財務共享與優化內控效果的管理探究

摘 要：隨著信息技術的推廣使用，現代企業各項管理工作信息化程度不斷提升，財務信息的分享、交流與實時共享推動財務共享模式的廣泛應用，又帶動了管理理念的變革。財務共享給內控工作提供了重要的數據支撐，但是互聯網平臺蘊含的各種風險因素，就需要強化內控工作，改善內控環境，建立起完善的風險防控體系，實現財務共享與內控工作的有機融合，增強管理合力，為現代企業的可持續發展提供內生動力。

關鍵詞：現代企業；財務共享；內部控制

隨著現代企業發展規模的不斷壯大、各項管理機制的完善，企業各種信息的充分共享已經成為開展各項管理工作的前提，財務信息的分享、交流與實時共享推動財務共享模式的廣泛應用，提升了企業內部各個機構的協同管理配合力度，對有序開展內控工作也提出了新的要求。財務共享工作模式的推進改進了會計工作方式與財務工作流程，增加了新的風險控制點，這就需要內控人員與財務人員有效合作，不斷優化內控工作體系，實現財務共享與內控工作的有機融合，增強管理合力，從而促進現代企業更快、更好地發展。

一、財務共享對增加內控效果的積極貢獻

（一）有助于改進內控工作方式

在傳統的財務工作模式中，財務人員主要通過單點、局域多訂的電算化方式來開展會計核算工作，這就增大了財務人員的工作壓力，各個處室、分公司的財務人員或財務專管員需要逐條錄入財務信息，并進行認真核對，確保每項數據的真實、準確，確保每個環節的規范、有序。財務共享模式就可以改進這個問題，財務人員可以一次性錄入全部財務信息，并及時更新，有助于有序內控工作的有序推進，可以將分散的內控環節統一起來，避免重復、無效環節的發生，有助于減輕財務與內控人員的工作壓力，提升內控效果。

（二）可以確保內控數據的信息安全

現代企業開展內控工作的終極目的就是通過加大財務工作的監管來避免財務信息數據出現失真行為，確保每條數據信息的絕對安全，但是，傳統的紙質模式中，大量表格、報表暴露于公開環境中，各類關鍵的財務信息數據就會流露出去，不利于現代企業的財務信息安全管理。財務共享模式中，內控與財務人員主要通過信息化數據平臺來開展各項工作，在技術人員進行加密處理后，各類信息數據就會杜絕因為人為原因而導致的泄露行為的發生，可以確保內控數據的信息安全。

（三）有助于提升信息傳播效率

傳統的工作模式中，財務人員與內控人員需要經歷多道工序、經過多個環節來完成信息核實與監控工作，過多的中間環節增加了各類信息的傳播阻力，甚至不利于各類信息的有效傳播。財務共享模式推廣后，財務與內控人員實時上傳各類數據資料，數據庫實現實時共享，經過技術人員的嚴格審核與加密處理，各個機構、科室就可以實施查閱、訪問與利用這些信息數據，有效提升了各類信息數據在內控環節中的傳播效率，徹底改變各類信息傳播不對稱的陳舊問題。

二、財務共享模式對現代企業內控工作的新要求

（一）要求不斷優化內控工作環境

財務共享模式的推進帶動了現代企業組織框架的變革，要求更為系統、運行更加通暢的組織機構來確保財務共享各項功能的有效發揮，這就需要管理階層做好統籌規劃工作，明確各個機構的權責關系，劃分工作責任、突出重點工作環節，避免再次出現功能重疊、相互推諉行為的發生，從而不斷提升組織機構的運行效率。而且，運行更為通暢的組織機構，在財務共享模式的帶動下，就可以優化內控工作環境，內控人員可以提升成本、利潤核算工作效率，降低工作強度，不斷提升內控效果。

（二）明確內控重點環節

作為一種具備繼承性、數字化特征的財務管理機制，財務共享模式主要通過電子化、數字化文件傳輸為主，這就涉及各類信息數據的錄入、生成、存儲與傳播問題，這些環節中都會出現一定的風險隱患，故此，這就呼吁強化對各個環節的內控工作。因而，財務共享模式下內控機構應明確內控重點環節，內控人員除了開展常規內控外，還應強化對重點環節的動態控制，在源頭上排除財務風險隱患。內控人員還應重視技術安全控制工作，財務共享需要信息化技術作為支撐，確保各項數據庫安全、有序運行，便于開展核算管理、資金安全監控、原材料穩定供給等，但是，信息技術除了安全管理外，還會出現運行故障問題，一旦出現了技術故障，就意味著財務管理、內部控制工作處于癱瘓狀態，故此，內控人員還應加強對技術模塊的監控工作，及時排查技術故障，確保各類信息的有效傳輸與實時共享。

三、財務共享模式中影響內控工作的因素分析

（一）部分企業的內控組織系統需要不斷完善

從實施效果來看，部分企業在嘗試推廣財務共享模式后，對組織機構也進行了調整，但是，主要重在對數據信息錄入與數據存儲機構的調整，財務信息共享中心與其他機構、子公司的聯系依然不夠密切。隨著生產業務的擴大，各家子公司都負責開展不同的經營業務，這就給財務信息共享中心增加了難度，因為不斷變更的業務數據增加了會計信息核實的難度，難以確保每項信息數據的真實性，這就增加了后續的內控工作難度。雖然內控機構已經獨立開展工作，但是依然需要同財務機構合作，全面掌握本公司的各項業務，加大同各家子公司的合作才能確保內控效果，這就需要完善組織框架，實現信息數據的橫向與縱向傳輸，減輕內控工作的推進阻力。

（二）對風險管理工作重視力度不夠

財務共享模式主要依賴信息化平臺來開展，互聯網環境中一直存在不確定的風險要素，這就要求各家公司重視風險評估工作。但是，部分企業對這項工作的重視力度不夠，風險評估的針對性較弱，有些企業配置了風險評估人員，但是缺少與財務共享數據中心的有效溝通，對風險點的收集與觀察也存在簡易化傾向，難以及時覺察到新增加的風險點。其次，部分企業風險防控機制也需要進一步完善，部分企業并沒有結合下屬子公司業務變動的情況來及時更新、調整風險防控點，也沒能及時變更風險防控措施，懲罰工作有時也流于表面，這就影響了內控工作的主體效果，加大了后續糾錯難度。

（三）信息共享模式中信息安全管理工作效果不佳

現代企業財務共享數據中心需要實時處理總公司、分公司的各類財務信息數據，這些數據都屬于本公司的機密數據，需要絕密安全管理，杜絕數據泄露行為的發生，如何確保信息數據安全也是內控工作的重點環節之一。但是，部分企業這項工作存在漏洞，有時便于不同機構的財務人員登錄信息中心平臺，技術人員設置的密碼較為隨意、簡潔，而且各家子公司也都默認使用總公司的登錄密碼，子公司業務不斷拓展財務人員數量也持續增加，也加大了密碼更新難度，故此一直沿用原始密碼，這就為不法分子的入侵提供了操作空間。與此同時，由于財務與內控工作的任務量過于龐大，工作人員難以在工作時間內完成規定任務，下班回家后還得繼續工作，故此，為了便于工作人員利用業余工作時間來完成各項任務，幾乎每家企業都設置了內網與外網兩套登錄平臺，相之于內網登錄平臺，在家訪問的外網登錄平臺，安全程度更低，一旦工作人員的個人電腦被非法入侵，信息數據共享中心的各類數據就會面臨泄露隱患，故此，這種情況下的風險防控與安全操作也不容忽視。

四、財務共享模式下改進內控工作效果的實施措施

（一）實現內控與財務管理的有機融合，持續完善內控組織機構

隨著財務共享模式的有序推進，現代企業就應通過大力宣傳、強化溝通、完善組織機構等措施，加大對財務共享實施理念與改進內控工作效果的認知力度，實現財務共享與內控工作的有機融合，按照財務共享模式的運行要求來強化內控工作。第一，加大對財務共享工作理念的宣傳力度。財務人員可以利用各種平臺與途徑，充分發揮出專業優化，開展多種形式的培訓工作，向全體員工講述財務共享模式的具體要求、實施要點、重難點環節等，讓全體職工意識到全面推進財務共享的必要性，按照這種模式的要求來高質量完成這項工作。第二，加大對各項流程的講解力度。對于一種新型工作模式，阻力最大的時間點就是剛剛開始推行的時刻，這就需要財務數據共享中心的工作人員發揮出專業優勢，或者組織專題講座，或者通過郵箱、公眾號、微博、QQ群等平臺，來及時回復各子公司財務人員的咨詢，進行在線答疑解惑，指導各項流程的有序運轉。各分公司也應選派代表，積極參加由財務信息數據共享中心組織的培訓活動，加大雙方溝通力度，消除工作障礙，促進這項模式的順利推進。第三，協調各方訴求、提升配合力度。財務共享模式的推進，不單單是財務部門的工作，更是整個公司的工作，需要各個機構、部門與分公司的大力配合，故此，管理階層在做好統籌規劃的前提下，財務信息數據共享中心發揮出牽頭作用，協調各方訴求，做好財務共享的整體部署，構建統一的工作流程，明確各個機構的權責義務，促進這種模式的高效運轉。

（二）強化內控管理，消除風險隱患

財務共享模式主要通過互聯網平臺來開展各項工作，這就蘊含著潛在的、現實的風險要素，現代企業內控機構就應建立起系統的風險防范體系，強化對重點環節監控，在源頭上防范與化解財務風險。第一，提升風險防控意識。財務人員與內控人員應大力合作，在企業內部加大宣傳力度，定期開展風險防范教育，普及風險防控知識要領，尤其是重點注意財務共享模式中容易爆發風險的重點環節，發放內控操作條文，動員全員力量，提升每位員工的風險防范意識。第二，加大風險隱患排除力度。內控人員應按照財務共享模式的要求，定期或不定期開展風險評估工作，通過定量評估與定性評估相結合的做法，力爭在源頭上排除風險隱患。內控機構應構建風險防控目標，細化風險防控實施流程，從而建立起完善的風險防控體系。第三，加大風險識別力度，增強風險防控的針對性。內控人員采用人工與技術相結合的方式，重點識別跟財務共享相關的風險名目，同時加大風險分析力度，按照嚴格的風險防控細則對各類風險進行細化與排序，根據不同類型風險可能導致的后果輕重程度，將風險要素分為低級、中級與高級三個等級，實施差異化處理策略，重點解決高等級風險，確保財務共享數據的絕對安全。對于內控人員來說，風險防控工作只有起點，沒有終點，是一項持續工作過程，尤其是財務共享模式的深入推進，風險防控的復雜程度也持續增加，這就需要內控人員不斷優化內控操作流程，建立起風險信息數據庫，開展動態監控工作，實時監測風險變動情況，技術掌握各類風險信息的變動數據，未雨綢繆，掌握風險防控的工作主動。內控機構還應完善風險防控保證機制，確保各項數據信息的有序流動，保障溝通聯絡效果，發現風險能及時上報、及時解決，為財務共享的有序實施保駕護航。

（三）重視信息安全，改進內控效果

企業財務共享中心是數據高度集中化的存在，必須將信息安全建設置于首位，防范病毒攻擊、賬號盜用等問題，切實規避系統運行風險。首先，加強賬號安全管理。要加強財務共享中心員工的系統登錄密碼管理，優化密碼防護系統，強制要求員工將默認登錄密碼更為該等級較高的密碼，若不更改就無權登錄系統。具體來講，就是要求員工將簡單的默認密碼更改為“字母 + 數字 + 符號”的混合密碼，提高安全等級和破解難度。另外，若是員工通過個人電腦登錄系統時，必須對登錄人員的個人信息、登錄 IP 等實施驗證，確保身份安全后才能允許其登錄系統。同時，員工賬號需要與個人手機號進行綁定，一旦賬號出現異常登錄就要及時發出提醒。此外，企業要設置信息安全監督專員，專門負責員工信息安全培訓和指導工作，督促員工做好信息安全風險防范，從源頭上消除信息安全風險，并做好系統運行狀態的動態監督。其次，提高斷電保護力度。企業后勤部門要提高斷電保護力度，制定完善的斷電應急措施，如購置配備發電機，在發生斷電時要進行無縫對接，確保系統不會因斷電出現停運。

結語

財務共享模式帶動各項管理機制與管理理念的變革，對內控工作也帶來了新的挑戰，財務共享模式與內控工作存在著有機聯系，財務共享給內控工作提供了重要的數據支撐，但是基于互聯網平臺開展的各項工作，又增加了風險發生概率，這就需要強化內控工作，改善內控環境，建立起完善的風險防控體系，實現財務共享與內控工作的優勢互補，完善各項管理機制，為現代企業的可持續發展提供內生動力。

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