事業單位檔案管理方法探析

熊亦婷

［摘 要］隨著社會經濟的發展，市場經濟體制也在不斷地發展和完善，這對信息的處理提出了更高的要求。事業單位檔案管理也在不斷地改進，并在國家有關政策的扶持下，獲得了更加規范化、科學化的發展。但是，就當前的總體發展狀況而言，仍存在著許多問題，需要相關人員加以重視和解決。為此，本文就其存在的問題及對策進行了論述，以期為提高其檔案管理水平提供一定的參考。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理；存在問題；應對措施

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

隨著事業單位的發展，其檔案管理工作也逐步暴露出了一系列的問題，這些問題已經不能滿足現代化的要求，也不能充分發揮其作用，從而降低了檔案管理工作的質量。通過對事業單位學生檔案工作現狀的分析，發現事業單位學生檔案工作存在著以下幾個方面的問題：學生對事業單位檔案管理工作的重視程度較低，沒有充分認識到事業單位檔案管理工作的重要性；檔案工作人員的整體素質不高，不能很好地完成工作。此外，也存在著對檔案的利用率不高等問題，這些問題會對檔案管理的工作效率產生直接影響，不利于事業單位的發展。

1 事業單位檔案管理工作的重要性

目前，事業單位檔案工作的最根本問題是如何進行優化，因此事業單位工作人員必須高度重視對文件材料的整理、歸檔，才能提高檔案管理工作的效率［1］。同時，要對事業單位的檔案管理體制進行積極的改革，增加工作人員的工作經歷，制定科學的評估指標，為實現檔案管理的現代化和信息化奠定堅實的基礎。現代科學技術的發展，極大推動了事業單位檔案工作的發展，現代科學技術既能完善事業單位檔案的組織結構，又能促使相關部門加強對檔案的管理，從而進一步提高檔案管理水平。

2 事業單位檔案工作的現狀

2.1 對檔案工作的重視程度不夠

事業單位的一些管理人員對檔案管理工作的開展不夠重視，檔案管理的內部系統和實施的方式也不夠了解，而是將主要精力放在了培養和引進人才上。在長期的工作中，檔案管理員已經習慣于手工處理檔案，思想上存在一定的局限性，認為沒有必要對檔案進行革新，缺乏學習新知識、了解新事物的熱情，思想意識比較落后，不能跟上時代的發展。

2.2 檔案管理方式落后

許多事業單位的檔案管理模式比較落后，難以發揮檔案管理工作應有的作用，也沒有對其給予充分的重視。此外，在信息資料的收集、整理和歸檔等方面，也存在著業務水平不高的問題。很多基層事業單位并沒有將檔案管理作為重點工作來開展，所以沒有設立獨立的部門來管理檔案資料，檔案人員自然也就沒有針對性的工作，所從事的辦公室工作也從檔案管理轉向了辦公勤務類，漸漸成了辦公室的勤雜工，這種情況也直接造成了單位檔案管理工作的表面化，沒有了管理的科學性和規范性，使得檔案管理變得混亂。同時，也存在著歸檔錯誤等問題，給事業單位檔案工作帶來了很大的困難。

2.3 缺乏對檔案工作的革新

隨著市場經濟的迅速發展，許多事業單位為了獲得更大的經濟效益，紛紛加快了內部改革。然而，檔案工作往往被人們所忽視，因為它并不能給事業單位帶來直接的經濟效益。在事業單位中，檔案管理常常被放在改革的后面，這就造成檔案管理工作無法跟上改革的腳步，導致檔案管理工作缺乏創新性。當前，有些事業單位雖然已經制定了比較完善的日常工作管理制度，但是與檔案管理相關的制度并不十分規范，沒有一套統一、嚴格、規范的檔案管理制度。有些業務科室工作人員對檔案的保存意識不強，工作中形成的文件資料被隨意丟棄，這就導致工作中形成的具有保存利用價值的文件資料的丟失、損壞，不能對其進行及時、有效的利用。

2.4 管理人員素質較低

事業單位的檔案管理工作對工作人員的要求很高，工作人員既要具備較強的專業素質，又要有足夠的耐心和細心，才能將復雜的工作順利地完成。然而，目前從事檔案工作的人員，其整體素質較低，對工作流程的把握較差，在日常工作中，往往會出現一些錯誤，這不但會降低檔案工作的質量和效率，也會加大其風險。除此之外，在檔案管理過程中，部分事業單位缺少對工作人員的有效管理，導致他們在工作中積極性和主動性不高。在缺少有效的考核的情況下，工作人員更是缺少工作的激情，這會嚴重影響到檔案管理工作的開展，還會對事業單位造成一定的影響。

2.5 檔案信息化程度不高

信息化就是把檔案材料和現代網絡有機地結合起來，使它們的信息價值實現最大化。目前，事業單位對檔案管理工作尚未引起足夠重視，沒有積極地引進先進的信息技術與設備，導致其檔案管理信息化建設滯后［2］。大部分事業單位的檔案室都是以前使用的小型辦公場所，存放文件的盒子都是簡易的鐵皮盒子，沒有防潮設備，文件很容易損壞。此外，部分事業單位缺乏對可燃性物品的消防意識，檔案館沒有相應的消防設備和滅火器，一旦出現火情，檔案就會化為烏有。傳統的檔案管理理念只是將文件歸檔、調閱歸檔，這樣做會使文件的利用率大大降低。在具體的檔案管理工作中，收集、整理、保存有關材料，鑒別有關材料的真偽，其主要目標是更好地利用檔案。在事業單位檔案的管理過程中，由于缺乏相應的電子設備，也沒有建立相應的網絡檔案庫，如果紙質版檔案丟失，就會影響到相關工作的進行。由于檔案管理的信息化程度較低，導致人力資源的尋找非常耗時，極大地降低了工作效率。

2.6 檔案資源的使用率不高

檔案承載著重要的數據和信息，只有正確地利用它們，才能最大限度地發揮其功能。然而，在事業單位的檔案管理中，檔案資源的利用率很低，這主要是因為傳統的檔案管理方式只是提供一對一的服務，無法同時滿足用戶的多種需要，并且受時間和地點等因素的制約，檔案的查詢十分不便，這就導致檔案的利用率下降。目前，在檔案管理過程中，部分事業單位積極采用了一些先進的技術，并配備了相應的設備，這在某種程度上促進了檔案信息的流通和共享。然而，有些事業單位在這一領域的投資相對較小，很難購置到相對高端的設備，而且缺少專門的技術人員，這就導致檔案管理工作的進展并不順暢，檔案信息的流動也不順暢，給用戶的使用造成了障礙。

3 新形勢事業單位檔案管理工作應對措施

3.1 增強事業單位檔案員的責任心，按時收集信息

要使檔案收集工作更好地發揮其功能，必須從規范化的角度著手。各事業單位要配備專門的文件管理員，對各部門的工作進行及時的匯總，并根據相關的文件管理進行記錄，定期對其進行審核，盡量將各項有用的數據保存下來。在此基礎上，建立一套規范化的檔案管理體系，為檔案收集工作提供新的思路和方法。

3.2 樹立檔案工作觀念，提高檔案工作的質量

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，不能滿足信息化發展的需要，所以需要創新檔案管理方式，用一種帶有信息化功能的新模式，來替代傳統的檔案管理方式。信息化管理具有快捷、方便等特點，其主要是通過計算機來實現的，而且它將成為事業單位檔案管理的一種信息化發展方向。使用計算機對檔案進行管理，還需要在某些軟件的幫助下才能實現，這樣不但可以提高管理人員的工作效率，還可以確保檔案數據準確地輸入電腦，并入庫保存，整個過程快速有序，還能確保信息的完整性。檔案管理人員利用電腦軟件，創建一個有關檔案查詢的網頁，再把資料傳輸到該網頁上，讓人們進行檢索。這對檔案管理人員來講，是他們工作結果的一種展示；而對查閱人員來講，則使他們的查詢工作更加便利，節約了他們的時間和精力。同時，在使用計算機時，檔案管理人員要注重網絡安全，防范病毒入侵，以免檔案信息丟失，造成檔案信息的泄露，給事業單位造成不必要的損失。

3.3 建立完善的檔案管理體系

事業單位應建立完善的檔案管理體系，工作人員可以參考國內外的先進管理經驗，在對已經存檔的檔案進行管理時，應該嚴格遵守有關的規章制度，確保信息的完整性［3］。當某一類檔案需要長期保存時，應將其與同樣內容的紙質文件一起歸檔；對于有保密要求的檔案，則應采用安全的保密措施，并對涉及隱秘的檔案進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上開放。在進行體系建設的時候，可以從信息收集、檔案保管等多個環節對流程進行完善，讓各項管理工作都可以參照相應的管理制度來展開，各工作人員必須嚴格遵守，防止因為工作人員的疏漏而導致不規范的現象。

3.4 提高事業單位檔案人員的自身素質

事業單位檔案工作人員是事業單位人才隊伍中最重要的一支，他們素質的高低，直接影響著事業單位檔案工作的質量，也影響著事業單位檔案工作的整體成效。對事業單位來說，它與一般的行政工作相比，有自己的特點。檔案管理是一項相當繁雜的工作，而且需要管理人員具備很高的素質。為保證事業單位檔案工作的質量，就必須提高事業單位檔案管理工作隊伍的素質。首先，各事業單位應當根據檔案工作的特點和崗位的需要，組織各事業單位的檔案工作人員進行業務培訓和專業知識培訓，提高他們的專業素養，充實他們的隊伍，為各事業單位的檔案工作提供所需要的人才。其次，各事業單位可以組織檔案管理人員到其他事業單位參觀學習，借鑒他們的好做法，彌補自己工作中存在的不足。最后，檔案管理人員要有較強的學習意識，主動學習有效的管理方法，豐富自己的專業知識，熟練使用最新的檔案管理應用軟件，充分挖掘檔案管理工作的利用價值。

3.5 積極推進檔案信息化建設

信息技術的發展越來越快，計算機技術和網絡技術已經滲透到了人們的工作和生活當中，為人們提供了很大的便利。在事業單位的檔案管理工作過程中，也要跟上時代的步伐，積極地利用與之相適應的信息技術，逐步地實現信息化和現代化的檔案管理，以滿足社會對檔案的需要。在事業單位的檔案管理工作中，管理者應當對信息現代化的發展趨勢有一個清晰的認知，并積極地進行建設，配備完善的基礎設施和相關的軟件，讓檔案管理工作可以更加有效的進行，這樣既可以提高檔案管理的工作效率，又可以減輕工作人員的負擔，簡化管理工作，便于查閱者的參考，從而提高檔案的利用率。

3.6 創新服務方式，提高服務效能

伴隨著社會的發展和進步，事業單位的檔案管理工作也越來越受到人們的關注。但是，在過去的檔案管理工作中，仍有許多有待改進的地方。新時期，事業單位檔案管理工作被賦予了一個全新的概念，它不僅具有了信息化的特征，同時也是事業單位發展過程中不可或缺的一部分，事業單位必須跟上時代步伐，同時也要凸顯出檔案管理的創新與優化，以便更好地為事業單位服務［4］。另外，事業單位的檔案管理工作應在原有的基礎上，擴大其服務范圍，使其服務質量得到最大限度的提高，這樣才能使檔案管理工作逐漸向現代化邁進，從而給事業單位帶來更大的效益，提高其服務水平和能力。

3.7 使檔案資源發揮最大的效用

檔案是一種非生產性的信息資源，其使用價值是巨大的。檔案作為一項無形資產，對其進行有效的管理，可以為其帶來較大的經濟效益。當前，我國事業單位的檔案利用情況較差，可采取一些對策。首先，事業單位管理者應結合自身的發展需要，適當地引進新的檔案管理軟件與設備，改進傳統的人工管理方式。其次，要積極主動地進行有針對性的文獻編輯和研究，將文獻歸類，提高文獻管理的效率，并使文獻查詢人員能夠盡快地尋找到自己想要的文獻。第三，事業單位主管部門可指定專人進行檔案的開發和利用，使檔案的經濟價值得以最大限度的發揮。最后，要打造一支優秀的檔案工作隊伍，通過邀請專業人士做專題報告，使工作人員在培訓過程中吸收知識，提高自身的管理水平。此外，還可以為有前途的檔案管理人員提供帶薪進修的機會，讓他們到檔案管理工作優秀的單位，學習檔案管理方面的專業知識，提高檔案管理的能力。

4 結語

在檔案管理現代化發展過程中，對事業單位檔案管理工作進行優化與創新，是每個檔案管理人員努力的方向，也是檔案管理發展的方向。為此，事業單位要高度重視檔案管理工作，提高信息管理的時效性，采用有效的信息技術，運用現代化的設備，進行電子檔案管理，實現檔案的紙質和數據格式的共存。

參考文獻

［1］張晶，張敏. 事業單位檔案管理的現狀及對策分析［J］. 中國外資，2022（23）：266.

［2］崔景婷. 事業單位檔案管理對策研究［J］. 理論觀察，2021（3）：66-67.

［3］張麗娜. 事業單位檔案管理存在的問題與解決對策［J］. 城建檔案，2021（5）：96-97.

［4］郭楠. 信息技術在事業單位檔案管理中應用存在的問題及對策［J］. 蘭臺內外，2021（6）：40-41.