民國時期政府機構檔案裝訂形式研究

畢建新 仲曉瑩 趙慧敏 欒寧麗

摘 要：裝訂是檔案整理工作的基礎環節，也是影響檔案實體保管質量的重要因素，研究民國檔案裝訂規范有利于了解民國時期檔案的整理與歸檔制度。文章以中國第二歷史檔案館、江蘇省檔案館、蘇州大學檔案館館藏民國檔案為調研對象，按不同時期選取300卷（件）檔案作為研究樣本，對民國時期檔案裝訂形式、材料、要求及應用情況展開研究。研究發現，民國檔案的裝訂要求體現了檔案管理的基本思想，裝訂形式的演變體現了傳承、揚棄與創新，對后世具有深遠影響，還應在重新整理中“整舊如舊”。

關鍵詞：民國檔案；裝訂；整理

分類號：G272.4

Research on the Binding Forms of Government Archives During the Republic of china Period： Take Jiangsu Province as an Example

Bi Jianxin1， Zhong Xiaoying2， Zhao Huimin3， Luan Ningli3

（ 1.School of Social Science， Suzhou University， Suzhou， Jiangsu 215123； 2.School of Information Management，Nanjing University， Nanjing， Jiangsu 210023； 3.Jiangsu Provincial Archives， Nanjing， Jiangsu 210019 ）

Abstract： Binding is the basic link of archives sorting and an important factor that affects the quality of archive storage. Studying the binding norms of archives during the Republic of China period is conducive to understanding the sorting and archiving system during that period. This article takes the archives during the Republic of China period collected by the Second Historical Archives of China， the Archives of Jiangsu Province and the Archives of Soochow University as research objects， selects 300 volumes （pieces） of archives as research samples according to different periods， and studies the binding forms， materials， requirements and application of archives during the Republic of China period. The research shows that the requirements of archives binding reflect the basic idea of archival management， and the evolution of archival binding forms reflects inheritance， sublation and innovation processes. The forms of archival binding in this period have a profound impact on future generations and should be reorganized and kept "as old as before" in the new era.

Keywords： Archives During the Republic of China Period； Binding； Sorting

檔案裝訂是指通過不同方式將歸檔文件以件為單位進行固定的過程。我國歷史上檔案載體類型繁多，包括甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張等載體材料，不同載體的檔案有不同的裝訂形式。甲骨檔案采用編連成冊或按包保管的方式；簡牘檔案使用絲草、麻繩或牛皮編聯而成；縑帛檔案依據書寫內容裁切后采取卷軸的裝訂形式，唐宋時期改為折疊式[1]。東晉桓玄詔令之后，紙張取代簡牘成為國家文書的正式書寫材料，紙質檔案的裝訂形式包括卷軸裝、經折裝、蝴蝶裝、包背裝、線裝等。民國時期，由于現代印刷技術、裝訂技術的出現，檔案裝訂形式大為簡化。目前，學界對于清代及以前的古籍裝幀形式的研究較為豐富，但對于民國時期檔案裝訂形式的研究則鳳毛麟角。近年來，大量民國檔案被重新整理，其原始裝訂形式被新的裝訂形式所取代，民國檔案的外部形式原始性遭到破壞。因此，有必要對民國檔案的裝訂形式開展搶救性研究。

1 民國檔案裝訂形式調研

民國檔案數量龐大，歸檔機構類型眾多，調研無法覆蓋所有地區、所有機構的民國檔案，故筆者選取中國第二歷史檔案館、江蘇省檔案館、蘇州大學檔案館館藏民國檔案進行初步調研。調研發現，大量民國檔案已拆除原始裝訂形式進行重新裝訂，部分尚未整理及正在整理的民國檔案還保有原始裝訂形式。筆者選取保留原始裝訂形式的300卷（件）民國檔案作為研究樣本。分1912—1927年、1927—1937年、1937—1945年、1945—1949年四個階段進行統計（見表1）。圖1-8列出了調研所見的8種裝訂形式。布包封、卷夾裝在民國時期專著中大量提及，但研究樣本中暫未見此兩類裝訂形式。

2 民國檔案裝訂形式及材料

民國時期檔案裝訂工作在沿襲清代部分做法的基礎上進一步簡化和創新。受經濟水平、地域差異、文化發展及技術革新等眾多因素的影響，這一時期檔案裝訂形式、材料及要求差異較大。

2.1 裝訂形式

根據對現有民國時期文書工作和檔案工作資料的梳理，并結合學者的相關論述，本文梳理出民國檔案包含布包封、卷夾裝、封套裝、線裝、紙釘裝、金屬裝訂、漿糊粘貼七種裝訂形式。清代在圣訓、實錄、玉牒等檔案的保管中廣泛使用書袱包裹，民國成立后，這種裝訂形式被外交部等機構沿用并稱之為布包封[2]。卷夾裝是使用韌性較強的厚紙制作的紙夾來放置文件，以避免文件損壞。清代秘密公文封套裝的形式也被沿用，民國早期司法部[3]、教育部[4]、肅政廳[5]的文件保管規則中均有提及，民國后期行政院明確要求“機要公文封套一律用軍機信封”[6]。線裝作為明清以來最主要的書籍裝幀形式，在檔案裝訂中也得到廣泛使用。紙釘裝雖未見于民國官方文件與檔案管理辦法中，但在部分著述中有所提及[7-8]，并在檔案實物中大量應用。隨著現代裝訂技術的發展，金屬裝訂開始在檔案裝訂中得到應用，包括銅釘、鉛釘、訂書針、大頭針、回形針等。漿糊在古籍裝幀中被廣泛使用，但傳統漿糊極易導致發霉、蟲蛀和鼠嚙，因此民國時期大量文件與檔案管理辦法及相關著述中均明確要求禁止使用傳統漿糊[9-12]。化學漿糊出現后，殷鐘麒提出檔案裝訂可使用“科學漿糊”[13]。

2.2 裝訂材料

每種裝訂形式均有相應的裝訂材料。民國初期的布包封通常采用棉布包袱。由于管理不便，這種裝訂形式很快便被淘汰。卷夾裝使用韌性較強的厚紙制作的紙夾，質量較好的由上等加厚紙板與帆布制作，質量較差的則使用次等紙板或四裱粗紙及土布制作。封套裝通常使用輕薄、有韌性的紙張制作成開口的封套，將歸檔文件夾裝其中。線裝通常使用棉繩或麻繩，但不夠牢固，案卷裝訂完畢后無法直立排架。紙釘裝使用棉紙或皮紙為線穿釘，便于拆換且經濟[14-15]。金屬裝訂在20世紀30年代后開始廣泛使用，其中銅釘、鉛釘主要用于檔案的活動裝訂。訂書針裝訂首先將文件裝訂成冊，加上封面、封底和案卷目錄后再使用線裝的方式裝訂，通常不獨立作為一種方式對文件檔案進行裝訂。民國檔案中使用的訂書針絕大部分為鐵質，極少量為銅質，其中鐵質訂書針銹蝕較為嚴重。大頭針、回形針只是在文件處理過程中被臨時用于固定文件，這類固定方法嚴格意義上并非裝訂形式，因此在當時眾多檔案管理辦法中被明令禁止[16-18]。在漿糊粘貼這一問題上，民國時期明確要求禁止使用漿糊，如果案卷上已使用漿糊，則要盡量剪除[19-20]。民國末期化學漿糊出現后，才有學者提出可以在檔案裝訂中使用“科學漿糊”[21-22]。

3 民國檔案裝訂要求

民國時期，雖然檔案裝訂要求較為分散，但逐步形成了一套相對完善的檔案裝訂規范。裝訂前，須有整理環節，將文件正本、附件整理整齊劃一，統一公文用紙格式[23]，再行裝訂。裝訂時，應盡量做到四方齊整，如無法做到則需選擇右下兩邊對齊裝訂，裝訂位置與正文應保持一定距離。[24]底面裝訂收結處應貼上封箋，以防調換[25]；同一案由、卷名相同的文件應當裝訂成一卷；收發文及附件應當按照日期排序。相關業務尚未辦理完畢，還會有新增文件時，應當做初步的活動裝訂；業務辦理完畢后，無新增文件時，才做固定裝訂。若一件事項形成的文件數量過多，案卷可分冊裝訂。每冊所含文件各機構規定不一，按照文件數量規定，每冊十件[26]至四十件[27]不等；按照厚薄規定，則二十毫米[28]至一寸不等[29]。此外，各種裝訂形式有其具體要求：

3.1 布包封與卷夾裝

布包封裝訂形式需要在布包封的包頭以較大字體書寫年份，并以千字文次序存放于檔架上。

卷夾有平放卷夾、立排卷夾、橫排卷夾三種形式。平放卷夾適用于紙質稍軟的案卷；立排卷夾堅韌厚實、夾背平直，便于標寫案名及號碼；橫排卷夾夾口向上，卷背向下排列，卷突用以標寫所存檔案題名。[30]通常，公文的附件應當隨文一同釘入卷夾，但當附件過多無法裝入卷夾時，則可裝入附件袋或附件箱袋。箱袋上應寫明案卷卷面各項信息，注明附件字樣，并編號登記附件簿。[31]卷夾常與導片配合使用。導片是用堅韌耐用的厚紙板做成的較卷夾略大的單紙片，紙片突出的部分用于標寫文字或符號，放置于各類卷夾之前，用以標識排列其后的文件類型。[32]

3.2 封套裝

封套裝沿襲了清代公文封套的做法。在使用封套的時候，應按照文件大小設計封套的尺寸，如行政院規定“機要公文封套一律用軍機信封，照本院現在所用式樣，必要時，得再添較大及較小者各一種（按現在式樣闊十五公分五公厘，高二十四公分五公厘。必要時，得就高闊分別放大或縮?。?，以便按公文件數之多寡為適度之裝用”[33]。封套裝的優點在于它可以保證涉密公文的安全，并有效維護檔案的完整性和成套性。

3.3 線裝與紙釘裝

線裝多以棉繩與麻繩為裝訂材料，其中麻繩的強度明顯高于棉繩。樣本中裝訂繩直徑介于0.2—1.5毫米之間，裝訂時所用繩子粗細因檔案的厚薄而不同。最薄的檔案厚度約0.5毫米，以約0.2毫米直徑的棉繩裝訂7頁檔案；最厚的案卷厚度約2.3厘米，以約1.5毫米直徑棉繩裝訂百余頁檔案。線裝形式參照古籍裝幀的方法，以“四孔一線”裝訂法為主，兼用“兩孔一線”“三孔一線”的方法。線裝的優點在于文件外觀整齊，無論是棉繩還是麻繩均不會對檔案紙張造成污損。

部分較薄的檔案省略了線裝步驟，只保留紙釘裝。使用紙釘固定書葉是古籍線裝中必不可少的環節，因此推測民國時期應當是將紙釘裝歸入到線裝形式中，并未將其單列為一種裝訂形式。樣本中部分單據粘存薄、估單等文件材料采用紙釘裝，有兩孔、四孔、六孔等多種固定形式。部分紙釘打結處粘貼有封箋，以防止打結散開。紙釘裝的優點在于成本低、裝訂牢固，對檔案起到很好的固定和保護作用。

3.4 各類金屬裝訂形式

金屬裝訂形式包括銅釘裝、訂書針裝、回形針裝與大頭針裝。銅釘裝通過在檔案右側裝訂兩枚直徑約0.9厘米的銅質圓釘來固定檔案。作為活動裝訂形式，銅釘裝背面釘口需要用封箋粘貼并加蓋圖章，可以避免對其他文件的磨損，也可以避免裝訂好的文件被調換。訂書針裝以鐵質或銅質訂書針為裝訂材料，裝訂位置位于檔案右側或右上角。部分樣本與《財政部直接稅處檔案處理法》規范一致，先以訂書針裝訂，再使用麻繩或棉繩裝訂?；匦吾樠b與大頭針裝的使用情況相似，是臨時固定方式，并非嚴格意義上的檔案裝訂形式。但在實際歸檔工作中，管理人員并未將大頭針與回形針拆除，而是隨文件保留。金屬裝訂形式因其使用方便快捷的優勢得到大量運用，但金屬裝訂形式也存在一個嚴重缺陷，即鐵質裝訂材料銹蝕后易對檔案紙張本體造成嚴重污損。

3.5 漿糊粘貼

漿糊粘貼常用于裝訂頁數較少的檔案，樣本中大量司法檔案采用此種裝訂形式。部分案卷先使用漿糊進行粘貼，再用麻繩、棉繩、紙釘等再次裝訂。此外，漿糊還常用于將附件粘貼在裝訂件后或檔案內頁，具有粘貼牢固、價格低廉、易制作的優點。但是傳統漿糊由面粉制作而成，極易遭蟲蛀及鼠嚙，因此傳統漿糊粘貼方式被明令禁止，直至不易發霉蟲蛀及鼠嚙的科學漿糊發明后才被允許使用[34]。

4 結 論

4.1 民國檔案裝訂要求體現了檔案管理的基本思想

民國時期檔案裝訂已經體現出檔案保護、檔案工作安全簡便和維護檔案真實性與完整性的思想。例如，不同機構的文書與檔案管理辦法多次強調避免使用漿糊，以防止蟲蛀及鼠嚙，體現了樸素的檔案保護思想；金屬裝訂形式的普及，體現了檔案工作中追求安全簡便的原則；布包封與封套裝中“裝訂部分尤須接牢，以免抽換”“文件裝訂線上有簽注及其他字跡印章者，須設法使之露出”等要求，體現了維護檔案真實性與完整性的檔案管理思想。

4.2 民國檔案裝訂形式的演變體現了傳承、揚棄與創新

民國時期，檔案裝訂形式因各自的特點得到了傳承和揚棄。民國初期，部分政府機構沿用清代布包封的裝訂形式，但布包封裝訂形式成本較高且不便于管理，因此逐步被淘汰。封套裝也沿襲了清代公文封套的做法，這種裝訂形式因簡單便捷、易于制作而被保留至今。民國檔案裝訂使用最多的便是線裝與紙釘裝，由于裝訂成本低且裝訂牢固，沿用至今。傳統漿糊粘貼的方法則因為易發霉、遭蟲蛀鼠嚙被禁止使用，新的科學漿糊逐漸取而代之。銅釘、鉛釘、訂書針等舶來品不斷涌現，因其簡單易用、裝訂牢固的優勢逐漸成為主要裝訂形式。

4.3 民國檔案裝訂形式對后世產生了深遠影響

民國檔案的裝訂形式對后世有著深遠影響。能否便捷有效、低成本地保護和固定檔案，決定著裝訂形式是否擁有生命力。例如，線裝與紙釘裝形式具有極佳的固定作用，且對檔案紙張無任何損壞，故被一直沿用至今。部分金屬裝訂形式因使用方便、成本較低的優勢被保留下來，為解決鐵質裝訂材料易銹蝕的缺點，目前只有不銹鋼材質方可用于檔案裝訂。如檔案行業標準《紙質歸檔文件裝訂規范》（DA/T 69—2018）規定可以使用不銹鋼訂書釘和不銹鋼夾來裝訂紙質檔案。銅釘裝、大頭針裝、回形針裝等裝訂形式因為成本過高、固定效果較差、易銹蝕被逐漸淘汰。傳統漿糊不適用于檔案裝訂，但其粘接的裝訂形式因便捷、低成本的優點被保留了下來，如今所使用的漿糊以《漿糊》（QB/T 1962—2011）作為參考標準。封套裝目前只可用于定期或臨時保管檔案的裝訂。

4.4 民國檔案裝訂形式應在重新整理中“整舊如舊”

古籍修復領域的“修舊如舊”原則在民國檔案保護工作中卻難以實現，大量民國檔案的原始裝訂形式在重新整理后消失殆盡。而相當部分的原始裝訂完全可以保證民國檔案案卷的牢固，并無重新裝訂的必要。保留民國檔案的原始裝訂形式，不僅可以維護其形式完整性，同時也可以避免在重新整理的過程中造成案卷內頁的遺失和排列順序的混亂。檔案部門應在民國檔案整理中落實“整舊如舊”的原則。

*本文系江蘇省社科基金項目“民國時期江蘇地區司法檔案修護與整理研究”（項目編號：19TQB004）、國家檔案局科技項目“民國檔案紙張信息庫研究”（項目編號：2023-B-014）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

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