財務機器人上崗實現流程處理自動化

文/王幽曼 中車唐山機車車輛有限公司

發展是人類社會永恒的主題，人工智能作為科學技術躍上新階段的產物，正在翻天覆地改變著人類的生產生活方式。流程自動化技術是人工智能的最初狀態，它的應用提高了財務人員的工作效率，也提升了財務數據的準確度，大大減少了業務流程中出現錯誤的概率。

裝備制造企業財務流程

公司引入財務機器人的重要性。為了解決企業財會工作內容龐大的問題，我們研究了智能化的會計工作系統開發形態和流程，最終選擇了財務機器人，它可以幫助企業實現財務會計的轉型，目前公司財務管理中許多流程都滿足財務機器人的使用條件。

一是工作量大且單一。公司采購核算的標準流程：物料正式入庫；采購合同、采購入庫單和采購發票進行匹配；審核業務的真實性，主要是業務的發票信息審核，該項審核是對采購掛賬流程合規性的保駕護航，每個審核步驟的檢查要點固定，工作性質較為單一，并且財務人員人工稽核容易出錯，核算質量不高，造成財務數據失真。二是資料準備時間過長。承兌資料準備時間過長，影響公司的付款時效。當公司處于集中付款的時段，存在大量提報承兌付款的情況，導致采購會計為保證付款時效需要加班加點。三是財務會計向管理會計的轉型。企業更需要管理會計幫助管理者獲取更精準、更實時的業務支持數據，來應對眾多的不確定性，但實際情況是，公司財務人員的大部分時間忙著基礎核算會計工作，沒有時間涉及企業的經營管理，對財務價值的創造力較小。

RPA（流程自動化）機器人實踐應用思路

RPA財務機器人的出現是流程自動化技術在財務領域應用的基礎，借助于認知技術，可以實現財務處理流程的自動化。我們將標準化、重復性、數據量大的工作交給RPA財務機器人，讓它取代財務人員的操作，這樣就提高了財務人員的工作效率和人員配備的合理性。在機器人的具體應用過程中，公司解構原有流程，重新全面梳理應付賬款業務流程，按照業務需求量身打造自動化執行工作流，并根據合規性和靈活性組合采購核算的標準化數據，選擇工作量大的財務環節來建設財務機器人。

采購核算自動化。采購核算RPA主要完成一些機械重復性工作，例如，人工在財務系統的制單、匹配以及傳遞等，財務人員可將工作重點轉移到查驗審核上，提升工作效率。依據系統預設的規則，將圖像信息作為判定要點，實現圖片的轉換與原始加工，并完成Excel信息登記。一是發票數據要素，包括發票金額、增值稅稅額、發票號及開票日期。二是合規性數據要素，包括物料名稱、物料數量、合同編號及采購訂單編號，分別匹配稅局信息、SAP采購訂單信息、合同信息及紙質發票信息。自動進行“三單”匹配后，機器人制證，生成采購應付賬款的會計憑證，并且登錄增值稅認證平臺進行發票認證。

承兌資料準備自動化。承兌資料準備RPA主要應用于辦理承兌的資料準備階段，準備合規性審核的背景資料。通過大批量執行優勢提升業務的執行速度，縮短業務響應時間，保持高效作業。

銀行對賬自動化。銀行對賬RPA主要應用于多個銀行系統間的操作，核對銀行存款科目、企業賬目與銀行賬目是否一致，并作為銀行存款科目的附列資料數據保存，通過自動下載數據，再根據固定規則進行核對，可以減輕財務人員的工作量。

裝備制造企業引進RPA機器人的優勢及局限性

日益增長的人工智能需求加快了RPA技術的發展，企業希望根據人工智能、大數據等技術手段壓縮成本，同時為企業帶來效益。財務管理一直都是企業數字化轉型的重點應用領域和天然場景，而面對人工智能等現代信息技術的介入，公司一方面要積極嘗試新興技術，促進財務數字化轉型，幫助企業提升經營能力；另一方面需斟酌可能存在的問題和風險，做好防范風險的預案。

引進RPA機器人的優勢表現為：

有效提升財務工作效率。以承兌資料準備為例，假設辦理一筆承兌準備材料需要約25分鐘，2020年度開立承兌時，準備承兌資料用時約2810小時。將這些流程固定、規則明確的高重復性環節借助RPA技術批量處理，降低了人工成本，提高了企業財務的運營效率和響應速度。

保障財務工作質量。以增值稅發票審核為例，機器人提取相關數據，包括OCR識別文字信息；自動登錄啟動相關系統，包括SAP、稅局平臺、合同系統等，RPA財務機器人的整體操作過程都是根據固定規則執行，使得審核的準確率大幅度提升，同時消除了業務操作的不一致性，保障了財務工作質量。

節約經營成本。首先，RPA是指虛擬勞動力，通過提升業務處理效率，將財務人員從重復的財務工作中解放出來從事更重要的工作，以此降低人員成本；其次，基于RPA不改變現有系統、不依賴復雜開發的特點，通過模擬人的操作步驟完成財務流程，可以訪問多個系統，加快了業財信息的融合，節約各個業務系統的集成成本，從而降低信息化整合成本。

當然，財務機器人為公司帶來了便利和收益，同時也要明確財務機器人的局限性：

RPA的絕對優勢體現在對重復性強、業務規則明確、流程標準化的業務處理上，但在實際應用過程中，由于公司的會計核算業務流程沒有完全實現標準化和系統化，以增值稅發票為例，有些物料名稱填寫不規范，造成審核不通過，需要人工干預處理。

RPA不但對系統平臺的穩定性有要求，同時很大程度上依賴于執行規定及業務流程的固化程度。當系統頁面模塊變化或業務流程發生改變時，RPA可能不能正常運作，此時公司就要投入時間和資源進行優化部署。為了保障財務機器人正常有序運行，公司需要設計詳細的跟蹤優化機制。

人工智能的發展正在改變我們的時代，使傳統會計行業不得不直面這場席卷而來的變革和挑戰。人工智能在會計核算和管理領域發揮著積極作用，它建立了關于會計知識、會計邏輯、數學思維、統計方法和計算機語言的系統性支持，通過抓取“大數據”嵌入重要性參數與數學建模提供輔助決策信息。這一切都對財務人員的技能提出了更高的要求，財務人員要真正接觸人工智能會計成果平臺，了解機器人的工作原理和機制并熟練操作，有需要的情況下可定期組織財務人員培訓，引導財務人員轉型升級。

RPA財務機器人在裝備制造企業的實踐應用足以說明，借助數字化信息手段，讓機器人完成重復性財務工作，可以推進財務數字化轉型，推動財務人員向復合型人才靠攏。與此同時，RPA機器人借助自動化處理，進一步規范了管理流程，提高了工作效率，提升了會計核算質量和財務管理能力，促使財務管理在公司治理中發揮更大作用。商