新形勢下公立醫院檔案管理的規范化建設探析

摘要：公立醫院檔案管理規范化建設已成為新形勢下不可或缺的重要組成部分。本文通過對公立醫院建設規范化檔案管理的重要性、現狀、方案進行簡述，目的是為公立醫院檔案管理規范化發展尋找較優路徑，以供參考。

關鍵詞：新形勢；公立醫院；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232532

基金項目：河南省檔案科技項目計劃

項目編號：2023－R－034

國務院印發《關于推動公立醫院高質量發展的意見》，為公立醫院指明了未來的發展方向。公立醫院檔案作為歷史和知識的載體，是重要的信息資源。新形勢下，檔案室的儲存資料作為原始記錄和權威憑證，是公立醫院決定未來發展方向和制定工作方針的重要依據。所以，在推動公立醫院高質量發展的新形勢下，如何科學、合理地運用檔案室的儲存資料、確保各部門以及各科室工作正常運轉、提升工作人員的工作能力，提高檔案管理工作效率是管理者亟需思考的問題。

一、醫院檔案管理內容

（一）信息收集

在醫院檔案管理中，信息整理是工作起點，關系到后續的各個環節，如果信息整理中存在缺陷或不足，會影響檔案編目，限制檔案的調用。目前，多數醫院仍采用人工方式收集并存儲信息，不僅效率低，且易出現失誤，不利于信息化建設的發展。為了確保檔案信息的完整性和準確性，要在檔案信息的收集和整理中充分發揮現代化信息技術與設備的優勢。對于部分特殊檔案而言，要采取獨立歸檔。收集工作結束后，管理人員將檔案信息錄入到系統中，并進行備份處理，避免出現信息遺漏或偏差。

（二）規劃整理

完成檔案信息收集后要進行規劃整理，在檔案管理系統中，對不同類型的檔案進行編號，并將每份檔案生成對應編號，提高檔案管理與檔案調取的有序性。這一步驟的規范化程度會影響檔案調用與歸檔處理效率。數據庫作為一種信息化系統，具有較強的數據存儲能力，可為后期各類信息管理提供有效支撐。為了確保醫院檔案管理工作的高效、規范，要發揮數據庫技術的統籌協調功能，對檔案自動規劃整理，并多次校驗，進一步提高檔案應用的效率。

（三）真實鑒定

檔案管理部門要對收集到的檔案資料進行全面的價值評估，確保檔案信息具備真實性和有效性，這將作為醫院制定決策與發展部署的直接參考依據。在收集檔案前，嚴格按照上級下達的指令和通知做好收錄管理，對于失效或不具備應用價值的檔案資料應及時刪除。此外，還要加大對相關人員的培訓力度，提升專業能力，促使檔案管理質量得到優化升級。為了提高檔案管理工作的整體效率，需要各部門通力合作，落實檔案過程式管理貫穿于各項業務與工作中，提高檔案服務質量，使各部門圍繞檔案實現高效協同合作。

二、檔案管理規范化建設必要性

檔案管理是醫院管理中非常重要的組成部分，經濟不斷發展，科技不斷前進，信息化程度越來越高，公立醫院檔案資源的價值也越來越高。

（一）促進公立醫院發展

公立醫院的科研、醫療、教學、各項活動以及藥品、衛生、行政管理構成了檔案，包括病歷記錄、科研資料、醫書、基建資料、設備使用記錄、財務、文書、文件和人事記錄等方面，不僅是對過去的客觀記載和證明，更是具有存儲和科研價值的各種文字、表格、音頻、圖形等各種不同種類和形式的歷史記錄，支撐著醫院的發展。

（二）同人民群眾的健康息息相關

檔案關系到醫院未來的發展，還涉及人民群眾的健康。公立醫院檔案是指揮、調度、調整以及安排各項工作運行的重要參考資料，更是施行工作方針和方案的可靠憑證。工作中原始、真實的資料，詳細記錄了發展過程中的實踐與經驗，搜集整理各種規范化管理制度，為工作人員提供規范化建設參考意見，也在一定程度上更好地保障群眾的健康。

三、檔案管理規范化建設影響因素

（一）重視程度及重要性認知

隨著知識經濟的到來，現代科學技術的迅速發展，各種管理趨向規范化，認識到當前發展的形勢及檔案管理工作的重要性是檔案管理規范化的前提。只有從根本上實施規范化管理，才能改善管理效能方面存在的問題，如果沒有領導層面對檔案管理規范化重要性的理解與認知，就不會有決策層對檔案管理工作的持續投入和支持。例如，多數醫院本身醫療用房緊張，由于缺乏對重要性的認知，會壓縮檔案用房，甚至將其與其他行政后勤辦公室共用，再加上對設備、信息化和人員等的投入不足，導致檔案管理硬件不達標、人力不足，缺乏發展勁頭。

要改善和推進檔案管理規范化工作，需要做好對檔案工作的宣傳，引領全院職工認識到檔案管理的重要意義，在日常工作養成良好的檔案管理習慣，規避潛在隱患。將檔案信息化建設作為醫院現代化發展中的關鍵任務之一，及時收集各類檔案數據，提高檔案管理水平，保障各項管理工作正常開展。

（二）健全的規章制度

健全的檔案管理制度是檔案管理規范化的基礎。所謂沒有規矩不成方圓，只有事事有規章、時時有約束，才能使檔案管理人員認真負責，形成規范化的工作標準。同時，對于管理者而言，可以以制度為依據進行科學考核與評比，并實施有針對性的獎懲，以制度為準繩引領管理要求，推動檔案管理工作良性發展。國家在對醫院工作進行監督管理的同時，頒布了一系列的法規與制度，如《醫院檔案管理實施細則Ⅱ》。醫院依據規章制度與檔案管理目標的需求，并結合實際情況，對檔案進行規范化管理，不僅完善了檔案的歸檔、保密和利用等工作，還讓工作的各環節有法可循，這都是促進檔案管理規范化的根本。

四、醫院檔案管理規范化建設方案

醫院的檔案管理規范化包括健全檔案管理規范化資源體系、優化人才、提升檔案管理的核心價值、規范化管理、加強信息化建設保障信息安全等方面。對于公立醫院而言，需要從上述方面出發，扎實推動、夯實基礎，才能在眾多同行中脫穎而出，以引領醫院檔案管理、運營管理的現代化發展。

（一）規范化建設

規范化建設是公立醫院實現高質量發展的基礎，檔案管理必須加強規范化建設，首先，從醫院發展戰略上進行規劃，將檔案管理納入年終工作匯報，依據我國頒布的檔案管理法制定檔案管理規范。其次，設立獨立的科室，指派檔案管理部門負責人，成立檔案管理規范化工作組，工作內容包括全院檔案的搜集、整理、宣傳、利用等。

（二）健全檔案管理規范化資源體系

檔案不僅是公立醫院過去的客觀記載和證明，更包括存儲和科研價值的各種文字、表格、音頻、圖形等各種不同種類和形式的歷史記錄，但當前檔案資源利用低，效果差，損壞和缺失嚴重。對此，首先，拓展檔案信息資源規范化收集范圍。強化臨床重點部門、關鍵科研、關鍵信息、重要資料、珍貴資料的檔案搜集，實時存儲重要的、寶貴的、突發的、應急的文件和視頻資料。其次，確保檔案資料品質，統一品質標準。為醫院提供信息依據是檔案室工作的目標。依據表格留檔、行政檔案、黨務工作、業務檔案和醫藥檔案等細分，建立統一的劃分標準，規范化歸檔建檔，提升檔案利用率。

（三）優化人才

第一，培養優秀的檔案室工作人員。創建檔案室工作人員培養計劃，實行崗前培訓和在職培訓，對現有人員通過“送出去 ”的手段，選派骨干人員到全國檔案管理優秀的醫院學習深造，在夯實基礎理論的同時，引進先進管理理念。通過“請進來”的方法，定期邀請檔案管理方面的知名專家授課講學，提升全員對檔案管理的重視度，同時提升檔案管理人員的檔案操作技術，以此提升全院的檔案管理軟實力。

第二，完善工作人員的晉升制度。按照國家規定為工作人員依法評職稱，將崗位的工作需求同職稱相結合，實行定崗定級，優化專職人員同兼職人員的比例，完善人才結構。

第三，管理人員要加入醫院績效考核制度中，對優秀、榮譽員工予以加薪、獎勵和晉升；對工作不合格、消極怠工、犯錯誤的員工予以減薪、罰款、降級等處罰。深入貫徹“公平公正”的理念，構建公平合理的制度分配體系，以崗位難度及工齡為基礎評定指標，以職工的工作表現作為附加評定標準。對于檔案管理工作水平突出、表現優異的工作人員，給予適當獎勵，激發職工工作熱情，在這個過程中要特別注意，獎勵不僅應當體現在精神層面，還應體現在物質層面，確保工作人員在工作中真正以認真、積極的態度對待工作。因自身問題導致檔案損壞或是丟失的工作人員，要進行適當處罰，根據犯錯的類型及嚴重程度進行裁定，做到有錯必罰，防止在日后工作過程中出現類似錯誤。

（四）提升檔案管理的核心價值

第一，收集、整理檔案室的歷史資料，建立檔案室規范化工作章程，包括收集規范化、工作人員規范化管理、共享規范化以及信息化等，促使工作人員主動工作，提升工作的規范性和積極性。以檔案室規范化章程為前提，豐富檔案室管理措施，全面提升工作規范化程度。

第二，營造檔案室規范化管理氛圍。樹立檔案室規范化工作意識，管理者和工作人員共同成長、一起進步，尤其應重視工作人員的個人發展。檔案室堅持“以人為本”，人是規范化管理的基礎，是檔案室工作順利進行的保障，是提升檔案管理工作效率的關鍵，是提高檔案管理質量的重中之重，因此確保工作人員的發展勢在必行。

（五）加強信息化建設，保障信息安全

公立醫院檔案管理傳統的工作方式已無法順應時代的變化和發展。為了推進檔案管理規范化建設，提升檔案室規范化管理水平，強化信息化建設勢在必行。

第一，強化硬件網絡基礎建設。為工作人員人均配備內、外網臺式計算機、筆記本電腦和移動存儲設備，確保內、外網電腦獨立運行；建立專門的電子檔案室；擴充全醫院辦公電腦內存，提升運行速度；內外網光纖裝線，建立覆蓋全面、快速、安全、運行穩定的網絡。

第二，建立檔案室信息化建設制度。統一培訓、制定規范，在全醫院運行辦公自動化平臺。由信息員組織操作實務培訓，將審批表、申請單等表格上傳至平臺，便于查詢和使用。全院公文需在辦公自動化平臺上辦理、歸檔、傳輸，促使檔案管理逐步走向規范化。

第三，強化檔案安全管理。嚴格遵守檔案安全保密制度。管理人員必須遵守保密規范，嚴防泄密和失密；嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗；銷毀檔案要登記造冊，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。檔案保管制度無關人員不得隨意進入；做好防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆危險品。

五、結語

重視規范化建設，健全檔案管理規范化資源體系，提高業務人員的綜合素質，提升檔案管理的核心價值，加強信息化建設保障信息安全，保證醫院實現檔案規范化管理，推進檔案室可持續發展，推動公立醫院高質量發展。

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作者簡介：張遼（1985），男，碩士，經濟師，主要研究方向為醫院管理。