新時期城建檔案管理存在的問題及應對策略

林禮斌（福建省莆田市城市建設檔案館）

引言

隨著我國經濟建設快速推進和城市化進程加快，人民群眾生活水平不斷提升，對于城市規劃管理提出了更高要求，同時也為城市檔案工作提供了良好機遇和廣闊空間。做好城市檔案工作，有利于加強城鄉規劃管理工作，維護社會穩定，對促進經濟社會發展具有十分重大而深遠的意義，這就需要我們更加重視并努力做好城建檔案管理工作。

一、城建檔案管理相關理論

（一）城建檔案管理的特征

1.城建檔案是指在社會主義國家或地區修建或者使用過的建筑物及其附屬設施，主要有：房屋及配套設施；其他工程和基礎設施。它既可以是有形之物，又可以是無形之物。按照其性質可將城建檔案管理劃分為兩類：一類是有形資產管理類資料，另一類是無形資產管理類資料。這兩類資源都具有一定的價值，但它們不是孤立存在的，而是相互聯系著的，并且二者之間還必須通過某種方式來實現信息共享與交流，才能使之發揮出最大效用。前者屬于靜態范疇，后者屬于動態范疇，兩者共同構成一個整體，包括道路橋梁等各類建筑以及各種生產經營活動中形成的文件材料。

2.城建檔案管理，從狹義上講，主要指城市建設過程中產生的工程建設項目檔案；從廣義上講，則不僅包括建筑工程檔案，而且還包括土地使用、市政設施維護及改造、城市規劃等方面的檔案。其中以工程建設檔案最為重要，因此，城建檔案管理又稱為建設工程檔案管理。城建檔案管理是整個城鎮建設工作的基礎，在我國社會主義現代化建設進程中，特別是改革開放以來，隨著經濟與社會發展水平的不斷提高，對城鄉建設事業提出了更高要求。為了滿足人們日益增長的物質文化需求，必須加快城市化步伐，大力發展基本建設。加強基礎設施建設，為經濟社會發展服務。

（二） 城建檔案管理的功能

城建檔案管理的功能主要體現在以下幾個方面：一是檔案信息收集和利用，可以進行檔案資料整理、編研及開發利用，使之成為各級政府決策參考依據；二是提供咨詢服務，及時掌握城市各項建設項目進展情況；三是完善管理辦法，提高管理水平，保證工作質量等。

（三）城建檔案管理的基本原則

1. 法律合規性：城建檔案管理應遵守國家和地方相關法律法規的規定，同時符合社會主義市場經濟發展規律和社會文明進步的需要。建設單位要依法建立好自身的規章制度和程序，并對其實施監督檢查，加強法制教育，增強公民守法意識。積極推行依法行政，規范行政行為。杜絕違法案件發生，確保檔案管理的合法性和合規性。

2. 完整性與真實性：城建檔案應當完整、準確地記錄和存檔，任何機構、個人不得偽造或者變造。凡在本辦法中提及的有關文字、圖表、數據等資料均為原件。所有檔案資料都應經鑒定確認后才能作為定案依據。不存在空白區域或遺漏部分，必須真實反映各項城建活動的全過程、全內容[1]。

3. 保密性：城建檔案涉及的機密信息或個人隱私應嚴格保密，不能向社會公開展示，以保證其準確性與可靠性。建設單位及各主管部門要加強對城建檔案工作的領導和監督檢查，健全完善管理制度，建立廉政風險防范制度。嚴格執行國家保密法、檔案管理法律法規等。嚴禁泄露城建檔案秘密，依法保守國家機密，確保信息安全和隱私保護。

4. 統一性與一致性：城建檔案的管理要求統一標準、一致操作，確保各個環節和部門之間的協調和配合，凡符合統一規定條件的機構均應當納入到城市檔案館體系中。任何組織和個人不得擅自變更或者撤銷城市規劃區內有關建筑以及設施的規劃許可文件，嚴格落實建設工程勘察設計招投標活動的監督管理。建立健全工程造價動態監控機制，提高工程管理水平，杜絕質量安全事故發生。

這些基本原則能夠確保城建檔案管理的規范性、準確性、安全性和便捷性，促進城建領域信息的有效管理和充分利用。

二、我國城建檔案管理存在的問題

（一）系統規范性不足

城建檔案管理缺乏統一的規范和標準，不同地區、部門、單位之間的檔案管理做法存在較大差異，缺乏一致性和統一性。各地在加強組織領導的基礎上，積極探索建立適應自身特點的地方性法規和政策體系。但由于缺少必要的技術標準和操作指導，一些具體規定還沒有得到很好的落實。同時，有些城市還出現了重復建設、惡性競爭等嚴重干擾環境，給城市規劃、設計、施工帶來一定影響。造成這種局面的主要原因是信息系統不完備，其中一個重要因素就是制度缺失，特別是對各級政府管理職能的界定不清。

（二） 信息化水平有限

城建檔案管理仍然存在較大的紙質檔案比例，電子化和數字化水平較低，難以滿足信息檢索、共享和利用的需要。而傳統紙質檔案在大量使用過程中也產生了許多問題，如數據采集難度大，錄入速度慢、電子文檔質量差，不能很好地適應當前辦公要求、無法有效地為領導決策服務、文件處理繁瑣，工作效率不高等[2]。這些都直接制約著現代化管理水平的提高，影響到城市建設發展的整體速度。因此，加強對城建檔案管理的科學化管理，是擺在我們面前非常重要的課題。

（三）檔案管理機制不夠健全

城建檔案管理中缺乏科學規范的管理制度和流程，缺乏專業的檔案管理人員和培訓機制，檔案的整理、歸檔和維護工作不夠規范。一些地方在機構設置上存在重建設輕管理工作的傾向，使很多城市出現了大量閑置或無效的檔案資料。這種狀況亟待改變，通過建立科學有序的運行機制來推動檔案事業健康快速發展，需要政府有關方面予以重視。

（四） 檔案利用和共享有限

城建檔案的利用和共享機制不夠完善，導致社會資源浪費嚴重，造成巨大經濟損失。當前，我國經濟正處于轉型升級時期，產業結構發生深刻變化，產業結構調整加快，科技創新步伐不斷加大，新技術、新工藝、新材料不斷涌現，新興產業蓬勃發展[3]。與此同時，城鄉差距拉大，區域差異進一步擴大。各個部門和單位之間信息孤島現象突出，檔案信息的共享和跨部門的利用較為困難。只有加強對城建檔案管理工作的組織領導，健全相關法規政策，才能為實現“數字中國”、智慧城市等目標奠定堅實的基礎。

三、新時期城建檔案管理的應對策略

（一）建立統一的規范和標準

制定城建檔案管理的統一規范和標準，確保各個地區、部門、單位的檔案管理做法具有一致性和統一性。各級人民政府要建立健全相應的規章制度，并將其納入本級政府信息化發展規劃中，使之與國民經濟和社會發展相適應，形成系統完備的城建檔案管理制度體系。在此基礎上，各地應進一步細化具體要求，做好地方立法，明確各環節之間的銜接關系。鼓勵金融機構積極創新金融產品和服務方式，滿足人民群眾日益增長的住房需求。加快人才培養步伐，優化知識結構，增強業務能力。重視人才隊伍建設，打造專業人才梯隊，實施高層次人才培養計劃。完善國家層面的檔案學專業教育和人才培育體制，不斷提升行業整體素質。

（二）推進檔案數字化轉型

加強城建檔案數字化建設，推進電子檔案的建立和管理，提高信息檢索、共享和利用的效率，逐步降低紙質檔案的比例。積極運用現代信息技術手段對館藏檔案進行全面整理和開發利用，實現全系統資源共建共治。推動數字檔案館與傳統檔案館有效結合，形成以信息化帶動網絡化發展的新型現代化管理模式[4]。充分利用互聯網等新技術，拓寬開放空間，提供高效便捷的公共服務。加快實施“智慧城市”工程，在政務服務平臺中整合各類應用系統，完善相關功能，提升服務水平。鼓勵開展基于網絡的社會服務活動，建立健全安全管理制度。

（三）健全檔案管理機制

建立科學規范的檔案管理制度和流程，提高檔案管理水平，確保國家、省有關文件、資料的真實、準確、完整和及時。強化保密意識，落實信息安全防護措施，防止泄密、丟失或毀損，保障檔案及重要數據完整性、準確性和安全性，依法公開檔案資料。加大人才隊伍建設力度，明確各項工作的責任和流程，加強檔案管理人員的培訓和職業素養培養。建立健全考核評價體系，對各級各類機關事業單位工作人員進行綜合考評，將其作為評先定級等方面的重要依據。完善相關法律法規，鼓勵社會力量參與到檔案館事業發展中去，增強公眾服務能力。

（四）推進檔案利用和共享

加強城建檔案的利用和共享機制建設，促進信息共享和協同工作，打破信息孤島，為各部門和單位提供方便的檔案數據。充分利用數字化技術，實現數字建檔，提高檔案管理水平，滿足人民群眾日益增長的檔案需求[5]。發揮市檔案局在城市規劃管理和城市信息化建設中的重要作用，推動城市規劃與住房城鄉建設一體化。建立城鄉統一的公共服務網絡，創新公共文化服務體系。充分發揮科技支撐作用，通過物聯網、云計算等先進技術手段，構建涵蓋全市范圍內的資源共享平臺，并向社會公眾免費提供查詢使用，最大限度地減少政府機構之間信息不對稱現象。

結束語

新時期城建檔案管理應堅持以人為本，樹立正確的政績觀，注重科學規劃，突出特色，不斷優化建筑結構，做好建筑節能工作，保護好歷史文化遺產。加強信息化建設，提升管理水平和服務能力。創新城市管理方式方法，增強精細化管理水平，提高服務質量和水平。強化責任落實，發揮部門優勢，確保各項目標任務落到實處。同時，要積極拓展業務領域，努力增加經濟收入，擴大就業規模，切實改善民生，全面推進城鎮化進程。