社會需求視角下《電子文件管理》課程內容設計研究＊

楊利軍 張可程

（1.中山大學信息管理學院，廣東廣州，510006；2.科學城廣州融資租賃有限公司，廣東廣州，510530）

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級”。[1］2023年召開的全國教育工作會議提出：“高等教育要與國家戰略、區域經濟社會發展需求充分對接”[2］，這是人才培養轉向以需求為導向的明確信號。在電子文件管理系統廣泛應用和電子文件大量產生的數字時代，電子文件管理單軌制轉型已成為必然趨勢，對《電子文件管理》教材建設提出新要求?；诖?，本文首先對電子文件管理實踐社會需求進行調查，然后分析其與當前《電子文件管理》課程教學內容的契合程度，最后提出完善《電子文件管理》課程教學內容的相關建議，以期為電子文件管理人才培養與檔案學專業教育發展提供參考。

一、 電子文件管理社會需求調查結果

電子文件管理的社會需求調查包括兩方面，其一是針對管理層面的需求。通過梳理分析相關政策與規范，發現國家在相關政策和重大舉措中強化了電子文件、電子檔案管理要求，體現出宏觀統籌的頂層設計思想[3］，在大方向上呈現出存量數字化、增量電子化的趨勢。其二是針對實踐層面的需求。通過搜集針對電子文件管理人才的招聘信息和職位要求，根據扎根理論建立編碼、分類，并輔以詞頻統計的方式對電子文件管理人才社會需求進行分析。對兩方面的調研結果進行梳理，發現電子文件管理主要社會需求有四個方面：

1. 電子文件采集的需求

調查結果顯示，電子文件采集需求的分量較為突出。根據調研樣本的人才需求和技能描述，其需求可歸納為四個方面：一是電子文件的制作要求與規范，需要檔案人員根據相關規定、原始材料特點以及現實條件進行約束，保證電子文件質量達到歸檔標準；二是文件傳輸通道的標準與采集方式，需要規定電子文件傳輸到數字檔案庫或檔案管理平臺的方式、線上傳輸通道的標準、線下提交媒介的要求等；三是紙質檔案數字化的規范，需要明確以紙質形式記錄生產工作過程內容的原始材料需要符合哪種規制、不符合規制的紙質文件需要如何處理、紙質文件掃描的設備與條件有什么要求等；四是采集后的整理與保存，包括電子文件完成采集后的分類與儲存方法，電子文件保管方式、軟硬件條件等。從調查結果來看，電子文件采集的需求側重于對工作標準的制定，需要檔案人員在熟知相關標準基礎上，結合工作實踐制定統一的制度規范。

2. 數字化加工的需求

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》要求，到2020 年，“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30%—60%、40%—75%和25%—50%?！盵4］《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也指出要加強檔案資源數字轉型，繼續做好“存量數字化”，“全國縣級以上綜合檔案應數字化檔案數字化率達到80%?！盵5］經調查，各省份政府采購網、招標網上關于檔案數字化加工的項目數量同比“十三五”時期有了明顯提升。結合對當前電子文件管理人才技能需求和項目招標內容梳理，檔案數字化加工的需求主要包括紙質檔案的掃描、掃描圖像加工處理、電子著錄方式與著錄項目、數據掛接以確保掛接電子檔案實體與信息對應、電子文件的數據質檢等，多偏重于實踐操作。

3. 電子文件管理體系建設的需求

調查顯示，電子文件管理體系建設的需求較為龐雜，各樣本表述一致性較低，具體包括：電子文件管理制度的制定與電子文件管理體系的整體建設和運行規劃；數字檔案館（室）設施技術標準、設備管理安全標準的制定；電子文件管理系統技術與安全標準的應用與監督；數字檔案館（室）的軟硬件設施建設；對檔案智能化、信息化項目進行規劃咨詢，包括需求調研、規劃方案、項目建議書、可行性報告、信息化預算等；對單位使用的檔案管理系統或電子文件管理系統進行日常管理等。在本次研究調查的樣本中，甚至出現了“從0 到1 建設檔案管理信息化體系”的需求描述，這表明社會對電子檔案人才提出了更高的要求。

4. 信息系統建設的需求

信息系統（即檔案管理軟件或平臺）的建設，要求檔案專業人員參與檔案信息化系統和電子文件管理系統的構建、規劃、功能制定、網絡安全等工作，負責與技術人員溝通，輸出專業的電子文件管理理念，推進檔案數字化工作進程。同時，還要求檔案人員具備檔案管理軟件或數字化管理平臺的操作技能，與技術人員一同對軟件平臺進行管理，參與定期維護更新，保持電子文件管理系統的正常運轉。

二、 《電子文件管理》教材內容調查結果

1. 涉及傳統檔案管理環節的知識內容

目前，我國《電子文件管理》課程在前期階段教學中均包含了部分涉及傳統檔案管理環節的知識內容。一是傳統檔案管理的基礎理論與原則，如文件生命周期理論、連續體理論等；二是傳統檔案管理的電子化，即電子文件的形成、捕獲、移交、整理、分類、鑒定、保管、處置和利用等，該部分的教學主體對象是來源、形成、簽發、運行均在線上完成的原生電子文件，對涉及紙質文件數字化的管理內容則少有提到。

2. 因電子文件獨有特點所致的支撐性知識

電子文件管理系統的相關知識主要包括電子文件管理系統的概念、開發原則、功能標準等，是《電子文件管理》課程的重要知識構成；而元數據的相關理論、標準和設計是拓展研究電子文件管理的關鍵內容，一般為完善電子文件管理系統和信息管理系統而通過設計階段預設于電子文件管理系統中[6］，教學內容一般有元數據管理過程、文件形成與保存機構的元數據管理、元數據集成等。

數字檔案館的教學內容一般包括其概念起源、定義、特征、功能、發展等理論知識，以及與傳統檔案館和數字圖書館的比較研究、國內外建設現狀、建設實例、建設內容與問題思考等，以體現數字檔案館作為新型檔案管理模式的前沿趨勢。

電子文件安全管理基于安全保密的電子文件管理工作基本原則，對電子文件的信息安全概念內容、電子文件安全風險識別與評估模型、有關防范技術與國際及國家標準進行介紹，在教學中更注重電子文件綜合管理防范措施制定、安全技術與標準選擇、安全管理方案設計等實踐能力培養。

電子文件宏觀管理的主要教學內容是電子文件的標準化、法制化管理的相關知識，包括從國家或組織層面對電子文件管理總體思路、發展進程和發展水平等進行介紹，對電子文件管理的程序環節、工作規范進行探討，并分析我國電子文件管理法制建設進展。

電子文件管理實踐內容一般以國內外對電子文件管理理論和方法的探索實踐、國內外電子文件管理工作實踐、電子文件管理的國際合作與規劃為教學內容，介紹當前電子文件管理的成果與經驗，探討目前電子文件管理實踐存在的問題與難點。

三、 電子文件管理的社會需求與教材內容對比分析

1. 缺少檔案數字化加工相關內容

當前，隨著電子文件作為原始憑證逐步得到法律承認和紙質檔案數字化的發展趨勢，社會對檔案數字化加工的需求逐漸增加。而目前《電子文件管理》課程內容極少涉及檔案數字化加工的內容，對紙質檔案的掃描錄入、電子掃描件的加工處理、電子著錄方式與著錄項目、數據掛接、電子文件的數據質檢等方面均未提及。這與當前的檔案工作相關法律規章均未對檔案數字化加工提出強制要求可能存在一定的關系。

2. 電子文件管理體系的教學內容過于理論化

隨著電子文件的普遍使用，各單位逐漸有了建立電子文件管理體系的意識。在本研究的調查中，電子文件管理體系建設的需求較高，而目前《電子文件管理》課程中關于信息化體系建設的內容多為宏觀角度建設，探討國家相關檔案法規、管理機構等頂層設計，對于企業、社會組織等較小的社會主體如何建設電子文件管理體系則沒有專門提及，雖然兩者在理論上存在較多的共通點，但在實踐上仍會出現較大的理解和應用困難。從實際情況上看，電子文件管理體系建設的經典案例不多，這增加了相關操作性內容在課堂具體化呈現方面的難度，使得針對較小的社會主體建設電子文件管理體系的教學缺少實踐性與可操作性。

3. 電子文件管理系統的實踐性教學設計不足

《電子文件管理》課程在電子文件管理系統的相關知識安排上較為全面，從設計的步驟和原則，到系統維護與更新都有詳細的說明介紹。但社會需求是復雜的，不同主體對電子文件管理系統的建設實踐會依據自身具體情況而產生差別，可能會選擇電子文件管理系統內嵌于辦公系統，或是以通道銜接的方式獨立、半獨立于辦公系統，目前抽象的電子文件管理系統理論知識可能難以應對復雜的實踐情況，實踐性教學的不足會使學生缺乏使用電子文件管理系統的經驗，從而影響教學效果。另外，電子文件管理系統部分包含了較多的技術性內容，涉及計算機、數據庫等專業技術知識；檔案學作為偏文科培養的專業，由于技術知識儲備的不足，缺乏實踐性教學將直接導致學生操作能力不足，難以滿足社會需求。

四、 基于社會需求的《電子文件管理》課程教學內容優化建議

1. 增加紙質檔案數字化加工相關內容

根據目前社會對檔案信息的利用需求，《電子文件管理》課程內容還需要增加數字化加工相關內容，其中重要的一點是樹立數字化加工正當性的認知，可從電子文件“四性”保障、元數據等相關理論、檔案法律法規操作等方面切入，澄清大眾對檔案數字化加工正當性的認識誤區，論證檔案數字化加工的合理性；另外，課程還需要介紹數字化加工的一般流程、涉及的規范與加工工具，對一些可能較為陌生的步驟需要詳細介紹，如消藍處理、圖像處理、數據掛接、數據質檢等，幫助學生更好地理解數字化加工的具體過程。

2. 嵌入電子文件管理體系建設典型案例

隨著電子文件管理的普及，越來越多的用戶認識到電子文件管理是一個涉及從制度建設、技術開發到用戶培訓的系統工程；由于所處行業、機構規模的不同，各實踐主體對電子文件管理的需求也大相徑庭。因此，過于理論化的教學內容很難滿足各實踐主體的需求。《電子文件管理》課程在教學過程中應緊跟國內外理論與實踐前沿，及時更新電子文件管理體系建設案例，以案例與理論相結合的方式進行教學，使用課堂講授或課堂匯報等方式深入學習政府機構及企事業單位等不同類型主體的電子文件管理建設思路、推進方式、協調重點、建設難點等，讓學生嘗試設計電子文件管理體系建設方案，增強動手能力。

3. 增設電子文件管理系統開發相關實踐課程

電子文件管理系統開發是一項實踐性很強的任務，應注重培養學生應用能力和實際操作經驗。首先，可以模擬應用場景，讓學生了解需求，設計解決方案，并實際編寫代碼、參與測試和調試。只有親身實踐才能培養學生的實際應用能力，將所學知識應用于“真實”項目中。其次，系統開發通常是一個團隊合作的過程，通過實踐，學生可以學會與他人有效溝通、合作解決問題，培養團隊合作精神和協作能力。最后，只有通過實踐才能讓學生更快、更有效地掌握最新的技術動態與行業趨勢，更好地將理論知識轉化為實際能力，更加有效地滿足社會需求?？紤]到各開課單位課程體系的不同，部分單位會將信息管理與信息系統的專業課向檔案學專業開放，因此，增設的技術類或實踐類課程還要從實際出發，做到教學內容的相互協調。