基于智慧校園平臺的協同辦公系統建設的研究

摘要：為了貫徹落實教育信息化的目標，高等學校結合自身實際，充分利用新興大數據、物聯網和云計算技術，打造智能化、數字化、網絡化的信息化環境，以滿足“互聯網+教育”的需求。其中，協同辦公系統（OA系統）作為智慧校園建設的重要組成部分，是提高學校行政管理效率、規范教育教學和科學研究等工作的有效辦法。本文從建設意義、實際應用和系統安全等方面研究了智慧校園平臺下的OA系統建設，以促成信息化、數字化、網絡化的智慧校園，提升學校協同工作效率，加強高等學校教育信息化基礎建設水平，進而加快實現數字中國建設的新階段目標。

關鍵詞：高校管理；智慧校園；協同辦公；OA；工作流程

智慧校園建設是高等學校教育信息化發展的重要組成部分，基于現代化信息技術構建全業務流程的教育治理體系，優化新教育資源、構建新教育教學環境，加快新教學方式改革。智慧校園是推動高等教育高質量發展的有力保障，為學校行政管理、教育教學、科學研究和學生服務等方面提供重要的支撐作用。其中，協同辦公系統（下稱OA系統）是實現智慧校園建設的重要途徑。它將學校各方面的管理與信息技術有機結合，有效解決學校發展戰略落地、校園文化建設、校內資源整合等管理難題，使高校管理向便捷化、規范化、智能化的方向發展。建立智慧校園平臺并結合OA系統將提升高校管理與服務的協同性和規范性，有利于推進高校教育信息化的發展。

一、系統建設的目標和優勢

（一）建設目標

基于互聯網技術，構建符合高校自身發展特點及辦學需求的協同辦公管理平臺。該平臺運用信息技術解決了傳統管理模式下交流與信息傳播不暢、資源與信息共享機制缺乏導致的問題，如事務性行政管理工作進展緩慢、效率低下等 [1]。能夠節省行政工作時間和資源，加強行政管理質量，促進各職能部門和二級單位間的溝通力度，實現行政組織在管理水平、管理模式等方面的多維度提升。

（二）建設優勢

OA系統是學校行政管理和服務工作有效運行的保障，具有較強的協調性、中樞性和業務性。其功能覆蓋規章制度建設、公文管理、印章管理、資產管理等行政事務及物質資源的管理。

1.構建OA系統平臺，提高管理服務效率

行政管理工作涉及學校運行的多方面事務，包括文件傳閱、會議管理、物品申請、事項審批、通知公告等。OA系統平臺通過網絡傳輸、存儲等方式實現數據信息的即時傳遞，使學校管理、服務工作流程化，做到了“權責明確、分工清晰”，確保工作條例清楚，節省工作時間，提升工作資源及分配效率，提高工作管理的服務水平和質量[2]。

2.構建OA系統平臺，降低管理服務成本

協同辦公實現了管理工作無紙化，降低日常辦公用品的消耗，減輕學校各部門人員的工作強度，原本線下傳遞材料、呈報文件等工作轉換為線上辦公方式，通過全面、迅速地傳遞、整理、使用數據信息的途徑，實現高效、快捷、方便數據信息共享和協同辦公，全面提高管理保障和服務水平[3]。

3.構建OA系統平臺，規范管理服務效能

增強管理服務意識是全面提升學校行政管理服務工作的基礎。通過完善行政管理服務相關制度、優化業務工作流程，并利用規范的制度建立約束力，可以實現將行政管理服務工作流程化。明確每個業務流程的審批負責人和單位，跟蹤、督辦和歸檔各業務流程，從而實現業務流轉透明化和公正化。

這樣能夠從根本上解決高校管理服務工作中常見的責任不清、決策過程冗長以及合規管理工作不深入等問題 [4]。

4.構建OA系統平臺，轉換管理服務工作方式

將線下面對面辦理轉為線上平臺系統辦理，并統籌推進管理服務與教學、科研、辦公等一體化建設。增加移動端辦公方式，使業務流程節點負責人可以異地辦公，提高辦公的靈活性和事項處理效率。通過制定剛性工作流程來規范人員的行為，實現單位部門內部協作分工，規范業務崗位操作準則，從而提高工作流轉的效率。這樣可以保證學校各項制度有效落地，促進學校從人治向法治的轉變[5]。

二、系統建設的原則

在OA系統設計時，要充分考慮應用技術發展和智慧校園建設總體規劃，保證系統的后期維護、發展和擴充的可能性。

（一）先進性原則

系統要采用成熟且有發展前景的先進技術和平臺化手段，實現短時間內部署和完善，建立規范、靈活、利于擴展的系統結構，以及合理、嚴謹的數據設計結構，確保數據、展示界面和流程處理的一致性。

（二）開放性和兼容性原則

OA系統建設要充分遵照共同技術標準，要與智慧校園建設全面集成，包括統一身份認證、數據交換與存儲等，全面支持跨操作平臺、跨硬件系統、跨數據庫的開放性設計原則，實現與校內其他應用系統對接，能隨時增加新的功能模塊和二次開發平臺，便于學校技術人員理解數據結構和維護系統[6]，同時具備兼容性，后期達到保護原有資源、實現系統過渡和擴展升級的目標。

（三）標準化原則

要結合學校開發實際，統一開發規范的數據文檔標準、管理標準和建設質量標準等，提高系統平臺的可靠性和可維護性，有效降低運行維護成本和開發周期。

（四）經濟實用性原則

系統建設要加強內部管理、人員管理、信息管理等風險控制。一方面，要符合學校管理服務模式、制度和財務準則，充分考慮業務環節管理中的數據便利性和可行性。另一方面，要充分考慮使用人員的實際需要，設置方便、簡單、實用、易學易用的操作方式。此外，還要充分考慮系統的靈活性，以最低成本建設項目，減少系統需求變更及維護工作量和維護成本[7]。

（五）共享性原則

系統建設要確保數據傳輸、存儲、共享的準確性、完整性和統一性。根據相應角色分配不同權限，方便使用者調用、查詢相應系統信息。在數據信息安全保密的基礎上，積極開展協同業務，整合智慧校園中的業務應用平臺、應用服務支持平臺、終端設備等，實現跨平臺、跨系統、跨業務、跨區域的數據信息使用開發和共享交流。提供實時可靠的信息數據，健全工作資料共享機制，完善內部控制監管流程，逐步實行線上業務辦理和進度查詢及問題反饋，促進上級意見、指示、要求落實，搭建問題受理和反饋渠道，提高網上業務辦理效率[8]。

（六）實時性原則

系統建設要考慮硬件支持平臺的參數配置、網絡帶寬速率和應用場景等實際情況，做到在高并發下性能穩定和單點應用效率高，保證應用效果，使學校管理者和使用者易學易用。

（七）可擴展性原則

系統建設要考慮到協同辦公管理是一個漸進的過程，需要不斷地擴充和完善。要具備優秀的技術升級能力和擴展性，在充分論證未來規劃的基礎上，支持動態可擴展，能夠實時增加或減少業務應用模塊，快速構建新應用[9]。

（八）可維護性原則

系統建設要充分考慮可維護性，保證后期系統功能的修正和完善。能支持學校現有的全面應用和未來建設擴展工作，以滿足學校發展過程中的組織擴張、機構變革、制度變更、流程改變等管理服務變化。遵循智慧校園建設的原則：“整體規劃、分步實施；總體設計、標準引領；應用導向、數據驅動；積極探索、創新應用”[10]。

三、系統建設的安全保障

OA系統承載著學校核心管理業務，包括內部文件、通知公告和規章制度等重要數據信息的發布。在解決師生員工使用便捷等需求的同時，要充分考慮系統的保密性和安全性。同時，要注意確保系統的便捷性，以方便師生員工的使用。

（一）安全風險

一是系統漏洞風險，包括在軟件開發階段產生的代碼漏洞、應用軟件及中間組件漏洞和操作系統的漏洞，可以通過定期升級和維護來解決。

二是網絡安全風險，這是協同辦公系統面臨的最大風險。由于系統是通過網絡為學校師生員工提供豐富的業務應用，所以面臨網絡中病毒、木馬程序和不法分子等安全隱患，會導致數據丟失和系統故障等問題。

三是管理風險，系統中傳遞了學校的敏感信息，而系統使用者可能缺乏基本的網絡安全知識和意識。他們設置的安全密碼可能不符合要求或者對賬號密碼管理方式忽視，都會導致密碼泄露、系統信息泄露等問題。

此外，管理人員對系統安全規則設置簡單，未通過安全審計設備操作系統等行為也為管理工作帶來了風險[11]。

（二）安全保障措施

一是完善安全保障工作機制。詳細、分類地制定符合國家相關要求的學校安全管理規章制度。成立安全應急處置小組，明確應急響應處置流程。定期開展網絡、數據和系統的風險評估工作，了解風險現狀，加強風險管理，提高防御風險能力。做好周期性安全巡檢和安全防護等工作，確保系統正常運行。

二是完善完全防范技術保障機制。加強防火墻、日志審計系統等硬件安全設備的建設。同時加強核心數據的加密傳輸和存儲的安全措施。進行權限分級管理和數據信息分級保護設置。嚴格身份認證、訪問審計控制等保密管理措施，確保系統長期、穩定、可靠地運行。

三是完善安全應急專業技術人員保障機制。加強專業技術隊伍建設，提升技術人員的安全技術水平和安全防范意識。及時更新與安全應急技術相關的資料，確保在出現安全事件時能夠及時、恰當地進行處置[12]。

四、系統建設的應用

OA系統建設是在智慧校園背景下，學校提高行政事務管理效率的重要舉措，是學校行政事務管理有效運行的有力保障。其主要內容應涵蓋公文管理、辦公耗材管理、工作流程化管理等日常辦公事務，支持學校各部門的所有業務活動，包括黨群部門、行政部門、教學機構、直屬單位以及其他教輔部門。

OA系統的建設旨在優化學校行政事務管理的全過程工作目標，包括工作計劃的制定、資源的合理分配以及監督控制等環節，以最大限度地提高學校管理服務的運行效率[13]。

（一）學校行政事務管理方面的應用

通過OA系統的建設，規范學校業務工作流程，促進學校行政事務管理工作自動化發展，規范行政事務管理行為。

一方面，解決了傳統公文流轉工作模式下文件流轉速度慢、步驟繁瑣的問題。基于系統實現公文管理工作流程再造，優化發收文工作環節，規范崗位人員設置，完善新形勢下的文件管理制度，并且做好文件的督辦歸檔工作，以確保學校行政事務信息的有效傳遞[14]。

另一方面，解決了傳統會議管理模式下會議沖突、會議通知不到位等問題。基于系統開發了圖表化會議管理、會議室資源調配、會議通知、會議日程管理、會議回執、會議提醒、會議資料發放等功能，完善現代化會議制度，真正實現通過會議完成政策的上傳下達、工作布置等任務，確保會議的功效性[15]。

此外，還解決了傳統管理模式下印章登記不詳、審批環節缺失等問題。基于系統明確了印章管理工作步驟，并且通過電子表單完成印章使用審批，對印章使用理由進行詳細闡述登記，方便領導對用章合理性進行判斷和事后查詢，從而規范印章管理。

應用OA系統實現辦公無紙化，避免傳統工作模式下非必要溝通環節，縮短公文處理時間。對請示報告、會議活動管理、督辦管理、合同審批、新聞公告等業務進行整合優化，實行統一化管理，打造一體化辦公辦事平臺，為學校師生員工提供方便快捷的服務[16]。

（二）學校教學科研方面的應用

OA系統在促進學校教學科研活動中發揮著較大的作用。

首先，它解決了傳統教學教務管理流程中數據量大、管理體系分散等問題。通過打破部門間、院系之間系統合作的壁壘，統一管理體系，并制定流程化、制度化、嚴格化的管理辦法，可以保證教學管理活動的規范性，推進教學辦公的規范和透明[17]。

其次，OA系統還解決了傳統科研管理流程中項目實施過程管理復雜、報送紙質材料過多導致工作效率低下等問題。它針對科研業務流程進行解讀分析，注重科研工作場景以及項目任務立項、資料檢索、項目論證、項目結項、成果存儲等方面的實證設計。

此外，OA系統還從科研經費管理、師資培訓、物資采購、校企合作等方面設計合理的管理工作流程，提高科研活動中各項事務的辦理效率和審批效率，節省科研工作人員的時間[18]。

在智慧校園建設過程中，OA系統的建設成為提升學校管理服務水平和辦學質量的有力武器，是高等教育創新發展和持續發展戰略下學校管理觀念轉變的體現。隨著智慧校園向智慧化、實時化、個性化方向不斷發展，OA系統在節約管理服務成本、提高工作效率和促進高校業務協同等方面發揮著重要作用。它使得教育教學、科學研究和管理服務的發展和管理更加完善，為智慧校園建設增添光彩，促進高校社會服務能力建設[19]。

五、結束語

綜上所述，OA系統在學校教學科研活動中具有重要的作用。它不僅解決了傳統教學教務管理和科研管理中的問題，也在智慧化校園建設中扮演了關鍵角色。隨著技術的不斷進步和應用的不斷擴展，相信OA系統將繼續為高校管理服務水平的提升和辦學質量的改善做出更大的貢獻。同時也希望OA系統能夠不斷創新和完善，為高校教育事業的發展做出更多貢獻。

作者單位：陳新宇 梁宇杰 辛程遠 呂亞娟 吉林醫藥學院

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