公共圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

沈維佳

公共圖書(shū)館是由國(guó)家或政府管理的、免費(fèi)為市民服務(wù)的圖書(shū)館，它向所有民眾平等開(kāi)放，提供各類(lèi)資源和服務(wù)，使他們可以獲取知識(shí)、信息、創(chuàng)作型作品。從發(fā)展階段上講，當(dāng)下我國(guó)已經(jīng)成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體，總體狀況和發(fā)展前景是向好的。

而在公共圖書(shū)館中，圖書(shū)館的房屋車(chē)輛、館藏的圖書(shū)期刊、館內(nèi)的各類(lèi)儀器設(shè)備、桌椅家具等，這些都屬于公共圖書(shū)館重要的固定資產(chǎn)。對(duì)于公共圖書(shū)館而言，固定資產(chǎn)的配置和管理起著至關(guān)重要的作用，直接影響公共圖書(shū)館的日常運(yùn)行。

基本現(xiàn)狀

公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)由國(guó)家提供，國(guó)家的投資和經(jīng)費(fèi)支持等組成了公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)。國(guó)家希望通過(guò)對(duì)公共圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)支持，造福社會(huì)，讓更多的人能夠走進(jìn)圖書(shū)館，推動(dòng)全民閱讀，養(yǎng)成健康文明的生活方式。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和服務(wù)意識(shí)的提高，公共圖書(shū)館在辦館規(guī)模、辦館條件等方面有了很大進(jìn)步，但與此同時(shí)，公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)在管理和使用上也面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題亟待解決。

公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)是指為滿(mǎn)足圖書(shū)館自身開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)或其他活動(dòng)需要而實(shí)施控制管理的單位價(jià)值在1000元以上（其中專(zhuān)用設(shè)備單位價(jià)值在1500元以上），使用年限超過(guò)1年（不含1年）的設(shè)備，并在使用過(guò)程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，或單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但使用年限超過(guò)1年（不含1年）的大批同類(lèi)物資。

在單位固定資產(chǎn)的管理方面，不同的公共圖書(shū)館有不同的方法和分工。這里以X圖書(shū)館為例：X圖書(shū)館是由綜合辦公室負(fù)責(zé)本單位固定資產(chǎn)的實(shí)物管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理，即對(duì)固定資產(chǎn)的保管、使用、維護(hù)、檢查盤(pán)點(diǎn)等。此外，人事財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)統(tǒng)一建賬、統(tǒng)一核算，在數(shù)據(jù)方面，財(cái)務(wù)部每個(gè)月向財(cái)政提交一次資產(chǎn)月報(bào)，每年在“江蘇省行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺(tái)”填寫(xiě)一次資產(chǎn)年報(bào)。

存在問(wèn)題

一、固定資產(chǎn)管理人員分工不明

一般而言，為了保證固定資產(chǎn)管理的連續(xù)性，公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)需要由資產(chǎn)綜合管理部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。同時(shí)，由于這些資產(chǎn)通常是各個(gè)部門(mén)為了滿(mǎn)足自身需要而申請(qǐng)采購(gòu)的，所以這種情況下各個(gè)部門(mén)申請(qǐng)采購(gòu)的人員需要和資產(chǎn)綜合管理部門(mén)的工作人員進(jìn)行對(duì)接工作。

在部分公共圖書(shū)館中，資產(chǎn)綜合管理部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，而是由物業(yè)或者其他人員代替負(fù)責(zé)，這樣會(huì)使得資產(chǎn)管理缺乏連續(xù)性進(jìn)而導(dǎo)致清點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)混亂。另外，在部分公共圖書(shū)館中，只有資產(chǎn)綜合管理部門(mén)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，但是其他部門(mén)并沒(méi)有提供對(duì)應(yīng)的對(duì)接人員，而是由本部門(mén)中的其他工作人員兼職管理固定資產(chǎn)，這樣會(huì)使得這些工作人員在做本職工作的同時(shí)不得不分心去負(fù)責(zé)這些工作，對(duì)這部分工作不熟悉的同時(shí)，也很難對(duì)固定資產(chǎn)的規(guī)范管理使用引起足夠重視；或者即使這些工作人員在思想上愿意積極配合，卻因?yàn)楸旧淼钠渌ぷ鞣倍啵谫Y產(chǎn)清點(diǎn)時(shí)雖然想幫忙尋找卻有心無(wú)力，特別是資產(chǎn)因?yàn)殚_(kāi)展活動(dòng)等原因被本部門(mén)的其他工作人員移動(dòng)過(guò)，這些都會(huì)使得資產(chǎn)綜合管理部門(mén)的工作人員在采購(gòu)和統(tǒng)計(jì)工作的推進(jìn)中遇到困難。

由于固定資產(chǎn)管理的責(zé)任部門(mén)不統(tǒng)一、職責(zé)不清晰、人員配置不合理，導(dǎo)致在進(jìn)行固定資產(chǎn)管理工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)有些資產(chǎn)各相關(guān)部門(mén)共同管理，卻“共管地帶，共而不管”“誰(shuí)都負(fù)責(zé)，誰(shuí)都不負(fù)責(zé)”等問(wèn)題。

二、固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)難度較大

通常而言，公共圖書(shū)館的館內(nèi)場(chǎng)地都比較大，固定資產(chǎn)的數(shù)量會(huì)很多，且種類(lèi)及價(jià)值大小都有區(qū)別。固定資產(chǎn)存在的年限通常很長(zhǎng)，部分公共圖書(shū)館甚至還有20世紀(jì)70年代的固定資產(chǎn)尚未報(bào)廢，而且還有許多圖書(shū)館的分館分布在城市各個(gè)地區(qū)，資產(chǎn)比較分散。針對(duì)以上幾個(gè)方面，從客觀(guān)來(lái)看，固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)本就存在一定困難。另外，由于公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)是由財(cái)政撥款購(gòu)買(mǎi)的，對(duì)于這些數(shù)量龐大、品種繁多的固定資產(chǎn)，部分工作人員卻沒(méi)有引起重視，在使用時(shí)搬到別處后就將其拋之腦后了，后期需要清查盤(pán)點(diǎn)時(shí)很難回憶。

由于館內(nèi)經(jīng)常要舉辦一些讀者活動(dòng)，或者個(gè)別部門(mén)因工作調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，需要搬動(dòng)桌椅、電腦、文件柜等固定資產(chǎn)，變更這些資產(chǎn)的存放地點(diǎn)。這些部門(mén)的部分工作人員管理意識(shí)淡薄，對(duì)這塊工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，存在“只要東西在，放哪里都可以”的觀(guān)念，缺乏效益意識(shí)、管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，這會(huì)對(duì)固定資產(chǎn)的規(guī)范有序管理造成一定的不良影響。特別是資產(chǎn)的所屬部門(mén)或存放地點(diǎn)一旦發(fā)生變更，就需要及時(shí)更新?tīng)顟B(tài)。否則對(duì)于資產(chǎn)綜合管理部門(mén)的工作人員而言，他們?cè)谶M(jìn)行固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)工作時(shí)就難以獲取對(duì)應(yīng)資產(chǎn)的最新?tīng)顟B(tài)，從而容易發(fā)生紕漏。固定資產(chǎn)的頻繁變動(dòng)，會(huì)大大增加管理人員清查與盤(pán)點(diǎn)的難度，對(duì)館內(nèi)良好的秩序造成不好的影響。

三、固定資產(chǎn)制度缺乏規(guī)范管理

普遍來(lái)說(shuō)，公共圖書(shū)館會(huì)更加重視平時(shí)的業(yè)務(wù)工作，包括讀者服務(wù)、活動(dòng)舉辦、閱讀推廣等，在這些部分，相關(guān)的制度是比較完整、健全的，但固定資產(chǎn)管理方面的制度比較少，也正因?yàn)槿绱耍糠止矆D書(shū)館存在固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等環(huán)節(jié)履行手續(xù)不規(guī)范的問(wèn)題。在固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢時(shí)，沒(méi)有及時(shí)按規(guī)定履行規(guī)范手續(xù)，從而出現(xiàn)固定資產(chǎn)在部門(mén)間隨意搬動(dòng)，損壞報(bào)廢后自行處理而沒(méi)有進(jìn)行報(bào)備的現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，由于處理時(shí)沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的手續(xù)，當(dāng)前賬面的狀態(tài)與實(shí)際不符，部分固定資產(chǎn)的整理匯總?cè)菀壮霈F(xiàn)困難，就有可能導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)流失。

此外，由于許多公共圖書(shū)館歷史悠久，存在一些歷史遺留問(wèn)題，沒(méi)有得到很好的解決，如固定資產(chǎn)入賬、系統(tǒng)錄入不完整不準(zhǔn)確。固定資產(chǎn)入賬時(shí)，報(bào)銷(xiāo)清單與實(shí)際新增的固定資產(chǎn)未進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，系統(tǒng)登記時(shí)品名、型號(hào)錄入不完整不規(guī)范，物品單位名稱(chēng)隨意變動(dòng)，有時(shí)會(huì)發(fā)生賬面與實(shí)際物品無(wú)法正確對(duì)應(yīng)的問(wèn)題；或固定資產(chǎn)賬面包含了部分標(biāo)簽、輔材線(xiàn)圈等易耗品及軟件、服務(wù)費(fèi)等，該部分不是固定資產(chǎn)卻作為固定資產(chǎn)入了賬。

解決措施

一、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于“固定資產(chǎn)管理人員分工不明”的問(wèn)題，公共圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)不斷提高固定資產(chǎn)管理水平。管理人員是公共圖書(shū)館資產(chǎn)管理工作的重要倚仗，強(qiáng)化資產(chǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)高效化管理，防止國(guó)有資產(chǎn)流失等，具有重大的意義。

資產(chǎn)綜合管理部門(mén)和其他部門(mén)都應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的資產(chǎn)管理工作，并從思想上重視這一工作，平時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高管理水平，可以請(qǐng)專(zhuān)家、學(xué)者對(duì)管理人員進(jìn)行這方面的培訓(xùn)，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)這方面管理的有關(guān)知識(shí)，有條件的還可以到其他公共圖書(shū)館進(jìn)行調(diào)研座談，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、充實(shí)自己。公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理人員必須掌握許多學(xué)科知識(shí)，才能夠把這項(xiàng)工作做好，只有意識(shí)先行，行動(dòng)上才具有主動(dòng)性和自覺(jué)性。

為解決這一問(wèn)題，X圖書(shū)館要求在每次進(jìn)行固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)安排部門(mén)的固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行對(duì)接，根據(jù)固定資產(chǎn)管理清單進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，不能抱有“應(yīng)該是對(duì)的”“肯定沒(méi)什么變化”等固有思想，出于偷懶的心態(tài)而不去仔細(xì)檢驗(yàn)。各部門(mén)最好也能夠定期自行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)近期有轉(zhuǎn)出的資產(chǎn)沒(méi)有辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)的，應(yīng)當(dāng)立刻補(bǔ)辦手續(xù)。此外，有報(bào)銷(xiāo)清單與后期新增實(shí)物品牌、內(nèi)容不符的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)進(jìn)行反饋更改。

原先各部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人，常常每次盤(pán)點(diǎn)時(shí)是由各部門(mén)不同的工作人員來(lái)與綜合辦公室的工作人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)對(duì)接，下次盤(pán)點(diǎn)時(shí)則又由另一名工作人員負(fù)責(zé)，而該人員可能并不清楚之前的對(duì)接情況，這樣就造成了對(duì)接時(shí)的困難。現(xiàn)在各部門(mén)都安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)接工作，職責(zé)清晰，意識(shí)較強(qiáng)，使得固定資產(chǎn)管理、盤(pán)點(diǎn)效率得到了很大提升。

二、規(guī)范固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)工作

對(duì)于固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)難度較大的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理，明確圖書(shū)館內(nèi)部各部門(mén)的職責(zé)。對(duì)于已經(jīng)達(dá)到報(bào)廢年限且難以繼續(xù)投入使用的固定資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)定期匯總并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢。

為解決這一問(wèn)題，X圖書(shū)館制定了專(zhuān)門(mén)的管理辦法，綜合辦公室由原本每年年底徹底盤(pán)點(diǎn)一次，清查本年度館內(nèi)所有固定資產(chǎn)的新增、轉(zhuǎn)移問(wèn)題，變?yōu)槊考径葘?duì)各部門(mén)保管的固定資產(chǎn)進(jìn)行一次分期盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)了解已經(jīng)變更狀態(tài)的固定資產(chǎn)的最新情況，每年年底再對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面的檢查盤(pán)點(diǎn)。每季度和每年檢查的內(nèi)容，都會(huì)包括實(shí)際數(shù)量與記錄中的數(shù)量是否相等，固定資產(chǎn)的使用是否存在異常，是否需要檢修等。

原本每年僅年底進(jìn)行的盤(pán)點(diǎn)工作，由于館內(nèi)固定資產(chǎn)數(shù)量多、種類(lèi)雜，采購(gòu)時(shí)與清點(diǎn)時(shí)間隔的時(shí)間又很長(zhǎng)，有時(shí)各部門(mén)的工作人員對(duì)這些資產(chǎn)已經(jīng)出現(xiàn)了記憶不清、混淆的現(xiàn)象。自這一專(zhuān)門(mén)的管理辦法投入使用后，X圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理秩序得到有效規(guī)范，大幅降低了清查與盤(pán)點(diǎn)工作的難度。雖然圖書(shū)館內(nèi)固定資產(chǎn)的數(shù)量和種類(lèi)依然很多且分布在各個(gè)部門(mén)，但是各部門(mén)對(duì)于自己負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)的管理更加有條不紊。

三、規(guī)范固定資產(chǎn)使用與處置行為

對(duì)于固定資產(chǎn)制度缺乏規(guī)范管理的問(wèn)題，公共圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)完善資產(chǎn)管理方面的內(nèi)部制度，固定資產(chǎn)統(tǒng)一建賬、統(tǒng)一核算，并定期進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)與清查。在重視推進(jìn)固定資產(chǎn)管理工作的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部流程，根據(jù)圖書(shū)館內(nèi)部資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，制定相關(guān)規(guī)范制度。但是，制度的出臺(tái)只是一個(gè)基礎(chǔ)，內(nèi)部的所有部門(mén)都需要在對(duì)制度加以學(xué)習(xí)后，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行，將責(zé)任落實(shí)到部門(mén)、落實(shí)到個(gè)人。

為解決這一問(wèn)題，X圖書(shū)館出臺(tái)了相應(yīng)的制度，要求固定資產(chǎn)的處置應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)和政策規(guī)定。為解決好固定資產(chǎn)的使用與處置問(wèn)題，主要應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面入手：

第一，固定資產(chǎn)的新增。圖書(shū)館各部門(mén)在申請(qǐng)新購(gòu)入固定資產(chǎn)時(shí)，需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，填寫(xiě)新增固定資產(chǎn)登記表，計(jì)入固定資產(chǎn)總賬。新購(gòu)入的固定資產(chǎn)在組織驗(yàn)收后，會(huì)統(tǒng)一組織粘貼標(biāo)簽，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，方便日后查詢(xún)對(duì)應(yīng)，并由各部門(mén)指定專(zhuān)人管理。由于長(zhǎng)時(shí)間的使用后會(huì)存在一定的磨損，有時(shí)固定資產(chǎn)標(biāo)簽會(huì)有脫落的現(xiàn)象，此時(shí)各部門(mén)負(fù)責(zé)管理資產(chǎn)的工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)反饋到資產(chǎn)綜合管理部門(mén)，并對(duì)固定資產(chǎn)補(bǔ)貼標(biāo)簽，避免遺漏。

第二，固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。各部門(mén)所保管的固定資產(chǎn)，如果只是存放地點(diǎn)發(fā)生變動(dòng)，責(zé)任部門(mén)不變，那么應(yīng)當(dāng)及時(shí)和圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理人員對(duì)接，更新資產(chǎn)的最新?tīng)顟B(tài)。如果資產(chǎn)所屬部門(mén)及責(zé)任人有變動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)填寫(xiě)固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單。

第三，固定資產(chǎn)的報(bào)廢。不能因?yàn)槲锲樊?dāng)前使用率不高或者出現(xiàn)損壞，認(rèn)為沒(méi)有保存的必要或者沒(méi)有適合堆放的地點(diǎn)，就對(duì)該固定資產(chǎn)隨意丟棄。必須嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的審批程序，等到資產(chǎn)達(dá)到有關(guān)文件規(guī)定的報(bào)廢年限后，由固定資產(chǎn)管理部門(mén)匯總后統(tǒng)一處置，各部門(mén)不得擅自處置。

公共圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理工作并不簡(jiǎn)單，內(nèi)容較為煩瑣且需要注意的細(xì)節(jié)很多，而且必須長(zhǎng)期堅(jiān)持，不能有偷懶或者疏漏。因此，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)工作、規(guī)范對(duì)這些資產(chǎn)的使用與處置行為是很有必要的。公共圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)積極出臺(tái)相關(guān)制度，同時(shí)從業(yè)者應(yīng)當(dāng)積極參加相關(guān)培訓(xùn)，盡快提高思想水平，重視配合這方面的工作，這對(duì)于公共圖書(shū)館的高速發(fā)展有很大幫助。（作者單位：蘇州圖書(shū)館）