加強企業(yè)合同管理工作的思考

摘 要：企業(yè)的經(jīng)營管理中，應(yīng)堅持凸顯合同管理的重要地位，并持續(xù)加強合同管理力度。加強合同管理工作，企業(yè)應(yīng)以相關(guān)法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合實際情況高質(zhì)量開展合同管理工作。本文對企業(yè)合同管理工作進(jìn)行深度思考，提出應(yīng)該堅持加強五個方面的合同管理工作，即加強合同的授權(quán)管理、加強合同的文本管理、加強合同的審核管理、加強合同的執(zhí)行管理、加強合同的文檔管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同；合同管理

在現(xiàn)代的市場經(jīng)濟條件下，合同是平等主體之間所實施的一種民事行為，目的在于確保民事權(quán)利義務(wù)的安全穩(wěn)定，尤其是保障民事權(quán)利義務(wù)的設(shè)立、變更、終止。目前來看，合同管理對企業(yè)的重要性已經(jīng)十分凸顯，可以直接影響到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展成效，甚至是可以決定企業(yè)是否可以增強核心競爭力。也正是因為如此，企業(yè)應(yīng)該非常重視合同管理工作，并善于從多個方面加強合同管理力度。結(jié)合當(dāng)前關(guān)于企業(yè)合同管理的研究成果，本文繼續(xù)探究加強企業(yè)合同管理工作的可行之策，現(xiàn)作如下的分析論述。

一、企業(yè)合同管理的意義

在市場經(jīng)濟這一條件下，企業(yè)所開展的一系列經(jīng)濟活動都不能離開合同，主要是涉及合同的談判、簽訂、履行。因此可以說，企業(yè)的主要經(jīng)濟活動受到合同管理的影響，合同管理處于規(guī)范、有效、精細(xì)化的狀態(tài)時，經(jīng)濟活動可以有效推進(jìn)，幫助企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益，反之，當(dāng)合同管理處于“一團(tuán)糟”的狀態(tài)時，企業(yè)的經(jīng)濟活動會因此受到影響。從企業(yè)意志和生命力的角度而言，企業(yè)的生命力是由合同所賦予的，意志可以分為內(nèi)部表現(xiàn)和外部表現(xiàn)，規(guī)章制度是其內(nèi)部表現(xiàn)，與合同相關(guān)的內(nèi)容則是其外部表現(xiàn)，主要是商簽合同、履行合同。可以說，企業(yè)要想在市場經(jīng)濟條件下實現(xiàn)及提升自身價值，一個關(guān)鍵手段便是商簽和履行合同，且要進(jìn)行商簽合同和履行合同的一系列活動。當(dāng)企業(yè)的商簽合同足夠規(guī)范且有效，則企業(yè)及其行為也是規(guī)范有效的，與此同時，當(dāng)企業(yè)的合同文本具有“科學(xué)精細(xì)”這一顯著特點時，可以助推企業(yè)實現(xiàn)高效運營，如果可以完整、有效且規(guī)范地執(zhí)行合同，則可因此樹立起企業(yè)“誠實信用”這一良好形象。由此可以說，合同管理至關(guān)重要，企業(yè)務(wù)必重視合同的商簽和履行。

目前來看，很多的企業(yè)十分追求完美的合同，且會采取多種措施盡可能讓合同完美，集中體現(xiàn)企業(yè)的意志，同時切實維護(hù)好自身權(quán)益。在合同管理中，當(dāng)前較多的企業(yè)堅持立足于相關(guān)法規(guī)，同時實現(xiàn)合同簽訂與履行的規(guī)范化、科學(xué)化，能夠因此提高合同管理水平。有一點應(yīng)該特別注意，即企業(yè)在認(rèn)識到合同管理的重要性及意義之后，應(yīng)該讓熟悉業(yè)務(wù)的法律專業(yè)人員全過程負(fù)責(zé)合同管理工作，如果自身條件滿足，則可以設(shè)立合同管理機構(gòu)，如此可以更好地強化合同管理，企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略更易推進(jìn)和實現(xiàn)。

二、加強企業(yè)合同管理工作的策略

（一）加強合同的授權(quán)管理

企業(yè)在合同的授權(quán)管理中，應(yīng)該有這樣的意識，即對外的合同簽訂、合同履行都必須由專業(yè)人員或?qū)I(yè)機構(gòu)負(fù)責(zé)。企業(yè)所開展的一系列經(jīng)濟行為都必須簽訂合同，比如辦公用品的采購、員工入職、企業(yè)并購，且所簽訂的合同具有復(fù)雜性、金額大小不一、知識專業(yè)性強的特點。正是因為如此，如果企業(yè)在合同管理中沒有落實授權(quán)管理要求，或者是沒有開展授權(quán)管理，可能會出現(xiàn)隨意簽訂合同這一情況，甚至是多頭對外商簽合同。如此一來，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動很容易偏離預(yù)定目標(biāo)和戰(zhàn)略，一系列的經(jīng)濟活動因此處于無序狀態(tài)。

企業(yè)在加強合同的授權(quán)管理時，應(yīng)該堅持從兩個方面入手：一方面，企業(yè)的負(fù)責(zé)人要對各類合同進(jìn)行分析研究，結(jié)合實際的經(jīng)營需要分別做出授權(quán)，當(dāng)各類合同得到授權(quán)管理，必然可以對管理經(jīng)營行為進(jìn)行有效規(guī)范，與之相關(guān)的權(quán)力和責(zé)任能夠明確化。另一方面，合同的授權(quán)管理應(yīng)該由法律專業(yè)人員負(fù)責(zé)，或者是由部門負(fù)責(zé)，便于合同的簽訂、履行都可以有效進(jìn)行。與此同時，企業(yè)要強化合同授權(quán)管理中的責(zé)任人制度，避免后續(xù)出現(xiàn)“無人管”或“多人管”的問題，對于互相推諉無人負(fù)責(zé)的行為應(yīng)及時處理。

（二）加強合同的文本管理

在加強合同的文本管理時，企業(yè)要分析論述自身的業(yè)務(wù)開展情況，應(yīng)該對合同的文本管理提出統(tǒng)一要求，便于實施具體且有效的管理活動。應(yīng)該說，企業(yè)只有持續(xù)性加強合同的文本管理，才可以不斷提高經(jīng)營管理水平，反之就會危害到經(jīng)營管理質(zhì)量。在加強合同的文本管理時，企業(yè)可以重點從三個方面入手：第一，合同管理部門要立足于企業(yè)業(yè)務(wù)，結(jié)合實際情況制定出所需要的各種合同范本，在這一基礎(chǔ)上，可以依托合同范本分析和確定企業(yè)對外交易時所要滿足的各種基本條件。如此一來，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門可以規(guī)范自身的交易行為，并且可以吸取在合同管理中的經(jīng)驗教訓(xùn)，最后可以有效提高合同簽訂及合同履行過程中的整體水平。第二，合同的文本管理過程中，應(yīng)該考慮與合同的授權(quán)管理有效結(jié)合起來，原因之一是合同范本中可能存在不利的條款，是需要做出規(guī)定或修改的。因此，當(dāng)合同的授權(quán)管理與文本管理有效結(jié)合，會有負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)機構(gòu)進(jìn)行不利條款的修改，他們有不利條款的最終修改權(quán)。第三，企業(yè)的商簽合同中需要遵守較多的規(guī)范和原則，這就需要企業(yè)認(rèn)真做好合同的文本管理，即便是不使用合同范本，也應(yīng)該明確商簽合同中所遵守的規(guī)范和原則。

（三）加強合同的審核管理

在相關(guān)法規(guī)中有這樣的規(guī)定，即“當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力、民事行為能力”。基于此，企業(yè)應(yīng)該加強合同的審核管理，確保訂立合同的當(dāng)事人可以滿足相關(guān)法規(guī)的既有規(guī)定。合同的審核管理中，需要找準(zhǔn)對象，一是交易對手，二是合同條款。交易對手是指簽約主體，如果交易對手存在問題，會導(dǎo)致企業(yè)交易的質(zhì)量不佳，甚至是導(dǎo)致交易活動失敗。在交易對手的審核管理中，要重點審核四個方面的信息內(nèi)容：一是審核交易對手是否具備履行合同的條件或能力，主要是技術(shù)能力、財務(wù)能力；二是審核交易對手在近期是否存在違約的不良記錄；三是審核交易對手是否具備履行合同的一些特殊資質(zhì)；四是審核交易對手的諸多信息是否真實準(zhǔn)確，主要是經(jīng)營信息、身份信息、登記信息、設(shè)立信息。在合同條款的審核中，主要是三個方面的內(nèi)容：一是審核擬簽訂的范本合同，二是審核擬簽訂的非范本合同，三是審核需要進(jìn)行變更、補充或修改的合同條款。

進(jìn)行合同條款的審核時，企業(yè)需要重點落實三方面的工作，即權(quán)益性審核、合規(guī)性審核、文字審核。在權(quán)益性審核中，所開展的審核工作具有明確的目標(biāo)導(dǎo)向，即切實維護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益，合同條款始終保持平衡與合理，能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)益最大化。在企業(yè)的正常交易中，必須確保合同條款是合法合規(guī)的，且要保證合同在后續(xù)可以順利執(zhí)行，合同中的支付條款、責(zé)任限制條款、爭議解決條款、品質(zhì)規(guī)格條款、保函條款，往往有可能的權(quán)益爭取空間，所以企業(yè)要足夠重視，努力在其中尋找或挖掘有利的條件。參與權(quán)益性審核工作的人員，必須具有專業(yè)性，對所開展的業(yè)務(wù)工作較為了解和熟悉，且要有不錯的商務(wù)經(jīng)驗。在合規(guī)性審核中，企業(yè)需要非常依賴于合規(guī)性審核的一系列工作，主要原因是合同的合法合規(guī)問題需要通過合規(guī)性審核而解決。在進(jìn)行合規(guī)性審核時，可以由熟悉業(yè)務(wù)的法律專業(yè)人員全權(quán)負(fù)責(zé)，重點是審核合同與程序，及時發(fā)現(xiàn)有無違反法律規(guī)定和公司制度的條款。在文字審核中，企業(yè)應(yīng)該凸顯其重要地位，將其視為審核管理的重要環(huán)節(jié)。如果合同文本是用一種文字，則審核的重點是文字是否正確，且文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，如果發(fā)現(xiàn)存在錯誤，或者是有歧義，則必須及時修正。如果合同文本是兩種以上的文字，則必須對所用的文字進(jìn)行系統(tǒng)性的審核，尤其是審核文字翻譯是否準(zhǔn)確。

（四）加強合同的執(zhí)行管理

合同簽訂之后，后續(xù)的合同執(zhí)行應(yīng)重點解決好四個方面的問題：一是由具體的人員或部門負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，二是思考如何確保合同執(zhí)行的規(guī)范性，三是如果合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)中止、變更、終止的情況時，應(yīng)思考如何處理，四是處理好合同執(zhí)行的轉(zhuǎn)移和終結(jié)。

在合同執(zhí)行的過程中，要始終堅持一個核心目標(biāo)，即確保執(zhí)行情況與合同約定相符合，執(zhí)行行為和合同中的條款必須具有一致性。在合同執(zhí)行時不可避免地出現(xiàn)偏差，對于所出現(xiàn)的偏差要及時處理或補救，比如要確保對方在支付預(yù)付款時與合同條款一致，主要是在金額上、時間上都必須符合合同條款，再比如工程項目的啟動時間和竣工時間都需要按照合同約定。除此之外，日常往來的函電必須保存完整，如果出現(xiàn)索賠事件，則要按照合同約定進(jìn)行處理，但必須確保工程師、主管部門或領(lǐng)導(dǎo)知曉，且參與其中。在合同執(zhí)行過程中，易出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié)是轉(zhuǎn)移工作和終結(jié)工作，主要有兩種情況：第一，合同執(zhí)行人員在中途因故調(diào)離，在交接工作時不夠認(rèn)真仔細(xì)，導(dǎo)致后續(xù)的合同執(zhí)行工作存在諸多混亂。第二，完成合同執(zhí)行任務(wù)后，未能按照要求將日常來往的函電、資料妥善保管，后續(xù)在出現(xiàn)爭議事件時，會因此難以了解和掌握真實情況，可造成較大的損失。針對這兩種情況，必須針對性處理，全程做好合同執(zhí)行的轉(zhuǎn)移工作和終結(jié)工作，應(yīng)該建立起風(fēng)險應(yīng)對機制。

目前來看，有較多的企業(yè)未能充分重視合同執(zhí)行管理工作，原因之一是思想觀念存在認(rèn)知偏差，以為合同簽訂之后進(jìn)行業(yè)務(wù)開展階段便不再需要加強管理，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層不會同等重視合同簽訂與合同執(zhí)行。應(yīng)該意識到一點，即合同執(zhí)行雖然可以“照章辦事”，但因為是具體性工作，所以存在不少的風(fēng)險，尤其是合同執(zhí)行階段會出現(xiàn)較多的問題和爭議。一方面，一些大型工程的合同執(zhí)行過程中，可能會出現(xiàn)洽商變更，常見表現(xiàn)是業(yè)主口頭告知工程變更，而在后續(xù)出現(xiàn)拖延確認(rèn)時間或不認(rèn)賬的情況，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。另一方面，合同簽訂時，通常會有這樣的條款，即“延遲交貨需要退貨索賠損失”，實際執(zhí)行過程中出現(xiàn)貨物延遲交貨的情況，但沒有按照要求保留索賠權(quán)利，而是用自身行為將合同約定修改，最終遭受較大的損失。除此之外，在通信技術(shù)的支持下，合同雙方或多方的溝通渠道變得多樣化，且較為便捷，商業(yè)函電聯(lián)系多是用微信方式、短信方式、郵件方式。應(yīng)該說，通信技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用有較多的優(yōu)勢，但會增加合同執(zhí)行管理的難度，往往不具有法律效力，比如通信過程中合同雙方所表達(dá)的見解及相關(guān)表述，可能會被視為合同的修改意見，影響到合同條款的執(zhí)行力。針對于此，企業(yè)一方面要重視通信技術(shù)及社交平臺的應(yīng)用，另一方面要充分利用好通信技術(shù)和相關(guān)技術(shù)，對往來的函電實施精細(xì)化管理，避免出現(xiàn)不適當(dāng)?shù)谋響B(tài)性語言或行為。要想達(dá)成這一目標(biāo)，企業(yè)在后續(xù)要進(jìn)一步加大研究力度，持續(xù)提高合同的執(zhí)行管理水平。

（五）加強合同的文檔管理

合同的文檔管理容易出現(xiàn)問題，原因之一是缺乏認(rèn)真且規(guī)范的管理，導(dǎo)致大量的合同文件資料未能有效利用，也未能及時發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險因素。應(yīng)清楚意識到一點，即交易過程中所簽訂的合同文件資料發(fā)揮著重要作用，比如可以為合同的簽訂、修改與執(zhí)行提供支持，如果未能做好合同的文檔管理，則可導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)多方面的問題。在加強合同的文檔管理時，應(yīng)重點從三個方面入手：首先，合同文件資料正本的管理職責(zé)必須落實到具體的人員和部門身上，建立起責(zé)任制度，并可以用PDCA循環(huán)管理模式，嚴(yán)格按照Plan（計劃）→Do（執(zhí)行）→Check（檢查）→Action（改進(jìn)）的流程進(jìn)行合同的文檔管理。其次，合同執(zhí)行過程中，會有多個部門借閱或使用合同文檔資料，對此，應(yīng)該建立健全合同文檔資料的使用制度，無論是使用還是復(fù)制，都必須按照既定要求和設(shè)置權(quán)限。最后，函電資料、合同文檔均是重要的合同文件資料，不僅要保留原本，還必須有電子化文件，為后續(xù)的合同執(zhí)行提供保障。

結(jié)語

合同管理和企業(yè)的健康發(fā)展與經(jīng)濟效益有緊密關(guān)系，必須充分重視合同管理工作，并結(jié)合實際情況持續(xù)加強合同管理工作。企業(yè)在后續(xù)開展合同管理工作時，依然應(yīng)該堅持加強合同的授權(quán)管理、文本管理、審核管理、執(zhí)行管理及文檔管理，并應(yīng)該將精細(xì)化管理方法、PDCA循環(huán)管理方法應(yīng)用其中，從而確保合同管理質(zhì)量，避免出現(xiàn)合同風(fēng)險問題。

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