后保管范式和數據生態視閾下檔案資源體系建設的現狀與創新路向探索

焦同生 李景榮

摘? 要：本文以后保管范式和數據生態視閾下檔案資源體系建設中存在的問題為切入點，分析檔案資源體系建設中存在的短板和弱項，剖析原因，并提出建立局館聯動機制、強化源頭治理、創新工作方式等解決途徑，加強檔案資源體系建設，為檔案服務中心大局、服務人民群眾打下堅實基礎。

關鍵詞：后保管范式；數據生態；資源體系；檔案接收；來源原則；數據治理；聯動機制

Abstract： This article takes the problems existing in the construction of archival resource system from the perspective of post-custodial paradigm and data ecology as the entry point， discusses the shortcomings and weaknesses existing in the construction， analyzes the reasons， and proposes solutions such as establishing a linkage mechanism between bureaus and archives， strengthening source governance， and innovating working methods to strengthen the construction of archival resource system and lay a solid foundation for archival services to serve the overall situation of the central government and serve the people.

Keywords： Post-custodial paradigm; Data ecology; Resource system; Archival receipt; Source principle; Data governance; Linkage mechanism

《“十四五”山東省檔案事業發展規劃》提出各門類檔案“應歸盡歸、應收盡收”，檔案資源更加豐富，結構更加優化、檔案資源體系更加完備，館藏量增加45%的發展目標。堅持目標導向，結合本地實際，建設門類齊全、內容豐富、形式多樣、具有特色的檔案資源體系，是今后一個時期內檔案館、室工作的重點。大數據時代，數量巨大、來源分散、格式多樣的數據不斷產生，“后保管范式”之以來源為中心、以知識為中心的文件、檔案管理理念的沖擊，使檔案資源體系建設面臨著新的挑戰。本文從數據生態背景下檔案資源建設存在的問題，分析原因，找出癥結，以問題為導向，提出完善檔案收集工作機制、加強檔案資源建設的有效策略。

1 檔案資源體系建設現狀及原因分析

我國的檔案事業架構中，直接承擔著檔案資源建設任務的機構實質上有兩種，一種是黨政機關、群眾團體、企事業單位綜合檔案室，另一種是各級各類檔案館。各級綜合檔案館積極開展檔案接收進館工作，各級黨政機關、群眾團體、企事業單位綜合檔案室通力配合，積極開展檔案收集整理移交工作，是檔案館藏量大幅提升、檔案資源體系建設進一步加強的基本措施。但在檔案資源體系建設中，檔案的來源、檔案的收集均存在一些問題。

1.1 檔案館藏量不夠豐富、館藏結構不夠合理。檔案館作為檔案資源體系建設的國家行為主體，通過接收和征集等途徑，承擔著集中保管對國家和社會有保存價值的檔案的任務。但現實是，多數綜合檔案館館藏不夠豐富、館藏結構不夠合理，從而削弱了檔案服務中心大局、服務人民群眾的能力，影響人民群眾對檔案利用服務的滿意度。以菏澤市為例，“十三五”末，菏澤市1個市級檔案館和9個縣級檔案館館藏量為1 466 525卷、318 614件，折合1 498 386卷（10件折合1卷）。館藏量平均不到15萬卷。從近3年的檔案查閱利用統計可以看出，遠遠不能滿足群眾日益增長的檔案文化需求。從表1可以看出，2021年—2023年9月，菏澤市檔案館檔案管理系統平臺登記的有效檔案資料查閱利用批次，未查到即調卷為0卷的平均占比為23.86%，未查到率偏高。

從表2利用目的分析，查檔者主要是工作查考，其他如補充檔案、解決待遇、司法取證等目的。而工作查考一般是公職人員為查找憑證、核實信息、司法取證等；其他目的利用者多為公民個人，一般是為解決個人職級晉升、辦理退休、補充檔案等，占比3年平均為64.7%。從查閱內容看，公民個人查閱利用檔案，需求較多的是表彰先進、畢業分配、人員招錄、學籍信息等與人民群眾切身利益相關的民生類檔案。這些檔案的欠缺，必然影響檔案服務人民群眾的效果。

一是歷史“欠賬”較多。因館庫容量原因，未能及時開展檔案接收工作，使大量已到移交進館年限的檔案不能進館。以菏澤市為例，菏澤市及縣區檔案館在2022年以前，大都是20世紀80年代建的檔案館，庫房容量早已飽和，有的檔案館因拆遷原因，甚至成為“無庫館”。如2022年搬遷新館之前，菏澤市檔案館除涉改全宗檔案進館到2018年外，其余全宗檔案未能做到“應收盡收”。有的縣檔案館個別全宗的檔案最后年份是1990年，歷史“欠賬”較多。

二是民生類專業檔案收集少。專業檔案收集、利用，對于維護廣大人民群眾的切身利益、緩和社會矛盾、促進社會穩定、構建和諧社會，具有十分重要的作用。近年來，人民群眾對學籍檔案、婚姻登記檔案、房產登記檔案、流動人員檔案等的利用需求增多，這類檔案未能接收進館，檔案資源體系未能覆蓋人民群眾，是另一方面原因。

1.2 檔案資源建設源頭控制不夠有力。基層檔案室在向檔案館移交檔案進館時，普遍存在檔案收集不齊全的現象。第一，有些部門不放心把應歸檔文件交到檔案室，比如會議記錄等，導致研究重大事項、重要人事任免的憑據找不到；有些職能科室，以方便自己工作查找為由，自行保存工作開展過程中產生的文件資料，不向單位檔案室移交，歷經科室調整、人員更換等，最終致使檔案資料散失。比如，人事科在辦理工作人員招錄、晉升等過程中產生的文件，如畢業生分配工作報到證未存檔，導致干部入職的合法合規依據查找不到。第二，忽視專業檔案收集。檔案人員一般只注重文件流轉科室文件的收集，不注重業務科室文件收集，只注重“紅頭文件”，忽視業務開展過程中的文字、圖表等，致使反映本單位主要工作開展情況的檔案資料未能收集。第三，檔案門類不齊全。只注重紙質傳統載體檔案收集，忽視電子檔案及音像、實物等檔案的收集，導致室藏檔案結構單一，內容不夠豐富。主要原因是歸檔意識不強、檔案收集工作不到位，檔案工作經費不足、檔案人員更換頻繁等保障機制不健全。一方面，檔案人員業務不熟練，影響了文件材料的收集、歸檔和積累。另一方面，指導監督及兼職檔案人員進行培訓、督導力度不足。例如醫院綜合檔案室，應該保存有文書檔案、科研檔案、設備儀器檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、照片檔案、招標檔案、會計檔案等門類檔案資料，但聲像檔案、照片檔案、實物檔案的收集相對較少，重大節日或慶典展覽時很難找到反映醫院歷史面貌的影像和圖片材料。

1.3 檔案工作運行機制、管理模式有待創新。檔案館作為事業單位，沒有行政執法職能，對移交進館工作積極性不高的單位無法采取強有力的措施，工作推進力度不夠。同時，隨著信息技術的普遍應用，檔案室“存量數字化、增量電子化”已成必然趨勢，接收進館工作涉及館內業務指導、信息技術、保管利用等科室，專業力量分散，工作推進機制不夠順暢。另外，檔案人員計算機素養和業務能力也不能很好適應檔案信息管理的數據化、集成化、科學化要求，傳統的檔案管理理念、管理模式需要創新。

2 加強檔案資源體系建設的探索和創新

為適應大數據時代檔案工作新形勢及新的檔案管理理念，加強檔案資源體系建設，提高檔案接收進館指導工作效率，更好地為立檔單位服務，菏澤市檔案部門積極探索，采取局館聯動的工作機制、科室協同的工作模式，強化檔案資源源頭治理等，創新檔案管理模式，檔案資源體系建設得到進一步加強。

2.1 創新工作運行模式，建立局館聯動機制。針對工作中體制不順暢問題，菏澤市檔案局、館創新工作運行模式，加強協同配合，理順局館工作職能，形成工作整體合力。菏澤市檔案局與市檔案館聯合開展監督檢查，督促各單位積極收集整理室存檔案，并進行數字化加工，實體檔案與數字化檔案同時移交市檔案館。菏澤市檔案館負責業務指導服務工作，對各部門單位檔案移交進館工作中出現的問題提出整改建議。菏澤市檔案局對不能按時間要求進館的單位進行調度，督促整改，檔案進館工作取得一定成效。僅2023年上半年，菏澤市檔案館已接收22個單位移交進館文書檔案79 000余件，另有實物檔案、專業檔案等；縣區檔案館接收13 851卷和86 325件，照片檔案2 900多張，視頻檔案400多件。館藏量和館藏結構都有較大提升。

2.2 創新業務指導模式，強化檔案進館工作。針對專業力量分散問題，菏澤市檔案館探索出科室聯合指導接收進館的工作思路，組織業務指導科、保管利用科和信息技術科三個業務科室以聯合培訓、聯合指導、聯合驗收等方式，開展檔案接收進館工作。

第一，加強實體檔案的接收進館。三個科室聯合舉辦培訓班，為檔案室工作人員分別講授歸檔整理標準、檔案數字化規范、接收進館要求等具體業務知識，明確檔案館和立檔單位各自職責范圍、檔案資料接收標準、流程、進館期限，下發《檔案移交進館通知書》，發放《檔案移交基本目錄》，并向進館單位提供文書、科技、數碼照片、錄音錄像等門類檔案目錄著錄模板。立檔單位對應移交的檔案門類及各門類所包含的具體內容清楚明了，便于開展工作。三個業務科室組成三人小組，開展上門指導服務。就檔案進館工作中的收集、歸檔、分類、鑒定、整理、目錄編制、進館流程等具體業務工作進行細致指導，同時，對檔案整理成果進行抽檢，發現問題立即反饋立檔單位整改，保證了檔案整理質量。最后，三個科室同時進行進館驗收，對發現的問題再次整改，整改完成驗收合格后方可移交進館。

第二，加強檔案資源質量管控。對“存量數字化”即檔案室原有的傳統紙質檔案數字化加工，檔案館提供指導服務，明確各種類型檔案數字化加工標準、規范、要求，掃描過程中隨時跟進指導，利用自主研發的數據質量檢測軟件對報送數據進行檢測、驗收，針對存在的質量問題提出整改方案并督促整改，有效提高了檔案數字化加工質量，切實提高了進館工作的質量和效率，保證了進館檔案和數據資源的真實性、可用性、安全性、完整性。

第三，加強電子檔案資源建設，推進“增量電子化”。菏澤市檔案館部署館室一體化系統，借助網絡和信息技術對檔案管理鏈條上的各個檔案室進行互聯互通，各檔案室對本單位產生的電子文件進行采集、加工、整理、存儲，通過歸檔功能上傳到館室一體化系統，檔案館通過館室一體化系統進行在線業務指導，在線電子檔案接收，促進電子公文應歸盡歸，電子檔案應收盡收，實現檔案資源共建共享。

2.3 創新管理模式，強化檔案資源源頭治理。加拿大檔案學者T·庫克在第十三屆國際檔案大會的報告中提出后保管模式的概念，將未來檔案事業的關注焦點概括為七個轉變，其中包括：從文件實體轉向文件的形成過程；從分析個別文件的性質和特征轉向更好地了解導致文件產生的業務職能、活動、任務、事務處理和工作流程等。鑒于對整個檔案管理活動規律的重新認識與思考，檔案館應轉變角色，改變原來的工作運行模式，從一個希望與文件形成機關合作的“懇求”機構轉變為一個監督形成者、維護和保管在其管理下的檔案文件活動的審計機構，即將工作前移，加強對檔案形成過程的指導監督。

鑒于管理模式的創新探索，菏澤市檔案館改變原來“你有什么我們收什么”的觀念，變為“你應該存什么、交什么”的工作思路，制定檔案移交進館工作方案，將檔案收集工作關口前移，把問題解決在前端，從加大檔案接收征集力度、優化館藏結構、加強數字資源管理等方面，拓展檔案資源收集范圍。

第一，科學制定接收計劃，收集工作從制度上得以保障。修訂檔案館收集檔案范圍、科學制定中長期接收規劃、年度接收計劃，優化館藏結構。加強對重大活動、重點工程、重要人物等檔案資料的收集，記錄好留存好新時代菏澤人民奮斗的歷程；加大紅色檔案、城建音像檔案、牡丹口述檔案等的征集，豐富地域特色；探索民生類電子檔案的收集新模式，加強數字檔案資源管理新路徑，與相關部門探索訴訟檔案、婚姻登記檔案、房產登記檔案等業務系統的銜接，以實現共建共享、網絡化利用，力爭做到“讓數據多跑腿，讓群眾少跑路”。

第二，推行“三表合一”制度，強化前端控制。菏澤市檔案館對單位檔案室形成全覆蓋業務指導，舉辦檔案分管領導培訓班，著力提高單位領導對檔案工作重視程度，壓實領導責任，從人員配備、經費保障、制度完善上為單位檔案工作開展提供良好環境。重點加強對檔案室工作人員的業務培訓，強化職能導向原則，指導檔案室根據單位主要職能、計劃和活動，制定檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限三表合一，從源頭上規范檔案收集、整理、歸檔工作，加強對內部科室及下屬單位的業務指導檢查力度，做到“應歸盡歸”。

第三，強化檔案集中統一管理。指導單位綜合檔案室將業務科室、下屬單位形成的文書、會計、科研、專業、音像、實物等各門類檔案收集齊全、集中管理，保證檔案資料全方位、全過程反映單位職能。如在對菏澤市自然資源和規劃局的業務指導中，強調對內設科室檔案的收集整理，以及對下屬事業單位檔案工作的監督指導，盡可能將城市規劃建設的專業檔案收集齊全、整理規范，由自然資源和規劃檔案館集中統一管理，加強源頭治理。

新時代，檔案工作者要融入經濟社會發展環境，以創新思維打破傳統模式，建立適應數據生態新形勢新任務的檔案資源體系建設模式，以此推進檔案資源體系建設，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾！

參考文獻：

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[2]楊萬歡.檔案資源體系建設中的問題及對策[J].檔案天地，2018（07）：33-35.

（作者單位：1.鄄城縣人民醫院 焦同生，副研究館員；2.菏澤市國土綜合整治服務中心 李景榮，副研究館員 來稿日期：2023-08-19）