基于檔案大數據、RFID 物聯網的檔案寄存智能服務機制研究與實踐

文/王小剛 徐建駿

隨著企事業單位委托檔案寄存資料的不斷積累增多，現有檔案寄存管理應用實踐中存在工作負荷大、管理效率低、檔案存取不方便等突出問題。本文通過引入檔案大數據技術，對寄存檔案分類和檔案調閱分布特點進行大數據分析，優化發包方檔案保管庫所、檔案層架部署和運輸路線方案，結合研究基于RFID 物聯網技術，實現對檔案寄存的安全、高效的智能服務。

企事業單位需要委托寄存的檔案不僅種類繁雜、檔案的數量快速增加。同時，檔案委托單位由于業務需要，對寄存檔案進行查閱和利用的實時性和準確性也提出了更高的要求。現有檔案寄存管理中采用智能化管理的程度較低，主要借助人工和簡單的檔案管理數據庫進行檔案的分類編目、檔案查找和檔案調閱，存在檔案查找困難、檔案調閱實時性差等突出問題，造成檔案保管效率低、檔案調閱實時性差、檔案寄存管理費用較高。

智能化的檔案寄存庫房與傳統檔案館相比具有顯著優勢。智能控制技術是智能服務檔案庫房的核心。通過運用先進的計算機技術、電子信息技術和自動便捷控制技術，可實現檔案館整個工作流程的實時掌控。智能安全保障系統采用多重技術保障，如人臉識別、智能身份證刷卡等措施，保證檔案不被盜竊或者被人非法拿出。多功效的內部環境控制，包括溫度、濕度、光照度等，可使檔案資料得到完備保護。智能文件檢索計算系統通過高速網絡、數據庫技術，實現檔案信息的準確快速檢索。數據存儲系統，采用大容量的存儲介質，可實現檔案資料的及時更新和備份。

檔案庫房智能服務機制

檔案寄存智能服務機制包含檔案大數據、RFID 物聯網技術和智能化的信息服務系統。通過集成這些先進技術，可以實現檔案寄存服務的自動化、數字化和智能化。

智慧檔案庫房架構設計

智慧檔案庫房構建時，通過將傳感器、RFID 標簽等硬件設備與軟件系統相結合，可以實現檔案的自動管理和智能寄存。該系統還可以實現檔案的全生命周期管理，無論是檔案接收、檔案運輸還是檔案入庫、檔案本地或遠程調閱等多個環節。此外，智能寄存系統還可以對檔案的存放環境進行實時監測，避免檔案濕度過高、溫度過低等情況的發生，從而保證檔案的完好性和安全性。基于檔案大數據、RFID 物聯網技術，以檔案寄存為研究對象，通過智能射頻技術標簽技術和物聯網技術構建檔案寄存管理完整解決方案，對委托寄存在異地的檔案信息進行安全傳輸和高效管理；建立寄存檔案的大數據平臺，進行數據匯總、分析和建模，實現檔案寄存全流程處理的可視化。

智慧檔案庫房的核心模塊包括：檔案數據的采集與整合。通過人工和自動化手段采集檔案數據，并將這些數據整合到一個龐大的檔案數據集中。利用大數據分析技術，對這些數據進行處理和分析，發現其中的規律和異常；RFID 標簽的使用。將RFID 標簽粘貼在檔案盒子和文件夾上，實現物聯網技術對檔案的追蹤和管理。當檔案進入寄存室時，RFID 感應器可以自動讀取檔案信息，并將該信息傳輸到智能服務系統中；智能化的服務系統。通過大數據和物聯網技術，智能服務系統可以自動處理檔案信息，對其進行分類、編號、儲存、檢索和出庫等操作。系統還可以實現人機交互，提供在線查詢、文件傳遞等服務。此外，系統還具有智能預警功能，能夠在檔案異常情況發生時自動報警。

檔案大數據存儲機制

智能化的檔案存儲模塊可以方便地對檔案的存儲、檢索、共享、備份和恢復進行管理。存儲模塊需要支持不同類型的文件、多語言版本、不同格式文件等，同時具備文件庫房分級管理、權限設置、跟蹤記錄等功能。此外，建立在線的檔案檢索系統，能夠快速查找到需要的檔案信息，并且具備多種檢索方式和檢索結果的導出功能。

通過將檔案存儲與大數據技術結合，可以更加高效、規范地管理檔案。大數據技術可使檔案數據存儲方式更加規范化，提高檔案操作效率。例如，企業可采用數據挖掘技術對大量存在于不同數據庫中的檔案進行檢索、篩選和匯總。在檢索檔案時，采用模糊匹配技術，將文件內容進行相似度比較，從而提取符合條件的目錄和檔案。通過此項技術的運用，檔案工作的效率得到了極大的提升。大數據技術還可為檔案存儲提供高效、可靠保障。

檔案RFID 定位機制

RFID 技術是指無線射頻識別技術，通過檢測目標對象攜帶的特定射頻信號，可以正確識別該目標對象，從而獲得該目標對象對應的標識信息。基于RFID 的物品識別管理技術是一種新型的無線通信技術，可以用來實現大規模物品的較為準確的自動識別和無線電自動識別， 實現了對物品的有效監控和控制。在檔案管理中大規模使用RFID 標簽可以實現檔案的快速定位、檔案的實時監控和檔案的自動化統計，有效提高檔案管理效率。

RFID 定位技術可以實現檔案位置的快速定位。在傳統的檔案管理中，無論是在檔案庫房或是檔案柜中，都需要消耗大量的時間和人力進行查找。而采用RFID 定位技術后，通過在檔案上粘貼RFID 標簽，將每個檔案的位置信息存儲在電腦中，當需要查找某個檔案時，只需要在電腦上輸入該檔案的編號或關鍵詞，系統就可以快速定位其所在位置，大大提高了工作效率。

RFID 定位技術可以實現檔案的實時監控。在檔案庫房或是檔案柜中，檔案的安全非常重要，而RFID 定位技術可以實時監控庫房或柜中的檔案是否被移動或錯誤的取出，減少檔案無法找回、損毀的可能性，從而提高了所寄存檔案的安全性。

RFID 定位技術便于實現對寄存檔案利用情況的統計分析。引入RFID 技術后，可以對檔案進行數字化的管理，將檔案信息輸入計算機系統，從而可以了解檔案利用情況，快捷統計檔案被借出、借閱次數和使用率等，為檔案管理提供數據化的決策依據。

檔案在線借閱機制

檔案在線借閱機制通過將檔案數字化、云端存儲，方便用戶隨時隨地查閱檔案，主要包括在線借閱預約、檔案出入庫管理、借閱歸還跟蹤等功能。在線借閱預約過程中，首先借助在線借閱審批系統對檔案借閱申請進行審批，申請獲審批通過后，用戶只需在在線借閱模塊輸入所需查閱的檔案關鍵詞或篩選條件，快速地找到所需檔案，并根據需要對檔案進行標注、打印和下載等操作。

檔案在線借閱機制還提供安全管理方式。檔案管理者可以根據檔案的重要程度和保密級別進行分級和權限管理，并對檔案進行分類、備份、遷移，更好地應用和維護檔案。

智慧庫房云平臺部署與應用

平臺部署

基于檔案大數據、RFID 物聯網的檔案寄存云平臺主界面，提供主要寄存檔案大數據統計分析、RFID 檔案管理子系統和檔案庫房環境實時監測子系統。基于檔案大數據、RFID 物聯網的檔案寄存云平臺使用RFID 標簽追蹤管理檔案，極大地提高了檔案管理和儲存的效率。同時，通過大數據技術對檔案信息進行處理和分析，實現檔案的分類和檢索?；谶@些技術，實現了低成本和高效率的檔案寄存服務。用戶只需要在線提交檔案信息和儲存需求，就可以得到一系列自動化的服務，包括檔案分類、編碼、儲存和檢索等。同時，企業還可以輕松地監控檔案寄存過程中的任何異常情況，并能夠通過智能預警功能及早發現和解決問題。

部署指揮庫房云平臺時，首先將委托寄存的檔案放入寄存檔案箱，然后在每個寄存檔案箱上粘貼記錄該寄存檔案箱本身信息和所含箱內檔案信息的RFID 電子標簽。進而通過檔案庫房管理人員手工或自主機器人的RFID 讀寫器正確讀取RFID 電子標簽，所讀取內容與智慧庫房云平臺的后臺數據庫進行對接，從而準確、高效地實現對所寄存檔案的查找、定位等處理。因此，智慧庫房云平臺的設計采用了RFID 識別技術和軟件技術。

以RFID 識別技術為核心的RFID 檔案管理子系統是平臺的重要組成部分。RFID 檔案管理子系統的主要硬件設備由RFID 電子標簽、RFID 讀寫器、寄存檔案管理應用服務器及客戶端組成。檔案箱標簽與寄存檔案箱對應，標簽上儲存的信息項包括：寄存檔案箱的唯一編碼、所含檔案類別、檔案保存期限、入庫時間等。寄存檔案箱入庫上架后，需要標識寄存檔案箱的具體存放位置，因此，需要在存放寄存檔案箱的密集架存放位置粘貼位置RFID 標簽，標簽中保存的信息內容包括：存放位置編碼、上架時間等信息。RFID 讀寫器包括固定式RFID 閱讀器和手持式RFID 閱讀器。固定式RFID 閱讀器通常安裝在寄存檔案庫房的出入口，并與寄存檔案庫房的安全門禁系統實現聯動，防止寄存檔案被違規拿出庫房。

智慧庫房云平臺建立了基于物聯網技術和智能射頻技術的檔案寄存模型，重點是檔案寄存、檔案查詢、檔案審批等方面都做到了智能化。成功將該模型應用于實踐，實現了真實檔案館內的管理，包括檔案存儲、查詢、借閱管理等方面。在檔案管理工作中，該智能寄存技術已初步發揮了顯著的效果。

RFID 應用實踐

RFID 安全防護

借助RFID 技術設計開發了檔案寄存庫房的智能安全系統，全面提升寄存檔案的安全防護水平。安裝RFID 技術智能安全防盜門，當檔案借閱者進入庫房區域時，首先進行身份驗證，可以刷身份證、人臉或指紋識別。當委托寄存的檔案離開庫房時，利用安裝在庫房出入口的固定式RFID 閱讀器可以遠距離檢測檔案箱所粘貼的RFID 電子標簽數據，并將所讀出的數據實時傳輸給智慧庫房云平臺的后臺門禁安全子系統。

此時，后臺門禁安全子系統會根據RFID 讀寫器傳輸的檔案箱標簽信息，正確判斷當前出庫的寄存檔案是否滿足出庫要求，例如是否已經辦理了出庫手續。如果已經辦理，則自動放行檔案箱離開庫房，否則，產生檔案箱違規出庫的安全報警。實際部署時，還可以結合采用視頻實時監控進行多重安全監控，有效解決了檔案、檔案箱的非法出庫問題。

此外，通過拓展智慧庫房云平臺功能，引入電子圍欄技術，實現智能化地設定檔案出入庫的安全配置，更好地幫助庫房管理人員監控庫房內的檔案信息，可以實時掌控當前所寄存檔案的借閱和歸還信息，并對超出規定閾值范圍的情況及時進行提醒，從而對所管理的寄存檔案實現全面安全防護。

RFID 檔案盤點

利用RFID 技術實現檔案寄存庫房中的檔案盤點。實施檔案盤點前，先將檔案箱擬上架的位置等信息存入寄存檔案箱的RFID 電子標簽。隨后庫房管理人員使用檔案盤點車掃描檔案密集架上的RFID 標簽時，可以獲取檔案架位置信息，再通過掃描檔案箱或檔案盒上的RFID 標簽，獲取當前檔案信息，并與系統后臺保存的檔案位置和檔案信息進行比對分析。

如果兩者信息不符，說明存在寄存檔案的錯架問題，需要進行檔案的錯架調整。如此循環往復，直到掃描該檔案庫房中的所有檔案箱或檔案，獲取庫房的檔案盤點結果。利用RFID 技術與傳統的檔案盤點相比，采用RFID 技術可以在保障檔案數據精準性的同時，大大減少庫房管理人員進行寄存檔案盤點中的工作負荷。如果發現寄存檔案箱當前位置與后臺數據庫中保存的位置不一致時，RFID 檔案盤點子系統可以自動報警，提醒庫房管理人員將檔案箱調整至正確位置。

環境監測應用

基于檔案大數據、RFID 物聯網的檔案寄存云平臺通過采集環境溫濕度、空氣質量等數據，結合恒濕消毒凈化一體機監測子系統，對庫房內恒溫恒濕與凈化設備進行管理和控制，實現環境參數變化與設備間的智能聯動控制。同時集成安全防范、智能燈控等子系統，全方位保障檔案庫房和實體檔案的安全。實時獲取庫房的環境情況、設備的實時運行狀態皆可查可控。支持庫房設備的聯動控制，實現設備間的互聯互動，如門禁、照明、視頻監控聯動等。

檔案寄存云平臺支持庫房環境質量智能告警分析，平臺針對告警可進行智能分析，可形成多種形式的告警統計圖表。平臺采用模擬汽車儀表盤方式提供組態化的監控界面，實時顯示庫房溫度、濕度和空氣質量數值。支持告警閾值的定制配置，對于超出閾值范圍的事件實現多維度、多途智能告警。

庫房現場采用本地聲光報警，報警信號通過本地報警鈴聲和燈光閃爍播報。庫房遠程報警可采用遠程短信、電話、E-mail、微信、手機APP 等告警方式，且允許用戶按需組合，實現對庫房的全天候自動監測，以達到無人值守目標。平臺支持對告警信息的統計、管理，支持告警信息的智能分析，形成多種形式的告警統計圖表。通過將歷史報警數據、操作記錄、事件日志生成各種報表進行管理，支持對報警原因的分析和處理，實現庫房的智能、安全監管。

智能化的檔案館應用給檔案工作帶來了革命性的變化，為寄存檔案的高效存儲、防盜追蹤及管理維護提供保障。RFID 定位技術的應用大大提高檔案的管理效率、安全性和數據化管理水平，極大提高檔案寄存服務水平和服務質量。當然，隨著人工智能、大數據等新一代信息技術的快速發展，檔案寄存智能服務機制還有更大的發展空間。建立智能化的檔案庫房是一項長期而艱巨的任務，未來，通過進一步深入研究RFID 物聯網技術的應用，加強與云計算、人工智能等技術的集成，不斷完善檔案智能寄存系統，并且通過對檔案大數據的分析和挖掘，實現更加智能化、人性化的檔案管理。