高校資源信息服務機制創新之路

檔案信息化不僅是新時期高校檔案管理工作的一大發展趨勢，還是如今高校檔案管理工作的重要內容。推進高校資源信息服務機制創新不僅可以提升高校檔案管理工作效率，降低人力、財力投入，還可以助力高校整體管理工作的信息化發展。基于此，現首先闡述高校資源信息服務機制創新的必要性，其次分析高校資源信息服務機制創新面臨的主要困境，最后探討高校資源信息服務機制創新路徑，以供相關人員參考和借鑒。

在信息化時代背景下，大數據、云計算、人工智能等技術不斷與生產生活相融合。從教育信息化推廣以來，高校信息化建設就受到了教育領域的廣泛關注，不管是教學管理還是教學方式，都開始積極應用信息化技術與設備。高校檔案服務工作信息化建設已是大勢所趨。隨著信息化技術的迅猛發展，如何創新高校資源信息服務機制，為校內師生、校外人士提供高效、便捷的檔案服務，更好地服務高校建設及教學工作，成為當前高校需要思考、研究的一項重要課題。推進高校資源信息服務機制創新，主要是以信息化技術以及檔案中的圖文、音視頻等資源為對象，將資源的管理方法、存儲形式及傳輸途徑轉化成一種更便于管理、儲存及傳輸的形式。這樣一來，不僅要推進硬件技術的改進，還需要優化調整管理理念、管理方法、人才配置等，以實現軟硬件的同步更新。

高校資源信息服務機制創新的必要性

為高校師生、校外人士提供更好的檔案服務

高校資源信息服務機制的創新旨在更好地為高校師生、校外人士提供檔案服務。基于此，相關人員務必要充分把握高校師生、校外人士的實際需求。隨著高校工作節奏的不斷加快，人們對檔案服務工作的時效性提出了更高的要求。然而，傳統檔案管理模式具有一定滯后性，資源處理效率有待提升，難以滿足高校師生及校外人士的檔案需求。特別是隨著新時期高校檔案庫信息資源數量的不斷增加，傳統檔案管理模式的不足更加凸顯，不僅需要投入大量的人力、物力資源，且工作效率相對較低。隨著信息化技術的發展應用，將其融入高校檔案管理中，推進高校資源信息服務機制創新，可以實現檔案管理的數字化。不論是圖文、學籍信息，還是各種影像資料，均可完成數字化轉化并儲存到數據庫中。數據庫存儲空間具有可擴展性，可以滿足高校檔案信息不斷增長的存儲需求，還可以提升檔案信息傳輸及檢索效率。與傳統的檔案服務相比，信息化檔案服務更為全面、高效。

提升檔案服務質量、服務效率

高校作為科技創新、文化傳承的重要陣地，不論是在科研信息獲取還是在科技成果轉化方面，都擁有十分突出的優勢。因此，在此基礎上衍生形成的檔案資源具有極高的利用價值、保存價值。高校資源信息服務機制創新可以轉變檔案資源的存儲媒介，使其擺脫時空的束縛，實現高效便捷的存儲。高校檔案的服務對象包括教師、學生、管理人員等不同群體，具有流動性。高校檔案種類繁多，在傳統檔案管理模式下需要分門別類進行存儲，由此，檔案查找、調閱難度大幅提升。創新高校資源信息服務機制，實現信息化管理，可以顯著提升檔案檢索的效率及服務水平。

推進高校檔案及時更新

高校檔案信息包含學校發展歷史、精神內涵及文化底蘊等內容。與此同時，高校在日常運營發展中無時無刻不在生成各種資源信息，如教育教學、科學研究中產生的資料數據等。單憑紙質媒介記錄、儲存必然要花費極大的時間成本及紙質資源，并且很難對相關信息進行及時更新、匹配，整體效率相對較低。而依托現代信息化技術推進高校資源信息服務機制創新，能夠切實提升檔案更新的效率和時效性。不管是師生還是管理人員，都可以隨時調閱使用檔案信息，進而為高校教學、科學研究提供準確、及時、高效的檔案服務。

高校資源信息服務機制創新面臨的主要困境

對檔案服務的重視不足

一些高校對檔案服務工作的重視不足，在很大程度上影響了檔案服務質量。當前，傳統檔案管理模式已難以適應高校發展要求，而且高校師生、校外人士對高校檔案服務也提出了更為嚴格的要求。例如，隨著社會大眾思想觀念的發展轉變，人們對檔案的準確性、隱私性、及時性等提出了越來越高的要求。基于此，高校有必要及時更新傳統檔案管理理念，提升檔案服務水平。與此同時，由于部分高校對檔案服務缺乏足夠的重視，對檔案服務的投入也相對偏少，并沒有為檔案服務提供堅實的人力、物力、財力保障，使得檔案服務工作基礎設施缺乏。另外，檔案管理人員的薪資待遇偏低，難以調動其工作的積極性，進而對檔案服務水平的提升造成了不利影響。

檔案管理人員的綜合素質參差不齊

在信息化時代下，檔案管理難度不斷提升，這也對檔案管理人員的綜合素質提出了越來越高的要求。然而，當前一些高校檔案管理人員的綜合素質相對較低，難以保障檔案服務工作順利開展。之所以會出現這一局面，是因為高校對檔案服務工作的重視不足，沒有把好檔案管理人員招聘關，難以切實保障檔案管理人員的專業素養，進而使得檔案服務質量難以得到保證。另外，一些高校對檔案管理人員的培訓工作也缺乏足夠的重視，檔案管理人員仍然采用傳統方式開展檔案管理工作，缺乏對新技術、新理念的了解與學習，更別提將其運用到實際工作中。

信息化技術應用力度不大

當今時代，信息化技術與生產生活的融合不斷深入。然而，由于信息化技術屬于新型技術，人們對信息化技術的內涵與價值還缺乏正確且深刻的認識，因此在高校檔案服務中對信息化技術的應用還存在一定局限性，信息化技術的價值和作用并未得到充分發揮。另外，高校信息化設施的缺失在一定程度上限制了檔案管理人員對信息化技術的應用，還影響了檔案服務信息化水平的提升。再加上高校應用信息化技術開展檔案服務存在一定的安全隱患，經常出現信息泄露情況?；诖?，高校在應用信息化技術創新資源信息服務時應重視信息安全防護工作的開展。

高校資源信息服務機制創新路徑

革新高校資源信息服務理念

高校資源信息服務應與時俱進，發揮信息化技術的優勢，為高校師生、校外人士等提供高質量的資源信息服務。對此，高校應緊跟信息化時代的發展腳步，樹立全新的檔案服務意識，秉持利用信息化技術提供檔案服務的理念，利用大數據技術、云計算等先進技術，對用戶的需求進行采集、匯總、分析，明確不同用戶對檔案的不同需求，將資源信息服務與高校師生的日常工作生活相融合。例如，有檔案需求的高校師生可以在線上進行留言申請，申請通過后即可獲得所需要的檔案信息。另外，高校師生還可以為高校信息檔案服務提出有建設性的意見或建議，切實推動高校資源信息服務順利進行。

以上海同濟大學為例，為了方便用戶使用檔案，2021年，上海同濟大學檔案館在其“一網通辦”平臺上推出了“檔案借閱”申請服務，去除了過去需要手持介紹信往返奔波的檔案借閱步驟。這一系統與學校統一身份認證平臺對接，用戶僅需通過身份驗證登錄“一網通辦”平臺，進入“辦事大廳”模塊選擇“檔案借閱”選項，便能獲得“一鍵辦理”的極速體驗，不僅可以在網上實現檔案借閱，還可以實時查看辦理進度。除此之外，高校還應明確信息化檔案服務宣傳工作的重要性，切實加大對該項工作的宣傳力度，進一步提升師生對高校資源信息服務的認知水平，充分發揮資源信息服務的社會價值與教育價值。另外，高校還應依托先進的信息化技術，基于用戶的實際需求，開展好檔案編研工作，推進檔案資源有效、便捷地傳輸、共享，讓廣大用戶獲得更為良好的檔案使用體驗。

建立健全的高校資源信息服務機制

為了進一步突出高校資源信息服務的作用，高校需要加強高校資源信息服務機制建設。首先，明確劃分高校資源信息服務工作的崗位責任，合理分配工作任務，保證日常管理中的各個細節都有人負責。其次，配置高素質的高校檔案信息化管理人才，為高校數字化、信息化檔案服務功能的創新提供人才支撐。再次，建立與高校資源信息服務相匹配的績效考核機制。通過績效考核機制中的細化規定提升檔案管理人員的競爭意識，使其能夠更加積極、主動地投入工作中，以高水平的服務意識和專業技能為廣大師生提供檔案服務。最后，還應建立與高校資源信息服務相適應的統一標準，如計算機軟件系統標準、數據庫格式標準等，使高校建立起規范、統一、高效的檔案信息服務體系。

加強基礎設施建設

在高校資源信息服務機制創新中，建設配套、完善的基礎設施是高校資源信息服務機制創新的一大前提，因此，高校應當為基礎設施建設提供有力的資金支持，為前期工作及后續維護提供保障。在此基礎上，高校應在基礎設施建設與資源信息服務機制創新之間建立起緊密聯系，做好前期基礎設施建設需求調查研究工作，并依據需求調研推進功能模塊設計，一方面保證基礎設施可以滿足高校資源信息服務機制創新的實際需求，另一方面防止出現重復建設、過度投入等問題，做好高校資源信息服務機制創新成本控制工作。除此之外，對于資源信息服務創新，高校還應做好后期維護工作，配備專業人才負責對應的維護管理工作，以此為資源信息服務機制創新提供有力的硬件保障。

搭建高校檔案數據庫或專題數據庫

隨著高校資源信息服務機制創新的不斷深入，有待存儲、開發、利用的高校資源將不斷增多。鑒于此，高校應積極引入大數據、云計算等技術，搭建檔案數據庫，為資源信息服務機制創新提供可靠的數據保障。在此過程中，高校應立足于檔案數據庫多應用、多用戶任務環境的實際，對檔案數據庫系統進行優化完善，確保其能夠與高校紛繁復雜的環境相適應；為數據庫設計多樣化功能，推進對數據庫檔案信息的全面深度開發，讓用戶可以獲得良好的數據庫使用體驗。另外，高校還應立足于高校教育教學、科學研究實際，打造專題數據庫，對相關檔案資源信息進行全面整合，并將其存儲在專題數據庫中，為不同專業、不同學科的教育教學、科學研究工作提供有力支持。比如，可以將高校檔案數據庫分成學術論文數據庫、科研成果數據庫、檔案內容數據庫等不同數據庫，以此提升高校資源信息服務的系統性、針對性。

依托先進技術創新服務方式

高校資源信息服務機制創新離不開先進信息化技術的有力支持。對此，應當推進檔案檢索形式的改革，用計算機檢索模式替代以往的人工檢索模式，彌補以往人工檢索可能出現的錯漏，進一步提升信息化檔案檢索工作的質量與效率，推進檔案資源的優化整合，延長檔案原件的使用年限。與此同時，還可以借助社交軟件如微信、QQ等，推進高校資源信息服務與用戶之間的交流互動，使高校檔案資源信息的價值得到充分發揮。除此之外，還應保障高校資源信息的安全，可以通過設置防火墻、數據庫審計、入侵檢測、保護加密等手段消除高校資源信息服務中可能存在的安全隱患。

提高檔案管理人員的綜合素質

高校檔案管理人員在高校資源信息服務的具體落實過程中扮演著重要角色。檔案管理人員的綜合素質是保證高校資源信息服務機制創新得到落實的重要支撐。因此，在高校資源信息服務機制創新實踐中，高校應有意識地提高檔案管理人員的綜合素質。首先，要引導檔案管理人員加強自我學習，提高對信息化技術基本原理、基本特征及相關信息系統基礎功能等的應用能力。其次，加大對檔案管理人員的培訓力度，依托理論教育及實踐技能水平考核，使高校檔案管理人員的綜合素質在工作實踐中逐步得到提升。只有高校檔案管理人員的綜合素質得到提升，才能切實保障高校資源信息服務機制創新成果。

綜上所述，在信息化時代背景下，高校應當明確創新高校資源信息服務機制是當前檔案工作的大勢所趨。推進高校資源信息服務機制創新對提升高校教育教學、科學研究、管理工作等均有著十分積極的意義。鑒于此，高校應充分明確高校資源信息服務機制創新的必要性，結合高校資源信息服務機制創新面臨的種種困境，采取有效的應對措施，提升高校資源信息服務機制創新成效，進而真正意義上提升高校檔案服務質量。

2021年度蘭州市科技發展指導性計劃項目“數字化校園視角下的檔案信息管理研究”（項目編號：2022--ZD--132）。

（作者單位：蘭州文理學院）