其真正的作用。另一方面，國有企業管理人員對辦公用品的出入庫管理不夠嚴格，管理人員常因各種原因造成辦公用品的出入庫未及時登記，導致后期進行貨物盤點時出現賬實不符的情況，管理過于混亂，辦公用品的管理工作效率低下，對成本控制造成了一定的困難。

三、國有企業辦公用品精細化管理的策略

（一）提高管理層的重視程度

要想提升國有企業辦公用品精細化管理水平，首先要提升國有企業管理層對辦公用品管理的重視程度。國有企業的管理者承擔著企業發展的重任，只有提升了管理層對辦公用品的精細化管理理念，才能真正提高辦公用品的管理效率。因此，管理層人員需要學習先進的精細化管理理念和專業知識，結合國有企業的實際情況，以科學的理念指導辦公用品管理工作。國有企業的財務人員要對辦公用品的采購進行財務分析，將真實的數據作為管理層決策的重要依據，并通過對數據的深入分析，使管理人員認識到加強辦公用品精細化管理的重要作用。同時，還可以將國有企業辦公用品的使用和管理納入管理人員的績效考核，從而提升其對辦公用品管理的重視程度，更好的約束、督促其開展工作。

（二）采用集中采購模式

國有企業辦公用品集中采購可提高精細化管理水平，避免由于分散采購而產生的問題。國有企業需要進一步優化集中采購的方式，將企業內部所需的辦公用品進行整合，制定統一的采購標準，定時統計需要采購的物品數量，方便集中管理，從而形成資源需求合力。辦公用品的大量采購可吸引更多優質的供應商參與競價，使國有企業獲得更優惠的價格和質量更好的辦公用品，有效降低辦公用品的采購成本。同時，在競價的過程中，還可以收獲更多的優質供應商，讓企業擁有更多的選擇，為以后的采購工作奠定良好的基礎。另外，集中采購模式的選用需要根據國有企業的實際情況來確定，必須要遵循提升企業管理水平的原則，實現國有企業利益最大化，不可盲目集中采購，否則不利于辦公用品精細化管理。

（三）貫徹落實無紙化辦公

隨著時代的發展，5G技術和手機終端功能逐漸被運用到辦公室用品管理過程中。先進的信息化技術，可使國有企業無紙化辦公得到良好的貫徹落實。無紙化辦公具有協同工作、公文處理、行政辦公等功能，可以不受時間和空間的約束，更加方便、快捷地處理工作事務，提高信息數據的真實性和完整性，儲存方式更加便捷，減少筆、文件夾、紙等辦公用品的使用，降低辦公用品的采購成本，提升了辦公用品的精細化管理效率。

（四）充分利用信息技術

提升國有企業辦公用品的精細化管理離不開信息技術，可以結合信息技術不斷完善管理制度。目前，許多國有企業都采用了先進的辦公信息系統，以科學地預測辦公用品的使用情況，優化資源配置。同時，還減少了辦公用品的審批流程，提高了工作效率，降低了時間成本。構建國有企業辦公用品信息化管理系統，還可以加強對辦公用品采購流程的規范化管理，通過收集市場上供應商的信息，對供應商提供產品的質量和價格進行對比，可以選擇優質的供應商，并定期在固定的供應商之間輪流采購辦公用品。同時將供應商的各種信息錄入辦公用品信息管理系統，為后期的辦公用品采購工作提供數據支持。此外，還可以使用大數據分析技術對國有企業現有的辦公用品采購量、使用量、庫存量以及相關使用部門的數據進行收集，統計出各部門使用的辦公用品的主要類型和數量，合理分配辦公用品資源。另外，通過應用信息化系統，還能明確辦公用品的入庫、出庫和盤點工作，確保數據的真實性，使用掃碼系統提高庫存盤點的準確性。

（五）提升管理人員專業素質

國有企業辦公室用品管理精細化水平的提升有賴工作人員的專業化素養，因此，要不斷提升相關人員對辦公用品管理工作的重視程度，樹立精細化管理理念。管理人員在日常管理工作應以身作則，強調精細化管理理念和節約意識。同時，國有企業還要進一步完善相關的績效考核機制，發揮管理工作的積極性和主動性，強化責任意識。此外，應加強對辦公室用品管理人員的專業培訓，完善精細化管理的培訓制度，尤其要加強對現代化信息技術的使用，及時檢驗培訓效果，為國有企業辦公用品的精細化管理貢獻力量。加強對辦公用品管理人員的監督必不可少，嚴格把控采購部門的工作質量，強化國有企業審計部門的監督職能，定期或不定期地對采購、財務進行審計，及時發現漏洞，杜絕違法違紀行為發生。

四、結束語

新時代，國有企業必須要提升內部管理工作水平，而國有企業辦公用品精細化管理是做好國有企業內部管理工作的重要內容。這項工作需要對現階段辦公用品管理過程中存在的問題加以分析，不斷提升國有企業管理人員的精細化管理意識，采用先進的技術和手段，積極開展管理工作。同時，應改進辦公用品的采購模式，健全相關管理制度，加強對管理人員的培養，提升國有企業全員節約意識，將各項精細化管理制度落實到位，助力國有企業資產管理水平全面提升。

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