基于智能工作流技術的檔案開放審核系統設計與實現

摘? 要：數字中國建設對檔案公共服務能力提出了更高的要求，檔案開放審核工作是提升檔案服務能力的重要基礎。智能工作流技術應用于檔案開放審核系統，能夠提高檔案開放的審核效率和準確性，推動檔案文化產業發展。文章在介紹智能工作流技術的產生及應用的基礎上，提出采用智能工作流技術檔案開放審核系統的設計，系統前端采用支持移動端的自動響應式前端框架Bootstrap來實現，將檔案開放審核流程按照預先設定的規則并借助工作流引擎和AI技術對相關檔案數據進行審核處理并優化，包括鑒定任務分配、初審、復審、審核、審批、檔案開放與公布等環節。通過對檔案開放審核系統進行測試，表明該系統能夠較好實現智能審核要求，達到檔案開放審核預定設計目標。

關鍵詞：檔案開放審核；工作流技術；人工智能；審核系統；可視化建模；仲裁機制；安全審查；檔案開放

Abstract： The construction of digital China has put forward higher requirements for the public service capacity of archives， and the work of archival openness auditing is an important basis for improving archival service capacity. The application of intelligent workflow technology in the archival openness audit system can improve the efficiency and preparedness of archival openness auditing， and promote the development of archival cultural industry. Based on introducing the emergence and application of intelligent workflow technology， this article proposes the design of an archival openness audit system using intelligent workflow technology. The front-end of the system uses a mobile-supported responsive front-end framework Bootstrap to achieve automatic response， and the archival openness audit process is optimized according to preset rules with the help of workflow engine and AI technology， including task assignment appraisal， initial review， re-review， audit， approval， archival openness and publication， etc. Through testing the archival openness audit system， it is shown that the system can better meet the requirement of intelligent audit and achieve the preset design objectives of archival openness auditing.

Keywords： Archival openness auditing; Workflow technology; Artificial intelligence; Audit system; Visual modeling; Arbitration mechanism; Security review; Archival openness

隨著數字中國建設的深入推進和依法治檔的不斷強化，現有的檔案開放審核已不能適應新形勢和新要求，尤其從技術層面看，信息化與檔案事業深度融合不夠，檔案開放審核的自動化水平不高，迫切需要瞄準信息技術發展前沿，積極探索檔案開放智能審核的發展路徑，有效融入數字中國建設的發展，實現檔案信息化建設和數字化轉型，進一步提升檔案的公共服務能力。

1 智能工作流技術的產生及應用

1.1 智能工作流技術的產生。智能工作流技術是一種通過自動化和優化工作流程來提高生產力和效率的技術。它結合了人工智能、機器學習、自然語言處理、大數據分析等技術，以實現對業務流程的自動化、優化和智能化管理。智能工作流技術可以幫助企業降低運營成本、提高工作效率、優化資源配置、提高客戶滿意度等。工作流技術起源于20世紀70年代中期辦公自動化領域的研究，1993年8月，第一個工作流技術標準化的工業組織——工作流管理聯盟（Workflow Management Coalition，簡稱WFMC）成立。1994年，工作流管理聯盟發布了用于工作流管理系統之間互操作的工作流參考模型，并相繼制定了一系列工業標準。隨著人工智能技術的發展，智能工作流技術逐漸興起。從20世紀90年代末到21世紀初，用戶開始嘗試將人工智能技術應用于工作流管理，例如使用機器學習算法來預測流程中的瓶頸和優化流程。隨著人工智能技術的不斷發展，智能工作流技術也在不斷演進和完善，逐漸成為用戶提高工作效率和競爭力的重要手段。

1.2 智能工作流技術的應用。智能工作流技術目前應用于多個領域，制造業領域方面，可以在生產線上自動檢測和糾正錯誤，實現自動化的生產計劃、庫存管理和質量控制等業務；金融服務領域方面，智能工作流技術可以實現自動化的客戶服務、風險管理和交易處理等業務；醫療保健領域方面，可以輔助醫生進行診斷、制定治療方案，提高醫療服務質量和效率；物流與供應鏈管理領域方面，能夠優化庫存管理、運輸路徑規劃等任務，降低成本并提高客戶滿意度；人力資源服務領域方面，實現了自動化招聘、員工培訓、績效評估等任務，提高人力資源管理效率；客戶服務領域方面，通過智能聊天機器人提供24/7在線支持，提高客戶滿意度和忠誠度。

隨著數字化技術的發展和數據重要性的日益凸顯，檔案開放審核的研究在國內也得到了越來越多的關注。研究方向主要集中在檔案開放審核制度建設和實施方面，探討了開放審核的核心理念、制度、標準、流程和實施方式等方面的問題，涉及政府機構、文化主管部門、檔案館等機構，研究對象包括檔案信息資源、檔案數字化技術、檔案管理人員等。檔案開放審核在促進開放共享和利用檔案信息、增強政府公信力和透明度、推動文化產業發展等方面具有重要意義和作用。同時，開放審核的實踐也面臨著信息安全、隱私保護、管理監督等多方面的挑戰和問題，需要建立健全的制度體系、完善技術保障、加強管理監督等方面的努力。

在檔案開放智能審核方面，國內，濰坊市檔案館將敏感詞全文比對技術應用到檔案開放審核工作系統中；福建省檔案館研發了利用多級敏感詞分類分庫和人工智能技術輔助開放審核的“基于數字檔案的人工智能輔助檔案開放審核系統”；江蘇省檔案館和江蘇聯著實業股份有限公司采用語義工程技術，聯合開發了檔案智能開放審核系統。國外，葡萄牙國家檔案館對語義檔案信息系統建設進行了有益的探索，建立檔案著錄詞匯的數據模型，并構建語義映射和知識圖譜用以輔助檔案開放審核的開展；澳大利亞國家檔案館自2015年起就開始對電子文件自動化鑒定進行了研究，并通過自動化元數據抽取、語義分析、分類和本體構建、數據關聯等多種方法，形成了以XML為描述方式的電子文件鑒定標準概念模型。

1.3 檔案開放審核系統應用智能工作流技術的意義。智能工作流技術可以實現檔案開放審核流程的自動化，將審核任務分配給不同的審核人員，實現審核過程的全程監控和跟蹤，提高審核效率和準確性；同時，智能工作流技術還可以實現審核流程的規范化，通過設置審核規則和標準，確保審核過程的一致性和穩定性，減少人工干預和錯誤率。檔案開放審核作為一項重要的社會公共服務，對文化遺產的保護、社會治理的規范和公共利益的實現具有重要意義。不僅能夠促進檔案信息及時與社會共享和提供利用，提高檔案信息資源的使用效益和社會價值，增強政府透明度和公信力，增加政府和公共機構之間的信任度和責任感，而且還能夠進一步推動檔案文化產業的發展，提高檔案文化產業的價值和創造力，有利于經濟和文化的雙重發展。檔案開放審核還可以促進國際檔案信息資源的共享和合作，有助于推動全球檔案管理和文化遺產保護的進程。總之，檔案開放審核對于促進信息共享和利用、增強政府公信力和透明度、推動文化產業發展等方面的作用和意義重大，具有重要的理論和實踐價值。

2 采用智能工作流技術檔案開放審核系統的設計

2.1 檔案開放審核系統的設計的功能需求。檔案開放審核平臺是一種基于智能工作流技術的管理平臺，主要用于管理和審核檔案信息的開放申請。其功能要點如圖1所示。

檔案開放審核平臺具有六大功能：其一，檔案信息管理功能。平臺可以將檔案信息進行分類、整理和編碼，方便進行審核和檢索。其二，開放申請管理功能。平臺可以接收和處理開放申請，自動化審核開放申請的流程，包括提交、審批、備案等環節，并記錄審核過程的狀態、時間和結果。其三，審核規則管理功能。平臺可以設置審核的規則、標準和流程，并動態調整和更新審核規則，提高審核的準確度和效率。其四，數據分析和決策支持功能。平臺可以利用大數據分析技術，對檔案信息進行分析和識別，提供決策支持，提高審核的精度和質量。其五，信息共享和溝通協作功能。平臺可以實現檔案信息的共享和溝通協作，在審核人員之間協力解決問題，共同提高審核效率和準確度。其六，審核結果查詢和反饋功能。平臺可以提供審核結果查詢和反饋，及時告知申請人審核結果，并提供相應的反饋意見和建議。

2.2 檔案開放審核系統的總體設計。系統架構方面，采用領域驅動設計，有四個基本層。展現層：為用戶提供界面，使用應用程序層來實現用戶交互，包括本地化、導航、對象映射、緩存、配置管理和審計日志等，該層還處理授權、會話、功能（用于多租戶應用程序）和異常處理；應用層：在表示層和域層之間進行中介，編排業務對象以執行特定的應用程序任務，它使用數據傳輸對象從表示層或分布式服務層獲取數據并將數據返回到表示層或分布式服務層；領域層：包括業務對象及其規則，這是應用程序的核心；基礎設施層：提供通用技術功能，可與供應商的應用集成，智能工作流就集成在此模塊中。具體如圖2所示。

2.2.1 檔案開放審核系統智能工作流模型。為了保證檔案開放審核業務能夠按照既定的流程規范執行，通過設計相關的工作流引擎審批系統去執行，工作流引擎工作過程中，除了正常的人工審批類型的節點外，特定事件觸發審批機制尤為重要，本項目借助RabbitMQ與工作流引擎技術，實現檔案開放業務智能審批功能，其審批有兩個中心，一是審批消息隊列處理服務中心，主要實現與RabbitMQ進行交互，作為審批信息中間服務層，是實現預警系統的關鍵服務；二是工作流引擎審批服務中心，主要實現前端提出的檔案開放信息審批業務流轉。檔案開放業務審批功能的相關流程如圖3所示。

2.2.2 檔案開放審核系統智能工作流的可視化建模。智能工作流的可視化建模，可以通過可視化表單、流程設計、成本更低、個性化流程敏捷配置，無縫集成多種異構系統，破除“信息孤島”。搭建一個以“人”為本的智能工作流，使用自動化、人工智能、大數據、物聯網、云計算等新興技術，搭建表單設計、流程梳理、流程設計、流程管理等管理及業務操作于一體的全過程在線檔案開放審核管理平臺，優化業務流程管理，主要包括設計中心、流程中心、應用中心等功能模塊，如圖4所示。

2.2.3 檔案開放審核系統智能工作流的仲裁機制。檔案開放審核系統智能工作流的仲裁機制可以用來處理爭議和沖突，該機制的目的是確保系統中的所有檔案開放審核結果是正確的。仲裁機制首先會提交爭議到相關人員，當智能工作流對開放審核的結果存在異議時，檔案開放審批人員會收到一個爭議開放審核待確認表單或一封電子郵件來完成。檔案開放審核管理人員會根據相關法律法規對待確認的檔案信息進行二次確認，并找出系統不能正確智能審核的原因，形成開放審核知識庫，后續如果出現相同的或者類似的檔案開放審核則會自動進行判斷，經過不斷的試用與系統自我學習，通過使用智能工作流的仲裁機制，未來智能審核的結果與效率將會極大提升，檔案開放審核系統能夠提供一個快速、公正和高效的自動審核流程。這有助于維護系統的透明度和可靠性，并確保智能審核結果的正確性。

3 采用智能工作流技術檔案開放審核系統的實現

3.1 檔案開放審核系統的技術應用實現。檔案開放審核系統的技術應用實現可以包括以下幾個方面。數據管理和存儲方面：系統采用Microsoft SQL Server 2016，用于存儲檔案和相關的審核信息，借助MongoDB，提升提高運營效率和安全，確保數據的安全性和可靠性；用戶認證和權限管理方面：系統借助ABP框架實現用戶認證和權限管理機制，以確保只有經過授權的用戶才能訪問和審核檔案；智能工作流：通過使用工作流管理系統，個性化定制并配置用戶審核節點，實現自動化和優化審核過程，根據系統的需求和技術能力進行定制和調整，確保審核流程的順暢和高效；數據分析和挖掘方面：系統可以利用數據分析和挖掘技術，對檔案和審核信息進行深入分析，提取有價值的信息和洞察，并幫助改進審核流程和決策制定；通知和提醒：系統可以實現通知和提醒機制，及時向相關的參與者發送通知和提醒，以確保他們能及時處理審核任務和爭議；仲裁機制：系統可以實現仲裁機制，通過自動化處理爭議，提供不斷明細的審核流程解決機制。

3.2 檔案開放審核系統的管理功能實現。通過應用智能工作流技術，能夠成功地將檔案開放審核系統的審核流程管理、任務分派與追蹤以及團隊協同審查的過程整合在一起，從而顯著提升檔案開放審核工作的效率。在設計階段，對檔案開放審核過程中的各個元素進行深入的抽象和總結，并由此構建一個根據需求靈活定制的流程驅動的解決方案，以滿足各種配置信息的需求。

智能檔案審核系統的核心元素包括“流程設定”“組織與員工”以及“檔案管理”。“流程設定”主要負責創建、調整和描繪電子流程及其特性；“組織與員工”則展示組織架構、員工及其隸屬關系，這部分構成了自動審查的基礎；而“檔案管理”則是通過公共程序調用各類檔案文件，并從中提取“流程設定”模塊所指向的流程信息，根據預設的規則解讀和計算出檔案公開所需的所有參數。若滿足自動審查流程的所有前提條件，檔案審查過程將自動執行。然而，如果這些條件未能滿足，該流程會根據“組織與員工”模塊中的設定，以組織和人員之間的上級—下級關系為基礎，推動流程的標準化和流暢運行，并自動記錄相關處理日志等信息。“組織與員工”模塊是“智能工作流核心驅動系統”的核心部分，在開始具體流程配置之前，需要先構建組織和人員之間的一棵樹狀關系模型。在檔案管理系統中，擬采用兩個到三個級的組織機構設置和三個到四個級的人員設置。

檔案開放審核流程的建立和修改：當新的檔案需要開放時，系統會定期掃描流程配置中的條件，如果滿足條件會在第一時間向指定群體開放，如果出現應開放而未能實現自動開放的檔案，會在“流程配置”模塊中建立和描述此流程及其各種屬性和權限，根據需要對系統進行定制和調整，如界面風格、通知設置、權限控制等，將審核任務分配給指定的審核人員，并跟蹤任務的進展和完成情況，后面遇到類似的流程會自動實現檔案開放，通過這種方式，無須投入大量的時間和精力去進行軟件開發，從而極大地提高了代碼的可復用性。一旦流程發生變化，通常只需要對“流程配置”部分的相關設置進行微調，而無需對整個程序進行大規模的修改。隨著應用的深入，檔案開放審核流程配置會逐漸豐富，可以查看和審計相關開放日志數據，以確保系統的安全性和合規性，自動化開放能力將得到顯著提升。

4 檔案開放審核系統測試

4.1 對于網絡安全審查系統的深度評估與模擬實驗。系統測試是評估檔案開放審核系統功能和性能的關鍵環節，它發生在所有功能模塊都已開發完畢之后。通過系統測試，可以找出系統中的潛在問題，并對其進行相應的改進和調整，從而進一步提升系統的質量。此外，系統測試還有助于我們更好地了解系統的優缺點，以便進行優化和完善。系統測試的結果在很大程度上決定了系統功能和性能的實際表現。根據檔案開放審核系統的具體需求，我們可以按照不同的測試目標和重點來設計測試計劃。這些測試通常可以分為兩類：一是功能測試，用于檢驗系統的各個功能是否正常運行；二是集成測試，用于檢查系統各部分之間的協同工作是否順暢。

（1）系統功能測試。系統功能測試是對一個系統的各個部分進行全面的測試，以確保其各項功能正常運行。而“系統功能評估”則是對整個系統進行全面的評估，包括其各個組成部分以及整體性能等方面的綜合考量。因此，“全面的功能評估過程”是一個更為通用的表述，既涵蓋了“系統功能測試”的內容，又包含了“系統功能評估”的內涵。主要針對檔案開放審核系統的功能需求，執行的功能測試策略強調了對軟件特定功能的深度探索，而對于整體軟件架構以及其設計代碼的關注相對較低。測試目的是驗證該系統是否能有效地實現預期設計并達到既定目標，同時確保其實施過程中的功能表現符合用戶期望。

（2）系統集成測試。系統集成測試的核心任務在于檢測檔案審查系統的各個部分，包括其各個子模塊以及組件之間的協同運作，以確保它們能按照預設的設計目標穩定地執行。該過程還需驗證系統接口是否與設計要求一致，以便實現數據的有效共享，保證數據的一致性。為此，主要依賴于數據接口的覆蓋率來評估集成測試的效果，同時也要檢查軟件系統的增量更新是否正確無誤。此外，識別出軟件設計與系統需求之間存在的不匹配問題也是集成測試的重要環節。

對于檔案開放審核系統的測試環境，主要關注兩個部分：硬件和軟件。在硬件方面，主要設備是基于Intel i5處理器的計算機，配備了16GB的內存以及支持無線網絡連接的功能。而在軟件方面，目前可選擇Windows Server 2012 R2、IIS以及SQL Server2016作為操作系統。

4.2 檔案開放審核系統測試用例及結果。檔案開放審核系統對相關功能做了測試用例與功能測試，其中對自動審核功能以及自動審核失敗轉人工審核相關流程做了重點測試，相關測試用例如表1。

經過系統測試，檔案開放審核系統較好實現智能審核要求，總體達到了檔案開放審核預定設計目標。在系統界面方面，檔案開放審核界面展示清晰、方便使用且運行較為穩定、系統響應較快。

5 結語

在信息化發展快速的大數據環境下，借助于工作流引擎技術與AI人工智能輔助檔案開放審核的流程優化能大大提高檔案開放審核效率，優化檔案開放審核流程，這也是檔案開放審核未來的發展趨勢。檔案開放審核業務流程所采用的技術主要涉及工作流，工作流管理技術是最近幾年來在計算機領域中發展尤為迅速的新技術之一，并且已經成為當前IT領域的一個研究熱點。未來的工作流技術將更加智能化，不斷提高檔案開放審核業務效率和質量，整合檔案開放審核業務的數據。并以開放審核的方法論過程為基礎，構建檔案開放審核方法框架，以期為今后進一步推動檔案開放審核專業化、精細化奠定基礎，更好地加大檔案開放力度，推動我國檔案事業的高質量發展。

*本文系2022年國家檔案局科技項目“檔案開放審核流程優化和應用系統開發研究”（項目批準號：2022-X-012）、2023年江蘇省檔案科技項目《人工智能在檔案管理中應用的現狀與前景研究》（2023-17）、中國高等教育學會檔案工作分會2023年高校檔案科研項目和江蘇省高校檔案研究會2023年檔案科研項目《基于AI技術的檔案開放審核研究》（JSGDZ2023-02）階段性研究成果之一。

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（作者單位：鹽城師范學院歷史與公共管理學院 卞咸杰，教授，碩士生導師 來稿日期：2023-08-20）