淺談清華大學檔案館學籍檔案信息化建設之路

薛四新

清華大學檔案館保管著學校在教學、科研、管理和基建等各職能活動中形成的原始記錄，其中學籍檔案記錄了清華學子從入學登記、選課學習、課程考核、學籍變動、獲獎受懲、學術科研、社會實踐，到學位申請、論文答辯、畢業離校的全過程信息，是學校信息資產的重要組成部分。為解決校友對學籍檔案利用頻率高與手工服務效率低的矛盾，更好地保護紙質檔案原件和服務學校全局工作，清華大學檔案館研究和實踐了一條從學籍檔案數字化加工、數據化建庫，到電子學籍可信歸檔與安全管理的信息化建設之路，為校友、學校和社會提供更人性化、更精準、更高效的檔案信息服務。

一、數字化處理，再現校友青春

清華大學檔案信息化工作是從幾十萬張學籍卡的數字化開始的。此項工作任務繁重、耗時費力，需要解決諸如選擇外包加工還是自主掃描，經費籌措和安全保障，標準制定和質量管控等一系列問題。清華大學檔案館從行政管理、業務開展、技術實現和管理治理等方面進行研究，確定了館藏數字化的思路策略、技術路線、管理機制和實現方法，保障數字化工作的有效開展。

1.明確思路策略。依據學校科研工作管理機制，以項目化方式獲得學校科研經費的支持；在大量行業調研、方法研究和經驗分析的基礎上，明確學籍卡數字化加工的工作思路和實施策略，委托專業檔案數字化服務公司協同開展工作。

2.建立管理機制。依據國家檔案行業信息化建設法規制度和標準規范，制定數字化管理制度，明確館藏檔案數字化加工的先后順序，確定工作流程，建立專門的數字化加工場所和運行管理機制，保障數字化工作順利開展。

3.強化安全責任。學籍檔案涉及學生個人信息保護，清華大學檔案館制定了安全保密管理制度，強化過程監督、檢查和控制，加強保密檢查，與數字化加工公司簽訂檔案信息安全保密協議，確保檔案信息安全。

4.確定規范標準。在研究學籍卡信息著錄標準與業務規范、數字圖像處理技術參數與存儲格式、掃描加工設備選型和使用、掃描圖像質量標準和處理方法的基礎上，制定了清華大學學籍卡檔案目錄數據結構和信息著錄、標引規則，確定了數字化的質量要求、工序流程、業務過程和質量控制方法，保障數字化成果及其管理的合規與有效。

5.融合管理利用。為滿足檔案科學管理和多元化利用的雙訴求，清華大學檔案館確定了館藏檔案數字化成果的分類組織、存儲形式和使用原則，設計、開發學籍卡檔案管理系統和校友信息觸摸屏服務系統，提升了檔案管理工作效率和服務能力，面向校友提供學號、姓名、班級、專業、入學照片、入學時間等基本信息的查詢和瀏覽服務，面向學校相關部門提供學籍信息核實、學歷認證等服務。

6.集成一體管理。為服務學校全局工作，滿足校友、社會對學籍檔案的多元化需求，清華大學檔案館對館藏學生成績單、研究生論文、學位審批材料等學籍相關檔案進行數字化。截至2021年底，清華大學檔案館已全部完成入庫的紙質學籍卡和成績單的數字化，并結合檔案信息化系統建設的技術和方法，研究并提出了基于組件化、服務型架構的通用檔案管理系統功能設計與建設方法，建成了學籍檔案綜合管理系統，實現了學籍卡、學生成績單、研究生論文等多類檔案的集成化管理。

二、數據化建庫，服務學校全局

為解決傳統紙質檔案經過掃描轉化成圖片或各類版式格式文件的學籍信息互不相通難以關聯等問題，清華大學檔案館研究了檔案數據化處理的關鍵技術，采用檔案數字資源的合理組織、科學分類、安全存儲的技術路線和實施方法，提出構建“學籍人”檔案數據庫，將學籍檔案信息進行融合關聯。

1.多維度著錄檔案信息。從各類學籍檔案中提取個人基本信息、來校前單位、家庭信息、社會關系、入學登記、學籍變動、專業班級、學業成績、獎懲信息、學歷學位和畢業去向等多個維度，建設以“學籍人”為單位的學籍檔案數據庫，使同一學生的學籍卡、成績單、研究生論文、學位審批材料等各類學籍檔案在檔案系統中實現了以人為單位的精細化管理，突破了紙質學籍檔案查閱利用率低的瓶頸，使分散在各類學籍檔案之中的同一學生的學籍信息得到整合、數據實現關聯，解決了以“年級—專業—班級”分類并以卷冊為單位管理的學籍檔案查閱利用效率低等問題。

2.多庫分離保信息安全。為保障學籍檔案數據庫的安全存儲，清華大學檔案館將檔案數據庫劃分為預歸檔庫、長期保存庫、管理庫、利用庫和備份庫。預歸檔庫中臨時存儲各立檔單位提交的歸檔電子文件，這些電子文件在經過檔案接收審核和質量檢查認可后，歸入長期保存庫；長期保存庫中存儲歸檔電子文件的原件和電子檔案長期保存件，完整保存庫藏所有檔案數字資源；管理庫中存儲電子檔案的衍生件及其管理元數據，用于支撐檔案各項業務工作的網絡化開展；利用庫中存儲開放檔案信息，是管理庫的子集，也可以是根據用戶使用需求而動態生成的個性化檔案利用數據子集，在授權使用完成后可以刪除；備份庫則采用光盤和離線硬盤方式對檔案的長期保存庫、管理庫和檔案系統相關的數據與應用程序等進行備份，目的在于系統故障后的恢復處理。

3.權限控制保利用安全。為保證檔案保管和利用過程的安全，清華大學檔案館在檔案管理系統中實現了對檔案目錄數據、檔案原文的安全訪問控制，按照元數據項、原文及部分內容進行授權，靈活生成利用數據庫；采取數字權限控制方法實現對電子檔案的閱讀時長、閱后自焚、非授權訪問審核、數據加密等在使用和傳輸過程中的安全控制。

“學籍人”檔案數據庫在學校各項工作中起到重要的支撐作用，為校友數據庫建設提供了數十萬條校友基本信息，為教務處、研究生院、注冊中心核實認證校友學籍、開具成績證明等業務提供高效精準的數據支撐，為學校準確統計學生相關信息、院系創新教學課程提供了參考。

三、電子化管理，助力可信認證

檔案電子化、單軌制全程可信管理已經成為檔案現代化管理的一項重要任務。早在2002年，因實體庫房空間有限，清華大學檔案館就開始研究并明確了基于光盤管理電子論文檔案的方法和規范，只接收電子版碩士學位論文和紙質博士學位論文進館，不再接收紙質碩士學位論文，在解決紙質庫房存儲空間不足的同時，開啟了長達20余年的檔案信息化建設方法體系的科學研究和實踐探索。以科研帶動業務發展，將現代技術、管理學理論與檔案業務相融合，研究提出了電子文件可信歸檔和電子檔案安全管理的方法體系，主持制定了電子文件（檔案）管理相關的多項國家標準，以電子學籍管理為試點推動學校電子文件單軌制業務工作的有序開展。

自2017年開始，清華大學檔案館協同教務管理相關部門，研究如何采用數字簽名、電子簽章、時間戳和安全加密等技術保障電子成績單的來源可靠性、程序規范性和要素合規性，建立第三方CA認證可信服務中心，在教務系統中增加電子學籍歸檔處理功能、生成具有數字簽名和電子簽章的可信電子成績單，利用電子學籍歸檔接收平臺和學校電子檔案管理系統實現了電子學籍的電子化可信歸檔。2018年1月，清華大學在全國高校率先推出了具有法律效力的電子成績單，得到了中國高等教育學生信息網的支持與認可，實現了可信電子成績單的互信互認，這種“不見面”“全在線”“實時化”“可信化”的學生成績單業務辦理模式，為學生就業留學、單位選才聘人提供了基于電子憑證的可信服務，是學校服務校友、機構和社會的一項重要舉措，不僅降低了管理成本，提高了服務效率，而且增強了社會的可信度。

清華大學學籍檔案信息化建設之路是我國檔案信息化發展的一個縮影：從館藏檔案的數字化到電子化、從紙質檔案到電子檔案、從雙套歸檔到單套歸檔的實踐歷程，體現了檔案工作從關注自身建設轉向增強服務民生能力建設的實踐歷程。“十四五”期間，清華檔案人將秉持以建設電子檔案庫房、服務民生為核心的專業化、精細化和現代化發展新思維，揚帆起航，持續提升學校檔案信息化綜合管理與服務能力，以高質量、高效率、高可信的安全理念，秉承“行勝于言”的清華校風，做好檔案管理與服務工作，為建立安全可信的數字社會建言獻策，為更好地服務校友砥礪前行。

作者單位：清華大學檔案館