企業辦公室工作精細化管理策略

劉凌冰

提高辦公室工作效率，可以給企業帶來顯著的經濟效益。在以前的企業管理中，辦公室工作呈現粗放化態勢，不利于其他工作的有效開展。基于這種情況，很多企業都開始推行精細化管理理念，改變辦公室工作的現狀。本文首先闡述了企業辦公室工作精細化管理的重要意義，在明確現階段精細化管理存在困境的基礎上，從積極更新辦公室工作理念、細化辦公室內部崗位職責、構建科學合理的考核體系、推動辦公室智慧工作創新、建立動態監督管控模塊等五個方面，探討了企業辦公室工作精細化管理的有效策略。

隨著我國社會經濟的快速發展，企業面臨的行業競爭也變得越來越激烈。企業辦公室工作可以對業務發展產生戰略指引效果，并增強內部管理的規范性，凝聚企業內外部發展力量。這也要求企業做好辦公室工作，提高辦公室工作質量。目前我國很多企業都開始重視辦公室工作，并且已經融入了精細化管理理念，但是一些企業并沒有取得預期效果。這是因為較多企業都沒有把握好辦公室工作精細化管理的具體思路，導致精細化管理成了一個口號。在這種情況下，就有必要深入探索辦公室工作精細化管理的有效路徑。

一、企業辦公室工作精細化管理的重要意義

（一）規范企業內部管理

企業在辦公室工作中引入精細化管理理念，可以較好規范內部管理，提高企業內部環境的和諧性。目前我國很多企業都存在粗放化管理情況，導致內部氛圍非常不和諧，存在管理層與基層員工的矛盾沖突。但是在引入精細化管理理念以后，辦公室工作就會變得更加規范，并將其傳導到管理層中，使得管理人員能夠執行人性化管理和民主管理制度。這樣，企業內部管理體系就會得到創新拓展，有利于企業的和諧穩定發展。

（二）增強內部業務效率

企業辦公室工作的精細化管理可以顯著提高內部業務效率。這是因為企業辦公室工作是連接高層戰略決策與基層業務內容的橋梁，保證各項戰略決策能夠落實到各項業務活動中，同時也能夠將基層業務的運作效果反饋到高層。在辦公室工作精細化轉變以后，高層領導與基層員工之間的聯系就會更加緊密，使得企業各項業務得到明確的指引，實現企業內部的上通下達。這樣，企業各項業務的運作效率就能夠有效提升，增強企業經營發展的綜合效益。

（三）提高企業核心競爭力

企業辦公室工作引入精細化管理理念以后，可以顯著提高核心競爭力。當前我國很多企業面臨的市場競爭壓力都比較大，導致越來越難在復雜行業環境中取得競爭優勢。在推動企業辦公室工作精細化轉變以后，就可以整合內外部發展資源，凝聚企業發展力量，明確企業的核心優勢。不僅如此，精細化的辦公室工作也能夠提供具有戰略決策價值的信息，使得企業戰略發展具有較強的前瞻性，幫助企業取得長遠發展成果。

二、企業辦公室工作精細化管理的問題

對于企業來說，辦公室工作可以較好推動企業的長遠發展，幫助企業在復雜行業環境中取得競爭優勢。但是結合企業辦公室工作現狀來看，較多企業在執行精細化管理過程中都還存在較多問題，導致辦公室工作很難取得預期效果。這里結合企業辦公室工作的實際情況展開深入分析，闡述辦公室工作精細化管理的具體困境。

（一）工作理念比較落后

現階段很多企業已經開始重視辦公室工作的精細化轉變，開始調整工作制度內容。但是需要注意的是，不少企業并沒有更新辦公室工作理念，導致辦公室工作創新很難開展。之所以出現這種情況，主要是因為部分公司領導認為辦公室工作只是輔助作用，主要面向企業內部進行指令傳達。這種認識忽視了辦公室工作人員的個人價值，同時也沒有立足于戰略層面考量辦公室工作的作用。在辦公室工作重要性得不到認可的時候，辦公室工作的頂層設計也存在較多欠缺，導致辦公室工作在實踐過程中容易遭到較多阻礙，很難取得預期的效果。

（二）崗位職責交叉沖突

辦公室崗位設計比較多，有文字秘書、機要檔案、信息管理員、后勤保障等崗位，各個崗位工作內容存在差異，但同時也有一定關聯性。這也導致不同崗位存在相互推諉責任的情況。辦公室工作人員直接面向上級領導轉述工作內容，在崗位責任交叉沖突的情況下，他們就很難準確傳達信息，導致公司內部問題被掩蓋，給公司的經營發展帶來較多安全隱患。在辦公室工作出現問題的時候，也很難準確定位相關責任人，不利于問題的解決。不僅如此，崗位職責交叉也導致現行管理制度對辦公室崗位無法產生較強約束力，部分員工在參與工作的時候容易麻痹大意，無法保證辦公室工作質量。

（三）考核機制比較粗糙

當前我國大部分企業都引入了績效考核模塊，用以評價員工的工作效果，并設計了相對應的激勵體系。但現階段企業的績效考核主要集中在生產部門、銷售部門等職能部門中，忽視了辦公室工作的績效考核。這也導致辦公室人員的工作成果很難得到正確的評價，一般都采用了部門所有人員平分績效的方式。這種模式很難調動辦公室工作人員的積極性，更容易引發消極怠工問題。之所以出現這種情況，主要是因為辦公室崗位工作內容比較復雜，很難進行定量考核。而定性考核又存在較強的主觀性，無法有效評判辦公室員工的工作效果。在這些問題的綜合影響下，辦公室崗位的考核機制就顯得非常粗糙，很難客觀全面評價辦公室工作效果。

（四）信息技術應用不足

當前我國已經全面進入了信息化時代，信息技術直接改變了企業辦公室工作的整體格局。在靈活使用信息技術以后，辦公室工作效率可以得到顯著提升，同時也能夠有效避免出現人為失誤。但目前很多企業在辦公室工作中雖然引入了信息技術，但整體層次較低，比如OA辦公協同系統等。這也導致企業辦公室工作很難發揮信息技術的價值，應該在后續發展中積極進行創新拓展。

（五）缺乏動態監督管理

辦公室工作內容比較繁瑣，給工作監督帶來較大困難。目前我國很多企業對于辦公室工作的監督管理流于形式，導致辦公室工作很難得到有效控制，總是在出現問題以后才能夠介入處理，容易給企業帶來較大損失。比如辦公室工作人員需要做好文秘、資料存檔、會議記錄等多種工作，公司平時很少監督人員完成這些工作，總是在需要使用到資料的時候才發現問題，給公司正常業務開展帶來了阻礙。再比如說，辦公室較多工作都需要得到領導的審批，但目前關于審批環節的監督不到位，導致部分工作在沒有得到審批的情況下進行，更容易出現問題。

三、企業辦公室工作精細化管理的有效策略

企業辦公室工作精細化管理具有較為顯著的戰略價值，但是目前較多企業在推動辦公室工作精細化轉變的過程中，都遭遇了較多困境。這也要求企業可以結合自身實際情況，積極探索辦公室工作存在的欠缺，從多個角度做好精細化管理的創新拓展。

（一）積極更新辦公室工作理念

企業辦公室工作在精細化管理過程中，需要積極更新辦公室工作理念，轉變辦公室工作的整體面貌。一方面，企業高層領導應該充分認識到辦公室工作的戰略價值，將其上升到戰略管理的層面上。在新形勢背景下，辦公室工作不僅僅可以起到輔助作用，還能夠給企業提供戰略決策支持。在平時，企業可以召開關于辦公室工作的高層會議，轉變高層領導對辦公室工作的認識，完善頂層設計，給辦公室工作創新鋪平道路。另一方面，企業還要做好精細化管理理念的宣傳教育，提高每一個辦公室工作人員對精細化管理理念的認知水平。在這個過程中，企業可以科學規劃辦公室工作的目標，結合不同崗位細化辦公室工作任務，提高各環節管理的規范性。這樣，精細化管理就可以深入到高層領導與辦公室人員等群體中，改變辦公室工作的整體格局。

（二）細化辦公室內部崗位職責

企業辦公室工作在推行精細化管理的時候，也要細化各個崗位的職責，可以顯著提高辦公室人員參與工作的積極性，避免他們在出現問題的時候相互推諉。這也要求企業可以針對不同辦公室工作內容展開深入分析，明確各個崗位的工作內容，并依托于此明確不同崗位的職責邊界。在這個過程中，企業應該關注不同崗位的交叉工作內容，實現崗位職責的細化。在具體操作層面，企業可以結合辦公室工作崗位要求和內容，制定完善的崗位責任書，使得員工參與工作的過程中可以直觀明確自身的權限與職責，使得每一項工作都有據可依。與此同時，企業也要做好辦公室工作人員的調研工作，讓他們談一談自己在參與工作過程中，對于崗位職責的感受，以及其他崗位有沒有推卸責任等。通過這種方式，企業就可以站在辦公室工作人員角度思考內部崗位職責分配的合理性，保證后續制定的崗位責任邊界能夠得到有效明確。在辦公室工作出現問題以后，企業也要嚴格按照崗位職責追究相關人員責任，保證責任劃分的精準性。

（三）構建科學合理的考核體系

目前企業辦公室工作的績效考核體系之所以難以發揮作用，主要是因為考核指標比較模糊。因此在后續時間里，企業可以通過宏觀與微觀相結合的方式，制定科學合理的考核指標體系。在宏觀層面上，可以考察員工的工作態度、工作責任感等定性指標，主要從員工自身、員工同事、其他部門人員、領導等主體搜集。這類指標相對來說比較主觀，可以在績效考核中起到輔助作用。在微觀層面上，主要為辦公室工作崗位的定量指標，考察員工工作完成效果。由于辦公室工作內容的復雜性，導致定量指標設計比較困難。因此企業可以科學拆解辦公室工作崗位的具體環節，提高績效考核指標的細化程度。這樣，績效考核指標就能夠充分反映辦公室工作成果，實現績效激勵的精細化轉變。但辦公室崗位的績效考核工作比較繁冗，很有可能出現績效考核指標不合理的情況。因此企業應該做好辦公室崗位績效考核的反饋溝通工作，了解每一次績效考核工作的效果，同時還要積極接受辦公室工作人員提出的績效申訴，明確現階段績效考核體系存在的具體問題。這樣，企業就可以使用PDCA循環工具，在長期發展中切實提高績效考核體系的科學性，使其發揮更好的作用。

（四）推動辦公室智慧工作創新

企業辦公室工作精細化管理過程中，也要靈活使用現代智慧信息技術，打造智慧辦公室。這也要求企業可以切實提高內部信息化建設水平，在完成基礎信息化改造以后，引入大數據、云計算、人工智能、專家系統等模塊，實現辦公室工作的線上化轉型。比如在會議管理方面，企業可以使用釘釘等線上平臺召開視頻會議，接著通過內部智慧信息平臺自動導入會議信息，實現會議的智能化管理。再比如說，企業可以使用智慧秘書代替傳統秘書的部分工作，將傳統秘書從重復性工作中解放出來，實現辦公室工作的細化分工。除此之外，辦公室工作需要協調好不同部門，實現行政信息在多部門之間的流通。企業可以打通內部信息系統，將不同部門緊密聯系在一起，避免出現信息孤島的問題，提高內部信息的共享水平。比如目前一些施工企業開始使用“如流”智能辦公平臺，可以自動處理等多項行政工作，實現辦公室工作的提質創新。

（五）建立動態監督管控模塊

由于辦公室工作內容比較繁瑣與復雜，針對所有工作展開監督管理工作是不現實的。因此后續可以進行辦公室工作內容的分類，明確關鍵事項，并基于這些內容建立動態監督管理模塊。在動態監督過程中，相關人員需要聚焦到關鍵事項的全流程環節中，明確任務分工與責任劃分，并進行工作成果的評價，督促工作任務能夠順利完成。在動態監督管控模塊中，還要增設應急協作，應對企業經營發展過程中出現的各類突發狀況。這也要求企業可以針對所有可能發生的突發情況展開深入分析，充分發揮辦公室工作的協作能力，協調好各方力量，快速進行應急處理。通過這些方式，可以較好提高辦公室工作的規范性，避免發生重要失誤，同時也可以在突發情況出現的時候進行應急管理，保證企業的穩定運作。

結語：

綜合來看，精細化管理理念能夠顯著提高辦公室工作的最終成效，增強企業的核心競爭力。因此對于企業來說，也應該明確新時代背景下辦公室工作的戰略價值，并積極更新工作理念。這也要求企業做好辦公室工作與其他業務內容的對接，明確各個崗位的職責內容，保證每一個辦公室工作人員都可以規范開展工作。與此同時，企業還要積極引入智慧信息技術，通過智能化模塊替代傳統辦公室工作內容，打造新時代智慧辦公室體系。這樣，辦公室工作精細化水平就能夠顯著提升，促進企業長遠可持續發展。

（作者單位：湖南華升股份有限公司）