知識管理在高校圖書檔案管理中的應用探討

摘要：圖書檔案管理是圖書館管理的重要組成部分。知識管理作為當今社會的一種新型管理形式，在人類的生產生活中發揮著重要的作用。文章對知識管理在圖書館檔案管理中的應用進行了探討。首先對圖書館檔案管理現狀進行了分析，接著論述了知識管理的內涵和功能以及知識管理在圖書館檔案管理中的具體應用，最后提出了圖書館檔案管理應用知識管理的優化措施，為今后知識管理與圖書檔案管理相結合的研究提供了參考。

關鍵詞：知識管理；圖書檔案管理；優化措施

中圖分類號：G251 文獻標志碼：A

0 引言

知識管理是在1986年聯合國國際勞工大會上提出的，隨后得到了世界各國的重視和飛速發展。知識管理是致力于將員工的智力資產轉化為生產力競爭力和新價值的管理形式。高校圖書館是高校的重要標志，在教學科研中起著舉足輕重的作用。在圖書檔案文獻管理中引入知識管理，不僅能夠提高圖書檔案的使用率，也可以保障圖書檔案的連續性和完整度。現階段在圖書檔案管理過程中引入知識管理是圖書檔案管理改革創新的重要途徑。

1 圖書檔案管理現狀分析

高校圖書檔案載體就是紙質文獻，這是一種單一的載體。隨著計算機網絡的推廣普及，電子檔案逐漸取代了紙質檔案。電子檔案的載體也發生了巨大變化，不再拘泥于計算機，其他電子設備都可以對其進行加工、處理、傳輸。

1.1 制度更新不及時

圖書檔案信息服務需要相應的管理制度，管理制度的滯后不利于圖書檔案信息服務的發展。圖書檔案信息化建設正逐漸向各個領域細化，這就對圖書檔案管理制度引領性和環境適應性提出了更高的要求^［1］。

1.2 信息化建設不平衡

圖書館檔案信息化建設不平衡，導致圖書檔案利用率低。圖書檔案的開發利用是圖書館各部門的“協同運作”，而不是單一部門的“獨立運作”，它需要協作部門建立一套完整的服務和開發系統。圖書檔案信息化建設的不平衡包括內部不平衡和外部不平衡。從內部失衡表可以看出，圖書檔案管理重視檔案日常管理信息，忽視以往服務信息。外部失衡主要表現為部門間失衡，即圖書檔案部門在開展信息化建設時的“單打獨斗”。

1.3 信息技術投入不夠

傳統的圖書檔案管理方式差錯率高，使得圖書檔案管理的連續性、完整性受到極大的影響。用于信息化建設的資金缺乏，導致在進行信息化建設的設備中，不能應用先進的數據處理軟件。

1.4 信息管理功能不合理

當前，我國圖書檔案管理系統規劃有兩個誤區：信息化程度和渠道建設不夠^［2］。目前，圖書檔案載體比較單一，很多圖書館在圖書檔案管理信息化建設規劃時忽略了檔案利用，導致圖書檔案利用率過低，系統功能建設過度。信息系統建設注重大而全，造成功能上的可操作性差和可行性低，建設周期長，資金浪費較大。

2 知識管理的內涵和功能

2.1 知識管理的內涵

知識有顯性和隱性兩種形式。顯性和隱性知識不是相互排斥的，而是在一個機構中共存的，表現在個人、群體、組織層面。顯性知識存在于組織的政策和程序手冊、機構文件、價值陳述中，很容易被編纂、儲存和轉移。隱性知識是個人的、個體化的，它是由個人創建和驗證的經驗，在特定情況下受個人價值觀的影響，不容易溝通或轉移。顯性知識和隱性知識的管理對于圖書檔案管理的持續成長和發展至關重要。知識管理的內涵主要包括：知識管理中最活躍、最主動的因素就是人，信息技術是實現知識管理的重要手段，也是知識管理賴于發展的重要工具；知識具有流動性和共享性^［3］。

2.2 知識管理的功能

知識管理的功能主要表現在以下兩方面。

2.2.1 有利于凸現個人知識

知識管理的特征就是能夠凸顯知識。建立健全科學標準的管理制度需要工作人員密切配合、共同協作。圖書檔案管理者是圖書管理員，要加強學習，豐富專業知識，積極參與培訓學習，將工作重點落實到圖書檔案管理工作中，總結歸納經驗，與其他工作人員及時溝通交流，找到解決問題的辦法，建立統一的檔案管理組織模式。

2.2.2 有利于挖掘潛在資源

圖書檔案知識管理中，圖書館員需要對館藏文獻檔案進行專業管理，通過挖掘檔案中的潛在資源，對圖書檔案知識進行擴展，并進行科研創新，提高圖書檔案的利用率。這就要求圖書館員憑借自身管理知識，通過不斷學習先進理念來管理檔案資源，擴大檔案容量。

3 知識管理在圖書檔案管理的應用

3.1 知識管理能夠促進檔案信息資源建設

檔案信息管理主要體現在顯性知識和隱性知識應用。顯性知識的應用是指檔案中涉及的史實、思想可以直接被用戶接受，將其作用完全發揮出來。圖書館員利用專業知識把圖書檔案分類加工，用戶可以根據分類結果了解相關知識，要求圖書館員進一步加工創新，獲得所需的圖書檔案。同時，利用互聯網等渠道加快顯性知識的傳播。知識管理中不僅要收藏保管信息，還要在傳播交流中實現知識創新。隱性知識應用是指通過對圖書檔案資源的加工、科學分析和綜合引導，形成有序、規律、連續的信息流，進行更廣泛的交流和傳播，方便讀者更好地利用。

3.2 知識管理能夠促進文化學習

第一，必須確定組織領導者的領導權，他們能夠得到尊重并代表著實踐的價值和信仰，成為職業典范。馬斯·馬丘卡研究了關鍵問題，發現信任、透明、誠實、合作、專業、靈活性和承諾這些因素都與文化有關。鼓勵中堅力量（導師、捍衛者、專業人士）成為知識的收集和分享者，本質上，他們都是知識領袖。第二，達文波特和普魯薩克指出，為了簡單地共享和創造知識而建立知識社區。簡而言之就是“把聰明人放在一個房間里，讓他們說話”。組織結構需要通過社會化來促進信息的交流，編纂和轉移隱性知識。完成這項任務的一種方式是鼓勵研究管理人員參加專業會議，會議提供與其他專業人士建立聯系的機會，使與會者發現誰擁有求知需求，識別個體求知需求，并參與所有4種模式下的知識獲取。第三，技術的使用使顯性知識的分享成為可能。隨著個人機構利用技術建立知識庫，知識“銀行”在專業范圍內得以應用。無論瀏覽數據庫還是利用知識庫，用戶必須在信息中發現價值，用戶創建的知識通過篩查優選并賦予存儲在這些系統中的資格。第四，與任何項目或計劃一樣，知識管理計劃必須進行度量并定期評估。這包括鼓勵和建立一種獎勵機制，以促進知識的探索和創造。知識管理成為圖書檔案管理質量提高的重要組成部分。各個領域專業人士共同參與，共享知識，有序構建知識庫，提高檔案應用效率。

3.3 知識管理與組織文化結合

Shein將組織文化定義為：一個群體通過外部適應和內部整合來解決問題的方法。組織文化對一個機構的影響程度取決于此機構知識管理工具、過程和主動性。萊博維茨指出，知識管理90%依賴于建立支持性的知識管理文化。組織文化是知識管理的第二大成功因素，僅次于領導管理支持。機構文化和知識管理在組織內部的相互作用主要有4種方式：（1）形成假設，決定什么知識對組織是有用的和重要的；（2）授權那些擁有特定知識的人決定什么是知識；（3）它是如何傳播的；（4）通過組織的驗證來決定接受或拒絕新知識。將知識服務融入組織文化中，使檔案部門形成了新的理念，提高了員工的服務質量和專業素質，促進了知識共享。

4 圖書檔案應用知識管理優化措施

4.1 加大力度進行人才和技術建設

檔案管理者為了完成他們的職責，所需要掌握的內容是多學科的。這些專業人士需要掌握知識管理方面的內容以及學術研究的法律、倫理、科學和財政組成部分。這些知識必須被收集、分類，并在研究管理部門之間共享和實踐。成功的知識管理在任何組織中都會非常明顯地受到文化的影響。此外，相關部門要加大資金和技術的投入，重視檔案管理設備的更新維修，為檔案管理工作保駕護航。

4.2 構建檔案數據倉庫

數據是獨立客觀事實的集合，是可以定性或定量測量的事件，但不能提供行動依據。高校知識社區本質上是一個規模龐大的人才庫，在實行過程中，伴隨著網絡構建，要加強對各類人才的聚集。建立各個學科館員社區，使得每個學科社區都對應相應的學科館員，他們的職責就是在運行過程中匯集、吸收本學科專業型人才，構建網絡學科社區，為各專業人才進行隱性知識和顯性知識的交流提供相應支持平臺。在學科社區的平臺上，專業人才根據自身專業特點進行相關信息研討，利用平臺建立各專業的檔案數據倉庫。

高校圖書館在實施檔案管理的過程中，應該以大數據技術為支撐，構建起相應的檔案數據倉庫，確保數據倉庫能夠滿足準確性、穩定性的要求，將歷史發展變化情況準確反映出來。在檔案管理中，應該設置好相應的數據倉庫模式，對檔案信息進行定時記錄，確保其能夠多次查詢，但是不能對檔案進行隨意修改，要將變化情況客觀反映出來，制定出科學的管理決策。

4.3 借用經絡方法創新檔案管理模式

借用經絡的嚴謹而又明確的思維推理方法，將它引入圖書檔案的文獻服務，從而取得良好的效果。網絡經絡概念是基于天人合一的思想，把檔案管理項目看作一個整體系統，將計劃任務分解成多項工作。在計劃的執行過程中，根據跟蹤和反饋的信息，對計劃及時進行修正和調整，使得項目始終保持在有效的監督、控制和調整之下，以確保項目目標的實現^［4］。

組合梁關鍵概念經絡邏輯可以反映這種圖形和思想的優越性（見圖1）。眾所周知，組合梁是土木工程專業中的一個概念難點，即便是專業設計人員，很多也是按照國家相應的技術標準規定的步驟與指標進行計算和分析的，真正在理解狀態下自由應用的并不多。從圖1可以明確地看出，組合梁的核心關鍵在于混凝土板與工字形鋼梁之間應力（應變）的分界。對于彎曲正應力來說是正負應力的分界點，也是剪應力最大作用處；由此可以定義出中性軸所處的位置有6種情形。學生或工程技術人員如果明白了中性軸位置的這6種可能性，就可以輕而易舉地區分開梁的受拉（受壓）區域以及相應區域的材料是混凝土還是鋼材，進而進行下一步的工程措施——抗剪連接件的設計（角鋼或栓釘）。

借鑒這種思想方法，將其移植到檔案文獻服務中，以便更好地支持專業設計和教學科研。該經絡方法的特色在于：它充分清晰地反映出各（檔案）信息之間的發生關系，非常嚴謹和明確。采用這種方法繪制的邏輯（拓撲）圖提供的是動態規劃概念，可以激發讀者的思考，使讀者的思維和想象延伸。利用這種圖形還可以區分和標識關鍵知識點，使讀者在閱讀過程中抓住關鍵，提高效率，取得最大效益。網絡圖形還可以更明確地反映出知識點的重要程度，吸引讀者在圖書檔案查詢中抓住重點，達到最優效果。

4.4 加強數字化建設，引入技術共享機制

知識管理計劃的度量或評價在高校檔案管理信息化建設中還需要與各專業機構相聯合，立足于本館實際，因地制宜，建立起更科學、更完善的檔案管理信息系統。實時進行技術創新，用先進的技術完善圖書館管理系統和網絡系統，強化檔案信息的安全性，實現檔案信息的傳承和共享，達到信息資源升值，提供更高質量的信息服務。在圖書檔案數字化過程中，設備、網絡的維護要常態化，實時解決出現的各種問題。同時，高校圖書館數字化還要爭取借助網絡資源中心的最大支持，增大資金投入，使得圖書檔案管理更加專業化。嚴格按照國家相關標準，把館藏資源數字化，規范加工和保存處理。

科技的飛速發展使得專業學科的分工越來越細化，它是社會發展工業化及后工業化階段的必然結果和弊端，因此，圖書檔案管理員需要加強管理知識的學習，提升管理能力。職業的信念和價值對推行或終止知識管理計劃有重大影響。因此，圖書檔案管理員還可以利用圖書館的技術平臺，通過技術手段獲取共享知識，進而提高知識素養和水平。圖書檔案管理員可引入共享機制擴大知識管理范圍。這一管理模式實施中需要保證檔案資源的實時管理，這樣才能切實做到檔案管理水平的提升，推動圖書檔案的智能化管理。

4.5 做好安全防范工作

一是在進行回溯建檔的過程中，結合縮影技術進行翻拍，對翻拍人員的操作內容和時間予以記錄；二是在檔案管理平臺上，業務性和技術性文檔可以實現數據交換查詢，此類檔案可以在圖書館機房進行存儲，對一些保密要求高的文檔進行單獨存放；三是對于保密時效的問題，可以依照相關日志實現自動歸檔，停止刪除和修改功能，避免人工干預檔案信息的情況；四是把檔案的原始數據和評價服務進行分離，對查詢信息和評價信息分類歸檔，實現對于檔案歷史變化情況的準確記錄。在對檔案信息的原始數據進行歸檔以及存儲的過程中，酌情進行加密，做好版權保護工作。版權以及安全問題的提出，對于數字化檔案管理產生的影響不容忽視^［5］。網絡環境下，系統日志不僅是安全防范記錄，也是檔案查詢使用的重要組成部分。要求檔案管理人員在實施管理工作的過程中，能夠切實做好檔案查詢日志和檔案調用日志的歸檔，為后續的檔案管理提供便利，保障檔案系統的穩定性和安全性。

5 結語

隨著信息時代的到來，知識管理被引入圖書檔案管理的過程中，以此為基礎促進管理效率的提高。為此，本文就知識管理在圖書檔案管理中的應用提出要加大人才和技術投入力度，引入技術共享機制，建立檔案數據倉庫，借用經絡方法創新檔案管理模式，加強數字化建設，做好安全防范工作。它對提高圖書檔案管理能力，促進知識管理的推廣，增強知識管理的競爭力具有重要作用。

參考文獻

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［4］楊凱，秦旭，闞歡迎，等.基于模塊化產品的低碳設計［J］.家電科技，2017（11）：66-69.

［5］楊似海，閆其春.大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略研究［J］.四川圖書館學報，2016（4）：35-38.

（編輯 何琳編輯）

Discussion on the application of knowledge management in university library books and archives management

Sui Jingjing， Zhong Keli， Zhou Hongxia， Wang Rongzong， Yue Qi

（Library， China University of Petroleum （East China）， Qingdao 266580， China）

Abstract： The management of books and archives is an important part of library management. As a new form of management in today’s society， knowledge management plays an important role in human production and life. This paper discusses the application of knowledge management in library archives management. First， analyzes the current situation of library archives management， then discusses the connotation and function of knowledge management， as well as the specific application of knowledge management in library archives management， and puts forward the optimization measures for the application of knowledge management in library archives management， providing reference for the future research on the combination of knowledge management and library archives management.

Key words： knowledge management; books and archives management; optimization measure