銷售管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)

徐 妍，王證群，高展鵬，劉兆強(qiáng)，王玉玲

（沈陽城市建設(shè)學(xué)院機(jī)械工程學(xué)院，沈陽 110167）

國(guó)外研究表明，在執(zhí)行一個(gè)銷售過程或項(xiàng)目時(shí)，總是以一個(gè)由市場(chǎng)部制作的銷售訂單文檔為開頭，再轉(zhuǎn)發(fā)到銷售行政和倉庫部門[1]。現(xiàn)在，這項(xiàng)程序仍需要手動(dòng)完成，并且沒有系統(tǒng)能夠處理銷售訂單管理的流程。所以，這些問題經(jīng)常發(fā)生，以至于大量的銷售訂單文檔由于是硬盤存儲(chǔ)拷貝文檔，之后難以監(jiān)控和監(jiān)督銷售訂單的進(jìn)程，且因?yàn)樵趫?zhí)行一份工作時(shí)必須至少打印4 份銷售訂單文檔轉(zhuǎn)發(fā)到需求部門而浪費(fèi)紙張和墨水[2]。當(dāng)前的手動(dòng)系統(tǒng)創(chuàng)建了許多這類的問題，并且看起來無效、低效、需求過多或浪費(fèi)資源[3]。所以，在研究中建立一個(gè)基于線上的銷售訂單管理系統(tǒng)，有望成為解決存在問題的方案。

目前，銷售管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，訂單管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)[4]。銷售訂單管理系統(tǒng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)訂單管理、提高工作效率、降低成本的重要工具，國(guó)內(nèi)銷售訂單管理系統(tǒng)起步較晚，目前已有的企業(yè)銷售訂單管理系統(tǒng)在功能上也是以單一功能為主，并且還在不斷開發(fā)和完善中[5]。由于訂單管理涉及企業(yè)內(nèi)部各部門、供應(yīng)商、客戶等各個(gè)方面，因此對(duì)訂單管理的要求非常高，需要實(shí)現(xiàn)從訂單處理到貨物跟蹤、倉庫管理、財(cái)務(wù)結(jié)算等一系列流程的高度協(xié)同，以保證訂單處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

1 銷售管理系統(tǒng)存在問題及解決方案

銷售管理系統(tǒng)的目的是有效掌握接單價(jià)格；控制銷售訂單的承接、審核過程；進(jìn)行客戶的債信管理以及交期控制以提高客戶服務(wù)水平[6]。因此，在本研究中銷售管理系統(tǒng)的主要設(shè)計(jì)目標(biāo)如下。

1）整體“無紙化”流程。部分傳統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)在一些制單環(huán)節(jié)中仍需由人工手動(dòng)按照給定文件輸入填寫制單才能進(jìn)行下一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

2）實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)一體化”。傳統(tǒng)ERP 系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流、工作流等條理明晰地分列出來，進(jìn)行分別管理，在本研究中致力于將3 條線“擰成一股繩”，在進(jìn)行流程推動(dòng)的同時(shí)，推進(jìn)業(yè)務(wù)流、工作流及財(cái)務(wù)流的進(jìn)程。

3）以推單制表替代拉單制表。推單制表速度比人工手動(dòng)拉單制表快很多，能夠提高工作人員在環(huán)節(jié)操作上的制單效率。

大部分項(xiàng)目有總體方案藍(lán)圖，但卻缺乏對(duì)方案思路脈絡(luò)的總結(jié)和說明，這個(gè)環(huán)節(jié)是最關(guān)鍵的頂層設(shè)計(jì)，有助于客戶的理解及詳細(xì)方案的方向引導(dǎo)，呼應(yīng)管理目標(biāo)及項(xiàng)目目標(biāo)，定下解決方案方向準(zhǔn)確的基調(diào)，避免未來出現(xiàn)不必要的爭(zhēng)議；主動(dòng)歸納方案價(jià)值并引導(dǎo)客戶理解接受，避免因客戶對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足而忽視或否定項(xiàng)目?jī)r(jià)值[7]。

本研究將主要針對(duì)3 方面問題提供解決方案。

1）數(shù)據(jù)抓取自動(dòng)回寫。在生成單據(jù)維護(hù)訂單時(shí)，根據(jù)上級(jí)單據(jù)抓取的所需數(shù)據(jù)進(jìn)行回寫，使數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)回寫到制單時(shí)所需數(shù)據(jù)位置。根據(jù)訂單真實(shí)出庫信息系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)入財(cái)務(wù)期初賬本，致力于徹底替代紙張辦公流程。

2）使用業(yè)財(cái)一體化流程。沒有業(yè)財(cái)一體化時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是獨(dú)立的，財(cái)會(huì)人員的工作如下。首先，需要按照規(guī)則將業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)嚴(yán)格對(duì)應(yīng)的科目。其次，手工錄入憑證。由上2 步操作可見，當(dāng)一個(gè)公司日常的業(yè)務(wù)憑證量非常大時(shí)，此2 步操作效率低且容易出錯(cuò)。另外，會(huì)計(jì)無法對(duì)已經(jīng)錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的科目，反向跟蹤業(yè)務(wù)發(fā)生源頭，進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)分析，控制業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。而有業(yè)財(cái)一體化時(shí)，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的工作則可以在采購(gòu)（銷售）人員采購(gòu)（銷售）完成后，將數(shù)據(jù)錄入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)自動(dòng)生成憑證，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)不需要手動(dòng)轉(zhuǎn)化原始憑證并錄入。

3）使用推單，即推式訂單。可將其看成在制作并保存一個(gè)流程環(huán)節(jié)的單據(jù)后，系統(tǒng)將根據(jù)制作出的單據(jù)信息，自動(dòng)生成所需下游單據(jù)。而拉單，即拉式訂單，便是在制作完一個(gè)流程環(huán)節(jié)的單據(jù)后，進(jìn)行下一流程環(huán)節(jié)時(shí)，需要業(yè)務(wù)員到下一環(huán)節(jié)手動(dòng)參照剛制作完成的單據(jù)新增制單，從而完成業(yè)務(wù)流程的下一進(jìn)度。所以，更大程度地用推式訂單取締拉式訂單，一定程度上使業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)單化，且業(yè)務(wù)人員能夠更快上手銷售訂單管理系統(tǒng)，提升一定效率，一定程度上降低人工誤差的產(chǎn)生。

2 銷售管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

2.1 銷售合同模塊

銷售合同維護(hù)節(jié)點(diǎn)確認(rèn)、簽訂以及修訂。自動(dòng)生成合同號(hào)，維護(hù)客戶、物料、單價(jià)和合同金額等信息。在個(gè)別需要先擬定大致合同后重新關(guān)聯(lián)合同，更改合同內(nèi)容的特殊業(yè)務(wù)的情況下可以進(jìn)行銷售訂單修訂。

2.2 銷售訂單模塊

在銷售訂單節(jié)點(diǎn)，關(guān)聯(lián)新增銷售訂單并進(jìn)行銷售訂單的維護(hù)。銷售訂單自動(dòng)編碼，銷售訂單關(guān)聯(lián)合同后，傳遞客戶、產(chǎn)品數(shù)量等信息，部分信息進(jìn)行回寫，合同上的物料、金額、客戶等信息自動(dòng)填寫完成，操作人員可手動(dòng)進(jìn)行部分信息的填寫與維護(hù)，銷售訂單關(guān)聯(lián)產(chǎn)品信息。

2.3 銷售出庫模塊

銷售出庫節(jié)點(diǎn)，產(chǎn)品按照銷售訂單出庫。關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)銷售訂單新增制單時(shí)，判斷產(chǎn)品現(xiàn)存量是否充足，如果現(xiàn)存量不足，則進(jìn)行生產(chǎn)入庫，關(guān)聯(lián)庫存檔案，成產(chǎn)足夠產(chǎn)品量出庫，在現(xiàn)存量充足的情況下，則可進(jìn)行銷售出庫。可在銷售出庫中，維護(hù)數(shù)量等信息。

2.4 銷售發(fā)票模塊

貨到開票，在銷售發(fā)票節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)到貨單，進(jìn)行發(fā)票開出以及財(cái)務(wù)期初到賬賬本錄入。銷售發(fā)票根據(jù)到貨單系統(tǒng)自動(dòng)回寫數(shù)據(jù)生成。

3 銷售管理系統(tǒng)建模設(shè)計(jì)

3.1 數(shù)據(jù)建模

配置枚舉選項(xiàng)，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案，為后續(xù)的頁面建模做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搭建。

3.1.1 新增枚舉

交易類型枚舉建立，新增枚舉引用單元，為需要選擇引用的實(shí)體數(shù)據(jù)設(shè)置單元選項(xiàng)卡，其中交易類型名稱枚舉如圖1 所示。

3.1.2 實(shí)體建模

進(jìn)行數(shù)據(jù)建模構(gòu)建中建立銷售合同、銷售發(fā)票、銷售出庫、銷售訂單——xy、倉庫、部門、產(chǎn)品檔案、業(yè)務(wù)員、客戶檔案——xy、庫存檔案和產(chǎn)品信息等實(shí)體數(shù)據(jù)，其中業(yè)務(wù)員實(shí)體如圖2 所示。

圖2 人員實(shí)體建模

建設(shè)人員實(shí)體中，業(yè)務(wù)類型可設(shè)置年齡、聯(lián)系方式等，其中性別枚舉引用要注意使用單選。

3.2 頁面建模

根據(jù)數(shù)據(jù)建模構(gòu)建頁面建模，建立銷售發(fā)票列表、銷售發(fā)票單卡、銷售出庫列表、銷售出庫單卡、銷售訂單列表、銷售訂單單卡、產(chǎn)品檔案列表和產(chǎn)品檔案單卡等頁面，其中頁面單據(jù)界面設(shè)計(jì)，如圖3 所示。

圖3 銷售發(fā)票列表單據(jù)設(shè)計(jì)界面

頁面設(shè)計(jì)可包含如下內(nèi)容。

1）內(nèi)容分列設(shè)置。銷售發(fā)票內(nèi)容分列設(shè)計(jì)界面，如圖4 所示。

圖4 銷售發(fā)票單據(jù)

2）必填項(xiàng)及可修改項(xiàng)設(shè)置。產(chǎn)品名稱設(shè)置為必填需將“允許為空”選項(xiàng)取消勾選，是否可修改項(xiàng)設(shè)置同理，如圖5 所示。

3）交易金額運(yùn)算公式設(shè)置，如圖6 所示。

圖6 交易金額運(yùn)算公式設(shè)置

4）針對(duì)銷售合同、銷售訂單、銷售出庫單和銷售發(fā)票等單據(jù)設(shè)計(jì)自動(dòng)編碼流水號(hào)規(guī)則。編碼規(guī)則為自動(dòng)編碼，前綴規(guī)則為系統(tǒng)時(shí)間（yyMM）后置為6 位流水號(hào)，其中編碼規(guī)則配置界面，如圖7 所示。

圖7 流水號(hào)設(shè)置、自動(dòng)編碼設(shè)置

3.3 流程建模

流程建模的建設(shè)使單據(jù)按照設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)交互。流程及自動(dòng)化建模的主要步驟包括：新增工作流程、工作流節(jié)點(diǎn)設(shè)置。其中，工作流流程設(shè)計(jì)如圖8 所示，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)如圖9 所示。

圖8 工作流流程設(shè)計(jì)

圖9 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

4 結(jié)論

銷售管理系統(tǒng)對(duì)整個(gè)電子商務(wù)體系來說起著至關(guān)重要的作用，是整個(gè)電子商務(wù)體系中不可缺少的一部分。本論文針對(duì)企業(yè)對(duì)電子商務(wù)信息化管理的需求，在分析現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)及需求，設(shè)計(jì)出了基于YonBuilder 平臺(tái)的銷售管理系統(tǒng)。

本系統(tǒng)基于YonBuilder 平臺(tái)構(gòu)建了一個(gè)較為滿足上述需求的銷售管理系統(tǒng)，也使得整個(gè)ERP 系統(tǒng)內(nèi)的銷售流程更加快捷流暢。本論文所做的工作是將理論與實(shí)際相結(jié)合，有針對(duì)性地進(jìn)行了銷售管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)，對(duì)如何提高銷售管理系統(tǒng)的效率，降低成本，使其能滿足企業(yè)對(duì)產(chǎn)品信息的及時(shí)更新具有重要意義。

本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基本功能包括銷售合同簽訂維護(hù)、銷售訂單維護(hù)管理、銷售出庫、開具銷售發(fā)票、單據(jù)狀態(tài)顯示以及分析報(bào)表的展示。

目前，雖然系統(tǒng)中還有一些的不足，如需要同ERP系統(tǒng)中的其他部分配合使用，系統(tǒng)的個(gè)別界面操作不是很方便等問題。但這些問題都將在后續(xù)不斷完善中得到解決。并最終期待結(jié)合電子商務(wù)理念、先進(jìn)管理思想開發(fā)出一款新型、實(shí)用的，具有易操作、易維護(hù)等特點(diǎn)的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供一種更高效、便捷的現(xiàn)代化管理模式。