高校科研經費管理問題及策略探究
——以Y 高校為例

黃運梅 韋一濱

（作者單位：玉林師范學院）

黨的二十大報告指出，“科技是第一生產力、人才是第一資源、創新是第一動力。”這極大地激發了科研人員的科研活力和創新動力。高校作為培養人才、服務社會和文化傳承的重要場所，也是科學研究不可或缺的孕育基地。國家科技領域“放管服”改革不斷深化，Y 高校科研活動碩果累累，但科研人員將大量時間和精力投入科研活動，沒有充裕時間學習煩瑣并實時更新的財務制度，而被科研經費中各種財務管理問題束縛。因此，Y 高校科研經費財務管理改革成為一項重要任務。

一、Y 高校科研經費管理的主要特點

（一）完善管理制度，創造良好的科研活動條件

2016 年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》；2021 年，國務院辦公廳印發《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》，這些政策提出了進一步改革科研經費管理舉措的要求[1]。Y 高校貫徹規范管理科研經費的文件精神，陸續修訂了科研經費的管理辦法，包括《Y 高校經費管理辦法》《Y 高校差旅費管理辦法》《Y 高校中短途出差城市間交通費補助實施細則》《Y高校科研項目間接費用管理辦法》《Y 高校部分科研項目經費試點“包干制”實施細則（試行）》等，使科研經費使用有理有據[2]。

（二）加強預算管理，規范預算編制與調整流程

建立預算制度、規范預算管理、提升預算觀念是科研經費使用效益最優化的重大保障。Y 高校在保障預算編制規范性的同時，遵循科研活動自身規律，由項目申請人先行編制預算，直接費用按需編制，縱向課題間接費用原則上按規定比例的上限足額編制，無具體規定的采用分段超額累退比例法計算；橫向課題則按合同契約管理原則[3]。

預算調整可根據項目需求，按照先備案審批后調整的原則，提交預算調整方案，填寫經費預算調整申請表，經項目負責人簽字后交由科研處負責人和財務處負責人審核，同意后由預算管理科人員進行預算調整[4]。

（三）運用信息化手段，切實解決科研經費“報銷難”問題

Y 高校不斷探索報銷模式的過程中，采用信息化手段解決報銷難問題取得了顯著成果。Y 高校采購了用友財務報賬系統和手機App，將報銷數據同步到財務公眾號，并由兩名技術工程師駐點，隨時解決系統適配業務問題[5]。所有報銷流程中的問題可聯系科研人員線上修改，做到線上報銷、線上審批、線上支付的信息化模式。財務處還將科研經費報銷所有模塊操作流程錄制為小視頻，在QQ 財務群、微信公眾號和辦公自動化（Office Automation, OA）軟件上推廣，提供“小白式”教程，讓科研人員按需提取，極大地減少科研人員時間精力耗費，切實幫助科研人員解決經費報銷難題。

（四）專業化服務，采取專人對接科研業務辦法

為了讓科研人員切實享受無憂服務，Y 高校在各個崗位安排專人對接業務。資金人員收到科研經費入賬后，聯系對應項目負責人確認，項目負責人攜帶合同等材料原件確認收入，負責開票的專員按照文件規定開票處理納稅業務，項目負責人完成這些流程后即可前往科研部門填表登記備案領取紙質經費本并蓋章，再持經費本到財務部門蓋章后連同其他材料交到預算管理科，由專人登錄系統錄入預算信息生成指標，按部就班完成每個步驟后即可使用經費，實現整個科研業務的專人“一站式服務”。

二、Y 高校科研經費管理中存在的問題

（一）政策宣傳不到位，財務制度執行受阻礙

隨著國家治理體系和治理能力的不斷提升，一系列對科研人員減負和激勵的政策陸續出臺，Y 高校對這些政策文件均會及時轉發或參照修訂現有管理制度，但各部門將政策發布在部門網站或工作群后便置之不理，也不會確認科研人員是否熟知相關政策，甚至發布前未認真研讀政策內容，接到文件的負責人也是直接轉發，導致科研人員不重視或完全不知情[6]。長此以往，各部門對政策的宣傳和理解都不到位，對科研項目材料的審核也是直接簽字同意，科研人員報銷經費時被告知存在手續不全、合同不規范、發票不合規等問題時，就會質疑財務人員有意阻撓，致使財務制度不能正常實施。

（二）預算編制不科學，預算調整過于隨意

科研工作具備瞬間靈感性和多元性等特點，科研人員按需求合理編制預算，但編制預算的過程中財務人員未參與。科研處作為項目管理部門，負責管理項目立項、中期檢查和結題驗收，財務處負責科研經費管理，兩者專業背景不同，工作方面存在一定的片面性。大部分科研人員認為編制預算的目的是立項，不重視預算的編制是否科學，缺乏財務觀念和風險意識。科研人員可以按需調整預算，但預算調整太過隨意，只要經費不足就調整預算，審核人員也只是形式審核后就簽字同意，以致科研人員越來越忽視預算編制的科學性，隨意調整預算。

（三）部門之間缺乏溝通，導致信息不對稱

科研活動豐富多樣、過程復雜，需要多部門協調配合，但Y 高校存在因部門之間缺乏溝通導致科研人員被“踢皮球”的情況。例如，財務部門按文件要求科研項目結題前留存20%的經費，但科研項目管理部門未告知哪些科研項目屬于特殊情況。科研人員購買的一些物品超過固定資產單價標準1 000元時，按照用途作為耗材報銷，但資產管理部門從單價、使用時間和金額等屬性鑒定，將其歸類為設備并建檔入庫，財務人員在經費報銷環節要同時參考物品單價、用途和資產管理部門鑒定結果，此時參照標準就會出現分歧。

（四）線上報銷流程煩瑣，各個報賬平臺無法聯合

信息化技術的運用，很大程度改善了科研經費報銷模式，但線上報銷需要固定審批流程，每個審核節點均可退回填報人修改，金額超限還需校領導審批，整個審批流程不僅煩瑣，還耗時長。上傳附件的要求也過于苛刻，外文版面費需附上外文報銷說明，打印費超過2 000 元需附上說明和圖片，科研人員調研出差超5 天需要附上方案、紙質單據，審核時還存在口徑不一、材料多次退回而導致科研人員“跑斷腿”的情況。科研項目管理系統、報銷平臺、勞務系統等均無法融合，每套系統一個賬號密碼由不同部門管理，每套系統的管理模式也大不相同[7]。

（五）缺乏專業的科研財務助理團隊

“放管服”改革下，科研經費體量增大，對財務人員要求更嚴格，對使用經費的科研人員要求也越來越高，需要掌握專業的法規、金融、稅收等財務知識，還需熟練運用各個經費管理系統。但Y 高校大部分科研團隊都未配備專業的財務助理，也未參與財務培訓，即使學習過一些財務知識，也不足以應對復雜的報銷流程；若由學生助理獨自報銷，由于學生助理毫無基礎，辦理流程耗費大量的時間和精力，結果還需科研人員重復辦理。因此，在缺乏專業的科研財務助理的情況下，Y 高校科研人員被迫在繁忙的科研業務中擠出時間來辦理財務報賬。

三、Y 高校科研經費管理改革措施

（一）加大科研經費管理政策宣傳推廣力度，增強科研人員的財務意識

加強政策推廣，落實文件精神，讓科研人員切實享受政策紅利、規范報銷行為、樹立財務意識。政策的推廣，應注重向科研人員解讀政策主要內容和文件精神，還要強調政策的剛性原則不可觸犯，樹立正確的經費管理觀和風險意識[8]。財務管理部門可在部門網站、QQ 群和微信群等發布最新文件要求，并公告提醒文件主要內容，及時答疑并回訪；可將政策內容做成通俗易懂的經費使用小手冊分發；財務部門要定期到二級學院調研，與科研人員面對面交流學習，解決其線上報銷、票據上傳、材料粘貼等實際問題；定期組織新政策培訓，宣傳科研經費管理政策，講解報銷流程實際操作等。其他科研經費管理的相關部門也需建立專門的模塊，實時更新網站新政策，發布新動態，強化政策推廣。

（二）完善科研預算編制與調整制度，規范科研人員合理自主權

科研項目經費預算作為項目立項、中期檢查和結題驗收的重要依據，只有完善經費預算的科學編制與調整制度機制，才能促進科研經費預算規范有序地執行，進一步規范科研人員經費使用自主權。科研人員需要樹立預算管理理念，充分理解科研經費的國有屬性，摒棄“科研經費是自己的，想怎么用就怎么用”的錯誤觀念，遵從科研經費的財務管理制度[9]。在科研項目立項前期，需由財務人員指導預算編制，并協助科研人員分析項目預算的科學性、合理性和可行性，為其講解預算明細科目的含義，提高科研人員對科研預算重要意義的理解程度。在經費使用期間，科研項目管理部門和財務部門要聯合把控經費調整的合理性，查實預算調整的真實緣由，確立預算調整的合理比例，如材料費調整為差旅費的比例不能超過10%、調整為勞務費的比例不能超過15%。適度合理的預算調整能夠給予科研人員的一定的自主權，張弛有度、放管結合。

（三）加強科研經費相關部門溝通協調，明確各自職責

科研項目相關部門需具備全局意識，從大局出發，加強部門間的溝通協調，統一政策精神，傳播協同文化，各司其職。例如，科研項目管理部門在立項后與項目負責人確定經費的留存比例后，對每個項目結題前經費留存的問題應與財務部門溝通協調一致，并在經費冊封面標注清楚備查，還可以定期開展交流研討會，相互分享項目管理和經費管理中存在的矛盾點，并探討解決的方案，出現未知的情況時及時與另一個部門溝通，確保兩個部門之間的信息對稱，提升經費業務辦理效率。另外，對于科研人員購買的單價超過固定資產標準的物品，財務部門和資產管理部門可以聯合制定應對特殊情形的管理辦法，實行分級管理，確定以物品用途屬性為主要衡量標準的細則，由資產管理部門鑒定屬性，確認為特殊情形物品后再由財務部門按單價報銷，但應確定一個單價標準，超過標準應作為固定資產入賬。

（四）簡化線上報銷流程，推進各個業務平臺融合

為了讓科研人員從痛苦的報賬工作中解脫出來，應將不必要的信息和附件等形式化要求予以刪減，簡化線上報銷流程，這是Y 高校的工作重點之一。例如，將自行填寫的項目改為可選或自動生成，避免人工輸入易出錯，職稱和工作單位可選，報銷的總金額和出差人數等自動匯總；將所上傳附件的格式固定，減少因格式不符或者不兼容而無法打開的麻煩；電子發票上傳后自動識別和查驗，以便查詢真偽和避免重復使用；各種費用報銷說明放寬條件，非必要無須書面特別說明和拍照證實，給予科研人員適度自主權；推廣科研項目經費“包干制”，由科研人員自主負責經費使用，財務人員審核票據的合法性、合規性[10]。另外，將現行分離的科研經費管理系統、報賬系統、績效系統、勞務云表系統和支付系統等各大平臺統一歸入一個登錄端口，實現業財融合，實時更新審核狀態和支付情況，實現報銷業務一鍵查詢。

（五）培養專業的財務助理隊伍，提高科研經費使用效率

專業的財務助理可作為科研和財務的橋梁，熟知財務制度并高效解決科研項目組遇到的財務難題。Y 高校可以制定科研財務助理的管理辦法，每個項目配備一名財務助理，課題組自行選聘，對象可以是學生、退休教職工、合同工或校外第三方機構人員等；由財務處和商學院定期負責培訓，培訓內容為現行的財務管理制度和法規、科研經費使用管理守則、實際經費報銷的操作流程等；科研處、學生工作處和資產管理處等部門協調配合，勞務費用從科研經費支出。培養專業的財務助理，負責科研項目的預算編制與調整、經費報銷和決算報表等財務工作，省去每個科研人員手把手學習、學一次做一次的時間和精力，為科研人員解決經費使用大難題提供后備保障，提高科研經費使用效率。

四、結語

科技創新改革，對科研經費財務管理提出了更高的要求。為了讓科研人員切實享受到政策紅利，Y 高校要不斷優化服務，積極探索科研經費的財務管理模式，促進科研創新，為科技改革發展增光添彩。