新時期事業單位檔案管理標準化與規范化思考

［摘要］隨著我國經濟的快速發展，事業單位也在不斷發展改革。在發展途中，各機關事業單位要及時發現人事管理工作中凸顯的問題與挑戰，并一步步建立適合自身特點的工作管理方案。其中有關檔案管理工作不規范不標準等現象會對事業單位管理工作的發展產生直接消極作用。因此，相關工作人員須及時發現問題解決問題，深度研究并提出解決方案。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理工作；規范化；標準化

檔案管理工作不僅是事業單位的一項重要工作內容，也是組織機構日常運作的一個關鍵階段。對各機關單位的檔案管理進行良好管理，促進管理工作流程的標準化和規范化，有助于該單位工作的有效開展。在我國處于信息時代和知識經濟時代的新時期，文件檔案管理的作用尚未在當前各機關單位中得到有效部署，檔案管理的重要作用受其限制也沒有完全顯現出來。因此，在新時期，各機關單位需要正確認識其在檔案管理方面的工作問題，并采取切實可行的措施來應對管理實踐中的問題，努力規范文件管理和建設標準化工作，帶動事業單位快速發展[1-4]。

1 事業單位檔案管理的重要性

檔案管理工作主要有以下幾點重要價值：首先，對于事業單位，它將全面記錄從單位成立到發展階段或重要時期重要事件等長期記錄，為以后的工作提供有效的行動依據，不斷積累單位發展經驗，有助于事業單位的可持續發展，將為今后的社會工作奠定堅實的基礎。其次，對于單位工作人員，檔案不僅要記錄單位的發展情況，也能全面保存單位全體工作人員的工作信息檔案，確保工作人員掌握有效的參考資料，促進工作快速全面開展。最后，有助于為其他單位提供檔案信息服務，保護單位自身的經濟權益，進一步規范檔案工作。

1.1 檔案管理是深化事業單位改革的重要部分

在新時期，各機關單位將深化內部控制管理改革，這更加強調了內部控制管理的重大意義。首先，在信息時代，檔案管理信息化的發展有利于檔案管理等信息化互聯網化的發展，為機構內部控制管理改革創造了有利的外部環境；其次，新時期背景下做好檔案管理工作可以為事業單位的快速發展和深化改革打下了堅實的基礎，內部控制管理改革離不開檔案管理的支撐；最后，檔案是事業單位文化宣傳教育的重要信息和資源，檔案對事業單位的工作活動能否有組織地發展和促進產生直接作用，是機關單位的宣傳中心。因此，在新時代，事業單位必須把握互聯網技術時代的發展趨勢，推進單位檔案管理發展改革，進而帶動檔案管理信息化發展。

1.2 檔案管理為文書資料管理打下良好條件

文書資料管理是事業單位檔案管理工作內容的關鍵要素之一，只有良好的創新管理理念才能有利于相關員工做好文書資料管理工作，有助于事業單位檔案管理工作的未來持續發展。首先，做好文書資料管理可以有助于提高事業單位檔案信息的利用率，進而提高部門的內控管理的質量；其次，事業單位需要文本信息和紙質記錄信息作為支持和做證，其也是機構日常工作順利開展的重要基礎，只有通過整理好的紙質文書記錄才能保證檔案資料的準確性和檔案信息的準確性；最后，在信息技術新時期，有必要加強檔案管理的信息化，各事業單位可以通過檔案管理的現代化對檔案信息進行管理，可以確保檔案信息資源的準確性和全面性，顯著提升檔案管理的工作效率。

2 事業單位檔案管理規范化戰略研究

2.1 創新檔案管理理念

檔案管理理念對于相關部門的檔案管理工作非常重要。事業單位應在管理工作開始時創新治理理念，幫助檔案管理者充分認識這項工作的意義重大，從根源上推動規范化和標準化的公司治理工作。特別是在工作實施過程中，科室領導應發揮自己的作用，每天向員工傳授相關檔案管理的理論知識的內容，這也是提高對員工關愛水平的一種方式。其次，該事業單位應組織并定期開展創新管理理念文化宣傳活動，不僅可以提高檔案管理人員的工作技能，還可以對檔案管理的概念進行適度創新，促進檔案管理工作的開展。最后，鑒于當前時代發展背景，檔案管理領域的工作人員需要不斷提高思想、發展專業技能、提高整體綜合素質、規范工作流程，同時推動檔案管理領域工作人員的工作方式朝著標準化和統一化的方向開展。

2.2 將信息和通信技術人才引進檔案管理工作

隨著信息技術的不斷發展，信息管理系統得到了廣泛地應用。社會各個行業普遍需要大量的信息技術人員。因此，事業單位若希望能夠快速規范化和標準化檔案管理工作，其有必要定期組織檔案管理人員的計算機技能培訓，以使員工能夠提高信息技術技能和信息專業水平，提高檔案管理工作的標準化和規范化水平。此外，事業單位可以聘用大量強大的信息技術人員，他們不僅可以確保檔案管理團隊具有一流的專業能力，還可以促進檔案管理工作的標準化和發展。

2.3 建立高素質、專業化的管理團隊

在管理工作中，管理人員的自身的素質和專業能力水平與檔案管理的效率和質量水平密切相關，因此，各事業單位應密切關注管理團隊的建設。第一，各事業單位應分析工作人員的實際水平狀況，并根據其工作水平提供培訓。第二，計算機技術作為培訓措施的一部分，工作人員應接受相關知識培訓，提升計算機能力。只有這樣，才能促進檔案管理的持續發展。第三，各部門負責人要重點關注檔案工作，對優秀的工作人員給予物質獎勵，有效提高工作人員的積極性，最大限度地提高檔案工作人員的整體素質和管理能力，從根本上推動檔案工作發展，最終實現發展方向的規范化和規范化目標。

2.4 建立長期機制

現有的檔案管理工作仍存在許多問題，究其原因是采用了傳統的管理檔案方式，無法提供規范和標準的管理，這對管理工作的效率產生了重大消極影響。因此，事業單位必須以管理標準化和規范化為主要改革任務，及時解決管理工作中遇到的問題，對管理問題精準化提出解決方案，建立長效管理機制。總體而言，有必要根據本單位的檔案管理工作適應實際，以檔案的各個方面為出發點，完善管理制度，確保檔案管理過程足夠規范化。為了規范和標準檔案管理工作，事業單位需要建立健全的制度框架制度，如定期考察方案和評估制度。在每年年底的績效考核過程中，每個部門都必須有一個部門提交一份登記表，以加強審計工作，將各方面的工作逐步落實開展并確認，確保登記表的內容準確，然后與登記表一起審查記錄，如果出現問題，必須有相關負責人進行嚴重制裁，同時追究部門責任。為了使檔案管理的流程更加規范標準，應增加核查工作，分為年度核查、年中核查和季度核查，最好進行隨機核查或審計前一年審核過程中出現的問題。因為人事檔案關系著人事的切身利益，影響著黨和國家的發展速度，因此必須建立制度完善的人事檔案管理方案。當然，制度的實施是特別重要的。針對現狀，本著《條例》精神，建立健全支持體系，細化并完善檔案管理措施，完善《條例》的各項要求，增大監督檢查力度，遇到問題及時解決，定期針對性檢查，關注人事檔案的各個方面，有效利用檔案信息，為事業單位提供準確的信息依據，提高專業人才儲備，帶動事業單位檔案事業的持續發展。

3 結語

總之，采用檔案管理標準化與規范化，對于機關事業單位至關重要。通過定義概念、理解其目的及產生的作用，可以為檔案記錄的系統、高效和負責任地管理鋪平道路。本文討論的方法提供了實現標準化與規范化的必要性，雖然可能會出現挑戰，但解決這些挑戰最終將改善檔案管理，為機關事業單位發展提供支持。在以后，為適應時代的發展，機關事業單位需要根據自身實際情況和檔案管理過程中存在的問題，不斷采取建設性的強化措施。

［參考文獻］

［1］秦嶺. 事業單位檔案管理工作規范化和標準化的策略研究［J］. 科技資訊，2021，19（20）：91-93.

［2］譚海嶸. 新時期事業單位檔案管理工作標準化、規范化研究［J］. 辦公室業務，2023（10）：138-139+164.

［3］李姍姍. 新時期推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究［J］. 蘭臺內外，2021（21）：50-51.

［4］張慧. 如何推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化［J］. 辦公室業務，2023（10）：135-137.