論我國學生檔案轉遞流程規范化管理的缺位與補位

馬仁杰 許茹

摘 要：學生檔案不僅是個人成長的真實記錄，維護個人權益的原始憑證，也是服務個人升學就業的根本保證，其重要性不言而喻。四川瀘州“母親私拆女兒檔案”事件引發了社會公眾對學生檔案轉遞工作的關注，暴露出我國學生檔案轉遞工作所存在的問題。有鑒于此，文章從管理缺位、主體缺位和宣傳缺位三個維度分析我國學生檔案轉遞流程規范化管理出現的問題，并據此提出完善我國學生檔案轉遞流程規范化管理的補位對策。

關鍵詞：學生檔案；轉遞流程；私拆檔案事件

近日，“母親私拆女兒檔案”事件引發了廣大網友的高度關注和熱烈討論。網絡輿情事件某種程度上是社會現象的一種外在表現形式和折射，“母親私拆女兒檔案”事件直接暴露出我國學生檔案轉遞流程管理所存在的問題。長期以來，我國學生檔案轉遞流程不規范、不及時等問題顯著，直接影響學生自身權益的保障與學生檔案工作水平的提升，這需要各方面共同努力，確保學生檔案轉遞流程規范和高效。因此，本文以“母親私拆女兒檔案”事件（以下簡稱“私拆檔案事件”）為切入點，思考我國學生檔案轉遞流程規范化管理的缺位現象，進而提出完善我國學生檔案轉遞流程規范化管理的補位對策。

一、 我國學生檔案轉遞流程規范化管理的缺位

1. 管理缺位

我國學生檔案轉遞流程中的管理缺位現象是指在學生檔案轉遞流程規范化管理工作中，相關部門沒有充分發揮職能作用，甚至在某些情境下出現了管理“真空”現象，導致學生檔案轉遞不及時、不規范。管理缺位的根本原因主要在于以下兩點：

一是法律制度缺位。2015年，中國郵政集團出臺《關于規范郵政機要通信渠道傳遞大學生檔案等有關工作的通知》；2023年，人社部、教育部出臺《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作的通知》，要求“加強高校畢業生檔案轉遞接收工作，規范檔案工作秩序，切實保障檔案安全”[1]。雖然上述通知對學生檔案轉遞工作作出了要求，但多為規范性文件，缺少國家法規層面的強制規定和有效約束。這表明我國學生檔案轉遞流程規范化管理的法規體系建設整體滯后，學生檔案轉遞過程中的程序、要求、責任等方面缺乏明確的法規約束，使學生檔案轉遞工作增加了不確定性。例如，當學生檔案轉遞流程中出現違法違規行為時，由于當前尚無法規條文對學生檔案轉遞流程的追責機制和救濟途徑作出明確規定，違法違規人員難以得到相應的懲罰和糾正，學生檔案轉遞流程規范化管理的持續性和有效性受到較大影響。

二是監管機制缺位。《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》《流動人員人事檔案管理服務規定》等明確規定學生檔案應通過郵政機要交通、郵政EMS標準快遞或派專人轉遞，嚴禁個人自帶檔案轉遞。但是在實際工作中，不同高校的學生檔案轉遞工作流程存在較大的差異，缺乏統一的轉遞標準和程序，學生檔案的轉遞流程不規范。有的學校隨意將檔案交由學生本人自帶轉遞，也有學校存在學生檔案轉遞后沒有確認簽收導致學生檔案丟失的情況。導致上述亂象的根本原因在于檔案相關部門及工作人員對檔案轉遞流程失范的責任劃分不清晰，學生檔案轉遞流程缺少專門的監管機制。

2. 主體缺位

我國學生檔案轉遞流程規范化管理的主體缺位是指，學校檔案機構及其管理人員的檔案服務力不足，在學生檔案轉遞流程中沒有盡到應盡的職責，同時學生這一主體的檔案意識薄弱，在學生檔案轉遞流程中缺乏對流動狀態的持續關注，從而共同導致學生檔案轉遞流程失范現象的發生。

一是學生檔案的管理主體較為混亂。《高等學校檔案管理辦法》第二章第七條明確指出“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”[2]。但是在實際工作中，許多高校的檔案機構沒有獨立建制，仍然隸屬于黨委（校長）辦公室、學生處等職能部門。在機構設置不合理等因素影響下，部分高校未能嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》規定，將學生檔案納入檔案部門集中統一管理范圍。

二是高校檔案管理人員配備數量和檔案工作水平有待改善。一方面，我國檔案管理人員配備普遍不足。近年來，我國高校招生規模不斷擴大，學生檔案數量激增，管理難度加大，但學生檔案管理人員的數量卻未隨之增加。此外，學生檔案轉遞工作一般集中在學生畢業季，工作時限短且工作負荷大，這對檔案工作人員的數量提出較高的要求。學生檔案管理人員數量的增長速度與學生檔案數量激增、管理難度的迅速增加難以保持同步。另一方面，我國高校檔案管理人員專業水平有待提高。經調查發現，學生檔案管理人員的專業化程度不高，只有約17%的學生檔案管理人員具有檔案學相關專業背景。[3]這意味著許多高校學生檔案管理人員缺少檔案基礎理論知識和專業技能，無法準確把握學生檔案轉遞工作的具體流程和詳細要求。

三是學生自身的檔案意識較為薄弱。學生檔案意識是指學生對檔案及檔案工作的基本認知和行為選擇。一方面，大多數學生更關注眼前的學習成績、考試和課程，較少關注自己的學生檔案，不了解學生檔案對于自身就業、深造和職業發展的重要性。另一方面，高校檔案機構在學生檔案宣傳方面存在不足，導致學生對個人檔案關注度較低。

3. 宣傳缺位

我國學生檔案轉遞流程規范化管理的宣傳缺位是指高校檔案部門無法將學生檔案傳遞的具體流程和規范要求準確、及時傳遞給社會公眾尤其是畢業生，致使社會公眾對檔案轉遞流程的了解程度有限。“私拆檔案事件”沖上熱搜是社會檔案意識薄弱導致的。筆者在社交媒體平臺瀏覽了“私拆檔案事件”的相關評論后發現，社交媒體平臺中存在很多關于檔案及檔案工作的提問，但是由于許多答主不具有檔案從業經歷和檔案專業背景，答復內容大多專業化程度低，片面性明顯。這折射出我國學生檔案工作存在較為嚴重的宣傳缺位問題，集中表現在以下方面：

一是學生檔案宣傳力度不足。當前，高校檔案部門開展檔案宣傳尚未實現常態化，相關宣傳活動多集中在國際檔案日、檔案法治宣傳月（周）等特殊時間節點，沒有形成系統性和連續性的傳播和引導，宣傳內容關于學生檔案轉遞流程的主題較少。同時，高校檔案部門開展檔案宣傳多采用張貼海報、發放宣傳材料、舉辦講座等形式，形式單一、枯燥，難以引起學生的興趣和關注。

二是學生檔案宣傳工作中的社交媒體應用有限。雖然部分高校檔案部門認識到社交媒體平臺的傳播效力，嘗試借助微信、微博等平臺開展學生檔案轉遞流程的宣傳工作，但是不同社交媒體平臺的用戶偏好、內容形式和傳播機制等存在差異，我國高校檔案部門在不同平臺投放的宣傳內容往往相似，缺乏針對性，導致用戶關注度低，內容點擊量和閱讀量不高。可見，高校檔案部門利用社交媒體開展學生檔案轉遞流程宣傳效果甚微，檔案宣傳工作的信息供給與社會公眾的信息需求之間矛盾突出。

二、 完善我國學生檔案轉遞流程規范化管理的補位對策

1. 管理補位：建立健全長效管理機制

實現學生檔案轉遞流程規范化管理的核心要務在于建立健全長效的管理機制。筆者認為可從以下兩個方面著手：

一是健全相關法規。相關部門要盡快出臺針對學生檔案轉遞流程的專門法規條文，完善法規體系建設，厘清學生檔案轉遞流程中各環節的法律責任，明確學生檔案轉遞工作的責任主體和追責方式，確保學生檔案轉遞流程中出現的違法違規行為能夠依法得到及時、有效的糾正和處罰，避免“人檔分離”，遏制“棄檔”“死檔”等現象的出現。

二是健全監管機制。高校檔案部門要提高監管意識，構建暢通的監管渠道，明確學生檔案管理部門及管理人員的法律責任，確保其以嚴謹的態度開展學生檔案轉遞工作。例如，高校檔案部門可以嘗試建立專門的申訴窗口，明確學生檔案工作的申訴流程和時限，及時處理學生在查詢個人檔案時存在的疑問或異議，有效提高學生檔案轉遞工作的透明度和公正性。此外，隨著檔案信息化建設的全面推進，高校檔案部門可以借助技術手段實現對學生檔案轉遞流程的全面監管。

2. 主體補位：理順學生檔案管理主體

首先，健全管理體制。各高校應當采取切實措施，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，結合本校實際健全學生檔案管理體制，理順學生檔案管理主體，將學生檔案管理工作明確交由學校檔案館（室）集中統一管理，并由學校檔案部門制定學生檔案管理辦法，明確學生檔案轉遞流程和管理責任，消除因部門交叉而產生的學生檔案管理責任模糊和權限不明等問題，確保學生檔案轉遞流程的順暢和高效。

其次，及時增加學生檔案管理人員配備的數量。高校相關部門應根據本校實際情況制定合適的選人用人政策，以事業編制、人事代理、勞務派遣等多種形式招聘檔案學專業和相關專業畢業生，及時補充到學校檔案管理部門，確保學生檔案管理人員配備充足。此外，由于學生檔案轉遞工作集中在畢業季，高校應當鼓勵檔案部門從檔案學及相關專業的在校學生中臨時聘用學生檔案兼職人員，有效化解學生檔案管理人員數量不足與學生檔案轉遞時間緊、任務重的矛盾。例如，每年畢業季，安徽大學檔案館以勤工助管的形式臨時聘用在校生協助學生檔案管理人員開展學生檔案轉遞工作，確保學生檔案轉遞流程的高效率。

最后，提高學生檔案管理人員的業務能力。一方面，高校檔案部門應支持和鼓勵學生檔案管理人員參加檔案資格考試和繼續教育，另一方面，高校檔案部門應組織學生檔案管理人員參加校際檔案工作的交流，通過參加學生檔案管理經驗交流會、研討會、案例分析會等方式，分享并學習學生檔案工作經驗，優化學生檔案管理人員的專業知識結構和技能，確保學生檔案轉遞流程的規范化管理。2022年，國務院辦公廳印發《關于進一步做好高校畢業生等青年就業創業工作的通知》，要求高校取消畢業生就業報到證，不再將就業報到證作為辦理高校畢業生檔案接收轉遞的必需材料。面對畢業學生檔案轉遞的新政策和新要求，高校檔案部門要及時組織學生檔案管理人員開展業務培訓，并要求學生檔案管理人員嚴格按照教育部規定規范學生檔案轉遞流程，落實檔案接收告知承諾制。

2.3 宣傳補位：增強社會檔案意識

檔案宣傳作為拉近公眾與檔案、檔案工作距離最直接、有效的方法，應受到檔案部門的重視。[4]檔案宣傳最終的目的就是讓人們能夠走近檔案，了解檔案是什么，知悉檔案館的功能和作用以及檔案和檔案工作能夠為我們帶來怎樣的幫助。[5]為增強我國社會檔案意識，提升學生檔案宣傳效果，高校檔案部門需要實現宣傳補位。

首先，形成宣傳工作機制。高校檔案部門要將學生檔案轉遞流程的宣傳工作列入檔案部門議事日程和年度工作計劃，加強學生檔案宣傳的力度，建立學生檔案宣傳活動常態化機制和宣傳效果動態增長機制。同時，高校檔案部門需創新學生檔案轉遞流程的宣傳形式，提升宣傳效果，擴大學生檔案工作宣傳的范圍和影響力。例如，高校檔案館（室）可將學生檔案轉遞流程納入“新生第一課”或“畢業生最后一課”，向高校畢業生講清學生檔案的功能作用、利用手續和查檔流程。

其次，制定合適的宣傳策略。學生檔案管理人員應全面了解并掌握不同社交媒體平臺在用戶畫像、功能特點、算法推薦模式等方面存在的差異，根據學生檔案轉遞流程規范化管理相關內容的特點，依照不同平臺的算法機制選擇合適的內容生產策略。例如，抖音以短視頻為主要形式，高校檔案部門可以通過制作短視頻，以生動、有趣的方式分享學生檔案轉遞流程；知乎更注重專業性的知識分享，高校檔案部門可以在知乎上發布權威觀點，表達正面聲音，探討學生檔案轉遞工作的熱點、難點問題。

最后，加強對有關輿情的關注。高校檔案部門需要及時跟蹤并回應學生檔案轉遞工作相關網絡輿情事件。根據輿情事件的內容和影響力，高校檔案部門要及時制定學生檔案轉遞流程宣傳策略，解答公眾的關切和疑慮。比如，高校檔案部門可以主動組織開展網絡直播活動，邀請專業的學生檔案管理人員和權威的檔案學專家進行熱點事件的專題解讀，并針對廣大網友提出的相關問題提供專業的解答，確保答復內容的可信度和權威性，從而有效增強社會公眾的檔案意識。

注釋與參考文獻

[1]人力資源社會保障部辦公廳 教育部辦公廳關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作的通知[EB/OL].[2023-06-13].https：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/202306/ content_6886866.htm.

[2]高等學校檔案管理辦法[EB/OL].[2023-06-26]. https：//www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[3]張鑫楠. 高校學生檔案管理現狀調查[d].沈陽：遼寧大學，2020.

[4]魏扣，李子林，郝琦.社交媒體應用于檔案知識服務的SWOT分析[J].檔案學研究，2019（1）：69-74.

[5]宋健.我國檔案意識發展演變研究[d].哈爾濱：黑龍江大學，2018.