基于業(yè)財融合的Z 集團費用報銷流程優(yōu)化探析

康僑麟 羅晨 武漢學院

我國經(jīng)濟近年來發(fā)展放緩，企業(yè)經(jīng)營面臨的內(nèi)外環(huán)境也日益復雜，成本費用管控難度提高，相應費用報銷管理也需要實施精細化管理。目前，我國企業(yè)尚處于實施業(yè)財融合的初級階段，費用報銷管理中存在的問題相對突出，管理者需要針對具體問題進行解決，為業(yè)財融合視角下費用報銷管理綜合水平的提升創(chuàng)造良好的條件。

一、業(yè)財融合下的費用報銷

費用報銷業(yè)財融合模式可以定義為基于網(wǎng)絡傳輸基礎上的，實現(xiàn)Z 集團內(nèi)部財務核算與管理一體化、集成化、共享化的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的費用報銷模式。該模式包含網(wǎng)絡信息、人力、物力等要素，有效連接了企業(yè)的各部門工作內(nèi)容，有助于提高管理水平，并形成信息化的費用報銷新模式[1]。

二、Z 集團業(yè)財融合費用報銷現(xiàn)狀

（一）架構(gòu)設計

Z 集團設置了業(yè)務財務部、戰(zhàn)略規(guī)劃部，其中業(yè)務財務部屬于對財務共享業(yè)財融合模式一線業(yè)務的支持型職位。業(yè)務財務部在業(yè)務層方面可以針對財務報銷系統(tǒng)、財務共享系統(tǒng)、稅務云系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等相關內(nèi)容進行完善，從而構(gòu)建完善的運營管理體系。戰(zhàn)略規(guī)劃部將財務共享的能力擴大到財務部門以外，保證Z 集團其他的各個部門能夠真正地實現(xiàn)財務信息共享。

職能建設方面，Z 集團目前的業(yè)務財務部主要設置了財務負責人，負責整體管理工作。Z 集團業(yè)財融合體系下的業(yè)務財務部下設了信息部門、銷售部門、財務部門等。Z 集團充分利用信息化，構(gòu)建了財務云平臺來實現(xiàn)費用報銷網(wǎng)絡化處理。

財務信息管理崗位主要負責處理信息傳輸中的各種問題[2]。例如：業(yè)財一體化中出現(xiàn)的信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錄入及銜接，數(shù)據(jù)分類及整理等問題，并輔助企業(yè)財務事務處理部門開展相關工作，將各實體的報賬申請統(tǒng)一核算，錄入ERP 系統(tǒng)。

Z 集團的業(yè)務信息管理崗位主要負責開辟銷售渠道，增加銷售業(yè)務，并及時將銷售環(huán)節(jié)中的合同、訂單等信息錄入業(yè)財融合信息系統(tǒng)。通過這種方式，增加業(yè)財融合體系的業(yè)務收入。銷售部門同時根據(jù)應收賬款信用政策實施賒銷以及預付款項的金額制定，但是該公司在信用政策制定上，銷售部門也參與了信用政策制定的全過程。

Z 集團財務事務處理部門主要負責財務共享中心內(nèi)部所有的財務事項，財務部門擁有多名專業(yè)會計人員，主要負責基于Z 集團業(yè)財融合體系的費用報銷工作，集中處理重復、同質(zhì)性強的費用報銷業(yè)務，并自動生成憑證，實現(xiàn)Z 集團資金的統(tǒng)一調(diào)撥與賬戶管理，有力地實現(xiàn)了Z 集團財務報銷業(yè)務的集中收付，這對于Z 集團全面提升財務處理水平具有積極意義。

（二）業(yè)財融合費用報銷理念

費用報銷流程是當前Z 集團業(yè)財融合系統(tǒng)重要內(nèi)容之一，費用報銷流程主要針對Z 集團日常產(chǎn)生的費用的進行審批和處理，尤其是審核票據(jù)的真?zhèn)魏蛿?shù)據(jù)信息的準確性。Z 集團目前實現(xiàn)了資金的集中化處理，通過建立業(yè)財融合系統(tǒng)，將商業(yè)銀行對公賬戶的資金全部集中在法人名下，針對資金的實際情況，積極設定相關的管理部門，更好地提升Z 集團資金的分配和管理的規(guī)范程度，全面地提升了Z 集團資金的使用效率。在資金管理統(tǒng)一平臺上，強化對資金的收、支內(nèi)容，流程和規(guī)章的建立，保證各項資金使用過程中的科學性和合理性。一旦資金支付違規(guī)操作將被Z 集團業(yè)財融合系統(tǒng)拒絕，這種做法規(guī)避了Z 集團的內(nèi)部審計風險。

公司差旅費的費用報銷流程如圖1 所示：

圖1 Z 集團差旅費費用報銷流程

如圖1 所示，Z 集團的下屬單位每支出一筆資金都需經(jīng)過業(yè)財融合系統(tǒng)的審批，這種審批方式最大限度地避免了Z 集團成本的不必要支出。例如Z 集團嚴格實施撥款指令，業(yè)財融合系統(tǒng)在審核單據(jù)時，還需審核項目的合同賬單，對合同付款進度做到及時精細的管控。相對于工作流程而言，業(yè)財融合系統(tǒng)在一定程度上弱化了各個部門之間的矛盾，更好地促進了各個部門之間的溝通和交流，提升工作效率的同時，還增加了公司的凝聚力。

（三）費用報銷流程

Z 集團充分利用信息化，構(gòu)建了業(yè)財融合云系統(tǒng)平臺。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)中，財務人員收到報銷申請單可以通過掃碼收單的功能，對比發(fā)票和報銷單，也可以用高拍儀或者掃描儀自動對比，審核通過后可以自動生成憑證推送至財務系統(tǒng)，大大提升財務效率。

可以提前配置好報銷申請表單的業(yè)務事件規(guī)則，填寫業(yè)務事件的模塊，對基礎信息進行錄入，同時導出具體項目信息。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的流程設計中，可以設置不同的報銷金額區(qū)間流轉(zhuǎn)到對應的審批人。報銷時員工的基礎信息和項目信息可自動帶出，不用再手動錄入。財務人員也無須再上傳紙質(zhì)報銷單，減少了大量重復冗余工作。系統(tǒng)根據(jù)預設的流程和報銷金額區(qū)間，自動識別相應的審批人員并流轉(zhuǎn)，使得審批流程大大提速。審批流程完全按照公司的合規(guī)制度自動化進行，找錯或漏掉審批人的情況不復存在。

通過項目編號統(tǒng)一項目主數(shù)據(jù)，不會重復。通過系統(tǒng)間聯(lián)通，將項目信息從項目管理系統(tǒng)拉入到財務管理系統(tǒng)中。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的分析頁面里應設置柱形圖、餅形圖、折線圖、日歷等圖表，對各產(chǎn)品線的收入和成本數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計、實時更新。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)實現(xiàn)將預算編制寫入系統(tǒng)，各部門在費用支出時通過系統(tǒng)提交費用支出單，系統(tǒng)按照各級維度（如部門、項目、產(chǎn)品線、時間周期、科目等）進行預算的控制，并實現(xiàn)強弱管控。

應聯(lián)通項目管理系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)，并且通過唯一性編號，保證數(shù)據(jù)維度統(tǒng)一和一致，財務人員無須再人工核對。項目開票及收款、費用及成本信息實時更新，各項目的負責人和領導可以隨時隨地查看項目進展，了解收支情況，以免錯失決策時機。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)中，針對超標費用、不合規(guī)費用都可以設置控制邏輯進行強弱管控，避免人為因素造成的企業(yè)費用支出的浪費。比如業(yè)務招待費需要按照人均業(yè)務招待費標準來報銷，系統(tǒng)可以實現(xiàn)根據(jù)已設置規(guī)則自動控制報銷額度，提高報銷合規(guī)合理性。

在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)中，員工通過手機拍照就可以自動識別發(fā)票信息，通過微信、支付寶、短信、郵箱等端口將電子發(fā)票導入，經(jīng)過稅局自動校驗，實現(xiàn)自動填單。在員工報銷體驗上升的同時，系統(tǒng)也進行發(fā)票合規(guī)性校驗，進行自動審核，比如真?zhèn)巍⒅貜汀⑦B號、抬頭稅號有誤等發(fā)票不合規(guī)處，財務人員的審核效率也極大提升。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)可實現(xiàn)個人報銷、借款、對公支付流程全部線上化，可追溯、可管控，比如員工的借款可以限制還款期限、個人報銷需要線上進行分攤、對公付款必須和合同付款計劃掛鉤等，均可以在流程上實現(xiàn)線上化和透明化[3]。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)作為所有費用數(shù)據(jù)的入口，可以通過報表平臺拉出想要的全類型的數(shù)據(jù)報表，比如部門排名表、不合規(guī)費用分析表、預算實際對比表等等，方便分析的同時為決策做依據(jù)。

三、Z 集團實施業(yè)財融合的問題

（一）缺乏組織框架支撐，存在職責不清現(xiàn)象

從整體來看，Z 集團只是單純地設置了業(yè)財融合體系的財務崗位，沒有針對此崗位關聯(lián)的內(nèi)容進行組織結(jié)構(gòu)體系上的完善，更沒有制定與其相匹配的財務制度，導致兩者實際的職責和權(quán)力沒有被界定清晰，工作效率下降，質(zhì)量得不到保證。沒有系統(tǒng)性的項目預算，項目花費沒有計劃性，實際發(fā)生的費用無法核算到項目上，項目過程中無法知曉即時的項目成本，項目結(jié)束后也無法核算清楚項目利潤。對未來3 個月項目上可能的收款及支出的費用無法準確預估，財務人員只能準備大量現(xiàn)金以備后續(xù)支出。而且系統(tǒng)中費用報銷支出沒有預警機制，全靠財務人員在Excel 中查看需要預警的項目。項目數(shù)量一多，就會預警不及時。

（二）財務人員能力不高

業(yè)財融合對相關人員的能力要求極高，財務人員不僅需要具備較高的預算管理能力、業(yè)務分析能力，還需要較高水平的業(yè)務意識[4]。但是，目前從業(yè)財融合體系崗位的人員現(xiàn)狀來看，與這些要求還有一段距離。很多業(yè)財融合體系人員往往財務技能水平較高，預算管理能力也過關，但是，由于Z 集團的業(yè)務復雜多樣，在對業(yè)務分析的過程中，往往不夠全面，僅限于營運部門的情況，忽略了對Z 集團的整體經(jīng)營分析，而且財務部門對業(yè)務部門的關注出發(fā)點存在差異。Z集團的財務人員一般關注成本、資金運營和財務預算執(zhí)行在操作過程中的問題，但業(yè)務部門往往關注質(zhì)量、效率、客戶開發(fā)和維護問題，因此如果沒有復合型人才很難勝任業(yè)財融合下的費用報銷工作。

（三）信息共享性差

Z 集團在實施業(yè)財融合的過程中，沒有把業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)實現(xiàn)全面的信息共享。Z 集團的財務數(shù)據(jù)是根據(jù)業(yè)務活動數(shù)據(jù)而來的，但是很多的數(shù)據(jù)沒有全面地體現(xiàn)在Z 集團的財務信息平臺中，財務崗位人員沒有深入業(yè)務實際情況來整理這些數(shù)據(jù)，反而難以理解營運部門提供的數(shù)據(jù)，更缺乏分析環(huán)節(jié)。沒有把業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)實現(xiàn)全面的信息共享。另外，財務管理人員無法通過財務數(shù)據(jù)信息掌控整個Z 集團的運營狀況。因此，信息共享性差成了阻礙業(yè)財融合在Z 集團財務管理中更好應用的阻礙。

四、業(yè)財融合模式在企業(yè)報銷工作的優(yōu)化策略

（一）推進組織結(jié)構(gòu)完善，實施責任制

首先，Z 集團以財務費用報銷制度下的業(yè)財融合實施目標為重點，對Z 集團組織結(jié)構(gòu)實施改進。Z 集團可以根據(jù)業(yè)財融合目標設立相應的預算管理委員會，由Z 集團總經(jīng)理領導、財務部門和業(yè)務部門配合。通過組織結(jié)構(gòu)的完善，確保業(yè)財融合體系的功能效果真正發(fā)揮作用，從而給予費用報銷工作有力支持。

其次，應在系統(tǒng)上設置警示燈字段，系統(tǒng)自動比對支出確認時間目標與當前時間。在未開票狀態(tài)下，收入確認目標距離當前的日期超過30 天為綠燈，低于30 天為黃燈，已經(jīng)超過了收入確認時間還沒有開票為紅燈。通過定時業(yè)務事件，系統(tǒng)每天自動檢查，綠燈、黃燈和紅燈自動切換，及時預警。

最后，實施責任制。根據(jù)崗位的職責實施第一責任制度，明確業(yè)務業(yè)財融合體系的邊界，劃分責任，明確職責和義務，通過職責范圍的劃分，簡化工作流程，提升工作效率。通過財務共享云平臺配置項目預算表單，確定每個項目的預算。項目負責人可在項目過程中申請預算調(diào)整，審批完成后更新預算表單。在項目過程中實時的開票與收款、費用報銷、人員工資成本數(shù)據(jù)都關聯(lián)到每個項目下，項目實時收支與成本信息一目了然。

（二）強化人才隊伍建設

在業(yè)財融合的背景下，財務崗位人員必須具備豐富的會計專業(yè)技能和較強的財務風險意識。現(xiàn)階段要加強人才隊伍建設，需要從以下方面入手：

首先，針對現(xiàn)有財務人員積極進行定期或不定期培訓，也可以使用信息軟件、微信小程序和手機App來在線培訓。通過財務人員技能培訓，不僅能更好地掌握和理解Z 集團業(yè)務部門的工作流程、內(nèi)容和工作類別，更能補充和完善他們的技能，對財務人員提高自身質(zhì)量非常重要。

其次，針對人才市場上高技能人才的短缺，集團應積極通過獵頭、在線招聘等多種方式吸引高技能人才加入。通過增加高技能人才，可以有效識別Z 集團財模式下費用報銷工作中存在的問題，并通過對財務數(shù)據(jù)橫向和縱向的對比，對業(yè)財融合模式下費用報銷工作及時提出改進意見。

最后，實施一線輪崗制，財務人員應深入業(yè)務部門的最前端，從業(yè)財融合角度來分析財務報銷的合理性，從而更好地給予業(yè)務部門有關成本管理、資金預算執(zhí)行中的改進意見，為構(gòu)建Z 集團財融合費用報銷體系打下完善的基礎。

（三）建立統(tǒng)一的信息共享平臺，提升信息共享性

首先，Z 集團需要搭建一個統(tǒng)一的信息共享平臺，實現(xiàn)運營系統(tǒng)全面統(tǒng)一，把業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在信息共享平臺上，使財務人員能夠隨時地提取業(yè)務數(shù)據(jù)，確保財務信息更加及時可靠。應建立報賬中心—核算中心—結(jié)算中心—維護中心這一業(yè)財融合服務中心的工作流程圖，實現(xiàn)應收應付、影像流程、預算、資金核算、稅務費用、差旅等眾多內(nèi)容的業(yè)財融合及核算。通過業(yè)財融合中心信息化的工具，強化費用報銷管理信息數(shù)據(jù)采集。例如業(yè)財融合云系統(tǒng)的費控報銷系統(tǒng)中，財務人員收到報銷單可以有掃碼收單通知功能，對比發(fā)票和報銷單也可以用高拍儀或者掃描儀自動對比，審核通過后也可以自動生成憑證推送至財務系統(tǒng)中，大大提升財務效率[5]。員工無須貼票，將發(fā)票拍照后裝到發(fā)票袋中，財務人員收到發(fā)票袋后可以將發(fā)票放入卷票機中進行自動審核，解決了員工貼發(fā)票效率低，財務還需要人工審核發(fā)票的問題。

其次，Z 集團需要將運營過程中的各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都集中到一個財務信息共享平臺中，以確保信息的完整性，同時也為公司的費用報銷提供了有利的環(huán)境。在構(gòu)建統(tǒng)一的信息平臺時，管理者需要加強針對信息共享的管理，確定全部數(shù)據(jù)在信息平臺中實現(xiàn)流轉(zhuǎn)，方便Z 集團財務管理人員進行財務分析，以數(shù)據(jù)整合全面提升財務報告質(zhì)量。

五、結(jié)語

本文分析了當前Z 集團費用報銷與業(yè)財融合的運營管理中存在的問題，針對這些問題提出了優(yōu)化的策略，這對于Z 集團費用報銷與業(yè)財融合的運營管理而言意義深遠。業(yè)財融合不僅能夠幫助企業(yè)更好地實施財務轉(zhuǎn)型，同時還能幫助業(yè)務部門更好地分配任務，提升業(yè)務工作人員的工作效率。在業(yè)財融合環(huán)境下越來越多的企業(yè)管理者利用業(yè)財融合實現(xiàn)對于費用報銷財務活動的全面管理，很好地加快了實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的步伐。