高校房產管理集成平臺的建設及應用研究
--以XZ高校為例

謝承梅

(徐州工業職業技術學院 國有資產管理處,江蘇 徐州 221140)

0 引言

房產資源是高等學校的基礎性辦學資源,也是學科發展的重要資源和顯性投入,是服務高校高質量內涵式發展的基本支撐條件。在高校的資產管理工作中,房產是學校辦學層次和規模的重要體現,也是影響學校未來發展規劃決策的重要資產。但高校房產普遍存在體量大、利用率統計難導致綜合調配難、信息化平臺建設不充分等現象[1-3]。

1 XZ高校在房產管理過程中存在的難點

XZ高校在房產管理過程中也遇到了各種各樣的難點,具體表現如下。

1.1 體量大,變化大

高校房產具有體量較大和用途較多樣的特點,以XZ學校為列,該校目前有2個校區3 559間房屋,其中新校區2 822間,老校區737間。老校區作為大學科技園,主要用于校企合作企業使用,目前有近200家企業在老校區,入園企業更換較頻繁。新校區作為教學區主要用于教學,主要用于學生宿舍、教學、實驗、行政辦公、食堂超市等生活服務以及青年教師周轉用房等。由于近年來學校發展較快,教師和學生人數都出現了較大幅度的增長,學校內設部門增、拆、合并變化較大,導致原有的房產資源越來越緊張,學校的房產管理部門面臨越來越大的房產管理壓力。

1.2 不同類型房產管理困難不同

根據國家和省相關文件,該校相應出臺了公用房管理辦法,確定了“統一規劃、按需配置、合理使用、分類管理、超額收費”的原則,并將學校用房分成行政辦公用房、教學實訓用房、公共用房、經營性用房、學生生活用房、教師宿舍6大類。在實際管理過程中,以上各類用途的房間均出現了不同類別的管理困難:一是辦公用房調配難度較大,存在部分房屋實際利用不充分但房產管理部門由于無相關確實證據,造成收回困難、難以調配的情況。二是教學用房實際利用不充分,學校目前使用的排課系統對同一門課無法安排一個以上的上課地點,造成某些教室實際無人使用但系統顯示課滿的情況。三是經營性用房僅能統計出整體的出租出借率,無法統計某個房間全年出租出借率情況。四是學生宿舍和教師宿舍的變動情況統計不直觀。五是體育館、圖書館、會議室等公共區域用房的利用率無法統計。

1.3 原有的房產系統無法滿足新需求

原有的房產管理系統僅作為資產管理內部使用的一個系統,實際使用過程中,學校其他部門、學校外的單位和人員在辦理與房產相關的業務時仍然采用紙質模式,無法實現信息化,造成房產管理信息化存在盲點和漏洞。同時原有的公用房系統是標準產品,不是定制產品,模塊不能根據管理需要靈活調整,無法實現一些特定流程的審批和房屋利用率統計功能,且無法對接學校其他資源平臺、無法信息交互形成信息孤島,不能滿足一體化智慧校園建設的要求,更無法實現績效評價和事前監督反饋[4-7]。

2 房產管理平臺建設現狀分析

通過調研國內同類型院校和查閱相關文獻資料,目前絕大部分學校通過購買或開發實現了房產的信息化管理,主要是實現了房產的可視化管理和統計報表管理。但房產利用率方面則主要是人工匯總統計,沒有實現信息化管理,且統計時對不同類型的房屋未進行分類計算。對具體到每個類型和每個房間的利用率的計算,有些學校采取在房間門口張貼二維碼進場掃描的方式統計。這種方式實際操作起來不太便利,很多老師因為上課前時間緊張、事后遺忘或嫌麻煩不會主動掃描二維碼,導致房屋利用率實際統計不準確。XZ高校采取讀取相關系統數據再設定公式直接計算利用率的辦法實現房產利用率的自動統計,同時實現移動端辦理、手機短信提示業務辦理等功能,在國內少見報道[8-11]。

3 房產管理集成平臺設計

3.1 XZ高校房產管理信息化發展路徑

2019年以前,XZ高校的房產管理主要采取電子表格和紙質房屋結構圖相對應的方式,屬于房產管理的粗放階段。2019年,XZ高校購買了公用房管理系統,該系統實現了可視化和統計報表功能,可實現各校區建筑物展示、房屋樓層平面圖展示,對學校房屋資源進行了可視化和圖形化管理。同時,該系統實現了房屋使用人、使用部門、面積、進入、騰退等檔案管理功能,并實現高基表、部門、樓棟等報表的生成,實現了房產的精細化管理。

本次房產管理平臺按照前期規劃,確定設計理念為“利舊開新、數據準確”,充分利用原有房產系統的基礎數據接搭建新的房產管理平臺。原房產系統作為數據基礎表,原有功能繼續充分利用。新的房產管理平臺主要拓展房產相關業務流程審批和房產利用率統計功能,實現利用率可視化和校內校外流程通辦,將房產管理提升到績效評價、反饋監督和優化資源配置的有效管理階段。XZ高校房產管理發展路徑如圖1所示。

3.2 平臺基礎架構

平臺采用B/S結構,支持組織架構的搭建、呈現及相應的權限設置。平臺提供流程定義與配置,支持表單內容自定義,并支持查詢統計等應用。平臺具備開放接口,SSO單點登錄支撐,提供可視化的基礎數據、操作設置、流程設置,以支持基礎表單應用。房產管理平臺與校園網智能平臺集成,可在PC端與移動端操作。電腦端設定訪問網址、用戶名和密碼,并綁定用戶的手機信息。然后對接校園辦公平臺,校內人員可通過校園一體化平臺訪問,可直接登錄,其他方式登錄則需輸入用戶名和密碼。移動端登錄則需下載App后登錄使用。硬件方面,平臺要求大容量服務器,用于儲存附件材料和用戶訪問。

3.3 平臺建設前期準備

學校召開各部門房產管理員會議,根據各個部門的現有房間下發圖紙,如需要更改圖紙數據則需部門簽字蓋章后交學校房產管理部門。房產管理部門匯總數據后,對更改的房間進行清查,實地到每個房間核實使用部門、使用人、具體用途、面積等基本信息。經過上述步驟后,更新公用房系統的電子檔案信息,做到賬實相符。在第一階段工作的基礎上,房產管理部門對全校房產進行功能用途分類檢查,對實際使用功能和房屋系統功能不符的房間,按照實際功能調整系統數據,確保每個房間的用途分類準確。

基礎數據的精準度直接影響數據計算的準確性。為了提高數據精準度,本次平臺建設盡量減少人工輸入數據,主要采取與校內其他數據平臺對接的模式。房產平臺的基礎數據全部取自原有房產系統,實時讀取原有的房產系統數據。除此以外,平臺對接人事部門的人員管理系統,讀取教職工人數和職稱、級別等人員信息;對接教務系統,讀取課程安排地點和課時量等信息;對接學生入住系統,讀取學生宿舍安排信息;對接校園一卡通系統,讀取公共場所使用頻次信息。平臺通過以上對接后,再按照房間系統的用途分類,確定每個房間的利用率計算公式,計算出全校每個房間的利用率,生成統計報表。報表可以實現分類別或匯總展示利用率的功能。

3.4 房產管理業務流程設計

傳統的房產管理業務是通過簽批一系列的紙質單據,最后紙質單據歸檔到房產管理部門和業務處理部門來完成的。這種方式不便于統計和分析,對一些中間環節的部門,簽字結束后會覺得手里沒有憑據,后續審計、監察時才能發現相關問題。房產管理業務流程設計為電腦端、移動端均可操作。根據XZ高校的房產管理辦法,該平臺主要設計場地租用借用申請、房間調配申請、房屋維修申請等流程。3個業務流程根據不同的審批權限設置了不同審批層級。

審批層級分為部門內部審批、房屋業務管理部門審批、學校領導審批。內部審批流程指審批部門內部發生的房屋管理業務,這種業務不影響房間總數,也不改變房間用途和功能,只需各個部門負責人審批即可,如房間使用人變更、房間名稱變更等。房屋業務管理部門審批指房屋使用部門負責人審批后,還需房屋的業務管理部門審批,這種業務一般涉及房間在校內的跨部門流動或者用途、功能等發生改變,如申請增加或減少房間、改變房間用途等。學校領導審批是指在前面審批結果的基礎上,增加學校房屋管理分管領導的審批。這種業務一般是指對房間做出重大改變或房間使用人為校外人員,如申請改變房屋結構、房屋出租出借等。

其中,業務管理部門人員又根據不同的業務權限,需要審批的范圍也不相同。對于涉及跨部門的業務,如場地出租出借,各個部門根據職責的權限,對同一張單據及上傳附件材料進行審批,形成共同監管。房產管理總體業務流程如圖2所示。

圖2 房產管理總體流業務程

業務流程中的各類人員設計了查詢、編輯權限,根據不同的用戶角色,給不同人員對應的管理權限。流程同時設計短信提示功能,與學校辦公平臺對接并形成待辦處理事項。報表中心針對業務流程實現了分類統計功能。當發起者發起流程后,流程中的下一個節點人會收到一條短信提醒,同時平臺端口和智慧校園辦公平臺端口會收到一條待辦事項,當流程節點人同意或不同意該待辦事項,流程會繼續流轉,同時生成下一個節點的短信提醒信息,直至業務辦理完畢或終止流程。流程流轉過程中,發起者和已辦理事項的節點處理人均可在電腦端和移動端查看流程的處理情況,也可催辦提醒。

比如在場地對外出租出借流程中,校外發起者需登錄或下載App,系統管理員設定權限,發起者填寫并發起流程表單。場地對外出租出借業務流程如圖3所示。該流程涉及物業、教務、宣傳、繼續教育學院、國資、財務、保衛7個不同的部門審批。發起者選定借用地點后,根據相關地點匹配到對應的物業公司,物業經理主要審批用房時間是否沖突,教務處主要審批是否有課程安排沖突,繼教院審批培訓類業務,宣傳部審批非培訓類業務。上述業務審批通過后,國資處經辦人根據文件規定在流程表單中填寫收費標準,國資處部門領導復核,反饋到發起者后發起者在表單中上傳交費憑證,財務處核實費用是否到賬,保衛處備案進校,校領導審核完畢后至發起者結束。網上辦理流程不但節約辦理者的時間,且易于存檔和查詢,根據出租出借的房間地點信息的填寫數據還能歸集到房產利用率的計算上,整個流程形成了閉環管理。

圖3 場地對外出租出借業務流程

3.5 房間利用率計算辦法設計

本文將現有房屋分成行政辦公類用房、教學實訓類用房、公共區域類用房、經營性用房、學生宿舍用房、教師宿舍類用房6大類。根據不同房屋的用途特點,平臺設計了6種不同的房屋利用率計算辦法。

3.5.1 行政辦公類用房

行政辦公類用房主要是學校各部門和二級學院管理人員的辦公室用房,該類房間的特點是根據上級文件對房間使用人設定使用面積標準,行政辦公用房的面積標準如表1所示。該類房間的利用率計算辦法為該間房所有人員應使用的面積之和除以該間房實際使用面積。行政辦公用房類的房間利用率=房間使用人×相應標準(m2)之和/房間實際使用面積(m2)。

表1 行政辦公用房的面積標準

3.5.2 教學實訓類用房

教學實訓類用房主要由公共教室及二級學院的實驗實訓室構成,該類房間主要供學生教學實訓使用。為獲取這類房間的利用率,目前有些學校采用上課教師掃描二維碼登記的方式進行,但這種方式一是費時費力,教師積極性不高,導致很難推行;二是這種方式獲取的利用率數據屬于事后獲取,比如需要統計某學期該教室的利用率則需要學期結束后才能完整獲取,會造成時滯,不利于事先決策。XZ高校采取讀取教務課表系統的方法,將某學年(期)所有課程安排一次性讀取后按地點累加,計算出該地點某學年(期)課時總和。同時,參考國家相關標準,將每個教室的標準課時量設定為每周26學時,每學期按20周計,即每學期的標準課時量為520學時。該類房間的利用率計算辦法為某學年該房間排課的課時量總和除以標準課時量。排課的總課時為教務系統和房產平臺臨時申請用房的課時和。教學實訓類用房的房間利用率=某學年該房間課時總和/520學時×2(學期)。

3.5.3 公共區域類房間

公共區域類房間主要包括體育館、圖書館、食堂等場所,這些場所由于沒有固定的人員使用,利用率較難計算,但這些場所的共同特點是人員均使用校園一卡通。根據這一特點,該校統計某個時間段內校園一卡通的刷卡頻次,并根據管理部門提供的數據設定體育館、圖書館、食堂等場所的同時可容納人數。用某期間內的刷卡頻次之和除以該期間內可同時容納的人數,即公共區域房間的房間利用率=刷卡頻次之和(某期間)/可同時容納人數×期間天數(某期間)。

3.5.4 經營性用房

經營性用房主要是學校對外出租出借并收取費用的房間。這些房間存在租戶不固定、租期不固定的特點。該校利用原有的房屋系統,將合同里租戶的使用時間、使用地點等信息進行登記,然后對接到新的房產管理平臺。平臺按照房間地點信息,將同一個房間的租借時間按天進行累計,再按年計算。該類房間的利用率為全年累計出租出借天數除以365天。如租期出現跨年則設定跨年部分統計到次年。經營性用房房間利用率=某間房某年租戶的實際租用天數(分年累計)/365。

3.5.5 學生宿舍和教師宿舍用房

學生宿舍和教師宿舍用房設計辦法類似,每間宿舍的實際學生人數取自學生入住系統,每間教師宿舍的實際入住人數取自公寓管理系統,計算方法都是用某個房間的實際入住人數除以該間房應入住人數。學生宿舍和教師宿舍的房間利用率=該房間的實際入住人數/該房間的可入住人數。

3.6 房產利用率系統實現

平臺從原有的房產系統讀取使用面積、使用時長等數據字段,統計房間基礎數據即房間標準值。連通教務、人事等其他系統,取課時量、使用人等數據字段,統計實際使用值。最后根據房間利用率計算公式,形成房間利用率計算表。該表可按照房屋用途分為辦公用房類利用率、教室實驗類房間利用率表、學生宿舍利用率表、教室宿舍利用率表、經營性用房利用率表等。

3.6.1 辦公用房

對辦公用房而言,表單可按部門、房間地點、利用率范圍等篩選,直觀反映每個部門、每個房間的利用情況,還可穿透房間使用人的具體信息。如利用率高于100%,說明該間房利用充分;如房間利用率為0,說明該間房閑置;如利用率較低,說明該間房利用不充分。辦公用房房間利用率系統和穿透效果如圖4-5所示。圖中,地點為1-A01-106房間利用率為117.49%。通過點擊穿透,該間房實際使用面積為22.98 m2,有3名標準為每人9 m2的普通管理人員,即合計應使用面積為27 m2。用合計應使用面積27 m2除以房間使用面積22.98 m2,得出該間房利用率為117.49%,說明該房間人員標準用房面積小于實際用房面積,利用率充分。

圖4 辦公用房利用率系統截圖

圖5 辦公用房穿透效果系統截圖

3.6.2 教室及實訓用房

對教室及實訓用房而言,該表單利用率除了和教室的實際使用時間有關,還跟系統設定的教室的標準課時520直接相關。因此,該指標應該主要關注利用率較低的教室。表單除了可以按地點、學期、學年等統計篩選,還可穿透統計每間教室的具體課時量的構成。教室及實訓用房利用率的系統和穿透效果如圖6-7所示。地點為1-B01-201的房間2023年利用率為22.69%,為2023年該地點累計課時量236除以全年標準值1 040得出。

圖6 教室及實訓用房利用率的系統截圖

圖7 教室及實訓室穿透效果截圖

3.6.3 學生宿舍和教師宿舍

對學生宿舍和教師宿舍而言,表單主要體現實際入住人數、可住人數和空余人數,可直觀反映宿舍利用情況,可按地點、利用率等篩選。此外,表單還設置穿透功能,對實際入住人員的其他信息也可查詢。該類房間利用率主要關注利用率不為100%的房間,低于100%說明該間房未住滿員。如圖8所示,地點為1-C02-213的房間,可住人數為6人,實際入住人數為5人,空余1人,該間房利用率為83.33%。

圖8 學生宿舍利用率系統截圖

3.6.4 經營性用房

對經營性用房而言,表單體現房間地點、租戶、租期信息,房間利用率除了和實際出租時間有關,還與標準天數365有關,如考慮租戶退場后的合理空閑時間,則標準天數可以調減。因此,此類房間的利用率主要關注利用率低于某個范圍的房間。如圖9-10所示,地點為2-A01-209的房間利用率為70.14%,通過穿透查看2023年1月1日至9月13日該房有租戶,房屋利用率為實際出租天數256天除以365天。2023年該房間如果后續有其他租戶,則將租戶信息錄入后系統將對天數進行累加后再計算。如果該房間發生租戶提前退場,則修改該房間使用截止日期后系統會重新進行計算利用率。

圖9 經營性用房利用率系統截圖

圖10 經營性用房利用率穿透效果截圖

4 房產平臺應用效果分析

房產管理平臺的應用,使房產實現了從被動管理到主動管理的目標,開始由精細管理轉向有效管理,最重要的是將房產由圖形可視化升級到房產利用率可視化。截至目前,平臺已上線運營3個月,上線時間雖短,卻為學校運營、規劃發展提出不少有效的參考建議,填補了房產管理中房間利用率的空白,彌補了房產管理中缺少抓手的短板,極大地提高了管理績效。

4.1 為學校重大決策提供依據

學校發展離不開基礎建設的發展,房產作為基礎建設中最核心的部分往往和學校發展息息相關。XZ高校因近年學生人數增長較快,造成教室緊張的現象。為緩解教室緊張現象,學校通過以前房產系統的統計、計算出的生均教學面積,發現教室相對短缺的問題,提出新建教學樓的規劃。但新建教學樓投入巨大,學校面臨債務風險,該項規劃未落實。自系統上線后,教室和實訓室利用率直觀呈現,房產管理部門發現學校有近40%的教室利用率低于50%。根據這一數據,與其他部門一起分析原因,找出教室利用率低是由排課系統的漏洞引起的。因此學校只需升級現有的排課系統就可解決教室不足的問題。這一發現為學校重大決策提供了強有力的支撐材料,避免了因信息了解不充分出現重要決策失誤。

4.2 為房間調配提供事前的數據支撐,為管理提供抓手

房間作為重要資源是各個部門都想要爭取的資源,因此學校房產管理部門對房間的調配往往會遇到難題和阻力。如果房產管理部門缺少強有力的數據支撐,不單本部門對房產利用情況的了解不準確,房產調配工作更是難以開展。根據不同類型的房產利用率表,可根據學校的學生、教師變化情況做出預先的動態調整,從而達到在房屋總量不變的情況下充分利用所有房間的目的。XZ高校因專業建設擬改建升級部分樓宇,已于一年前提出改造規劃,計劃搬遷騰空部分房間。但由于該部分房間涉及部門人員較多,實驗室分布雜亂,且各部門僅考慮自身利益,搬遷工作遇到困難。前期經實際調研,房產管理部門發現這部分房間使用率很低,部分實驗室長期空置。但房產管理部門與有關部門溝通時,有關部門均以這部分房間正常使用,使用率很高來拖延搬遷。自房產平臺上線后,這部分房間的利用率直接呈現到各部門面前,面對切實數據,搬遷工作十分順利。

4.3 流程透明,打通校外校內通辦堵點,減少管理盲點和難題

房產平臺流程設計打通了校內校外辦理同一業務的難題。以往的房產系統建設注重校內流程的設計,通常辦理人員限于校內人員。但實際運營中,房產管理還涉及校外人員,如校外人員租借場地業務,校外人員需要挨個部門簽批,辦理起來比較困難。房產平臺的使用不僅使業務辦理透明化,也做到了有始有終,形成業務閉環。網上辦理也有利于業務檔案的保存,尤其是一些中間環節的業務部門,對房產業務的辦理有了更多的數據支撐。同時,流程表單中涉及的數據會匯集到房產利用率中,可以統計房產零星使用的情況,進一步提高了房產管理數據的準確性。

5 結語

通過一段時間的運營,學校的房產管理平臺基本達到了設計目標,切實解決了房產管理中的一些問題。今后該平臺還將繼續開發其他功能,實現單一房產管理平臺向綜合管理平臺發展的目標。如利用現有的衛星圖和樓宇房間圖實現校園導航功能,用于會議引導、招生宣傳、迎新校慶等;也可與資產管理平臺對接,實現資產的可視化管理。本文探索了現有房屋利用率的計算辦法來實現資產利用率的計算,希望為其他單位的房產管理帶來一些新的思考和啟發。