智慧校園中新升本院校迎新服務系統應用研究

韓夢　王智剛

摘? 要：迎新服務系統是智慧校園的重要組成部分，體現了學校迎新服務管理的信息化水平。然而，新升本院校在智慧迎新方面仍存在諸多問題。因此，文章以漢江師范學院迎新服務系統為例，結合智慧校園的理念，通過線上線下同時優化迎新服務流程，采用B/S架構設計系統的應用層、邏輯層和數據層，最后從實際應用的角度出發，介紹系統為新生、迎新工作人員和系統管理員提供的主要功能。漢江師范學院迎新服務系統的設計與應用，有力推進了智慧校園建設進程，可為其他院校改進迎新服務系統提供參考借鑒。

關鍵詞：智慧校園；迎新服務系統；流程優化；B/S架構設計；系統應用功能

中圖分類號：TP311.5；G647? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2023）11-0021-05

Research on the Application of the Welcome Service System of Newly Undergraduate Universities in Smart Campus

HAN Meng， WANG Zhigang

（Department of Information Construction and Management， Hanjiang Normal University， Shiyan? 442000， China）

Abstract： The welcome service system is an important component of a smart campus， reflecting the informatization level of the school's welcome service management. However， there are still many problems in smart enrollment in newly undergraduate universities. Therefore， this paper takes the welcome service system of Hanjiang Normal University as an example， combined with the concept of smart campus， and optimizes the welcome service process both online and offline. The application layer， logic layer， and data layer of the system are designed using a B/S architecture. Finally， from the perspective of practical application， the main functions provided by the system for freshmen， welcome staff and system administrators are introduced. The design and application of the welcome service system at Hanjiang Normal University have effectively promoted the construction of a smart campus and can provide reference for other universities to improve the welcome service system.

Keywords： smart campus; welcome service system; process optimization; B/S architecture design; system application function

0? 引? 言

隨著高校招生規模逐漸擴大，我國高等教育已進入普及化階段。優質高效、安全有序地做好高校的迎新服務工作，給即將進入大學的新生留下美好的第一印象，既是展示學校良好形象的契機，也是對學校迎新服務水平的檢驗。2021年7月，教育部等六部門發布《關于推進教育新型基礎設施建設，構建高質量教育支撐體系的指導意見》，明確指出要“以信息化為主導，聚焦智慧校園新型基礎設施體系，支持全流程、全業務線上辦理，探索利用智能技術開發自動化辦事應用，創新管理服務模式[1]”。可見，創新迎新服務模式，建設迎新服務系統，實現迎新業務線上辦理，是推動智慧校園建設的必然趨勢。

2016年漢江師范學院升格為本科院校，為提高學校信息化服務與管理水平，2021年5月學校正式啟動智慧校園項目。作為學校信息化發展的重要階段，智慧校園強調“以服務為核心，以管理為支撐”的理念[2]。其中建設迎新服務系統是補齊學校迎新業務信息化建設短板，實現迎新服務網絡化、迎新管理信息化的重要一環。此外，在常態化疫情防控下的特殊時期，按照“外防輸入、內防反彈”和“科學有效防控，安全有序開學”要求[3]，減少人員聚集接觸，切實保障師生安全，將迎新服務線上化就成為迫切需求。因此，漢江師范學院加緊建設迎新服務系統，并于2022年秋季學期正式投入使用。該迎新服務系統為解決傳統迎新模式中的突出問題，將迎新服務流程優化為線上迎新服務和現場迎新服務兩部分，并根據B/S架構設計思路實現迎新服務系統開發。迎新服務系統的實用功能大大提升了師生信息化滿意度，促進了智慧校園的后續建設，也能為其他院校建設迎新服務系統提供借鑒。

1? 新升本院校迎新過程中存在的問題

一直以來，高校迎新都是一項繁忙且復雜的工作，通常需要招生就業處、學生工作處、教務處、財務處、后勤管理處、信息化建設與管理處，以及各二級學院等部門協調配合，完成新生信息采集、預定商品、新生接站、身份核驗、財務繳費、綠色通道辦理、宿舍分配，以及新冠疫情防控期間健康狀況登記和新生疫苗接種情況調查等一系列流程。

作為新升本院校，漢江師范學院的辦學規模和招生人數都在逐年增加。為了配合新發展局勢，學校將入校新生分為專升本、本科生和專科生三個批次，并設置了十堰校區和丹江校區兩個迎新點。面對時間緊、業務多、標準高、要求嚴的迎新工作，傳統的迎新模式已經不能滿足新生和迎新工作人員的需求，主要存在以下三個方面的問題。

1.1? 信息渠道分散導致查找接收困難

以往高校迎新信息的發布渠道包括招生信息網、學校官網、學院網站、微信公眾號，以及各種QQ群、微信群、網上論壇等。對于即將進入大學的新生來說，為了全面了解學校的發展歷史、各院系的專業信息、住宿飲食條件和學校周邊設施，及時辦理新生報到手續和綠色通道、貧困申請等相關業務，就需要從各種分散的渠道中篩選、分辨出真實有效的信息，這無疑給新生快速進入大學生角色、適應大學生活造成了困難，阻礙了新生對新學校的自豪感和歸屬感。

同時，不同的信息渠道容易分散學生的注意力，導致新生遺漏、錯過重要消息。錄取通知書附帶的入學須知無法容納學校所有的信息[4]，再加上學費繳納、貧困申請、體溫填報等迎新通知信息是在不同的時間階段發布的。尤其是在疫情期間，學校要根據當地當時，乃至全國各地區的疫情最新消息和防疫政策要求，及時調整入學時間和注意事項。新生為了做好入學準備，需要按照學校發布的通知填報相關信息或申請業務，這些都要求在特定的時間內完成。一旦學生接收信息不及時，不能如期完成，就會影響后續的迎新進度。

1.2? 業務系統孤立導致數據難以共享

智慧校園建設重視對有價值的數據進行規劃、控制、保護和利用[5]。在傳統的迎新模式中，學校各院系部門會將需要采集的迎新數據，制作成各種表格或者文檔發給新生填寫，由各部門迎新負責人收集整理后上傳到業務系統。這些迎新數據歸屬于學校內不同的部門管理[6]，且各部門都是各自定義、各自存儲、各自維護新生數據，業務系統之間彼此孤立，逐漸形成“數據孤島”，造成數據信息共享困難。

一方面，學校各院系部單獨采集新生信息，新生需要在每張表中填寫自己的姓名、性別、民族、籍貫、出生年月和身份證號等大量必要的重復性信息，浪費了時間和精力；另一方面，各部門為了共享迎新數據，就需要安排特定的人員通過手動操作將數據從一個業務系統中導出、轉移、再導入到另一個業務系統中，既無法保證新生數據的準確性，也無法保障新生數據的安全性。同時，這種手動操作的數據共享，數據的時效性較差，不利于學校迎新工作人員實時掌握各院系新生到校人數、全校新生到校比例和各迎新流程的辦理情況，也在很大程度上影響了學校各院系部門間的迎新協同工作。

1.3? 迎新流程繁雜導致耗費人力物力

以現場迎新辦理的流程越多，所需要的人力和物力支持就越多。高校現場迎新的地點一般會選擇在比較空曠的室外廣場或者操場，各院系部需要根據場地安排提前布置迎新攤位，方便新生根據迎新流程到相應的迎新攤位辦理入校手續。

對于學校迎新的負責人而言，為了確保現場迎新能夠順利有序地開展，不僅要協調好迎新場地、工作人員、用電、用網設備等資源，更要做好應對極端天氣、網絡不暢、電力故障等突發狀況的急救措施。

對于現場迎新的工作人員來說，需要人工處理的新生數據又多又復雜，大大降低了迎新效率。不僅容易造成迎新業務辦理時間過長，出現需要長時間排隊等待的現象；而且隨著辦公時間的增加，迎新工作人員的精力會逐漸降低，此時人工辦理難免會出現漏辦、錯辦的現象，無法保證各項新生數據的完整性和準確性。

對于大學新生而言，需要現場辦理身份核驗、信息錄入、費用繳納、宿舍分配、領取物品等眾多環節。一方面，整個報到流程需要多個部門配合才能完成，新生不能實時了解入學流程是否必須辦理，是否辦理成功，就需要往返于不同的辦理地點進行咨詢。另一方面，迎新環節過于死板，某一環節沒辦理成功就不能進入下一個環節。一旦出現排隊現象，就需要花費更長的時間，進而拖慢了整個迎新報到流程。

2? 迎新業務流程分析

針對新升本院校迎新過程中出現的問題，漢江師范學院在智慧校園建設項目中，推出迎新服務系統業務。通過發揮網絡資源優勢，開發線上迎新功能和現場迎新功能，設計更加科學合理的迎新業務流程，優化后的迎新業務流程分為線上迎新服務和現場迎新服務兩部分，如圖1所示。

線上迎新服務利用建設的網上迎新服務系統，將以往需要迎新現場辦理的部分工作前置到新生到校前完成。新生收到大學錄取通知書后，即可按照通知書中的提示登錄迎新服務系統，查看新生報到注意事項，了解新生入學的政策、服務和學校各部門發布的新聞公告。

在線上迎新服務階段，新生可以根據個人需求，使用手機下載“今日校園”APP進入迎新服務模塊，或在PC端中輸入指定的網址登錄迎新服務系統。按照迎新服務要求完成信息采集、預訂軍訓服裝、申請綠色通道、繳納財務費用，以及登記到站信息，最后系統會自動生成電子迎新報到單。在個人的迎新服務中新生可以實時查看迎新二維碼、個人基本信息、已辦理和未辦理的迎新環節。

線上迎新服務使學校迎新負責人能夠提前收集到新生的相關數據，并共享給學校各院系部門。學校迎新人員可以查看新生提交的信息、審核新生的資助申請、統計新生的返校信息和收集新生的疫苗接種情況等，以便提前做好現場迎新的準備工作。

學校迎新現場提供“一站式”迎新服務。根據新生登記的到站信息，學校迎新負責人可以隨時調整到各大車站迎接新生的車輛數量，合理利用有限的車輛資源，確保有足夠的車輛及時將新生從各車站送到迎新現場。因疫情防控，新生家長暫時不能入校，學校安排教師、學生和退休職工等組織志愿者開展“一對一迎新服務”，引導新生辦理入校報到事宜。

新生到校后憑借錄取通知書、身份證和個人迎新二維碼，在各二級學院迎新點辦理迎新報到手續。新生只需要將身份證放在讀卡器上，或者迎新工作人員掃描學生個人的迎新二維碼，迎新服務系統即可自動匹配新生的身份證信息和錄取學籍信息等，精準且迅速地完成資格審查環節。然后新生根據現場迎新流程，選擇辦理現場繳費或綠色通道、宿舍分配和領取服裝，最后入住宿舍，完成入校手續。同時，新生也可以進入手機或電腦的迎新服務模塊，查看個人已辦理和未辦理的迎新環節。

利用迎新服務系統，優化迎新業務流程，采用線上線下相結合的迎新模式。發揮線上迎新功能，讓數據多跑路；簡化現場迎新環節，讓新生少跑腿。全方位為師生營造高效、便捷、一站式的入學報到環境[7]，推動學校迎新服務網絡化、迎新管理信息化發展。

3? 迎新服務系統技術架構設計

漢江師范學院迎新服務系統基于現有的智慧校園開放平臺，主要采用B/S架構[8]設計風格實現，如圖2所示，免除了研發、維護和升級客戶端的成本。用戶通過瀏覽器進入迎新服務系統，根據系統提供的服務項目使用超文本傳輸協議HTTP向Web服務器發出操作請求。Web服務器解析用戶的請求，通過接口訪問數據庫服務器，由數據庫服務器進行相應的操作處理，并將加工過的數據結果返回給Web服務器，最終Web服務器將結果以HTML形式呈現給用戶。

3.1? 應用層

應用層直面使用迎新服務系統的用戶，采用HTML5規范，輔以JS、Javascript、CSS等開發語言，兼容Chrome、FireFox、IE等主流瀏覽器。根據登錄角色的不同，迎新服務系統分為新生界面、迎新服務人員界面和系統管理員界面。用戶點擊導航信息提示，可以查看個人基本信息、實時迎新數據大屏和迎新流程辦理狀態等內容。

3.2? 邏輯層

邏輯層以設置迎新服務系統、管理系統用戶、分配用戶權限、辦理迎新環節、處理迎新數據和維護迎新系統服務器等業務為核心目的。該層采用面向對象的組件技術，使迎新服務系統平臺模塊相對獨立，并基于Web Server開發，能夠為將來二次開發提供API。而且具有良好的穩定性、擴展性和跨平臺運行的特性，方便完成跨業務部門的業務流程和相對應的細顆粒度的分級授權體系。

3.3? 數據層

教育部發文明確要求建立“覆蓋全國、統一標準、上下聯動、資源共享”的教育政務信息資源大數據，打破數據壁壘，實現一數一源和伴隨式數據采集[9]。因此，數據層借助學校搭建的共享數據中心平臺，為開展迎新服務提供數據支撐。系統利用Oracle Data Integrator（ODI）數據集成工具，將高招數據、學工數據、教務數據、財務數據、一卡通數據等基礎信息資源庫全部對接到數據中心，全校各業務部門遵循同一套數據標準管理各自的系統，增強底層數據的互通性，提高數據分析的精確度和效率。

此外，為了增強迎新服務方式的便捷性、靈活性，迎新服務系統采用PC端和移動端混合登錄模式。隨著智能移動終端的普及，以及移動互聯網的不斷升級，智能移動終端已經能夠代替電腦的大部分功能。同時，智能移動終端徹底擺脫了電腦網絡的束縛， 移動網絡的高覆蓋率打破了時間和空間的限制，滿足隨時隨地了解學校迎新工作進展的需求[10]。因此，使用智能移動終端完成迎新業務辦理成為必然趨勢。新生和學校迎新工作人員可以根據個人喜好，在PC端或移動端登錄迎新服務系統，查看新生個人信息、辦理新生報到流程等。

4? 迎新服務系統應用功能

基于系統技術架構，學校開發了迎新服務系統。根據不同的系統登錄角色，應用的主要功能也有所區別，可以分為新生功能、迎新功能和系統功能，具體如圖3所示。

新生功能是準大學新生與大學交互的首個環節[11]。為了避免迎新資訊發布渠道太多，新生查找信息不便，學校指定迎新服務系統作為學校迎新資訊發布的唯一平臺。一方面迎新服務系統提供實時通知查詢、新生信息填寫、綠色通道申請、財務費用繳納、迎新流程反饋等功能，要讓新生通過全面了解學校校情、入學要求。另一方面迎新服務系統為新生提供與學校師生進行信息交流溝通的平臺，新生可以通過系統向學校老師咨詢學習、生活、情感和職業規劃等各類問題，或者與其他同學分享日常生活、交流學習經驗，以便新生迅速適應大學生活，建立起對學校的認同感和歸屬感。

迎新功能旨在為迎新服務人員提供簡單、方便的迎新辦理操作步驟，能夠幫助他們減輕迎新前、迎新中和迎新后的工作壓力。將部分迎新流程前置到新生到校前完成，迎新工作人員提前對相關業務進行審核，可以減少現場迎新人員和物資的組織協調。現場迎新時，新生只需要出示身份證或迎新二維碼，迎新工作人員就可以在迎新服務系統中查看到新生的個人信息，不必再手動錄入新生數據。為了了解迎新實時進展，系統提供多維度的統計查詢，包括全校統計、院系統計、專業統計、環節統計、校區統計等，同時管理人員可對統計結果進行數據鉆取以查看詳細信息，并可導出數據，進一步對數據進行離線處理。

系統功能服務于系統管理員，主要是對迎新系統中的用戶、數據、設備等進行配置和維護，有利于對整個迎新過程的統一管理與跟蹤，為管理層制定迎新決策提供支撐。其中，權限管理功能尤為重要。學校迎新管理員在迎新服務系統中通過對其他迎新工作人員擁有的權限進行控制，讓不同崗位或層級的迎新人員，只能使用和看到其職權范圍內的迎新系統功能和信息，以確保分工協作體系能順暢運轉。同時，迎新數據涉及新生的個人信息、家庭信息、經歷信息等敏感信息，通過嚴格權限劃分，在使學校各院系部門在最大范圍內實現迎新數據的共享的同時，有效地提高迎新服務系統的安全性，減少誤操作、新生數據泄露等風險的發生。

5? 實踐應用

順利通過前期測試后，自2022年9月起，漢江師范學院迎新服務系統已經正式為新生入學提供了線上支持服務，并在PC端網上辦事大廳服務平臺和移動端今日校園APP運行。

當新生使用迎新服務模塊時，系統將接收學校通知、填報個人信息、挑選軍訓服裝、申請助學貸款、繳納財務費用、登記到站信息等功能（如圖4）有機集成，為新生提供了高效、便捷的一體化入學手續辦理環境。學校根據新生預報送的信息提前安排接送車輛、調配宿舍床位、定做軍訓服裝，提高了資源利用率。新生到達學校迎新現場后，僅需展示迎新二維碼，由迎新工作人員對相關信息確認即可，顯著提高了迎新的辦理效率，減輕了迎新現場各工作部門的壓力。

2022年9月新生報到期間，迎新服務系統面向2 500多名本科新生和1 100多名專科新生開放，取得了良好的迎新效果和師生好評。迎新服務系統中的“迎新大屏”功能對新生報到人數、各院系報到率、新生繳費和綠色通道辦理情況等進行實時統計，如圖5所示。

6? 結? 論

迎新是高校新一輪工作的起點，是反映高校迎新服務和管理水平的一面鏡子。為解決新升本院校在智慧迎新方面出現的問題，漢江師范學院利用智慧校園支撐平臺，對現有系統和資源進行整合提升，建設迎新服務系統，實現預報到提前在線上完成，以簡化現場迎新服務流程；以B/S網絡架構模式，將迎新服務系統的核心部分集中到服務器端，降低系統開發、維護和使用成本；并針對新生、迎新工作人員和系統管理員的不同需求，提供個性化的迎新服務功能。迎新服務系統使新生能夠及時了解迎新資訊、學校業務部門可以共享迎新數據、迎新人員極大提高迎新效率，實現了學校迎新服務質量和效率的雙提升，使學校師生體驗到了迎新服務網絡化和迎新管理信息化帶來的高效、便利，有力地推進學校智慧校園建設進程，同時也為其他高校的迎新服務系統建設提供了參考。

當然，線上迎新服務不僅是應對當時新冠疫情防控的應急措施，也應成為各校迎新工作的發展趨勢。目前，學校的迎新服務系統還局限在新生報到期間，今后學校將繼續探索迎新服務系統功能，使其在優化迎新服務工作的同時，也能為新生入校后的學習、生活、社交等方面提供更優質的服務。

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作者簡介：韓夢（1994—），女，漢族，河南焦作人，實驗員，碩士，研究方向：信息化建設、智慧校園建設；王智剛（1978—），男，漢族，湖北武漢人，高級實驗師，學士，研究方向：智慧校園管理。

收稿日期：2022-10-08

基金項目：漢江師范學院科學研究計劃項目（XJ2022031）