一種檔案電子化的信息處理架構設計

孫小康，趙云楓，秦 萌

（江蘇聯合職業(yè)技術學院揚州分院，江蘇揚州 225003）

0 引言

隨著我國信息化技術水平的不斷提高，電子化、無紙化已逐漸在我國各領域的社會事務中實現了普及，并且已成為一種常態(tài)。電子化、無紙化的應用在縮減企事業(yè)單位、機關等的相關辦事流程，推動辦件效率方面提供了源源不斷的動力，并且產生了巨大的影響力[1-3]。本文以某公共資源交易平臺的數據中心為例，來探討對其所匯集的大量分散數據進行檔案電子化，并以所形成的電子化檔案為基礎構建相關數據分析的信息處理架構。

該公共資源交易平臺，現已經完全實現了全流程公共資源交易的電子化建設目標。隨著電子化程度的不斷提高，在入場交易的公共資源交易項目中產生的紙質資料越來越少，傳統的打印、裝訂、歸檔等一系列人工管理模式較難適應現有的電子化數據歸檔需求，不同的交易環(huán)節(jié)涉及的工作人員不同，實行紙質檔案或紙質檔案與電子數據存儲并存的情況下，人工歸檔容易造成項目檔案數據的缺失，不利于檔案完整、有效、快速地收集與移交。

其次，存儲壓力大，交易數據保存難，管理難。公共資源交易范圍不斷擴大，交易業(yè)務不斷增多，產生的數據給業(yè)務系統及數據存儲場地帶來巨大的存儲壓力。招投標檔案紙質載體無法長期保存，不利于長效監(jiān)管，難以滿足政策中“至少十五年”的保管需求；部分特殊文件需要三十年甚至永久保存，現有檔案管理措施及載體難以滿足。因為紙質檔案具有保存時間有限、借閱使用過程中易損毀等不足，因而需投入大量人力進行檔案內部管理、外部檔案借閱、檔案到期移交等工作，且效率相對低下。

另外，系統承載小，數據資源浪費。交易平臺的基礎數據庫承載能力有限，無法滿足海量數據信息的存儲，一旦系統癱瘓極可能造成數據丟失。公共資源交易數據應用停留在數據查詢、數據統計和可視化階段，未采用有效方式對數據進行更深層次的挖掘分析。數據從交易中來，卻未能服務于交易過程。雖然積累了大量寶貴的數據，但是無法輸出實用價值，這在一定程度上造成了數據資源浪費。

基于以上現狀，需要對數據中心所存儲的交易數據進行提取，并形成完整、獨立的電子檔案，以減少數據中心系統的承載力，并保證數據中心的安全與穩(wěn)定。

1 架構的設計

信息處理架構主要包括總體技術架構與系統功能架構兩個組成部分，通過規(guī)范化整合并匯聚，使交易數據形成更積聚且富有價值的資源庫。

1.1 總體技術架構

總體技術架構包括基礎設施層、支撐層、應用層以及客戶端4 個部分（圖1）。

圖1 總體技術架構

（1）基礎設施層（IaaS）提供云計算的基礎平臺，它能實現硬件資源的虛擬化聚合管理，提供硬件資源池。通過云管理，以提供自我服務的功能。IaaS 提供的服務是對所有硬件資源的綜合利用，包括處理器、存儲、網絡和其他基本的計算資源，用戶能夠部署和運行任意軟件（包括操作系統和應用程序）。

（2）應用層（SaaS）根據公共資源交易數字見證平臺需求，建設如圖1 所示的應用功能，各應用通過統一標準的數據交換接口服務，實現與相關系統之間的數據對接和共享，包括電子檔案管理系統、數據分析系統等模塊。

（3）支撐層平臺（PaaS）為用戶提供豐富的應用運行支持；可基于IaaS 平臺提供的中間件，快速的開發(fā)和整合自己所需要的各類應用，實現數據、業(yè)務、流程間的無縫隙整合。PaaS 平臺是對應用層（SaaS）的支撐，可以提高在SaaS 平臺上利用的資源數量，實現應用的多元化和定制化，主要有統一用戶管理、統一的工作流平臺、通用數據管理、統一的消息管理、門戶支撐平臺、數據交換平臺等。

（4）客戶端支持泛終端的訪問渠道，各類不同的角色包括交易主體、工作人員、行政監(jiān)督部門等，主要通過PC 端、手機端等方式接入系統。

1.2 功能架構

該系統的功能架構主要包括電子檔案管理和數據分析兩個模塊（圖2）。

圖2 系統功能架構

1.2.1 電子檔案管理

電子檔案管理系統是為了建立整個公共資源交易全流程的檔案歸集服務機制，提供交易文件的電子數據和文件分類、整理和歸檔的功能，包括全流程電子檔案整理、打包功能。

電子檔案管理系統獨立于公共資源交易系統，是以標段（包、標的）為主體標識，對公共資源交易系統中的相關業(yè)務數據進行歸檔管理，按照標段（包、標的）建立起相應的電子檔案管理系統（圖3）。它具有一定的保密性，采用獨立的框架。

圖3 電子檔案管理系統

為及時移交檔案，同時也為及時復制出檔案，防止數據被篡改，可將檔案建立作為招投標的一項流程，由相關人員進行檔案接收（即一鍵抓取材料，針對未抓取成功或本身系統缺失的材料，采取節(jié)點上傳的方式），待材料齊全后提交檔案人員，并由檔案人員進行審核。其主要包括系統登陸、界面管理、檔案配置、交易檔案目錄、數據采集、檔案歸檔、檔案利用、檔案處置、后臺管理等功能。

1.2.2 數據分析

數據分析主要是基于電子檔案的規(guī)范化數據來進行分析的，針對交易平臺的所有交易項目數據概況進行分析展示，包括交易指數、進場項目數量和金額、成交項目數量和金額、節(jié)約金額等，并從以下維度進行細化統計分析。

（1）業(yè)務類型：統計工程建設、政府采購、產權交易、土地交易以及其他各業(yè)務類型的進場項目和成交項目的數量和金額，以及各個交易領域成交數據的占比和同比增長情況。

（2）交易機構：統計各交易機構的成交項目數據概況，包括成交項目宗數、占比、同比、成交項目金額、金額占比。

（3）交易趨勢：綜合展示近三年1—12 月每月的交易項目數量和項目金額，并預測未來3 個月的交易數據情況。

（4）項目規(guī)模：綜合展示進場項目、成交項目、流標（撤牌）項目下各個項目規(guī)模的成交項目宗數、成交項目金額以及各自占比情況。

（5）項目區(qū)域分布：以地圖形式展示本地和外地的成交項目數量和金額，配套列表方式，按照成交項目金額排序展示項目區(qū)域、進場項目數量、進場項目金額、成交項目數量、成交項目金額。

（6）創(chuàng)新度：統計創(chuàng)新項目和非創(chuàng)新項目在進場、成交、流標項目條件下各自項目數量和金額，以及項目數量和金額各自占比情況。

（7）瀏覽量：統計展示所有項目的總瀏覽量、IP 數和跳出率，以及交易公告、成交公示、其他公告三類公告的瀏覽時間在0.5～1.0 min 的訪客瀏覽量。

1.3 數據交換及原始數據源接口

（1）基于統一的數據接口標準，實現與公共資源電子交易平臺的對接，對接公共資源電子交易平臺的項目信息數據，實現對歸檔信息的推送和共享。

（2）通過統一數據交換平臺，按照工程建設、政府采購交易等項目類型，將各交易項目從項目進場、時間場地安排、公告發(fā)布、標段信息、投標報名、保證金繳納、開標評標、中標公示、保證金退還等交易流程，對項目交易文檔、音視頻進行歸集，構建公共資源交易平臺的檔案資源庫，實現交易檔案的統一規(guī)范管理。

2 結束語

檔案電子化的信息處理旨在建立一套適用需求、滿足要求、功能多樣、界面友好的公共資源交易電子檔案管理平臺，以協助檔案管理部門有效提升檔案的采集、管理、借閱、保存、移交等工作效能，減輕工作壓力，提升工作效率，響應檔案數字化轉型。同時以電子檔案管理模塊所歸集的標準化數據為基礎，打造交易中心大數據分析業(yè)務的數據基礎，對現有數據資源進行整合與優(yōu)化，以提升大數據治理能力，充分發(fā)揮數據的基礎資源作用和創(chuàng)新引擎作用。