轉型期學校綜合檔案管理優化的探討

摘 要：當前，我國職業教育呈現高速發展趨勢，中等職業教育也進入較好的發展階段。但是，在職業院校的工作實踐中，綜合檔案的管理工作問題也日益凸顯。本文對廣西醫科大學附設玉林衛生學校檔案實際工作情況展開研究，探討在學校歸屬高校管理過程中，除了在教學和行政管理等方面做好調整工作外，還有學校的檔案工作在現階段穿線的問題。原有中專時期，單一的檔案管理模式如何向科學化和系統化的高校檔案管理模式過渡以及如何能夠有效提升綜合檔案管理的工作效率與工作質量。

關鍵詞：轉型期；中專；學校；檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》是由教育部和國家檔案局共同簽訂并以27號命令的方式頒布，其進一步豐富學校檔案內容，擴大學校檔案范圍，確保學校檔案的依法運作，并強調其具有時代特征，凸顯“以人為本”“以民生為本”的法律意義。

學校檔案是指學校在各歷史階段的各項管理、教學及教研活動中，直接構成有考查價值的文字材料、圖紙、表格、計算數據以及聲像等，它記錄著學校的教育教學活動及管理工作，是學校在管理和發展過程中的重要信息來源，是學校管理基本工作的部分，也是維護學校合法權益和經濟利益的一項重要工作，在學校管理工作中發揮著十分關鍵的作用。

一、轉型期學校檔案管理概述

所謂過渡期，就是學校從低層次提升到高層次的過程，如中等職業學校在歸屬高校管理后，學校管理、教學和科研的發展方向也將隨之改變。原來的文件保存方式是教育管理的重要組成部分，必須隨著教育事業的發展不斷變化，以適應學校今后的發展需求，要及時做好綜合檔案信息管理工作。

1.轉型期學校檔案的特點

（1）更加重視應用和創新等教學活動。學校作為教育機構，其所保留的文件都有規律可循，必須對其針對性管理。高校檔案館在改革后，管理和教育等方面功能更為顯著。在轉型期，檔案館教學特征將從過去的“單邊輸出”向現在的“開放研討”轉化，而在這一過程中，檔案館的教學將會更加重視應用和創新等教學活動。

（2）在轉型后，高校的教育與科研工作呈現較強的專門化和科學化等特征。高校檔案工作應以教育和科研為中心，圍繞辦學開展工作。例如，我校是一所醫科大學，其宗旨是為從事醫療和健康方面的專業人員提供服務。從2019年開始，我校的年度科研項目持續增多，其中，包括大學類項目和中等職業類項目。校檔案館按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》的要求，對科技項目資料收集、分類以及保存。

（3）高校檔案工作是高校圖書館的一項重要職能，高校圖書館的檔案工作對高校的管理決策具有重要意義。在傳統的檔案管理模式下，一方面，要充分發揮中等職業技術學校的優勢；另一方面，要拋棄陳舊的管理觀念，探索適合在轉型時期中等職業技術學校的新模式。高校檔案館要完善其檔案搜集體系，充實其搜集種類，明確其保存年限。如何更好地體現學校的歷史文化特色，是學校改革的重要內容。

2.轉型期學校檔案管理工作的特點

（1）改革后的學校檔案工作要與傳統檔案工作程序相適應。在完成改革之后，要及時梳理管理版本，高校檔案管理工作要對教委、行業以及行政部門等關于部屬高校檔案管理的要求和規定有清晰的認識，及時梳理高校的檔案管理工作。

（2）高校檔案館在改革后，更多地關注未來發展需要。以從中專到大專過渡為例，在中專階段，學校所產生的檔案以教學檔案、行政檔案以及學生檔案等為主，而中職階段檔案的分類，從保存內容上來講，就相對較少。在辦學方式上，多采用基層辦學方式，為此，在高校檔案工作中必須注重對高校教學和研究資料的搜集，以反映高校自身特點和發展的歷史脈絡。

（3）在改革之后，要重視系統修改。轉型時期，學校各項工作因其所處的位置而發生變化，因此，學校的體制和管理也要隨之發生變化。高校檔案工作要與高校和高校有關文件的工作要求相一致。

3.轉型期學校檔案在學校行政管理工作中的地位

學校檔案管理是一項具有歷史性的工作，它直接構成一所學校的教育、教學和管理等各項活動。在《關于加強高校檔案工作的若干意見》中，國家檔案局也把它規定為“全校工作的一部分”“它是全校教育工作的一個不可或缺的組成部分”。高校檔案工作是一項行政工作，教師隊伍和大學管理工作是大學基層工作的根本。轉型期的學校檔案館與一般工商院校的檔案館一樣，為教育服務。在這轉型期，檔案工作面臨著嚴峻挑戰和巨大機遇。

二、轉型期高校檔案管理的現狀分析

結合單位的實際工作，對過渡期間的文件管理問題做出剖析：（1）缺乏檔案管理人員。高校對檔案工作的關注不夠且缺乏針對性，存在檔案工作崗位設置不足、責任不清等問題，致使高校檔案工作人員身兼多職。（2）檔案管理意識低，沒有集中管理檔案的意識。比如，我校各部門都設有兼職檔案員，但因缺乏管理檔案意識，且無崗位績效，檔案收集存在一定難度，個別部門在每年移交檔案到學校檔案室時存在拖拉或不交現象。（3）檔案庫房未達要求。學校搬遷至新校區，檔案庫房建在新的辦公樓，需按照國家及自治區檔案庫房要求建設。（4）需進一步加強檔案信息化管理。目前，學校按照自治區及市檔案局規定，使用檔案管理系統軟件，但這遠遠不夠，離數字化還有很大差距。

三、檔案管理工作的改善途徑

1.分管領導重視檔案管理工作

各部門負責人應對學校的檔案工作給予充分重視，只有采取這些手段，才可以給檔案管理創造良好的渠道。所以，必須設置相應的檔案管理機構，分管領導應該健全相關制度，改善工作環境，更好地提升管理人員的工作水平，利用現代化的科技服務與資訊科技，以提高檔案的保管性與操作性。

2.引導并樹立良好的檔案觀

首先，要建立一套針對檔案管理的科學觀念。為學校提供各種材料和信息，是學校檔案工作的最終目標。其次，要加大相關資料的過濾和輸入，以提高資料的使用率，進而提升資料的品質。再次，要增強整體性，檔案管理工作是一項規模龐大且綜合性很強的“工程”，必須與校方及有關部門的負責人溝通和配合，才能保證數據的準確性。最后，要有先進的管理理念。在適當的時候，引進先進的技術方法和技能，提升檔案管理水平和效率。

3.強化檔案管理人才隊伍建設

在檔案工作中，既能凸顯其專業化，又能凸顯其政治屬性。所以，在高校檔案工作中，必須具備一定的政策素養和政治思想素養。檔案管理人員不僅要熟悉黨和國家一系列的方針、政策和法規，還要在各歷史時期起到帶頭作用，把黨和高校在各時期的決定和部署貫徹下去，這就是檔案管理人員的政治素養。

目前，我國檔案工作已進入電子政務，檔案工作人員的工作內容、工作方式以及工作方法等都已發生重大變化。所以，要對技術人員的門檻嚴格管控，通過應用技術為學生提供更好的檔案管理服務作為根本標準，建立與技術相匹配的現代檔案管理體系，這是確保高校檔案工作可持續發展和健康發展的必要前提。要將品德和工作績效作為選拔任用的主要依據，讓那些愿意工作、能工作和會工作的優秀人才被選拔出來。同時，對新入職的員工定期開展業務培訓，保證他們思想穩定，學習能力強，工作積極性高。同時，在工作中表現優異的員工，要及時將他們提升到關鍵崗位上。

4.提高檔案管理的服務質量

檔案工作者的培養和教育工作是決定其質量的重要因素。其特點是：第一，為政策制定者提供客觀、科學的數據支持，以便做出各項重要決策；第二，可以為高校的教師評選和職稱評定等工作提供參考依據；第三，能夠為該校的往屆學生補充相應的學生信息和提交學生要求的有關資料；第四，能夠為學生建立檔案資料，提升后勤服務管理的效率與能力。

5.加快數字設計

“文件集成”系統，一改以往的文件和文件分開管理與人工處理麻煩的做法，將文件和文件的管理有機融合在一起，是現代化學校文件管理的一個發展趨勢。與此同時，在研發檔案管理計算機軟件時，要將其與具體工作緊密聯系起來，不能簡單地照搬照抄，而是要根據自己的檔案工作現狀，因材施教，主動尋求上級領導和計算機信息部門支持，挑選并研發適合學校自身檔案工作發展的軟件。完善的電子化檢索系統是有效利用數字化信息的手段，它可以將計算機系統的高密度存貯與快速、準確運轉的特點發揮出來，對檔案資料的準確、快速和全面查找起到促進作用，并通過利用機讀的形式，提高利用率，有利于原件保存。所以，建立和普及一套完整的計算機檢索系統，是實現學校檔案管理自動化和現代化的重要方面，也是提升學校檔案開發和利用價值的重要課題。

當前，隨著技術不斷發展，計算機已經變成各種管理工作的基礎，在手動管理方式下，文件歸檔系統的缺點就變得更加突出。其文件管理與檔案管理體系是兩種完全不同的流程，因為兩者分離，導致文件管理所積累的資料，不能被檔案管理員使用，而在檔案管理過程中，需要重新收集這些資料，這不僅導致人力浪費，還體現出在檔案管理中存在的不足之處。

四、轉型后學校檔案管理模式

1.統一集中，歸口管理

改革之后，各單位都要根據國家關于學校檔案管理的規定，建設合格的檔案室，并配備專職的工作人員管理檔案，做到檔案有專人負責，并要求各單位把產生的所有檔案資料都集中到學校檔案室統一管理。通過整合，不僅可以提高檔案的使用壽命，而且可以保證檔案的真實性、準確性和安全性。本中心將對檔案進行統一的規范和歸檔管理，為今后查檔和閱檔提供必要的渠道。通過利用與保存將檔案資料集中起來，實現人、財、物以及資源節約，提高檔案管理人員的專業素質。

2.建立健全規章制度

制度建設是學校檔案管理工作的基礎，也是學校檔案管理工作走向制度化和規范化的基礎。這一轉變，使得高校對檔案工作的重要性有了新的認識。在介紹和借鑒其他院校存檔經驗的同時，根據院校的自身特點和強項學科，編寫適合院校未來發展趨勢的存檔查閱項目、保存時間及有關檔案管理辦法。學校應嚴格執行國家制定的相關檔案政策和法律法規，并根據自身特點，按照檔案標準化的管理程序，制定一套完整的、系統的以及具有可操作性的檔案保存與轉遞辦法，確保檔案工作有法可依，有章可循。只有這樣，才能保證學校綜合檔案工作能夠走上科學化和規范化的道路。

3.做好前端管理工作，是檔案管理業務的核心

所謂前端控制，是指將文件的接收和存檔等管理工作融入日常辦公中，而那些具有參考和搜索價值的文件，在收到文件初期就必須要開展存檔管理工作，如記錄收文、編碼、分級以及掃描等，把這部分的后期管理工作分散到平時文件管理上，這樣不僅為今后的存檔管理提供了便利，還能增強各機構存檔收集管理的意識。此外，為了及時完成檔案歸納和總結等工作，學校還需要在各部門配備專職檔案工作人員，并按時向檔案館遞交檔案資料。在實踐技能上，高校檔案館應對其加強技術訓練，提高其專業技能。

4.通過購置現代檔案管理系統軟件，從根源上搞好檔案信息化管理工作

我校購買歸檔保管軟件，在歸檔保管初期，做好檔案資料的錄入管理工作，以及文檔的數字化管理操作，盡可能做到資料管理數字化。

5.認真做好資料收集管理工作，是我校檔案管理走向特色化的重要基石

檔案部門所接收的材料，應當具備某種價值，為今后工作提供參考。檔案是可以反映學校工作特點和校園文化活動的文件。將學校的檔案資料整理工作做好，可以助力學校科研工作和理論研究的長遠可持續發展。

五、總結

轉型既是對高校檔案工作的正面推動，又是對高校檔案工作的考驗，它將推動高校檔案工作進一步發展。學校應借鑒國外院校的先進檔案管理模式，構建符合自身特點的檔案管理模式。在這一轉變中，我們要理順思路、明確定位，探討適宜的經營模式，抓住機會以及用改革的方法來推動高校檔案事業發展。

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作者簡介：嚴淑玲（1982—），女，壯族，廣西靖西人，本科，講師，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發與利用等。