智能化系統(tǒng)在數(shù)字化檔案管理中心工程建設(shè)中的應(yīng)用

林真真

(福建省閩侯國(guó)資人才發(fā)展有限公司)

在檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題包括檔案被盜、丟失和受損，或者由于庫(kù)房的溫濕度變化產(chǎn)生老化、發(fā)霉、變質(zhì)，早期的檔案工程建設(shè)主要依靠人工管理達(dá)成基礎(chǔ)的安全防護(hù)效果，而現(xiàn)在則更多地應(yīng)用智能化管理技術(shù)，解放人力的同時(shí)提高了管理效率，具有實(shí)用、方便、快捷等優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際建設(shè)時(shí)要綜合分析工程情況，掌握工程的多方位需求，進(jìn)行合理的選擇和設(shè)置。

1.工程實(shí)例

以某市檔案館工程為例，該檔案館共設(shè)有5 個(gè)庫(kù)房，總面積約為1900m2，大樓一層設(shè)有一個(gè)中央控制室，具體情況可參考表1。該檔案館所處地區(qū)屬亞熱帶季風(fēng)性濕潤(rùn)氣候，年均降水量約為1000～1800mm，也被稱(chēng)為“雨城”或“天漏”，同時(shí)日照時(shí)間長(zhǎng)，如果水汽滲入館內(nèi)或內(nèi)部溫度過(guò)高都會(huì)嚴(yán)重影響檔案文件的存放情況，因此需要做好放熱與防潮方面的管理。

表1 檔案館庫(kù)房情況表

2.方案設(shè)計(jì)

2.1 基本原則

該檔案館的庫(kù)房業(yè)務(wù)具有一定的復(fù)雜性和繁瑣性，整體管理流程處于較為滯后的狀態(tài)，工作人員對(duì)智能化技術(shù)的適應(yīng)能力有限，因此在設(shè)計(jì)時(shí)要堅(jiān)持易用性與實(shí)用性原則，提高系統(tǒng)的可操作性，便于人員理解，縮短培訓(xùn)周期，在滿(mǎn)足以上條件下盡量采用更為先進(jìn)的智能技術(shù)，跟上發(fā)展趨勢(shì)，兼顧靈活性與綜合性。改造升級(jí)檔案館所使用的資金主要來(lái)源于國(guó)家和當(dāng)?shù)卣闹С?，在設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到資金有限的問(wèn)題，保證系統(tǒng)能夠持續(xù)性的穩(wěn)定運(yùn)行，降低數(shù)據(jù)丟失概率，減少在后期維護(hù)與升級(jí)中的投入。最后檔案館本身就是保密性單位，對(duì)檔案的安全性要求很高，設(shè)計(jì)時(shí)要做好防護(hù)措施，避免惡意攻擊或病毒侵襲造成檔案外泄。

2.2 需求分析

為了采取數(shù)字化技術(shù)管理該檔案館，建設(shè)智能化系統(tǒng)時(shí)要從溫濕環(huán)境維護(hù)、視頻監(jiān)控、文件存檔和控制臺(tái)等方面出發(fā)，滿(mǎn)足庫(kù)房改造的實(shí)際需求。傳統(tǒng)的庫(kù)房溫濕控制方式依靠人工在固定時(shí)間進(jìn)行手動(dòng)測(cè)量與記錄，作為調(diào)節(jié)程度的依據(jù)，還要進(jìn)行復(fù)測(cè)控制排氣扇的使用時(shí)間，不僅靈活性較差，對(duì)工作人員的負(fù)擔(dān)也較重，容易出現(xiàn)人工誤差。庫(kù)房的檢測(cè)記錄是由專(zhuān)人手寫(xiě)和保管，監(jiān)督環(huán)節(jié)缺位，難以較好地保存紙質(zhì)材料，經(jīng)常發(fā)生丟失問(wèn)題。監(jiān)控的安裝數(shù)量與位置存在不合理的情況，無(wú)法全面掌握庫(kù)房的整體變化。總的來(lái)說(shuō)，該檔案館的智能化系統(tǒng)要做到中央控制管理，與子模塊相互配合，提高管理的有效性和便捷性[1]。

2.3 模塊配置

基于庫(kù)房實(shí)際情況與基本需求，按庫(kù)房每100m2安裝1個(gè)溫濕度傳感器的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采樣，其中1、2、3 號(hào)庫(kù)房?jī)?nèi)部都設(shè)置4 個(gè)傳感器，特1、2 號(hào)庫(kù)房設(shè)置1 個(gè)傳感器，其指標(biāo)如表2 所示；1 號(hào)庫(kù)房設(shè)置4 路數(shù)字監(jiān)控，2、3 號(hào)庫(kù)房設(shè)置3 路數(shù)字監(jiān)控，基于庫(kù)房?jī)?nèi)部的空間、光照等條件選擇攝像機(jī)，比如明亮處用彩色攝像機(jī)、較暗處用紅外攝像機(jī)、狹小處用定焦攝像機(jī)，其中彩色型參數(shù)可參考表3；最后為了提高檔案館的安全性，應(yīng)當(dāng)建設(shè)自動(dòng)聲光語(yǔ)音報(bào)警功能和消防自動(dòng)控制功能，著重覆蓋巡邏盲區(qū)，做到全面監(jiān)管，同時(shí)為布防工作提供輔助性支持。

表2 溫濕度傳感器性能指標(biāo)

表3 攝像機(jī)參數(shù)

3.智能化系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 系統(tǒng)運(yùn)行

該檔案館智能化系統(tǒng)運(yùn)行的實(shí)現(xiàn)要基于MVC 框架和B/S 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，由上至下分為數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、展示層和客戶(hù)端，相互合作促進(jìn)智能化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。運(yùn)行時(shí)界面以簡(jiǎn)潔性為基礎(chǔ)，提供前后退和刷新等功能，能夠設(shè)置定時(shí)任務(wù)，提醒間隔時(shí)間，同時(shí)可以自由定義系統(tǒng)中的權(quán)限角色。登錄時(shí)通過(guò)StringUserID 語(yǔ)句保存用戶(hù)的登錄名數(shù)據(jù)，查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)表格代碼可以判斷用戶(hù)的使用權(quán)限，如果需要調(diào)整權(quán)限，直接更改數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)的表格即可，其檔案資料的部分管理界面如圖1 所示。

圖1 檔案管理系統(tǒng)樣式

系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)要著重關(guān)注其安全問(wèn)題，需要從物理環(huán)境、域環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境這三方面來(lái)綜合考慮。物理環(huán)境防護(hù)主要通過(guò)監(jiān)控和巡檢等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，域環(huán)境防護(hù)方法是系統(tǒng)在登錄時(shí)判斷操作者的實(shí)際權(quán)限，限制其使用行為，保護(hù)應(yīng)用程序的安全，最后針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全問(wèn)題，會(huì)允許設(shè)置代訪問(wèn)碼安全性，利用防火墻分隔內(nèi)部網(wǎng)與公眾訪問(wèn)網(wǎng)，基于隔離技術(shù)掃描流經(jīng)過(guò)的網(wǎng)絡(luò)通信，過(guò)濾掉具有攻擊性的信息[2]。

3.2 功能模塊

3.2.1 溫濕度模塊

溫濕度調(diào)控模塊主要通過(guò)溫濕度主控微機(jī)、綜合智能控制器和溫濕度傳感器的共同作用實(shí)現(xiàn)其功能，實(shí)時(shí)采集庫(kù)房的溫濕度數(shù)據(jù)后控制微機(jī)負(fù)責(zé)接收信息、下達(dá)指令，調(diào)節(jié)空調(diào)、除濕機(jī)和加熱器等設(shè)備參數(shù)。庫(kù)房的溫度標(biāo)準(zhǔn)是14℃～24℃，濕度標(biāo)準(zhǔn)是40%～60%RH，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置各項(xiàng)參數(shù)的上下限、缺水與滿(mǎn)水定時(shí)報(bào)警，基于手動(dòng)與自動(dòng)兩種控制方式讓庫(kù)房環(huán)境達(dá)到動(dòng)態(tài)平衡。當(dāng)檔案存放環(huán)境的溫濕度與設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)值出現(xiàn)差異時(shí)，該模塊會(huì)自動(dòng)運(yùn)行，連續(xù)發(fā)出警報(bào)提醒，工作人員在收到信號(hào)后要立刻處理問(wèn)題，檢查相關(guān)的數(shù)據(jù)變化然后直接調(diào)整溫度和濕度。

3.2.2 監(jiān)控模塊

監(jiān)控模塊通過(guò)對(duì)視頻圖像的實(shí)時(shí)采集和對(duì)入侵狀況的跟蹤檢測(cè)來(lái)發(fā)揮其作用，主要在庫(kù)房、出入通道、控制室等場(chǎng)所進(jìn)行鋪設(shè)，覆蓋全部區(qū)域，不明顯處要安裝遠(yuǎn)紅外傳感器，監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)將收集到的信號(hào)實(shí)時(shí)傳輸?shù)娇刂婆_(tái)，并顯示在終端上。監(jiān)控模塊可以記錄防盜事故和門(mén)禁進(jìn)出情況的數(shù)據(jù)，包括進(jìn)出人員、報(bào)警地點(diǎn)、狀態(tài)、時(shí)間等，同時(shí)將記錄備份到數(shù)據(jù)庫(kù)中，監(jiān)控模塊與報(bào)警模塊協(xié)作配合保護(hù)檔案安全。如果檔案館發(fā)生盜竊事故，可以通過(guò)監(jiān)控模塊查找相關(guān)的影像記錄，從數(shù)據(jù)庫(kù)中輸出所需信息，同時(shí)如果有不明人員進(jìn)入防控區(qū)域，監(jiān)控模塊會(huì)將信號(hào)傳遞給報(bào)警模塊，警示檔案管理人員采取相應(yīng)措施。

3.2.3 消防模塊

庫(kù)房的檔案文件大部分是紙質(zhì)材料，如果發(fā)生火災(zāi)將會(huì)造成難以挽回的損失，因此應(yīng)當(dāng)建設(shè)并完善消防模塊。在庫(kù)房和控制室等重要區(qū)域安裝數(shù)量達(dá)標(biāo)的自動(dòng)感煙或感溫報(bào)警探頭、滅火裝置，與溫濕度模塊和監(jiān)控模塊互相配合，實(shí)時(shí)跟蹤安全情況，并將信息反饋給中央控制室，一旦發(fā)生火情就啟動(dòng)消防聯(lián)動(dòng)控制，讓滅火裝置開(kāi)始自動(dòng)工作，并利用GPS 技術(shù)在終端顯示火災(zāi)地圖和視頻，有利于工作人員和消防隊(duì)伍迅速采取救援措施。

3.2.4 報(bào)警模塊

報(bào)警模塊主要是利用自動(dòng)防盜系統(tǒng)保障檔案的安全性，基于RFID 技術(shù)為檔案貼好標(biāo)簽或二維碼，給管理人員發(fā)放電子標(biāo)簽卡，雙頻報(bào)警主機(jī)會(huì)對(duì)其進(jìn)行有效控制，工作流程是主機(jī)內(nèi)部發(fā)射低頻信號(hào)-電子標(biāo)簽被激活后傳遞信號(hào)-讀寫(xiě)器接收數(shù)據(jù)包-將標(biāo)簽ID、激活器編號(hào)、RSSI 值傳送到主控電腦，如果檔案被移送到固定范圍外，標(biāo)簽無(wú)法激活，報(bào)警裝置就會(huì)自動(dòng)工作，提醒工作人員捕捉異常信號(hào)并采取相關(guān)措施[3]。

3.2.5 門(mén)禁模塊

庫(kù)房出入口一般會(huì)設(shè)置鋼制防盜門(mén)鎖進(jìn)行安全防護(hù)，為了實(shí)施智能化管理，需要運(yùn)用非接觸式磁卡電子技術(shù)建設(shè)門(mén)禁控制系統(tǒng)，工作人員可以通過(guò)授權(quán)過(guò)的磁卡、指紋識(shí)別和密碼等方式進(jìn)出庫(kù)房門(mén)口，門(mén)禁模塊可以記錄磁卡身份、進(jìn)出時(shí)間、房門(mén)開(kāi)關(guān)狀態(tài)等數(shù)據(jù)，反饋給中央控制室并進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，便于后續(xù)的查詢(xún)工作，授權(quán)過(guò)的磁卡也可以進(jìn)行回收和注銷(xiāo)。如果報(bào)警模塊開(kāi)始啟動(dòng)，電子門(mén)禁系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)解除限制，確保人員安全疏散。沒(méi)有身份證明或準(zhǔn)入資格的人員無(wú)法進(jìn)入到檔案館中，如果發(fā)生強(qiáng)行進(jìn)入的情況，門(mén)禁系統(tǒng)會(huì)聯(lián)合報(bào)警模塊通知安保人員，保證檔案館的安全。

3.3 數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)了檔案館的各方面系信息，包括電子檔案、人員信息、監(jiān)控記錄、門(mén)禁記錄等數(shù)據(jù)，利用AI 數(shù)據(jù)智能分析平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的審核，維護(hù)信息安全。其智能化主要體現(xiàn)在三方面，首先可以根據(jù)預(yù)設(shè)的資料分類(lèi)規(guī)則對(duì)獲取文件進(jìn)行類(lèi)目劃分；其次是可以根據(jù)預(yù)設(shè)的篩選規(guī)則剔除掉無(wú)效信息，對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾；最后是其自動(dòng)識(shí)別功能有利于快捷搜索，減少了不必要的查詢(xún)時(shí)間。而且可以利用區(qū)塊鏈節(jié)點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，有效規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，這種智能化減輕了管理人員的工作壓力，還可以提高數(shù)據(jù)處理的精確度[4]。

3.4 系統(tǒng)測(cè)試

該智能化系統(tǒng)測(cè)試包括功能測(cè)試和性能測(cè)試，功能測(cè)試就是檢查功能模塊是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)并發(fā)揮相應(yīng)作用，對(duì)溫濕度、消防、監(jiān)控、報(bào)警和門(mén)禁五個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)與設(shè)計(jì)功能一致，質(zhì)量達(dá)標(biāo)，通過(guò)檢測(cè)。性能測(cè)試模擬了不同用戶(hù)數(shù)訪問(wèn)系統(tǒng)時(shí)計(jì)算機(jī)CPU 使用率和系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間，測(cè)試結(jié)果如表4 所示，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)能夠在20min 內(nèi)容納100 個(gè)用戶(hù)，然后用LoadRunner 腳本檢測(cè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)寬帶和數(shù)據(jù)傳輸率，發(fā)現(xiàn)所有功能的操作時(shí)間都不超過(guò)3s，因此可以判斷該檔案工程滿(mǎn)足了預(yù)期要求，總體質(zhì)量合格。

表4 系統(tǒng)性能測(cè)試數(shù)據(jù)

3.5 應(yīng)用成效

該檔案館在管理系統(tǒng)全面智能化升級(jí)后，其整體的管理效率和綜合服務(wù)能力得到了大幅度的提升，主要體現(xiàn)在三方面。首先在未改造前，該檔案館的管理方式較為落后，資料錄入、查詢(xún)等環(huán)節(jié)耗費(fèi)了大量的人力和物力，增加了相關(guān)成本，而該建設(shè)工程解決了上述問(wèn)題，工作人員通過(guò)線上的數(shù)據(jù)庫(kù)就能快速完成管理工作，輕松查閱所需信息；其次是提高了檔案資料的存放質(zhì)量，改造前紙質(zhì)容易出現(xiàn)人為性或自然性的損壞，且存放環(huán)境需要人工管理，存在較大疏漏，難以保證資料的安全性，而改造后，各功能模塊的共同協(xié)作可以實(shí)時(shí)控制重要區(qū)域的環(huán)境溫濕度，嚴(yán)防火情；最后是提高了檔案館的安全防護(hù)程度，通過(guò)監(jiān)控、報(bào)警等系統(tǒng)功能提供了良好的工作環(huán)境，降低了檔案資料的和缺失率和損壞率。

4.結(jié)語(yǔ)

本文以某檔案館工程為例，基于庫(kù)房?jī)?nèi)部情況總結(jié)了設(shè)計(jì)原則和根本需要，從而確定智能化系統(tǒng)的建設(shè)方案，圍繞該系統(tǒng)的應(yīng)用方式，分析了其系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則、功能模塊、數(shù)據(jù)庫(kù)和測(cè)試方法，其中功能模塊包括溫濕度調(diào)節(jié)、消防控制、監(jiān)控采集、自動(dòng)報(bào)警和門(mén)禁處理，通過(guò)測(cè)試后發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)良好，工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)，能夠大幅提高檔案管理的工作水平和工作效率。