探索省域檔案數字資源 跨區域共享利用的浙江實踐
——《浙江省檔案數據共享中心平臺匯集檔案數字資源共享利用業務指南（試行）》解讀

林空/浙江省檔案館

為規范和促進省檔案數據共享中心平臺匯集的檔案數字資源有序共享和安全利用，提升各級國家綜合檔案館公共服務水平，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規規定，結合工作實際，浙江省檔案館起草印發了《省檔案數據共享中心平臺匯集檔案數字資源共享利用業務指南（試行）》（以下簡稱《指南》）。本文從起草背景、起草思路和主要內容三個方面對《指南》進行解讀。

1 起草背景

2022年以來，浙江省檔案館聚焦檔案數字化改革迭代升級，在全國率先開展省域檔案數字資源匯集共享，共匯集全省各級國家綜合檔案館各類檔案數據的全文、目錄6000余萬件。國務院《關于加強數字政府建設的指導意見》（國發〔2022〕14號）的出臺，從行政層面要求建立健全數據治理制度和標準體系，加強數據匯聚融合、共享開放和開發利用，促進數據依法有序流動，充分發揮數據的基礎資源作用和創新引擎作用。檔案數字資源匯集的平臺已經建立，檔案數字資源匯集的工作已經開展，但是匯集的檔案數字資源如何利用成為檔案數字化改革過程中碰到的新問題，難點在于匯集的檔案數字資源其歸屬權本質上還是各級檔案館所有，省檔案數據共享中心只是提供了一個平臺，各檔案館之間需要分工協作、各司其職，而各檔案館對其匯集的檔案數字資源如何利用也有不同的要求，因此不能用傳統數字檔案館的運行方式來處理匯集的檔案數字資源。這個問題不解決，匯集的檔案數字資源就無法發揮其作用，省檔案數據共享中心的功能作用也無法有效凸顯。基于以上背景，浙江省檔案館出臺了《指南》，明確了匯集檔案數字資源共享利用的用戶類別、操作方式、權限管理、申請和授權過程等要求，提出了匯集檔案數字資源共享利用的技術路徑，填補了省檔案數據共享中心建設的重要一環。

2 起草思路

2.1 明確匯集檔案數字資源共享利用的用戶體系

建立匯集檔案數字資源共享利用的用戶體系，旨在解決“誰來用”的問題。由于省域范圍內的數據資源匯集尤其是全文匯集工作在全國尚屬首次，其用戶體系的構建還不明確。有的認為應從不同網絡考慮用戶分層，即移動互聯網、互聯網、政務網區分用戶類型；有的認為應從不同共享方式考慮用戶分層，即瀏覽共享、匹配共享區分用戶類別；有的認為應從平臺角度考慮用戶分層，即前端使用人員、后臺管理人員區分用戶類別。《指南》綜合考慮了后期共享利用的情形，根據使用權限的不同建立了“兩級四類”的用戶體系。“兩級”為查檔用戶和檔案館工作人員用戶。查檔用戶分為網上查檔用戶和現場查檔用戶兩類，其區別在于是否在檔案館現場進行查檔利用的活動；檔案館工作人員用戶分為數源檔案館工作人員用戶和現場工作人員用戶兩類，其區別在于是否在現場查檔用戶所處檔案館現場從事查檔服務的工作。

2.2 明確匯集檔案數字資源共享利用的內容范圍

梳理匯集檔案數字資源共享利用的內容范圍，旨在解決“用什么”的問題。省檔案數據共享中心共匯集了民生檔案、開放檔案、聲像檔案、編研成果、檔案展覽、鎮館之寶等6種檔案數字資源的目錄和全文，其目錄標準、具體類型、數據格式、數據處理方式、安全管理、跨區域跨部門匯集標準等全省統一，暫按省檔案數據共享中心初始設置操作，省級及以上檔案主管部門另有規定的從其規定。其中開放檔案和聲像檔案根據開放等級的不同，定義了互聯網開放和閱覽室開放兩種類型。在共享利用環節，針對不同類別的檔案數字資源，規定了不同的利用要求：如民生檔案的現場審核要求由數源檔案館工作人員設置和管理；開放檔案全文數據原則上僅共享檔案正本部分，共享內容應符合黨務公開、政府信息公開等要求，不得含有敏感級以上信息；聲像檔案和編研檔案由系統自動處理成預覽版（試讀版）和完整版兩個版本。

（三）明確匯集檔案數字資源共享利用的操作路徑

理清匯集檔案數字資源共享利用的操作路徑，旨在解決“怎么用”的問題，這也是《指南》的起草要點之一。在起草過程中發現，涉及省域范圍內的檔案工作，首先要統一術語，因此《指南》對檔案數字資源的操作方式進行了重新定義。瀏覽和查閱分別對應檔案數字資源的目錄和全文，且互不交叉使用；檢索為針對目錄和全文共同的操作方式，其中檢索的特殊形式為按照用戶身份證號檢索的精確匹配和按照用戶的姓名檢索的模糊匹配；復制（含出證）滿足了查檔用戶更進一步的檔案利用場景，如對檔案數字資源內容的打印、下載、出證等。其次是分配不同用戶類別關于檔案數字資源類型的利用權限，按照權限大小排列依次為數源檔案館工作人員用戶、現場工作人員、現場查檔用戶、網上查檔用戶。最后針對現場查檔用戶跨館利用檔案數字資源的場景作了詳細的規定，包括現場查檔人員可以看什么，現場工作人員、數源檔案館工作人員的職責等。

3 主要內容

3.1 適用范圍

《指南》對適用范圍進行了明確，即“全省各級檔案館共享利用通過省檔案數據共享中心平臺依法依規、安全可控匯集的檔案數字資源的有關工作。”一方面《指南》中表述的檔案數字資源特指通過省檔案數據共享中心匯集的全省檔案數字資源，并不包含所有的館藏檔案數字資源；另一方面“有關工作”包括檔案數字資源匯集、檔案數字資源安全、檔案數字資源利用等。

3.2 權限分配

根據不同用戶類別，權限分配如下：

3.2.1網上查檔用戶。可瀏覽目錄、查閱全文、檢索目錄全文的范圍包含互聯網開放檔案、互聯網開放聲像檔案預覽版、編研成果試讀版、檔案展覽、鎮館之寶等目錄和全文；可以瀏覽目錄的有與本人身份證號匹配的民生檔案目錄、與本人姓名匹配的民生檔案目錄（脫敏），查檔用戶可依據匹配的目錄作為申請利用詳細目錄和全文的查檔線索。

3.2.2現場查檔用戶。在網上用戶權限的基礎上增加以下權限：互聯網開放聲像檔案、編研成果均為完整版；閱覽室開放檔案、閱覽室開放聲像檔案的目錄可以通過館際共享平臺進行瀏覽、檢索；經過現場工作人員后，可以查閱閱覽室開放檔案、閱覽室開放聲像檔案全文；經過現場工作人員審核、數源檔案館工作人員授權后，可以查閱與本人匹配的民生檔案全文。

3.2.3現場工作人員。可瀏覽目錄、查閱全文、檢索目錄全文的范圍包含互聯網開放檔案、互聯網開放聲像檔案完整版、編研成果完整版、檔案展覽、鎮館之寶等目錄和全文；閱覽室開放檔案、閱覽室開放聲像檔案的目錄可以通過館際共享平臺進行瀏覽、檢索；可以查閱現場查檔用戶申請跨館利用的閱覽室開放檔案、閱覽室開放聲像檔案全文；可以瀏覽、查閱現場查檔用戶申請的與該用戶相關的民生檔案目錄和全文。

3.2.4數源檔案館工作人員。可以瀏覽、檢索、查閱、授權復制（含出證）本館的所有檔案數字資源。關于權限分配條款還有以下值得注意的內容：一是從檔案數字資源安全的角度出發，對于網上查檔用戶的權限控制比較嚴格；二是現場查檔用戶可自行瀏覽、檢索的也以目錄為主，需利用全文的需在館際共享平臺提出申請；三是民生檔案由于其特殊性，尤其是存在同名同姓的情形，因此對目錄作脫敏處理，并且需要現場工作人員、數源檔案館工作人員嚴格把關后才可以讓查檔用戶利用全文。

3.3 申請和授權過程

現場查檔用戶在瀏覽、檢索檔案目錄后將有兩種利用行為，相應的利用授權和審核把關責任分工是不同的：一是需查閱閱覽室開放檔案、閱覽室開放聲像檔案、與本人相關的民生檔案全文，應在館際共享平臺向現場工作人員提出申請，現場工作人員審核通過后在平臺中推送給現場用戶查閱利用，數據的把關責任在現場工作人員；二是需查閱復制（含出證）檔案全文，可由現場工作人員代為向數源檔案館發起申請，也可由現場查檔用戶本人在網上向數源檔案館發起申請，數據的把關責任在數源檔案館工作人員。

全省檔案館匯集檔案數字資源共享利用權限管控示意表

3.4 協同響應

檔案數字資源的準確性由數源檔案館負責，在共享利用過程中各檔案館要加強協同、及時響應館際共享平臺中的消息提醒。館際共享平臺中的檔案復制（含出證）申請、問題數據反饋等功能需各檔案館密切配合。現場工作人員在發起復制（含出證）申請時，應提供并核實用戶的身份認證、查檔用戶等信息，數源檔案館工作人員應按照有關要求及時辦理；現場工作人員在發起問題數據反饋時，應同時填寫問題描述和修改建議，數源檔案館工作人員應組織人員核實并及時撤銷或修改數據，完成后在館際共享平臺上傳處理結果。

全省檔案館匯集檔案數字資源共享利用需求和情況較為復雜，為便于理解和把握，根據《指南》梳理了《全省檔案館匯集檔案數字資源共享利用權限管控示意表》，供參考。