把好人事檔案關“三問”

“干檔案工作快8年，在歷任干部人事檔案保管員中，算是比較久的。”作為一名區委組織部干部人事科的檔案管理員，齊敏在這些年遇到過很多問題檔案，也碰到過許多不講理的人。工作時間長了，她練就了一雙火眼金睛。

對于有問題的檔案，她很快就能識別。比如，檔案中有被輕微涂改的痕跡，齊敏掃一眼就能捕捉，不需要借助特定光源。

對于蠻不講理、非要看自己檔案的人，她也耐心解釋過多次。“干部人事檔案屬于黨和國家所有，不對個人開放，但有些人就是不管不顧。”齊敏說。

“檔案保管看似簡單，實則并不輕松。特別是根據檔案內容和邏輯查找問題，頗費心思。”近日，多名從事干部人事檔案管理工作的基層干部表示，基層普遍面臨人手不足、硬件設施跟不上、信息化建設程度不夠等問題。

一問：如何防范“憑個人素質管檔”？

——提高歸檔時效，救活“死檔案”

“干部人事檔案專項審核前，不少地方組織部和人社局都存在‘死檔案’，也就是那種十多年沒有更新的檔案。”齊敏回憶，以前教她的師傅跟她提起過，上世紀80年代時，她的師傅剛接手檔案工作，一大堆檔案就放在一排舊木箱子里，一抹全是灰，材料破損嚴重，甚至殘缺不全。

為救活“死檔案”，大家只能一卷卷地實地尋找、查證、整理、補齊。“要是遇上個人素質較低的檔案保管干部，可能就任其發展了，既不核實，也不調查。”齊敏說。

“綜合來看，由于這項工作保密性要求高，比較瑣碎，‘憑個人素質管檔’的現象突出。”來自某地級市市委組織部的干部人事檔案科科長任其林向廉政瞭望·官察室記者表示。

作為培養、選拔、管理干部的基礎，干部人事檔案的重要性不言而喻。如同齊敏一樣，許多基層也設置了專人專崗，專門負責檔案的保管、鑒別、歸檔。

從內容來看，干部人事檔案一般由十大類構成，包含：履歷類材料，比如干部履歷表；自傳、思想類材料；考核鑒定類材料；學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料；政審、審計和審核類材料；黨、團類材料；表彰獎勵類材料；違規違紀違法處理處分類材料；工資、任免、出國和會議代表類材料；其他可供組織參考的材料。

“具體每一類材料由哪些內容構成，又有哪些分類標準，這是由中央組織部規定的。”任其林表示，不是每個人的材料都必須包含這十大類，一般而言，新進公務員只有最基本的學歷學位，黨、團類材料，后期其他項材料才會逐漸豐富。

從保管層級來看，市委組織部主要保管市本級的市管干部人事檔案，而市本級的事業人員檔案則由市人力資源和社會保障局保管。任其林介紹，由于醫療和教育這兩塊的事業人員較多，其檔案一般由主管部門自行保管。各區縣也大體類似。“一些地級市沒有專門的干部人事檔案科，有些設的是干部人事檔案中心。”

從檔案更新來看，不同地方的更新頻率不一。“具體得看人手。很多區縣跟我們一樣，只有一個干部保管檔案。”某縣級市市委組織部檔案保管室干部李月秀告訴記者，自己保管著3000多卷干部人事檔案。其中，包括幾百卷退休公務員和死亡公務員的檔案。

記者注意到，按照《干部人事檔案工作條例》規定，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。

因為人手不足，歸檔緩慢的情況時有發生。有紀檢監察干部表示，在查閱相關干部檔案時發現，其檔案有長期未更新的現象。后來在調查中發現，這名干部所在街道的檔案管理人員頻繁變動，甚至該單位有超過3年的檔案未被歸檔。“了解后才知道，大多管理過檔案的干部認為這項工作很平淡，業績不突出，不愿干或不肯干，千方百計想調崗。”

由此引發出一個問題——如何提高歸檔時效，防范“憑個人素質管檔”的現象發生？

“為此，很多地方都建立了規章制度。會根據材料的輕重緩急進行及時更新。像年度考核材料、工資表等是一年更新一次。”李月秀說，而處分決定書、干部任免表這類較重要的材料，要求必須在兩個月內歸檔。為提高歸檔時效，組織部對各個單位均有考核，也有突擊檢查。

二問：如何防止檔案有漏洞、事實有誤差？

——重點審核“三齡兩歷”，對標查找邏輯問題

某市市委組織部副部長表示，由于過去對檔案的重視程度不夠，干部人事檔案中有材料不全、內容填寫不規范、印證材料不完備、涂改痕跡多等問題的，不在少數。

“但干部提拔必須翻檔案啊，每次到了任前考察環節時，會發現很多檔案缺失對應的材料，就很惱火。在補材料的過程中，就容易出現檔案造假事件。就像民間戲言，‘有的干部職務越升越高，年齡卻越來越小’。”上述干部說。

為遏制干部人事檔案造假，中組部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風的６項重點任務之一，2014年10月開始，在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作。

“當時每個區縣都成立了工作專班，我們那個專班一共6人。”某市紀檢監察干部熊宇回憶，2015年自己從鄉鎮被抽調到區委組織部。大家前后差不多花了9個月時間，把以前的2000多卷干部人事檔案進行規范化整理。

讓熊宇印象深刻的是，整理前，各個單位的檔案也是按十大類來弄的，一般是用牛皮袋子裝好，但是很零散，沒有裝訂成冊。“因為當時的檔案大多是交給各個單位自行保管，所以移交過來時，比較凌亂，很多材料缺失。”

由此又引發出一個問題——專審如何把好材料關，辨別內容真偽？

“每卷檔案都要查看、辨別。”熊宇介紹，當時在審核內容上，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份和家庭主要成員及重要社會關系等信息。

有一次，熊宇在一本反復看過均未發現問題的干部檔案上，發現其出生日期處字跡粗糙，通過反復查看該卷檔案內的多項資料，確認其出生日期存在造假。另有一次，他發現某干部的《公務員考察表》某處的紙張與其他地方的紙張存在十分細微的質地差異。通過照射光源觀察，他發現檔案存在技術處理后的刮痕。

“遇到有重要材料缺失的，就寫一份補充材料清單，反饋給相應的單位去找。”熊宇說，比如，干部轉正時按要求要做轉正定級表。可能有的單位就沒做，直接在工資表中體現了。“這種我們就得通知相關單位去找。如果實在找不到，也可以找檔案館中的文書材料來印證。文書材料是能對外查詢的。”

“但是不同的單位重視程度和配合程度不一。需要補的材料，我們經常催了又催，很多單位才慢吞吞地交過來。甚至，有的事業單位可以大半年都置之不理。”熊宇說。

從全國來看，這場歷時近一年的專審，重點審核了公務員和參照公務員管理人員、國有企事業單位領導班子成員和中層以上干部的檔案，其中涉及省管干部5.8萬余人。

在多名受訪者看來，專審后的變化主要有三個方面：一是裝訂成冊，更加規范化。二是基本固化“三齡兩歷”這類重要信息。此后涉及這類信息，都須按照審核認定的“三齡兩歷”來填。三是每卷檔案專審后都會形成干部（職工）基本信息審核表和干部人事檔案專項審核認定表，相當于每卷檔案都有了權威認證。

“由于專審的質量參差不齊，再加上相關政策有調整，多地在2016年又進行了一次干部人事檔案專項審核‘回頭看’。”任其林說，“回頭看”有大半年時間，主要是在原來的基礎上重新審核，“對當時審核認定不嚴謹的地方進行重新認定，盡量精益求精。”

相較于之前，“回頭看”的審核重點主要是鑒定事實性材料的真偽，發現一些事實邏輯問題。比如，就“三齡兩歷”，再次嚴格按照不能重復得利原則、以檔案和戶籍最早最先材料認定原則，一遍又一遍地審核把關。

？與此同時，多地健全干部人事檔案管理機制，使專審工作常態化。既建立健全干部人事檔案任前審核制度，做到“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”，又圍繞干部人事檔案收集、整理、審核、利用、保管等重點環節，細化有關規定。

“比如，檔案中有涂改的地方需要蓋上校對章；檔案查閱者需出示官方介紹信，兩人及以上同行，身份應為黨員。”齊敏說。

三問：如何防止原始檔案被“動手腳”，提高利用效率？

——數字化建設，智能化升級，全過程留痕

“檔案保管是一項人力工作，既要求精細化，又要求數字化。”某縣級市人社局社會保障服務中心檔案部負責人黃琳向記者表示，由于整個縣級市共有8000多份事業人員的檔案要管理，專職管理人員只有3人，目前面臨的工作壓力較大。從保管場地來看，當地還在使用不防塵的密集架進行存放，比較原始。

由此又引發出一個問題——如何防止原始檔案被“動手腳”？

為規避這一風險，很多地方已不再使用密集架。“現在只需通過電腦輸入人名，系統能自動鎖定檔案位置，裝有檔案的柜子就能精準被打開。取出后，柜子又能自動閉合，十分便捷。”李月秀表示。

“由于檔案基數較大，加上經費不足，我們的數字化建設也一直沒做完。”黃琳說，按要求，在專審后，全國干部人事檔案都需進行數字化建設。這個過程中，需要找有相關資質的公司建系統，將檔案一對一逐卷逐頁復核，然后掃描成電子檔，確保掃描圖片清晰、數據準確、裝訂規范。

“說是找有資質的公司，其實這些公司很多都把業務分包了出去，甚至找了一些沒畢業的大學生來兼職做，主要是把紙質檔案掃描后上傳到數字化系統。”一名從事過該工作的人士表示，目前各地這種信息化建設的水平其實參差不齊。

相對比，一些地方的數字化建設較早。比如，在宜賓市南溪區，當地設置了干部人事檔案審核管理信息中心，專項投入經費用于數字化建設。2017年，該區干部人事檔案審核管理信息中心成功創建為四川省組織系統干部人事檔案數字化示范點。

“以前只能翻紙質檔案，現在都在數字化平臺上查，時間節約了一大半。”某市紀檢干部說。數字化建設完成后，查閱檔案只需要檔案保管人員登錄系統進行身份識別，輸入關鍵字就能立刻查閱。

不過，在相關業內人士看來，數字化平臺的使用范圍較窄，目前大多地方還停留在查閱層面。

如何加強信息化建設，提升干部人事檔案利用效率？在這方面，一些地方已有探索。

比如，江蘇淮安、湖南永州等地組織開發了干部選拔任用相關的大數據系統。系統深度整合了干部在教育、培訓、考核和監督等過程中形成的檔案信息。使用時，只需要輸入一系列關鍵詞，就能找到符合條件的人選。

對此，來自四川一區委組織部的相關負責人向記者表示，上述方式值得借鑒，但是目前多地干部人事檔案信息化建設尚停留在初期階段，應進一步打破數據壁壘，強化信息共享和功能開發，讓檔案成為選人用人的“活字典”。

（應受訪者要求，文中部分人名為化名）