銷售管理系統研究與設計

徐 妍，王證群，高展鵬，劉兆強，王玉玲

（沈陽城市建設學院機械工程學院，沈陽 110167）

國外研究表明，在執行一個銷售過程或項目時，總是以一個由市場部制作的銷售訂單文檔為開頭，再轉發到銷售行政和倉庫部門[1]。現在，這項程序仍需要手動完成，并且沒有系統能夠處理銷售訂單管理的流程。所以，這些問題經常發生，以至于大量的銷售訂單文檔由于是硬盤存儲拷貝文檔，之后難以監控和監督銷售訂單的進程，且因為在執行一份工作時必須至少打印4 份銷售訂單文檔轉發到需求部門而浪費紙張和墨水[2]。當前的手動系統創建了許多這類的問題，并且看起來無效、低效、需求過多或浪費資源[3]。所以，在研究中建立一個基于線上的銷售訂單管理系統，有望成為解決存在問題的方案。

目前，銷售管理系統在企業中的應用越來越廣泛。在傳統的企業管理中，訂單管理是非常重要的一個環節[4]。銷售訂單管理系統是企業實現訂單管理、提高工作效率、降低成本的重要工具，國內銷售訂單管理系統起步較晚，目前已有的企業銷售訂單管理系統在功能上也是以單一功能為主，并且還在不斷開發和完善中[5]。由于訂單管理涉及企業內部各部門、供應商、客戶等各個方面，因此對訂單管理的要求非常高，需要實現從訂單處理到貨物跟蹤、倉庫管理、財務結算等一系列流程的高度協同，以保證訂單處理的及時性和準確性。

1 銷售管理系統存在問題及解決方案

銷售管理系統的目的是有效掌握接單價格；控制銷售訂單的承接、審核過程；進行客戶的債信管理以及交期控制以提高客戶服務水平[6]。因此，在本研究中銷售管理系統的主要設計目標如下。

1）整體“無紙化”流程。部分傳統銷售管理系統在一些制單環節中仍需由人工手動按照給定文件輸入填寫制單才能進行下一業務環節。

2）實現“業財一體化”。傳統ERP 系統將業務流、財務流、工作流等條理明晰地分列出來，進行分別管理，在本研究中致力于將3 條線“擰成一股繩”，在進行流程推動的同時，推進業務流、工作流及財務流的進程。

3）以推單制表替代拉單制表。推單制表速度比人工手動拉單制表快很多，能夠提高工作人員在環節操作上的制單效率。

大部分項目有總體方案藍圖，但卻缺乏對方案思路脈絡的總結和說明，這個環節是最關鍵的頂層設計，有助于客戶的理解及詳細方案的方向引導，呼應管理目標及項目目標，定下解決方案方向準確的基調，避免未來出現不必要的爭議；主動歸納方案價值并引導客戶理解接受，避免因客戶對信息化認識不足而忽視或否定項目價值[7]。

本研究將主要針對3 方面問題提供解決方案。

1）數據抓取自動回寫。在生成單據維護訂單時，根據上級單據抓取的所需數據進行回寫，使數據進行系統自動回寫到制單時所需數據位置。根據訂單真實出庫信息系統自動計入財務期初賬本，致力于徹底替代紙張辦公流程。

2）使用業財一體化流程。沒有業財一體化時，業務系統和財務系統是獨立的，財會人員的工作如下。首先，需要按照規則將業務內容轉換成跟財務系統嚴格對應的科目。其次，手工錄入憑證。由上2 步操作可見，當一個公司日常的業務憑證量非常大時，此2 步操作效率低且容易出錯。另外，會計無法對已經錄入到財務系統中的科目，反向跟蹤業務發生源頭，進行相關財務分析，控制業務和財務風險。而有業財一體化時，業務和財務的工作則可以在采購（銷售）人員采購（銷售）完成后，將數據錄入到業務系統中，同時自動生成憑證，將業務數據同步到財務系統中，財務不需要手動轉化原始憑證并錄入。

3）使用推單，即推式訂單。可將其看成在制作并保存一個流程環節的單據后，系統將根據制作出的單據信息，自動生成所需下游單據。而拉單，即拉式訂單，便是在制作完一個流程環節的單據后，進行下一流程環節時，需要業務員到下一環節手動參照剛制作完成的單據新增制單，從而完成業務流程的下一進度。所以，更大程度地用推式訂單取締拉式訂單，一定程度上使業務流程簡單化，且業務人員能夠更快上手銷售訂單管理系統，提升一定效率，一定程度上降低人工誤差的產生。

2 銷售管理系統功能模塊設計

2.1 銷售合同模塊

銷售合同維護節點確認、簽訂以及修訂。自動生成合同號，維護客戶、物料、單價和合同金額等信息。在個別需要先擬定大致合同后重新關聯合同，更改合同內容的特殊業務的情況下可以進行銷售訂單修訂。

2.2 銷售訂單模塊

在銷售訂單節點，關聯新增銷售訂單并進行銷售訂單的維護。銷售訂單自動編碼，銷售訂單關聯合同后，傳遞客戶、產品數量等信息，部分信息進行回寫，合同上的物料、金額、客戶等信息自動填寫完成，操作人員可手動進行部分信息的填寫與維護，銷售訂單關聯產品信息。

2.3 銷售出庫模塊

銷售出庫節點，產品按照銷售訂單出庫。關聯對應銷售訂單新增制單時，判斷產品現存量是否充足，如果現存量不足，則進行生產入庫，關聯庫存檔案，成產足夠產品量出庫，在現存量充足的情況下，則可進行銷售出庫。可在銷售出庫中，維護數量等信息。

2.4 銷售發票模塊

貨到開票，在銷售發票節點關聯到貨單，進行發票開出以及財務期初到賬賬本錄入。銷售發票根據到貨單系統自動回寫數據生成。

3 銷售管理系統建模設計

3.1 數據建模

配置枚舉選項，建立基礎數據檔案，為后續的頁面建模做基礎數據搭建。

3.1.1 新增枚舉

交易類型枚舉建立，新增枚舉引用單元，為需要選擇引用的實體數據設置單元選項卡，其中交易類型名稱枚舉如圖1 所示。

3.1.2 實體建模

進行數據建模構建中建立銷售合同、銷售發票、銷售出庫、銷售訂單——xy、倉庫、部門、產品檔案、業務員、客戶檔案——xy、庫存檔案和產品信息等實體數據，其中業務員實體如圖2 所示。

圖2 人員實體建模

建設人員實體中，業務類型可設置年齡、聯系方式等，其中性別枚舉引用要注意使用單選。

3.2 頁面建模

根據數據建模構建頁面建模，建立銷售發票列表、銷售發票單卡、銷售出庫列表、銷售出庫單卡、銷售訂單列表、銷售訂單單卡、產品檔案列表和產品檔案單卡等頁面，其中頁面單據界面設計，如圖3 所示。

圖3 銷售發票列表單據設計界面

頁面設計可包含如下內容。

1）內容分列設置。銷售發票內容分列設計界面，如圖4 所示。

圖4 銷售發票單據

2）必填項及可修改項設置。產品名稱設置為必填需將“允許為空”選項取消勾選，是否可修改項設置同理，如圖5 所示。

3）交易金額運算公式設置，如圖6 所示。

圖6 交易金額運算公式設置

4）針對銷售合同、銷售訂單、銷售出庫單和銷售發票等單據設計自動編碼流水號規則。編碼規則為自動編碼，前綴規則為系統時間（yyMM）后置為6 位流水號，其中編碼規則配置界面，如圖7 所示。

圖7 流水號設置、自動編碼設置

3.3 流程建模

流程建模的建設使單據按照設計好的流程進行業務交互。流程及自動化建模的主要步驟包括：新增工作流程、工作流節點設置。其中，工作流流程設計如圖8 所示，業務流程設計如圖9 所示。

圖8 工作流流程設計

圖9 業務流程設計

4 結論

銷售管理系統對整個電子商務體系來說起著至關重要的作用，是整個電子商務體系中不可缺少的一部分。本論文針對企業對電子商務信息化管理的需求，在分析現有系統的基礎上，結合企業特點及需求，設計出了基于YonBuilder 平臺的銷售管理系統。

本系統基于YonBuilder 平臺構建了一個較為滿足上述需求的銷售管理系統，也使得整個ERP 系統內的銷售流程更加快捷流暢。本論文所做的工作是將理論與實際相結合，有針對性地進行了銷售管理系統的設計和開發，對如何提高銷售管理系統的效率，降低成本，使其能滿足企業對產品信息的及時更新具有重要意義。

本系統實現的基本功能包括銷售合同簽訂維護、銷售訂單維護管理、銷售出庫、開具銷售發票、單據狀態顯示以及分析報表的展示。

目前，雖然系統中還有一些的不足，如需要同ERP系統中的其他部分配合使用，系統的個別界面操作不是很方便等問題。但這些問題都將在后續不斷完善中得到解決。并最終期待結合電子商務理念、先進管理思想開發出一款新型、實用的，具有易操作、易維護等特點的信息管理系統，為企業提供一種更高效、便捷的現代化管理模式。