大數據背景下檔案標準化建設與創造性應用研究

李 焱

（山東省食品藥品審評查驗中心，山東 濟南 251000）

隨著新一代信息技術的迅猛發展，檔案工作方法和模式發生了根本性變化，在檔案標準化建設的基礎上，推動檔案工作創新升級成為提升檔案治理能力現代化的發展方向。在大數據背景下，將標準化建設與創新應用有機結合，能夠更好推動檔案管理科學化、規范化、高效化。

1 大數據背景下檔案標準化建設現狀分析

1.1 數據化管理標準程度提升

檔案信息化建設經過二十多年發展，技術上越來越成熟，標準化程度越來越規范，各單位依據《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）和《檔案外包服務管理規范》（DA/T67—2017）要求，檔案數據管理進入新階段，依托數據化管理系統將數據融合打通形成數據流，是在單位內貫徹同一套數據標準，無論是后期的開發利用，到前端收集整理，還是單位內跨部門、跨組織、跨角色協作，通過數據標準管理和實施，都能基于統一的術語和統計口徑進行編輯整理，以促進數據流通和創新。

1.2 標準化建設思維逐步樹立

檔案標準化建設是推進國家治理能力和治理體系現代化建設的必要手段，在現代化管理中檔案標準化的思維就是堅持在干事情、抓工作、促發展中不斷強化標準化意識，做到有共同目標就有標準、有共性要求就有標準、有一般規律就有標準、有內在聯系就有標準。在實踐中，就是踐行從整理到利用的全流程標準化建設，如《檔案分類標引規則》（GB/T15418-2019）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）等嵌入實際應用中，養成事事有標準、時時記標準、處處用標準的良好習慣，讓標準化成為檔案管理的廣泛共識和自覺行動。

1.3 檔案安全標準應用廣泛性提高

根據檔案館建設規范和《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010），在檔案館室建設中都按照“九防”要求夯實實體檔案建設安全，抓實主體責任、筑牢安全屏障，把“絕對安全”標準貫穿檔案工作全過程、各方面，不斷提高檔案安全風險防控水平。檔案數據安全得到進一步加強，依據《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》（DA/T 75—2019）等要求，各地大多對館藏所有數字化檔案數據進行了多存儲介質的備份，對利用率較高數字化檔案數據進行了兩套移動硬盤有效備份，對檔案數據的多套備份實現了異地備份及安全保管提供了充分保障。

1.4 檔案利用服務標準模式執行到位

檔案開放利用服務是檔案工作的重中之重，也是檔案工作發揮價值的主抓手。根據《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《電子會計檔案管理規范》（DA/T 94—2022）、《國家檔案館愛國主義教育基地工作規范》（DA/T 34—2019）等要求，檔案管理主體按照標準化要求，建立了完整的檔案利用、開發、宣傳體系，使檔案價值得到充分發揮，更好地滿足了人們對查檔需求和精神需要，檔案工作的社會影響力不斷提升。

2 大數據背景下檔案創新性建設的實踐困境

2.1 數字化格式和存儲的規范性缺失

在數字化的過程中，數據格式的標準化和規范化是至關重要的。只有統一的數據格式和標準，才能確保數據的一致性和可讀性，從而方便查詢和管理。因此，在進行數據化管理前，應該制定單位統一的標準格式，包括檔案名稱、檔號、文件、頁碼等信息，以確保數字檔案的準確性和規范性。數字化檔案的長期存儲是一個重要的問題，長期存儲計劃需要考慮存儲時間、存儲容量、存儲安全等因素，以及技術更新換代和媒介的可持續性。在實踐中，這兩個方面因缺失國家統一的標準化模式，造成了在單位頂層設計時不規范，為后期的數據整合和利用帶來了巨大的挑戰。

2.2 數據質量層次補齊

機關事業單位進行數字化過程中，大多都能按照《檔案分類標引規則》（GB/T15418-2009）先進行收集整理分類，然后依據《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）和《檔案外包服務管理規范》（DA/T67—2017）規定進行數字化加工，但是非公有制經濟和社會團體在進行數字化過程中，因約束性條件較少，造成了檔案數據質量不一。如果數字化檔案存在錯誤、缺失或損壞，那么它們就無法被正確地搜索、訪問和利用。因此，企業若沒有采取一些有效的措施來確保數字檔案的質量和準確性，檔案數據化的質量就難以保證。

2.3 專業化人才短板明顯

信息化條件下，精通檔案工作全流程的復合型人才較為緊缺。檔案管理從傳統的紙質歸檔利用模式轉變為信息化、智能化操作，檔案資源從分散性到集約型的共享利用轉變，這都對從業隊伍提出了較高要求。檔案人才的短板是全局性的問題，從高校檔案人才的培養模式到檔案管理機構人才的歷練方式，需要形成從理論到實踐的整體性培養框架，既要完善課程與知識體系、學生的專業實踐，也要培養人才的社會化視野和終身學習理念，提高解決數字時代復雜檔案問題的能力。

3 大數據背景下檔案標準化與創造性應用的融合路徑

3.1 以現代管理模式引領檔案管理創新性轉變

要以標準化、規范化、數字化為標準重塑檔案管理方式，使檔案管理的模式更加符合時代要求和檔案工作需要。一是建立標準化領導小組。要建立高效規范的內部檔案管理機構，機構設置上要突出領導力和專業化，比如，有的單位根據以往管理機構形同虛設的問題，在頂層設置上融入了專家團隊支撐，做到了既能統領全局，又能專業化推進。二是要以規范化突出應用能力建設。針對檔案管理人員業務素質長期不達標的問題，要從根源上入手，加強對《檔案法》《國家檔案行業標準》《機關檔案管理規定》的學習，明確檔案管理的基本要求。要提升檔案管理視野，讓管理人員到先進地區和部門跟班學習，了解檔案工作前沿管理手段，提升管理內功。三是要以制度化落實信息化管理方式。數字化技術的廣泛應用，突破了傳統管理模式的弊端，使檔案管理高效化、安全化。但是數據化管理應用不順暢的問題較為突出，管理人員思想上不愿意應用和操縱不熟練是推廣數據化管理的主要原因。要在制度上對管理方式做出規定，從檔案的收集、歸檔、利用等全流程都采取數據化管理操作，倒逼管理者實現信息化操作。四是加強檔案清查管理。歸檔不及時、收集不齊全是檔案資源建設的卡脖子問題。要開展常態化檔案清查活動，通過檔案歸檔清理，進一步規范檔案的整理工作，確保檔案應歸盡歸。對在整理過程中發現的各種問題進行講解說明，提升歸檔案卷質量。對具體負責案卷整理人員進行培訓，提升專業能力、法治意識和保密意識。

3.2 以檔案數據庫建設推動檔案管理創新性提升

對于單位自身來說，檔案數據技術的應用依照自身特色、特點和管理體系建立獨具特色的檔案數據資料存儲庫，依據《紙質檔案數字化管理規范》（DA/T31—2017），在不斷提高檔案管理水平以及專業化建設進程的過程中以科學性、信息化技術為核心，突顯檔案數據庫中的資源優勢，避免檔案管理體系的高度統一化，不斷優化自身的建設水準。一是充分認識數據庫建設的重大意義。檔案利用對管理方式提出了更高的要求，比如重大的決策、應急突發事件等，在處理這些問題時往往需要參照檔案記錄，檔案利用的需求比較迫切。從檔案內容上看，檔案的專業性和成套性決定了利用面較廣，需要對某項檔案進行全過程、全方位的集成。二是做好數據庫建設規劃。對于國家的專業數據庫來說，可分為國家數據庫、省級數據庫、市縣數據庫等；對于單位來說，可分為文書檔案、會計檔案、專業檔案數據庫等。數據庫的規劃涉及兩個方面：一方面是數據庫類型。根據專業特點和利用需求決定檔案數據庫建設種類，在分類過程中要注意避免同質化；對于門類較多的檔案資源要根據整理標準做好規范化建設，便于后期查詢利用。另一方面是數據匯總流程。檔案數據匯總可自下而上進行，也可按照職責范圍進行匯總，明確好各層級在資源建設中所需數據的數量和質量。三是制定數據庫建設標準。檔案數據包含眾多檔案門類，需要統一的標準進行規范，以便于數據整合和利用。要制定檔案數字化標準，統一全文數據庫格式、分辨率和目錄數據格式等。制定數據交匯和接收標準，包括數據包結構、存儲介質和方法、數據檢測要求等。四是推進檔案數字化工作。制定檔案數字化實施清單，重點對利用率較高的檔案實施數字化管理，按輕重緩急制定工作進度表,分批組織實施。建立每日工作數據統計、每月匯總工作機制, 及時掌握檔案數字化進度，確保數字檔案采集制作工作順利開展。要規范檔案數字化基本環節，實行流程化管理，安排專人嚴格把關，采取抽查、復查，采集人、檢查人簽字貼標簽的方式保證檔案數字化質量，進一步保證數字檔案的真實性、完整性、準確性。

3.3 以開發利用助推檔案管理創新性提質

檔案資源開發利用是順應新時代檔案事業發展和群眾需求的重要舉措，也是落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的必然要求。伴隨大數據技術的加速發展，檔案開發利用的手段和宣介場景都發生了根本性變化，需要從參與主題、形式和內容上進行創新，推出具有廣泛影響力的檔案文化產品。從檔案開發內容上來看，檔案工作要以社會需求為導向，從多維度、多層次挖掘具有個人意義和社會意義的微觀素材，以小切口反映大時代。選題要精準把握群眾的現實需求和閱讀習慣，從群眾關心的身邊事、人作為微觀切入點，反映國家和社會的宏大記錄。如蘇州有關部門根據蘇州大學檔案館資料拍攝《來處》專題片，講述來自外國的艾倫·塔奇斯通女士，遠渡重洋，追尋著祖父母的足跡來到中國，繼續為自己熱愛的事業而奮斗的故事，從普通人的視角展示了中外交流的故事和民間情誼。從檔案開發主體上來看，傳統的檔案開發路徑逐步被打破，多元主體參與的開發模式成為主流。檔案記錄的是人們認識世界和改造世界的實踐探索，與現實生活息息相關，因此單靠檔案管理部門的力量無法進行高質量開發，需要加強與不同專業機構的合作，促進檔案產品的吸引力。比如與廣播電視媒體合作，將檔案資源以電視片、微視頻等方式展示出來，以鮮活的形式和快節奏的展示方式提高檔案的魅力；與相關信息部門合作，深度挖掘檔案資源的時代特征，為資源開發搭建更為廣闊的虛擬空間，像以數字人文技術為引領的新一代信息技術，通過打造VR展廳等形式還原檔案歷史場景，增強了檔案的藝術性和體驗感。從開發內容上來看，檔案資源開發的取向需要緊扣黨和國家發展的大局，檔案工作的中心依然是服務大局和人民群眾。開發部門要對上級中心任務有深刻地理解和把握，深入挖掘檔案資源為政府提供更為精準的資政參考。人民群眾對優秀檔案文化的需求與檔案產品供給不充分的矛盾已經成為檔案領域的主要矛盾，要深入挖掘以新時代文化為核心的檔案資源，開發檔案文化創意產品、建設檔案歷史文化展廳、編輯出版書籍資料、創建研學游基地等形式，真正讓檔案中的優秀傳統文化資源活起來，滿足群眾多層次、多樣化的精神文化需求。

3.4 以檔案安全筑牢檔案管理創新性防線

我國社會已進入全面信息化發展時期，數據是支撐信息化社會發展最核心的基礎。隨著人工智能、大數據和區塊鏈等技術的應用，數據安全已經成為各企事業單位乃至國家戰略不可忽視的問題。在此背景下，《中華人民共和國數據安全法》于2021年9月1日正式施行，這將為各行業數據安全監管提供法律保證。檔案數據作為我國的重要信息資產，在社會發展中起到越來越重要的作用，要著力把檔案數據安全作為檔案標準化和創新性建設的關鍵內容。一是加強檔案全生命周期安全建設。要加強檔案實體安全，落實“九防”要求，常態化加強組織安全檢查，安排人員集中整治漏洞，并對器材配備及性能、安全用電等情況逐一排查，確保無火災安全隱患。要加強網絡安全建設，隨著互聯網技術的應用，檔案數據不再是“束之高閣”，而是可流轉的跨館共享資源。為了保證數據的安全性，網絡安全管理必不可少，建設更具可靠性的網絡環境，開發相關的系統和軟件，以減少來自網絡的數據安全威脅。二是加強技術革新力度。通過軟件加密、遠程控制等技增強數據存儲安全性；要注重新技術在軟硬件防護中的作用，運用成熟的安全防護技術，增強安全風險抵御能力。三是強化檔案安全意識和人才隊伍建設。要樹立檔案安全是第一位的思想，倡樹正確的檔案安全觀，建立嚴格的安全保管和利用流程。引進一些具有檔案專業背景及計算機技術或數據安全技術的新生力量投入到檔案工作中，加強社會聯合和參與度，增強檔案數據安全保障能力。