技工院校檔案信息化建設的現狀及對策

施小婕

摘 要：隨著現代信息技術的革新以及技工院校各項事業的發展，技工院校檔案管理要順應時代發展需要，適應信息化趨勢，加快推進檔案數字化，努力提高技工院校檔案管理信息化水平。

關鍵詞：技工院校 檔案建設 信息化水平

技工院校是國民教育體系的重要組成部分，技工院校檔案匯集了學校發展過程中形成的各類歷史資料和各項工作成果，是學校歷史變遷的見證，也是學校加強基礎建設、促進內涵發展的重要信息來源，必須強化互聯網思維，運用現代信息化管理技術，推進檔案信息化建設，提高管理利用效能。

一、技工院校檔案管理與信息化建設

技工院校的辦學模式具有應用性、職業性和實踐性特點，與其他類型學校相比，技工院校更注重產教結合、工學結合，探索開放式、多元化辦學思路，開展跨境合作、跨界融合、跨專業互動辦學，以及校企合作培訓、現代學徒制教學實踐。在“中國制造2025”背景下，技工院校檔案管理工作承擔著新的使命。技工院校檔案管理內涵越來越豐富，總量越來越龐大，空間布局越來越分散，檔案構成越來越復雜，對檔案信息內容開發利用的便捷度和精準度要求也越來越高。因此，必須加大檔案信息化管理投入，加快推進檔案數據庫建立健全工作，借助于各種現代信息化技術，統籌兼顧，持續推進，全面升級檔案管理軟硬件設施設備，提高檔案管理數字化水平。

檔案管理是檔案利用的前提和基礎，檔案利用是檔案工作的出發點和歸宿。實現技工院校檔案信息化，可利用大數據技術、云計算技術和智能化技術不斷提高檔案數據信息推送服務能力，適應學校對智慧性服務的現實需求，提高檔案的檢索速度和準確度，開展數據挖掘和分析，有效提升檔案利用、信息服務水平，為學校決策、教學科研、總結規劃等各項活動提供大數據支撐，更好地滿足學校日益增長的服務需求，為技工院校發展技工教育事業、培養技能人才、實現技能提升與崗位就業無縫對接提供信息服務。同時，推進技工院校檔案信息化的進程，也是全面優化技工院校檔案管理流程、完善檔案管理制度體系、優化檔案協同機制的過程。在信息化升級改造時，需要將檔案管理人員日常的工作業務流程和業務數據科學、規范地固化到管理系統，依據科學管理體系進行歸納和重組，將極大地提升檔案管理規范化程度，降低檔案管理人員工作崗位交接的管理工作量和數據風險，提高管理效率。

二、技工學校檔案工作的現狀分析

筆者對部分技工院校檔案工作進行了調研，從調研情況來看，技工院校檔案數字化進展不平衡，存在設施設備不完善、經費和力量投入不足、檔案管理人員信息化水平亟待提升等共性問題。

（一）對學校檔案信息化建設重視不夠，投入不足

加強檔案信息化建設，思想認識是先導。新形勢下技工院校機遇與挑戰并存，各項事業發展任務繁重艱巨。各技工院校管理層在管理建設、教育教學相關設施設備上投入較多，更多關注學科建設和教學科研設施建設，但就目前技工院校檔案信息化現狀而言，大部分技工院校領導對檔案信息化重視不夠，檔案協同機制不完善，教職工檔案管理規范化、專業化、系統化意識有待提高，有的領導甚至簡單地認為檔案信息化無非就是把檔案目錄輸入計算機，對檔案信息化工作支持不夠，檔案信息化建設經費投入不足，檔案管理專兼職力量配備不充分。

（二）檔案信息化建設技術支撐不力，基礎不牢

計算機技術在各行各業得到普遍應用，但地區差異和校際差異較大。大部分技工院校為檔案管理部門配置了計算機和具備復印、打印等多功能的一體機，以及掃描、數碼攝錄等檔案信息處理硬件設備，但僅局限于文字處理以及目錄錄入、檢索階段，尚未突破傳統的管理模式，一些學校甚至沒有開發建設檔案管理信息系統，檔案收集整理和開發利用服務無法滿足學校發展的需要。

（三）檔案管理人員隊伍結構不合理，普遍缺乏專業信息化檔案人才

檔案館館藏數量的急劇增加與檔案管理人員不足的矛盾十分突出，技工院校現有檔案管理人員無法滿足學校發展的需求，尤其缺乏既熟悉檔案實務、法律法規和規范化要求，又精通信息技術的復合型檔案管理人才。由于檔案管理部門不是學校教育教學的“主導”部門，有被邊緣化的趨勢，在專業人才招聘、管理力量配備等方面得不到應有的重視，檔案隊伍建設相對滯后，檔案業務培訓嚴重欠缺。技工院校檔案管理人員普遍年齡偏大，且專業不對口，檔案業務不精，綜合素質和計算機水平相對偏低，對網絡技術了解運用甚少，難以適應檔案信息化建設的要求，無法肩負檔案信息化建設的重任。

（四）檔案數字化安全管理存在風險隱患，檔案保密工作有待加強

信息化建設的推進突破了傳統管理框架，提高了檔案管理利用效能。但由于信息網絡與生俱來的開放性特點，檔案安全管理同樣存在風險隱患。在傳統管理模式下，管理環境相對封閉，檔案信息與載體不可分離，檔案集中保管，人為監控，檔案失密、泄密的可能性相對較小。推進檔案信息化、網絡化，改變了傳統檔案存儲方式，檔案信息存儲在硬盤、光盤等電子介質上，并通過網絡傳輸，檔案信息的生成、處理以及傳輸均處于開放共享的網絡大環境之下，大大增加了檔案信息安全風險，介質保管維護、黑客入侵、系統漏洞、計算機病毒、木馬植入、操作不慎等都有可能造成檔案信息的丟失、泄密、被篡改和非法利用，并帶來不可估量的損失。

三、提升檔案信息化水平的對策建議

（一）健全檔案信息化保障機制，積極爭取切實有效的政策支持

技工院校檔案管理部門要發揮主體作用，堅持做到“守土盡責”，在檔案行政管理部門指導下，扎實開展檔案信息化宣傳工作，提高相關部門對檔案信息化建設的認識，爭取各方面的支持與配合，成立檔案信息化領導小組，健全學校檔案信息化議事協調機制，在學校議事決策時同步研究檔案信息化工作，在集中學習活動中組織檔案法律法規內容學習和有關業務學習，組織學習檔案信息化理論知識與實務技能，從組織協同、議事決策、輿論引導等方面建立健全檔案信息化組織保障工作機制，為檔案信息化順利推進營造良好輿論氛圍。根據國家檔案管理建設和職業教育發展等方面的政策措施，結合技工院校實際，科學制定學校檔案信息化建設規劃，明確階段性目標任務和中長期發展戰略。按照相關部門的檔案信息化建設工作部署，積極爭取當地政府部門大數據管理、信息化數字化建設相關的傾斜性政策支持，把技工院校檔案信息化工作納入當地大數據戰略和信息化工作規劃，在學校加強基礎建設時統籌考慮檔案信息化升級改造。

（二）提供技工院校檔案信息化建設資金保障，夯實檔案管理基礎

檔案信息化建設涉及面廣，資金需求量大，必須持續推進、循序漸進，要在財政等各相關部門的大力支持下，積極做好檔案信息化建設的資金籌集工作。要認真落實《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規要求，與有關部門加強溝通協調，持續加大經費投入，為強化技工院校檔案信息化建設提供強有力的資金支持。統籌兼顧，提前謀劃，在推進學校基建項目、升級改造基建設施時，按照檔案管理有關硬件設施設備規范要求和行業標準，及早規劃檔案信息化建設。在配置各項內部管理設施和信息化硬件時，同步考慮采購、配備加強檔案信息化建設所需的設施設備，為技工院校加強檔案信息化工作奠定堅實基礎。與此同時，落實國家對于檔案軟件的相關功能要求和行業標準，加強檔案信息化標準化規范化建設，在檔案管理應用軟件建設方面遵循兼容性、一體化原則，有機銜接技工院校教育教學業務系統，整合檔案管理系統與教育教學管理系統，建立完善檔案信息采集交換工作機制，提供方便快捷、安全有保障的檔案管理、利用服務。

（三）強化專業隊伍建設，全面提升檔案管理工作人員素質

檔案管理人員承擔著技工院校檔案管理與信息化建設目標任務，是推進檔案信息化建設的動力之源。技工院校檔案管理人員素質的高低影響檔案信息化建設的進展，關系到檔案事業可持續發展。技工院校必須堅持引培并舉，在學校教職工繼續教育總體規劃中統籌考慮將檔案管理人員納入其中，強化專兼職檔案管理人員素質教育與業務培訓，注重復合化、實務型培訓，使檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論知識，也具備較強的綜合業務能力，更要盡快熟悉信息技術和計算機技能的運用，熟練掌握信息化、網絡化背景下的檔案業務流程，尤其是要注重提升大數據背景下技工院校畢業生檔案利用需求的效能。

技工院校檔案信息化數字化建設工作對檔案管理人員素質提出了更高要求，檔案管理人員必須具備適應學校檔案電子化管理、智慧式服務的技能，具備學習吸收新技術、適應新系統的能力。技工院校要及時調整人才引進計劃，把引進符合現代信息技術應用需求的高素質檔案專業人才納入學校人才補充計劃，加快檔案信息化建設進程。

（四）落實人防物防技防措施，健全技工院校檔案管理安全防護體系

在相關部門的指導與支持配合下，將檔案信息安全防護工作列入信息化建設日程，建立健全檔案信息安全容災備份機制，細化管理措施，對檔案數據進行多介質備份。要加強部門溝通協作，根據國家有關信息系統安全保護等級的相關規定和標準，協同做好檔案管理系統定級備案、安全等級評價和安全監管等工作，進一步健全技工院校檔案管理安全防護體系。按要求配備檔案管理網絡安全保密設備，加強網絡安全管理和權限設置，安裝計算機殺毒軟件和防火墻，健全檔案信息存儲傳輸和服務利用安全機制，封堵網絡失泄密漏洞。要嚴格落實檔案信息網絡安全保密制度，建立健全檔案管理制度體系，建立檢查登記工作機制，與相關人員簽訂安全管理責任書，落實職責，定期進行安全檢查登記，防止越權使用和非法備份等問題發生，采取各種有效的管理措施和技術手段，確保技工院校檔案安全。

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（作者單位：江蘇省南通工貿技師學院）