基于財務共享的企業無紙化報銷推進策略

張雅倩 國網河北省電力有限公司信息通信分公司

2020 年財政部會計司發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》。2021 年國家檔案局會同財政部、商務部、國家稅務總局開展了 “增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作” 。2022 年國務院辦公廳印發《關于進一步優化營商環境降低市場主體制度性交易成本的意見》進一步指出， “2022 年底前，實現電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等” 。 “十四五” 規劃和 2035 年遠景目標綱要提出 “加快數字化發展建設數字中國” ，標志著 “經濟社會數字化轉型全面開啟” 。這些國家政策都在推進財務無紙化進程，標志著財務全面電子化轉型勢在必行。在建設具有中國特色、國際領先的能源互聯網企業進程中，電網企業致力于創建數智化新型財務管理體系。傳統報銷方式依賴于紙質文件，效率較低，無法靈活、敏捷地響應公司經營發展和管理創新需求，與電網企業發展方向相違背，隨著信息技術革新，電網企業迫切需要采取措施來優化其報銷方式?；诖?，研究財務共享模式下推進無紙化報銷策略，對于提升電網企業財務管理效率，推動電網企業在經濟社會的發展具有重要的積極作用。

一、基于財務共享的電網企業無紙化報銷的意義

（一）財務共享的概念

財務共享是指不斷開發利用財務管理工具、創新財務管理工作的模式。傳統的財務共享以人和機器的物理集中形態，成立實體財務共享服務中心，對同質化程度較高的業務進行財務流程再造、集中標準化處理，以提高財務服務效率、節約企業資源成本。隨著互聯網和信息技術的高速發展，企業經營管理和組織結構發生變化，虛擬共享概念應勢而生，這種模式不需要將財務人員集中到同一地點，而是通過信息技術將不同地理位置的服務功能和機構進行連接，運行全面電子化和網絡化[1]。電網企業在推進財務數字化轉型過程中，基于邊界管控理論，打破地域限制，搭建了智慧共享財務管理平臺，通過平臺要素、管理元素、數據資源的全面共享，探索構建了具有 “虛擬共享” 特征的全新財務共享模式。

（二）無紙化報銷的概念

無紙化報銷是指在費用報銷環節，借助信息化系統實現報銷憑證接收、報銷憑證審核、報銷憑證入賬、報銷憑證歸檔等目標的模式。無紙化報銷模式具有智能化、自動化與無紙化的特點，是財務共享模式下信息化技術充分應用的體現，也是經濟社會發展的必然趨勢。財務報銷環節是電網企業資金流動階段的重點，無紙化報銷可以提高報銷環節的效率，實現減少電網企業運行成本的目的，打造具有嚴謹性與可靠性特點的財務報銷工作模式。除此之外，無紙化報銷方式具有較強的實踐性特點，對于加快報銷速度，控制報銷力度具有積極作用，可促使電網企業在激烈的市場競爭中處于優勢地位。

（三）電網企業推行無紙化報銷的意義

1.降低電網企業運行成本，提升資源利用率。傳統報銷方式中，電網企業報銷憑證以紙質形式存儲，在一定程度上造成了紙資源、油墨資源、存儲成本與人力資源的浪費，基于財務共享實現無紙化報銷可彌補傳統紙質報銷的不足，節約電網企業成本，同時，也為后續報銷憑證收集整理工作打下堅實基礎，可有效減少資源浪費問題出現的概率，貫徹綠色環保等經濟發展理念[2]。此外，電網企業實現無紙化報銷可充分發揮電子票據的優勢，降低票據丟失等問題對報銷人員的影響。

2.提升財務管理工作效率?，F階段，電網企業財務工作逐漸向無紙化方向發展，這是數字經濟下企業財務發展的未來趨勢?；谪攧展蚕韺崿F電網企業無紙化報銷對于財務管理人員而言，可幫助其借助信息化技術管理財務數據，且在報銷環節中財務管理人員可將電子票據中的信息錄入電網企業財務管理軟件中，從而節約電子票據整理、審核與記錄環節所需的時間成本，提升整體財務管理工作的效率[3]。

3.強化財務數據管理工作?；谪攧展蚕韺崿F無紙化報銷可為電網企業與財務管理部門快速收集電子發票信息提供便利。在此基礎上，電網企業可對無紙化報銷環節進行嚴格管理，稅務部門也可以電子發票為依據對員工的消費過程進行深入了解，從而減少逃稅、漏稅及騙稅事件出現的概率，強化財務數據管理工作。

4.保障財務數據信息的及時性與準確性。在傳統的紙質憑證報銷模式下，員工很容易出現丟失報銷憑證、遺忘報銷金額等情況，電網企業基于財務共享實現無紙化報銷，可方便員工及時將報銷信息傳輸至公司財務管理部門中，從而減少漏報、重報事件出現的概率，提升財務報表中相關數據的準確性。

二、電網企業實現無紙化報銷過程中存在的問題

（一）電子票據 “報銷繁”

隨著電子政務的快速發展，電子票據的使用需求越來越多。2015 年國家稅務總局開始在全國范圍內推行增值稅電子發票，2017 年財政部出臺推進財政電子票據管理改革試點方案，2018 年海關總署實現電子海關專用繳款書，2019 年鐵路總公司推出電子客票，南方航空推出電子行程單，等等。各類電子票據應勢而生并大力推廣，企業取得的電子報銷票據占比逐漸增加。2020 年財政部和國家檔案局聯合印發《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，肯定了會計電子檔案的法律效力，但同時也提出電子會計憑證電子化單軌制報銷入賬歸檔全流程電子化的要求。因此，在未實現無紙化報銷及電子會計檔案歸檔的情況下，電網企業電子票據報銷環節，需要員工先將電子票據拍照或者掃描后上傳至報銷系統，再將電子票據打印出來提交至公司財務人員作為會計歸檔材料，同時公司財務人員需另行保存電子版電子票據，相比于傳統紙質報銷流程更加煩瑣，無疑增加了電網企業報銷員工及財務人員的工作量。

（二）內部單據 “格式多”

電網企業經營區域覆蓋26 個省及其市縣，雖然集團統一制定規章制度，但是對于制度未統一規定部分，不同省份公司甚至不同縣級公司之間仍存在內部報銷單據格式差異較大的情況，而無紙化報銷即為全流程電子化報銷，要用電子數據替代紙質憑證，報銷環節內部單據的標準統一是單據全流程電子化的前提，內部單據格式較多無疑會阻礙無紙化報銷的推進。電網企業想要順利實現無紙化報銷，必須先解決內部單據格式不統一問題。

（三）電子票據與會計憑證檢索 “關系差”

目前，電網企業關于電子票據的報銷方式為拍照或掃描上傳報銷系統，電子票據財務人員需單獨保存，雖然報銷系統可以存儲電子票據的影像信息，但并沒有對電子票據打上唯一身份編碼標識，且未實現對所存儲電子票據影像信息的調用，因此報銷完生成會計憑證后，既無法調用憑證下的相應電子票據影像，又無法通過電子票據查詢相應會計憑證，電子票據與會計憑證的檢索關系便捷性較差。

（四）員工報銷 “壓力大”

電網企業財務管理系統數量繁多、功能分散，各個系統之間的集成度較低、專業壁壘突出，這就造成員工在報銷環節，需要在多個系統中操作，日常業務處理系統切換頻繁，要求報銷員工不僅要熟練使用相關財務管理系統，同時要熟悉各個系統之間的報銷邏輯關系，嚴重增加了電網企業員工報銷壓力。由于財務管理系統較多，難免出現同一業務的同一個需求在不同系統重復操作的問題，數據重復錄入，給企業員工帶來不必要的重復工作量，數據復用化程度低，業務負擔較重，增加隱形壓力，用戶體驗感不佳。由于財務管理系統較多，間接造成報銷流程繁多，操作流程冗長，個別費用報銷從提交資金計劃到報銷入賬甚至需要兩個月時間，增加了員工報銷的時間成本。

（五）信息系統安全 “存風險”

在財務共享模式下，電網企業可以借助互聯網傳輸電子票據信息，實現共享財務數據目的，但基于網絡系統本身開放性特點，財務共享模式下無紙化報銷方式的應用會在一定程度上存在信息系統安全隱患。首先，無紙化報銷信息在傳輸的過程中會存在數據丟失的問題，且受到存儲設備的影響也會出現信息失效情況。其次，傳統紙質報銷模式中，報銷信息的修改痕跡較為明顯，而電子票據即使被修改也很難被人發現，如何及時發現電子票據被修改的問題成為財務共享模式下無紙化報銷方法應用的難題。再次，財務共享模式下，無紙化報銷方法應用中電子票據信息采集環節很容易受到計算機設備病毒的影響，出現電子票據無法使用等問題，甚至危害公司內部財務信息系統的正常運行，損害電網企業的經濟利益[4]。最后，財務共享模式下無紙化報銷方式的應用中，報銷數據存儲與收集環節中可能會出現被人盜取或刪除的情況，嚴重危害電網企業的經濟利益。

三、基于財務共享的電網企業無紙化報銷推進策略

（一）電子票據 “信息共享” ，實現外部電子票據自動采集

外部電子票據的獲取采集是電網企業無紙化報銷的第一步。以增值稅電子發票為例，電網企業可以通過數據中臺等技術建立公司級共享發票池，實現發票數據集約化、共享化管理，同時打通稅企直連通道，依托稅企直連獲取電網企業各納稅主體全部電子發票數據，實現電子發票信息實時入池統一管理。電網企業員工報銷環節，應用OCR 識別等工具，實現手機端和PC 端電子發票線上識別，同步調用發票池中電子發票信息，以共享方式實現電子發票信息自動采集，鐵路電子客票、銀行電子回單等電子票據自動采集可參照實現?；?“信息共享” 實現電子票據自動采集，既可以提高電子票據報銷便捷性，又可以預防電子票據重復報銷風險。

（二）業財融合 “資源共享” ，實現內部單據標準化流轉

歷經數十載，電網企業一直致力于建立業財鏈路貫通的信息化體系，目前越來越多財務信息以電子化形式產生，實現內部單據標準化流轉，可支撐公司業務全流程電子化，是電網企業實現無紙化報銷的必要條件。內部單據標準化流轉，一方面是內部單據格式的標準化統一。電網企業費用報銷主要涉及合同、通知、出入庫單等內部單據，建立統一的標準化單據格式，同時，通過系統集成實現業財信息 “資源共享” ，基于各個業務系統自動采集生成內部電子單據，既提高了電網企業報銷效率，又保障了數據準確性。另一方面是流程的標準化，從內部單據生成、報銷、歸檔全流程制定統一程序，以進一步推進業財信息 “資源共享” 。

（三）電子票據 “存儲共享” ，實現會計檔案電子歸檔

隨著電子票據在獲取采集—報銷—入賬流程中全面電子化，其如何存儲歸檔是真正實現無紙化報銷的前提。電網企業需利用數據中臺、數字簽名等新技術，建立一套新型電子會計檔案管理系統，實現檔案信息電子化、歸檔流程自動化[5]。首選創建公司級電子檔案資源池，電子票據在前端采集后，自動對前置采集資料的信息和數據進行轉換，使之變為檔案格式版文件存儲于資源池，同時建立關聯關系，在報銷流程各個環節可隨時調用相應電子票據。電子會計檔案歸檔后，通過調閱檔案主體，可調取檔案主體對應的電子票據信息，以此提高電子票據與會計憑證的檢索便捷關系。

（四）搭建統一 “共享平臺” ，實現費用報銷方便快捷

電網企業通過建立虛擬共享財務管理平臺，打通各個系統與財務共享管理平臺的集成鏈路，通過技術創新打破物理約束和系統約束，可以將費用報銷使用的多個系統操作統一調整到財務共享管理平臺系統，實現繁雜、重復的事務性業務集中、標準、自動化處理。一方面減少費用報銷使用系統的數量，直觀上減輕電網企業員工報銷壓力，另一方面減少同一業務多個系統中重復操作問題，簡化操作流程，提高費用報銷效率，切實解決員工報銷 “壓力大” 問題。

（五）發揮 “財務共享” 優勢，實現無紙化報銷智能審核

電網企業基于虛擬財務共享模式實現無紙化報銷過程中，以外部電子票據自動采集信息共享和內部電子票據標準化信息共享為前提，可以自動校驗電子票據信息的真實性和準確性，同時通過梳理傳統人工審核規則庫，利用RPA 財務機器人、人工智能等技術，以智能填單替代重復錄入，通過關鍵數據同源復用，實現財務操作與業務操作同步自動執行，形成掃描發票即自動填單—運行規則即自動審核—審核通過即自動核算的自動處理機制，實現報銷審核智能化，減少人工審核內容，繼而減輕財務人員工作量，提高業務流轉和審批效率。另外，通過前置規則管控節點、整合數據校驗節點，嵌入財務管控要求，使稽核發揮前期預警管控作用，強化風險管控能力，提高報銷的準確性及合規性。

（六）重視電網企業信息系統安全

信息化技術是財務共享模式應用的關鍵，維護電網企業信息系統安全是無紙化報銷順利應用的重要保障。首先，財務管理部門需要主動探索與企業報銷工作實際情況相符合的信息化模式，在此基礎上加強無紙化報銷方法應用中相關的信息化標準建設，從而提升財務共享下無紙化報銷方法應用的信息化水平。其次，企業管理人員需要加強對信息化建設的關注，打造與無紙化報銷方法應用相符合的信息系統，創新企業內部信息系統結構，消除財務數據與業務數據之間存在的差異性，實現業務信息系統與財務信息系統相結合的目標，貫徹信息共享理念，從全方位角度入手建設具有多功能特點的無紙化報銷系統[6]。最后，收集會計核算系統中與資金流向相關的數據，在此基礎上，創建無紙化報銷系統，加強對報銷金額審批、報銷標準設計的控制，優化無紙化報銷流程。

（七）建立健全無紙化報銷制度

建立健全無紙化報銷制度，是實現無紙化報銷的保障，可保護電網企業報銷人員在無紙化報銷方法應用中的合法權益。當報銷人員將相關數據信息傳輸至信息化系統中，財務部門管理人員需要對電子票據號碼、報銷類型、報銷金額等數據進行記錄，且及時將報銷日期、打印文件等進行標注，之后安排相應的職責人員領取報銷憑證等。在此過程中，相關人員需要明確規定電子票據的報銷范圍，規范電子票據報銷審核環節，且加強對電子票據唯一性的關注，合理控制報銷時限[7]。

四、結語

綜上所述，基于財務共享模式實現無紙化報銷，可減輕電網企業財務管理人員工作壓力，強化電網企業財務數據管理工作，降低報銷環節所需的時間成本與資源成本?；诖?，電網企業財務管理人員需明確認識到財務共享模式下實現無紙化報銷的積極作用，了解財務共享模式下電網企業推廣無紙化報銷過程中存在的困難與問題，從而創新無紙化報銷的應用，優化無紙化報銷的應用流程，進而拓展無紙化報銷的應用范圍，主動適應能源綠色轉型和數字經濟發展新趨勢。