微信工作群:豈能一建了之

崔震寧

工作群的過度使用，已經成為“職場焦慮癥”的重要成因。

“能否參加請務必回復”，“@ 所有人”……相信很多職場人都有被微信工作群消息狂轟濫炸的經歷。微信因其功能多樣、消息即時、互動性強等特點被廣泛應用于工作領城，尤其在新冠肺炎疫情期間，很多企業采用線上辦公的形式，微信工作群逐漸成為企業員工必不可少的辦公工具。此前《解放日報》曾對1000 名職場員工進行調查，結果顯示，56.6% 的被訪者表示領導習慣在群聊中下達工作指令，而不通過正式流程；45.8% 的被訪者稱非工作時間的工作指令幾乎每天都會出現。

建立微信工作群的初衷是便于組織成員之間的信息共享與溝通便捷，但不知從何時開始，員工的業余生活被工作群所干擾，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群內的指示他們就得馬上回復并處理，嚴重影響正常休息與生活。工作群的過度使用給員工帶來的工作壓力與生活負擔越來越大，不斷涌現的負面情緒積攢到一定程度便會對工作感到倦怠，這無疑不利于組織良性發展。

工作群帶來的焦慮不可忽視

你有沒有被工作群提示音不斷打擾的經歷？每天工作群消息響個不停，但怕錯過重要消息又不能屏蔽或靜音，這種焦躁感想必很多人深有體會。手頭的工作剛剛進入狀態，群里突然下發新的緊急但不重要的任務，不僅分散員工注意力， 還擾亂正常工作思路和節奏。員工怕錯過工作群里的通知或擔心沒及時回復而擔心耽誤工作進度，又會不停地看群消息，無序的工作狀態會讓員工力不從心、筋疲力盡。

工作群的使用，真的讓工作更高效更便捷了嗎？顯然，如今工作群已經成為很多人的夢魘。有些工作幾乎需要員工全天不時地查看群消息，時刻保持工作待命狀態，導致員工患上“職場焦慮癥”。據統計， 當員工每天使用工作群超過1 個小時，會逐漸產生壓力和抵觸心理， 如果超過2 個小時，則會產生“職場焦慮癥”。長此以往，一些員工在面對不斷彈出的群消息時會變得麻木，甚至抗拒工作群的使用。

工作群的海量信息成為工作負擔

工作群建立的初衷，本是為了方便組織成員隨時隨地溝通，傳遞信息。但由于其建立簡單，導致大家不論工作任務大小就建群，工作完成后也不好解散。有的領導職務調整，原有的群因為沒有時間處理， 也沒有解散。有時不再用的群會突然彈一些無用的消息，如投票或幫忙助力等。任何人在群內都能隨時隨地發起話題，很多員工被迫在工作或非工作時間內參與一些和工作業務無關的話題和事宜。另外，在企業層級管理下，一個業務部門十幾個群，有總群、大群、部門群、項目群、專業群、不同分類群…… 每一級領導可能都會和下屬員工建立一個以自己為管理員的工作群， 如此員工往往同時在很多群里。有時直屬領導會直接將上級領導的通知原文轉發到群里，造成各個工作群內消息交叉重復，信息雜亂無序。

當微信辦公成為企業普遍現象， 那些本該按明確流程走的工作事項變得權責不清，誤事后員工就以“群里通知了”來搪塞推責。員工打開微信后各種工作群映入眼簾，各個群動輒顯示“未讀消息150 條”， 可點進去后往上翻很久看到的都是“收到”，找不到具體通知，而且一不留神，很可能又翻過了當前的通知，進入了上一個過期通知的“收到”回復里，越看越覺得邏輯混亂， 很容易漏掉重要信息。有的群通知并非要求群里所有員工都要參與， 但因管理人員沒有逐一@，導致大家要查看是否需要參與，有些員工花費精力查看半天結果與自己無關。員工每天花費大量時間瀏覽、查找與處理群消息，不僅降低工作效率、增加工作負擔，還容易滋生負面情緒，產生工作倦怠感。

工作群模糊了生活與工作的邊界

工作群的過度使用讓兩個領域的邊界越來越模糊，工作領域不斷入侵生活領域， 導致員工下班以及周末也要時刻關注群里通知并完成工作。沒有工作氛圍和條件，員工在非工作時間處理工作需要更多精力和時間，導致工作壓力過大。休息時間無法充分休息，總是處于一種待命的狀態，上班時就難以調整到最佳工作狀態。

很多企業并不重視這一情況， 將過量過多地使用工作群視為理所當然，對其造成的不良后果熟視無睹。

形式主義回復消耗精力和感情

有的工作群存在溜須拍馬的不良風氣，比如，有時領導在群里發了消息或作了點評，很多人紛紛點贊，跟風獻上奉承話，這種歪風邪氣的盛行使工作群的本質發生改變， 成了形式主義的秀場。總有一些“官氣”十足的領導十分關心有多少人給自己的發言點贊，回復了哪些恭維話。還有些領導計較員工所發文字中透出的所謂工作態度，在他們眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK” 的表情和“好的，老板”表達了工作態度的不同。迫于這些隱形壓力， 一些在文字表達領域社恐的員工、無奈謹慎回復的群成員難免煩躁。消息回復有快有慢，好似自然形成了一種形式上的工作態度，有時員工對群消息回復慢了會被單獨@ 好多遍，可能有些較真的領導還會單獨私聊詢問員工為什么沒有及時回復。有的同事之間本來沒有任何負面印象，就因為在工作群中的交流不暢，或回復領導發言表現突出， 引起了別人的反感或群嘲。久而久之，回復消息變得越來越字斟句酌， 形成了新的壓力來源。

工作群的過度使用，已經成為“職場焦慮癥”的重要成因。據統計，在“組織認同感”和“工作滿意度”的影響因素中，工作群的過度使用和難以回復，已經超越職場的真實人際交往，成為影響更大的重要因素。

直面問題，減輕工作群過度使用帶來的負面影響

首先，制定工作群使用規范。企業應制定工作群使用規范辦法， 允許階段性項目成立專門工作群， 但必須經過相關負責人同意。堅持工作群“誰主辦，誰負責”原則， 群主要明確管理責任和權責范圍， 對群內人員的管理、工作發布、交流討論等進行整體把控，全權負責。當工作完成后，工作群要及時解散。

企業內部各層級應控制建群數量，對發布信息進行篩選，控制無效信息的傳播，減輕員工處理群消息的難度；明確哪些是能在非工作時間向員工傳達的信息，不在工作群里閑聊，防止有效信息被淹沒； 工作群中可發布的內容包括通知公告類、制度規定類、工作動態類， 除此之外信息的發布要經過嚴格審核，嚴禁在工作群內散布與工作無關的信息；涉密文件嚴禁在工作群內發布，業務該走的流程應落實到位，切不可僅在工作群發布工作指令草草了事。對有條件的企業，可以考慮制作專門的app 用于工作交流，這樣更有利于信息的管理、使用和交流。

要以人為本，完善福利制度

工作群跟其他管理方法有很多共通之處，比如：員工業績考核、簽到制度等，要持續優化，不斷完善；采用彈性工作制，允許組內每位員工合理調整對工作群的使用時間并輪崗，保證小組內有人對群內工作任務及時接收與反饋，這樣既不漏掉信息、完成工作群發布的工作，又確保每位員工都有休息時間； 在非工作時間內主動參與完成工作群內發布的任務的員工，企業應給予一定獎勛，提高員工福利，對員工的激勵不限于升職、獎金等物質激勵，還應有精神獎勵：企業可給工作壓力大、有負面情緒的員工安排休假，避免其心理失衡；對于員工以失去生活為代價服從工作安排， 企業的人文關懷也應包括員工的家庭成員，確保員工在為企業工作的同時沒有后顧之憂等。只要秉持著以人為本的初心，解決問題的辦法總會比困難更多。

最后，及時疏導員工的職業倦怠情緒。領導應以身作則，改善不合理的工作方式，營造團結友愛、互相信任的組織氛圍，及時關注員工的情緒變化，及時安撫和疏導。企業可建立員工心理壓力監管體系， 組織員工定期進行壓力測評和舉辦心理培訓講座，引導員工以積極心態看待工作群的使用，提高處理信息的速度與效率并及時回復工作群內的詢問消息，工作時不摻雜負面情緒；群成員之間有工作交流時， 盡量采取“一對一”私聊的溝通模式，非必要不在工作群內展開討論， 以免給其他群成員帶來困擾；鍛煉員工加強邊界管理，盡量實現工作與生活的平衡與融合。

隨著新技術、新產品的出現， 企業面臨著很多新的選擇，在做選擇的時候，要辯證地看待問題、思考問題。在享受新技術新產品帶來的便捷高效的好處的同時，應有預見性地看到其帶來的問題和影響， 早做打算，早做預案，以免帶來更大的影響。

（作者單位：中航文化）