自從去年年底,OpenAI 研發的聊天機器人程序ChatGPT 發布,市面上就涌現一批AI 辦公軟件,為打工一族提供文案創作、會議記錄整合、數據報表生成等工作上的輔助。隨著協同辦公領域的較量浮現,廣東省社會組織數字化服務平臺(云商會)也為社會組織的秘書處打造出一款免費數字管理系統“秘鋒SCRM”。
目前,人機交互辦公時代的序幕已經拉開,而廣東省社會組織數字化服務平臺(云商會)旗下也打造出一款智能商務助手,目前“秘鋒AI 助理”已接入秘鋒管理系統,旨在通過AI 的智能、高效,為社會組織的秘書處提供辦公的強力輔助,提升辦公效率和質量。
作為一款集聊天、問答、寫作、創意、學習等功能為一體的智能助手,秘鋒AI 助理可通過聊天、問題查詢、指令的方式,深入了解秘書處的需求,進行內容輸出與創作。在面對秘書處寫文章、周報、合同、演講稿、節日祝福、活動方案等需求時,它能夠提供豐富的創作內容,將成為秘書長們的靈感源泉。同時,秘鋒AI 助理還具備潤色、糾錯的功能,從需求、輸出再到優化,這一智能助手已實現內容創作全流程的打通。
據介紹,基于4000 多家社會組織、超175 萬家會員企業合作量,結合社會組織運作及整體生態的熟悉程度,廣東省社會組織數字化服務平臺(云商會)研發出來的秘鋒AI 助理具有學習、思考和分析能力,可在秘書處處理各種組織內部問題時,提供有價值的建議和解決方案。因此,在文字的生成能力基礎上,秘鋒AI 助理除了能夠滿足文案出品的創新性和質量保證,在秘書處工作效率的提升上,它還具備巨大的潛力。
基于社會組織秘書處現有的辦公場景,秘鋒AI 助理的功能覆蓋了職場辦公、商務社交、經營管理、活動統籌等多個方面。而秘鋒AI 助理在工作效率上提供的助力,常見的就包括了協助秘書處安排和管理社會組織內部日常工作,譬如會議、活動、通知發布等等,將根據輕重緩急梳理出當日的工作事項表,使得秘書處以高度集中的精力投身專項事務的處理。目前,秘鋒AI 助理已面向廣大社會組織的秘書處進行開放使用,并根據使用過程中的反饋意見進行不斷調試優化,使這一智能助手向更多社會組織提供優質的服務。


秘鋒AI 助理協助撰寫發言稿

秘鋒AI 助理協助撰寫活動方案
秘鋒AI 助理投入使用后,在各大社會組織秘書處的體驗下已經收到了多份正面評價。過往,不少秘書長都會為活動統籌一項感到頭大,完成一份契合時事熱點、活動內容的演講稿不僅耗時長,而且需要反復修改。現如今在秘鋒AI 助理的輔佐下,首批體驗的秘書處職員都表示在短短十分鐘的時間里,收獲一份令上級領導滿意的講稿,智能助手這個新的工作伙伴帶來的效果比預期好很多。
尤其是在活動策劃案的出具上,秘鋒AI 助理能夠把秘書處兩天的工作量,壓縮至一個上午的時間完成。它輸出一份邏輯清晰的活動方案,期間只需要秘書處以通俗的語言,表明活動舉辦的目的,講清楚活動的屬性、內容,加以細節的調整和引導即可。智能助手的高質量出品,促使秘書處進入了高效運轉、辦公的模式。
相較于傳統的社會組織,目前正在嘗試數字化轉型的社會組織更強調“會員個性化服務”這一點。現通過秘鋒AI 助理的智能商務助手,秘書長可根據不同會員對于行業數據、業內活動的需求信息,在AI 的協助下完成指定行業或年份的信息搜集與分析。此外,在社會組織納新需求上,秘書處也可以通過利用秘鋒AI 助理并進行引導,獲取組織對會員企業的利益點與價值,加以宣傳推廣后,便可達到吸納潛在會員加入的效果。
秘鋒AI 助理作為秘鋒數字管理系統中的新功能,僅僅是平臺為秘書處工作提效做出的微薄助力。實際上,在秘鋒SCRM 中,還有專門針對社會組織內部的資料管理、會員管理、信息宣發、活動統籌、數據分析等功能板塊,覆蓋秘書處管理、執行、復盤、總結的常規工作流程。社會組織用秘鋒,好管理更輕松,秘鋒以SaaS 軟件服務,力圖打造一個現代化、強執行、高效率的秘書處,促進社會組織的服務水平提升與可持續發展。