立足高校圖書館，觀圖書采編業(yè)務外包之應用

張波

隨著國家政府對教育事業(yè)的進一步重視，各大高校的圖書館采編業(yè)務外包逐步成為創(chuàng)新式經營管理模式，深受高校圖書館管理者的認可，獲得大規(guī)模應用。然而，圖書館業(yè)務外包模式也存在或多或少的問題，這給高校圖書館業(yè)務管理帶來了諸多挑戰(zhàn)。基于此，現首先對圖書采編業(yè)務外包的可行性及重要價值進行分析，其次在提出圖書采編業(yè)務外包存在問題的前提下列舉一系列應用對策，以供參考。

圖書館業(yè)務外包是當前我國各地區(qū)高校圖書館廣泛運用的現代化管理措施。隨著我國高校圖書館事業(yè)的進一步發(fā)展，編目工作標準化、規(guī)范化發(fā)展進程不斷加快，圖書流通市場與書商服務也朝著成熟化、完善化方向穩(wěn)步邁進，采編業(yè)務外包成為我國圖書館領域的重要發(fā)展趨勢。

圖書采編業(yè)務外包的可行性

市場環(huán)境

隨著社會經濟的快速發(fā)展，各地區(qū)圖書館流通市場的競爭環(huán)境日益嚴峻，從事圖書建設和發(fā)展的企業(yè)單位要想在激烈的競爭環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，最重要的是積極運用多樣化、現代化的技術方法，進一步融合圖書加工與配送工作，提供優(yōu)質化增值服務，并通過此種方法拓寬自身的市場發(fā)展空間。當前活躍于各地區(qū)圖書市場領域，具有全程編目加工業(yè)務水平，并且具有一定經營實力的供應商有上百家。部分圖書供應商為了提高客戶忠誠度和吸引力，以及為了提升自身實力和信譽度，會與中大規(guī)模的圖書館展開協作，積極運用圖書館多樣化的業(yè)務能力與供貨渠道，促使其所具備的編目服務技術水平在市場不斷完善的基礎上獲得大幅提升。

社會因素

在社會經濟進一步增長的趨勢下，圖書館事業(yè)逐步受到政府部門和人民群眾的關注與重視，不同類型圖書館的成本投入量也呈現出逐年上漲的趨勢。特別是近幾年來，教育部門和文化部門對各級公共圖書館、高校教學工作效率與質量的進一步評估工作，從根本上促進了各地區(qū)政府部門和學校加大了對圖書館采購費用的投入與扶持。因短時間內進書量的大幅度增長，大多數圖書館采編業(yè)務工作者“捉襟見肘”，眾多圖書館開始逐步探索和應用業(yè)務外包等措施解決該難題，這也是促使采編業(yè)務外包形式發(fā)展速度加快的根本因素。

自動化技術基礎

現如今，圖書館的自動化管理系統促使各圖書編目的數據處理可以在規(guī)范化、標準化模式下有效運行，這不但促使各圖書館實現了高效率的資源共享和數據互通，還為采編業(yè)務的外包發(fā)展提供了更多機遇。與此同時，在國家圖書館、中科院、社科院、CALIS和上海圖書館聯合編目中心的構建階段，圖書館聯合編目中心的成員館已經在各地區(qū)公共圖書館、高校圖書館中獲得廣泛運用和普及，在此背景下產生的聯機書目數據已經成為各外包商與圖書館書目數據的關鍵來源途徑。另外，聯機編目的可持續(xù)發(fā)展不僅可以促進各個圖書館間實現資源共享，還可以推動采編業(yè)務外包項目的穩(wěn)定運行，為其提供更多保障與支持。

圖書采編業(yè)務外包在高校圖書館中的應用價值

縮短圖書編目加工時間

一般情況下，圖書的編目與加工是一項具有煩瑣性、復雜性的工作項目，在實際開展環(huán)節(jié)往往會消耗大量時間成本。也就是說，圖書資源如果沒有在第一時間得到加工處理，便會對后續(xù)的書目流通工作造成阻礙。書商往往會打造出高素質、專業(yè)化的圖書編目與加工團隊，結合自身需求，針對所搜集的圖書資源開展一系列優(yōu)化加工和編目處理工作，確保其在短時間內將制作完畢的書目數據及加工結束的圖書運輸至圖書館內部，直接上架供讀者借閱。因此，圖書采編業(yè)務外包背景下，圖書由出版、采購、編目、加工至上架等多個程序組成，其時間成本遠低于傳統編目加工時間，在根本上縮減了圖書時滯周期，進而從根本上滿足了讀者對各類信息資料的及時性需求。

加快圖書搜集速度

一般情況下，書商與國內各地區(qū)的發(fā)行所、出版社等建立了長期協作關系，可以及時了解和掌握國內外最新出版信息資源，為具有個性化需求的讀者群體提供完善的供貨服務。圖書館采訪工作者可以查看書商所提供的MARC采訪數據，將其直接下載至高校圖書館的采訪子系統內部，結合實際情況開展自主化查重，選定符合本館規(guī)定的書目，隨后利用E-mail將訂單信息發(fā)送至書商；也可以運用書商所提供的網絡平臺訂購服務，在網上合理挑選書目進行訂購處理。另外，相關采訪人員還可以將圖書館的數據庫信息上傳至書商內部系統，由書商結合圖書館的基本特點、采購方案展開一系列查重工作，以此實現代理選購圖書。圖書館采訪工作者可以減少手工輸入查重和全面搜集訂購書目等工作環(huán)節(jié)，從根本上提升采訪速度。除此之外，書商與全國各地的供應商構建了良好的供貨關系，可以在第一時間掌握新書資源，從而在短時間內運用便捷的方法為讀者提供完善、新穎的圖書內容。這種全程式、創(chuàng)新式的服務措施促使高校圖書館選購圖書的工作流程更加方便、快捷。

節(jié)約人力資源

在采編業(yè)務外包的應用下，高校圖書館中的采編業(yè)務完全交由外包商負責，與之匹配的業(yè)務流程也因受外包模式的影響不斷簡化，可以從根本上將人力資源、財力資源的消耗量達到最小，而圖書館編目人員也可以從煩瑣的體力勞動中脫離出來，將精力投入服務工作中，為廣大讀者提供優(yōu)質、多樣、詳細的咨詢服務，充分發(fā)揮圖書館自身優(yōu)勢特點，切實提高圖書館核心競爭力，為圖書館服務層次與能力的大幅提升奠定良好的基礎。

當前圖書采編業(yè)務外包的應用問題

加大了圖書館人員的依賴性

從整體來看，圖書館采訪人員和編目人員以往需要承擔的專業(yè)性技術任務在采編業(yè)務外包形式的支持下交由書商完成，久而久之，便會使圖書館人員對書商的依賴性日益增加，圖書館內部人員的創(chuàng)新能力與學習能力也將難以得到提升。另外，書商所提供的多樣性服務通常在事務性工作范疇內，還會涉及傳統工作內容。在傳統圖書館發(fā)展期間，不僅要求業(yè)務工作者具有扎實、豐富的基礎知識和技能，還要求其對所從事的圖書館工作有充分的了解和掌握，熟知圖書館館藏與特色。業(yè)務工作者業(yè)務水準的提升過度依賴長期業(yè)務實踐與新技術的結合，而業(yè)務外包會在一定程度上對業(yè)務工作者的實踐活動形成制約，給業(yè)務工作者的學習熱情、進取精神等造成負面影響。由此可以看出，業(yè)務外包不僅會加大圖書館人員對書商的依賴性，還會不斷降低圖書館的內部創(chuàng)新能力。

書目數據質量較低

現如今，雖然書商具備質量較高的書目數據源，但因其所獲取的利潤往往按照件數計算，為了獲取更多的利潤報酬，書商的編目工作者往往傾向于追求數量，無法兼顧書目數據的整體質量。此類型編目工作者通常僅參與過普通培訓，并非畢業(yè)于正規(guī)圖書館學專業(yè)，缺乏完善、科學的圖書館管理理論知識，在編目期間對各類關鍵性問題和工作細節(jié)處理不到位。圖書進入流通系統后，還會出現如現有圖書與書目數據互不匹配，條碼號所處的書目數據與圖書張貼的內容不符，著錄期間條碼號輸入錯誤等情況。這些偏差性書目問題會對圖書的正常流通與供應造成嚴重的負面影響，給工作人員帶來一定的麻煩。與此同時，修改和優(yōu)化錯誤數據還會在一定程度上加大圖書館編目人員的負擔與壓力。

選擇書商失誤引發(fā)風險

近年來，眾多高校圖書館在書籍資源采購期間所消耗的成本日益上漲，部分圖書館平均每年在圖書采購方面的成本投入高達上千萬。為了增強圖書采購經費的科學性、合理性，很多圖書館會運用公開招標等途徑篩選書商。然而，圖書館在面臨多種多樣的書商選擇時，會對其供貨能力、資質等進行充分考慮，重點關注書商的服務項目需求，但部分不良書商會采用非法手段弄虛作假，導致圖書館面臨因信息不匹配或不對稱而引發(fā)的“道德風險”“逆向選擇”等問題。在此，“逆向選擇”主要是指書商會對圖書館提供缺乏真實性和完整性的信息資源，導致圖書館無法結合實際情況做出正確的決策；“道德風險”是指在履行合同規(guī)定期間，部分書商運用危害圖書館的機會主義行為，出現不遵守承諾、降低服務質量、坐地起價等行為，從而給圖書館帶來嚴重的經濟損失。

圖書采編業(yè)務外包在高校圖書館中的應用對策

加強對外包書商的監(jiān)管

一般情況下，高校圖書館將業(yè)務外包后，需要重點關注和配合外包書商開展相應的工作項目；在合同期內，圖書館需要對外包書商進行全面、多角度的監(jiān)督與管控，對業(yè)務外包的過程管理予以一定的重視，特別是對技術業(yè)務工作，需要持有百分百的警惕性并加以管制。首先，業(yè)務外包后圖書驗收工作呈現出了全新的方法與內涵，驗收難度系數也相對較高。傳統采購工作中發(fā)生的問題如訂重或未訂圖書到館等均是由驗收工作者發(fā)現的，其可以協助采購人員在第一時間改正和完善偏差性問題。然而，在實現采編業(yè)務外包后，到館圖書已經經過一系列加工和編目處理，在此時發(fā)現問題已無法及時糾正錯誤。要想從根本上解決該問題，最重要的是開展上機核對訂單，確認無誤后方可開展圖書前期加工，如貼磁條、蓋館藏章或編制登錄號等。通過此類方法，可以有效避免圖書已蓋有館印章而導致無法退貨等情況的發(fā)生。其次，書商免費配送編目數據通常是圖書館選擇外包商的關鍵參考依據，所以到館圖書資源并非全都攜帶編目數據。然而，此問題在以往并未受到足夠重視，圖書到館后沒有對編目數據進行全面的驗收審核，致使編目人員在開展編目工作期間往往會發(fā)現數量少或數據與圖書資源互不匹配等情況。解決此問題的最佳途徑是強化編目數據的驗收與審核工作。再次，對于種次號的篩選工作而言，當前使用頻率較高的方法涉及著者號和流水號兩種類型。取著者號對于外包商而言工作比較簡單、方便；如果采用流水號作為種次號，外包商對該工作的處理難度則相對較高。在此情況下，種次號的取法多種多樣，其可以從根本上展現出館藏圖書與其他圖書間的匹配關聯性，如譯者、版本和輔導書不同等。而且圖書館所選擇的外包商不止一家，這在一定程度上加大了取種次號的難度。因此，種次號需要交由圖書館內部編目工作者決定，在具體操作環(huán)節(jié)，外包商需要將做好的編目數據及時傳遞給編目人員，編目人員在經過一系列精準校驗和審核后提供與之匹配的種次號，最后將各項數據傳輸給外包商，由其展開后續(xù)加工處理。

加強外包編目人員培訓

從整體看，由于外包商所招用的工作人員呈現出流動性大等基本特點，而且其在圖書館業(yè)務、工作流程和操作方法等方面的熟練度相對較低，所提供的服務內容無法滿足圖書館質量需求。所以對外包商編目人員展開科學、細致的培訓指導工作至關重要。外包項目開展前要求外包編目人員深入采編部，展開一段時間的了解與調查，進而熟練掌握圖書館的分類細則和特殊需求，直到自身的能力和素養(yǎng)可以勝任該館分編標準為止，以此保障外包后的編目質量得到有效提升。

構建完善的圖書采編和加工細則

一般情況下，各個高校運用的圖書館管理系統存在或多或少的差異性，在編目著錄方面也有不同之處。圖書館編目部門需要與書商建立良好的合作溝通關系，進而構建出與本圖書館系統特點協調一致的編目著錄細則，如系統設置、財產報表內容、MARC必備字段、編目工作獨立設定等。使用種次號的圖書館還需要及時提供相應的區(qū)分號對照表與使用流程。不同圖書館的書籍資源加工模式各不相同，應結合圖書館自身的特點，創(chuàng)建出相應的加工細則，比如館藏蓋章位置、書標貼位置、條形碼粘貼數量、打印格式等。為了便于拆包、驗收、上架，書商需要結合圖書館提出的各項需求進行一系列打包處理，并針對不同類型的書籍進行標識。只有具有完善、清晰的規(guī)定細則，書商才可以實現真正意義上的優(yōu)質化售后服務，從而為高校圖書館提供更多便利條件和有力保障。

明確業(yè)務外包范圍

經過相關調查研究可知，科學篩選業(yè)務外包內容是十分必要且重要的。圖書館需要結合自身發(fā)展特點和需求明確業(yè)務外包的范圍與內容。圖書館可以對技術水平相對較低的業(yè)務項目進行外包處理，將注意力、目光聚焦于拓寬服務深度與廣度等層面，切實提高其服務水準與效率。在實際發(fā)展期間，圖書館編目與加工外包是運用效果最為顯著的工作，而圖書館采購工作呈現出個性化較強等特點，在購書成本日益增加的趨勢下，為從根本上緩解采購壓力，可以將圖書館的事務性工作進行外包處理，比如采訪數據輸入或查重等。然而，對于關鍵性數目的選擇還需要由圖書館采購人員全權負責。

加強圖書驗收

從采購、編目、加工至圖書運輸整個流程來看，書商可以為圖書館提供一體化、全方位的服務，然而，其存在的弊端和不足也需要予以重點關注。為了提供高質量、優(yōu)質的服務，有必要不斷強化圖書驗收與數據質量檢測工作，對此，采編人員需要針對進入圖書館的圖書資源展開一對一認真驗收，一旦發(fā)現存在破損、漏頁或配錯等問題的圖書，應當在第一時間聯系書商，進行退換貨處理。同時，圖書館要求書商在書籍資源內部進行單位印章加蓋處理，并在著錄環(huán)節(jié)增加書商的代碼字段。這種措施可以方便圖書館采編人員清晰查看并統計書商負責編目、加工圖書中存在的錯誤及問題。如果超出投標階段所簽訂的合同出錯標準規(guī)定，則要求書商根據協議條款賠付相應資金。

綜上所述，高校圖書館采編業(yè)務外包在實踐應用期間仍存在諸多不足，相關圖書館管理者需要對該問題予以一定重視，積極總結經驗，多加實踐，從而探索出一條符合高校圖書館采編管理需要的業(yè)務外包道路。

（作者單位：西北大學現代學院）