智慧城市背景下城建檔案管理探討

作者簡介：宋兆輝（1976—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：隨著數(shù)字化時代的到來，以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、云服務等為主的信息技術在城市建設中的應用得到普及，由此出現(xiàn)了“物聯(lián)網(wǎng)智慧城市”的概念。智慧城市所追求的目標是實現(xiàn)人與建筑、環(huán)境的共生共榮，構筑“資源節(jié)約型、環(huán)境友好型” 的人與自然和諧相處的城市。城市建設檔案是一座城市從無到有的建設、發(fā)展、改造的重要歷史資料記錄，也是城市改造時提供合理規(guī)劃建議的重要參考資料。隨著智慧城市的出現(xiàn)和快速發(fā)展，也為城建檔案管理工作提出了更高的要求，如何跟上智慧城市的發(fā)展速度，在遇到不同問題時，能及時發(fā)現(xiàn)問題并迅速解決問題，從而保障城市建設安全、有序地開展，給城建檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。文章通過對智慧城市的特征描述以及當前城建檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，對智慧城市背景下城建檔案管理工作展開分析和探討。

關鍵詞：智慧城市；城建檔案；管理

中圖分類號：TU984；G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的不斷發(fā)展和城市建設水平的提升，智慧城市的發(fā)展建設理念正在逐步落實。借助于廣泛的互聯(lián)網(wǎng)絡，能夠將城市的各種系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成利用，從而進一步優(yōu)化城市服務和管理體系。城建檔案管理作為城市服務管理的重要組成部分，在新時期應當創(chuàng)新工作方式方法，提升城建檔案管理的效率和水平，從而達到公共管理的需求，確保城市監(jiān)管機制的科學化，從而沖破傳統(tǒng)城市管理模式的局限性，促進城市的可持續(xù)發(fā)展。

一、智慧城市的概念和基本特征

對于智慧城市的概念有多種定義，但簡單而言，智慧城市是一種讓城市居民以完善的信息化建設為基礎，充分享受信息化帶來的智慧化城市生活。智慧城市具有以下特征：一是以互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等通信網(wǎng)絡為基礎；二是以數(shù)量眾多、功能齊全的高級終端為載體；三是以方便城市居民生活為目標，如智能交通、智能辦公等；四是以平安、高效、便捷、綠色環(huán)保以及健康為主要效益；五是以快速處理突發(fā)事件的應變能力、節(jié)能、環(huán)保并可持續(xù)發(fā)展為注重點。

智慧城市應有的特征是全面物聯(lián)、實時傳送、智能處理以及協(xié)同運作。智慧城市是在數(shù)字化、智能化城市基礎上進化的一種更高級別的城市發(fā)展形勢，互聯(lián)網(wǎng)的應用賦予其無所不知的感知能力，這樣一個全新的、智能的模式，為人們生活的創(chuàng)新和發(fā)展奠定了重要基礎。

二、城市檔案管理的重要意義

城建檔案管理工作主要是對城市已建成的建筑、在建的工程項目及未來規(guī)劃建設的方案、施工圖紙、規(guī)劃圖等紙質和電子文檔，展開歸納、整理及保存的工作，以便相關城市管理部門隨時調閱、查詢，并為整個城市在未來的規(guī)劃發(fā)展中提供有價值的參考。因此，城建檔案就是一個城市發(fā)展的歷史，對每一個城市都有著重要的意義。此外，還應重視城建檔案管理工作，在全面收集信息工作的同時，也要做好檔案的歸納以及整理工作，創(chuàng)新城建檔案的管理方式和手段，緊跟智慧城市的發(fā)展步伐。

1.工作價值

在信息技術出現(xiàn)前，城市的規(guī)劃和設計圖都是由規(guī)劃師和設計師親手繪制而成。這些最原始的手制繪圖作為極具參考價值的資料，為后來的建設者提供了翔實的信息，并得到了反復應用，是城建檔案的原型。這些被長期多次使用的圖紙正是城建檔案工作價值的體現(xiàn)。隨著時代的發(fā)展，科學技術不斷進步，電子信息技術已經(jīng)代替了手工制作，新型的數(shù)字化地形圖通過電子版本的形式取代了傳統(tǒng)的紙質圖紙。但無論是以何種形式呈現(xiàn)，這些圖紙都是城建檔案的重要內容，具有無可替代的價值。

2.管理價值

城建檔案是由政府管理部門和相關機構共同建立并嚴格審核的，具有較強的權威性，從城市每一個建筑的開始到完工再到投入使用都有詳細的記載，經(jīng)過長期的積累，其包含了海量的數(shù)據(jù)和信息，形成了一個由數(shù)據(jù)組成的大型資料庫。這些數(shù)據(jù)為城市未來的發(fā)展建設提供了翔實的數(shù)據(jù)基礎，并成為檢驗建設工作合理性的標準，體現(xiàn)了城建檔案的管理價值。

3.社會價值

城建檔案管理的社會價值主要表現(xiàn)在其可以完整、準確和客觀地為城市建設和管理工作提供重要的參考依據(jù)，并對提升城市管理工作水平具有較好的推動作用。此外，城建檔案具有服務功能，能夠充分滿足使用者的相關檔案需求，保障和維護了用戶的經(jīng)濟利益。

三、智慧城市的發(fā)展對城建檔案管理工作提出創(chuàng)新性要求

城建檔案對于我國智慧城市的建設具有重要的工作價值、管理價值和社會價值。因此，良好的城市檔案管理模式不僅是推進智慧城市建設的需要，還是適應新時代發(fā)展趨勢的需求。隨著智慧城市的出現(xiàn)和發(fā)展，對城建檔案管理工作也有了更高的要求。

1.城建檔案要實現(xiàn)信息化管理

智慧城市是以數(shù)字化、信息化和智能化為基礎，因此，城建檔案管理工作的創(chuàng)新出發(fā)點也要以此為前提，信息化管理是必要的手段。利用互聯(lián)網(wǎng)技術搭建的數(shù)據(jù)庫平臺，通過數(shù)字檔案取代原有紙質檔案的方式，將城市建設的各類信息、數(shù)據(jù)分類存儲，信息查詢者通過數(shù)據(jù)庫獲取所需的翔實數(shù)據(jù)，不僅方便、快捷，還實現(xiàn)了城建檔案信息化管理。

2.城建檔案要實現(xiàn)高效管理

城建檔案實現(xiàn)高效化管理也是智慧城市的要求，其中高效、快捷的查詢、應用、下載以及復制是具體要求。隨著城市進入智慧城市發(fā)展階段，越來越多的建設工程項目拔地而起，整個施工過程中需要大量的信息匯總，從項目審批到審核施工，管理部門多，信息量大且種類繁多，需要城建檔案管理工作通過信息技術將這些信息收集、歸類到數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡上傳實現(xiàn)政府城建管理多部門信息共享，最大限度地提高城建檔案管理工作的效率和質量。

四、智慧城市背景下城建檔案管理工作中存在的問題

1.城建檔案管理缺乏先進理念，無法跟上智慧城市發(fā)展的步伐

在眾多城建檔案管理部門中依舊是傳統(tǒng)的檔案管理理念。究其原因，主要是由于城建檔案管理部門尚未充分意識到檔案管理工作對一個城市發(fā)展的重要性。此外，城建檔案管理工作人員缺乏主動性和積極性。城建檔案管理部門未及時收集各類信息，缺乏與政府相關部門的有效溝通，各類信息未能及時歸納、分類、上傳至數(shù)據(jù)庫，導致數(shù)據(jù)庫信息更新不及時，沒有起到應有的快捷查詢服務作用。城建檔案管理部門的基本職責就是收集和保管城市每一項建設中的信息、資料，對城市發(fā)展的重要性不言而喻。

2.未將信息技術充分應用在城建檔案管理工作中

盡管信息技術已經(jīng)在各行各業(yè)得到廣泛應用，且技術日益成熟，但在城建檔案管理工作中未得到充分應用。其中，表現(xiàn)最為突出的是沒有搭建強大的數(shù)據(jù)服務平臺作為業(yè)務支撐。在城建檔案管理中對信息技術應用的不重視，導致相關資金投入不足，信息化建設要求的必備硬件設備設施，如缺乏計算機、網(wǎng)絡等，很難真正建立起完善的電子信息數(shù)據(jù)庫，對信息共享、傳遞都產(chǎn)生了嚴重的影響。

3.城建檔案新舊載體媒介的轉換工作存在問題

眾所周知，城建檔案的原始資料、信息和圖紙是以紙質形式展開歸納、分類和保管。進入信息化時代，城建檔案管理工作的重要內容之一就是要將紙質化文檔轉為電子文檔，并上傳至數(shù)據(jù)庫存儲。盡管電子文檔有著容量大、查詢便捷等諸多優(yōu)點，但一些珍貴的紙質文檔也需要妥善保管，不能過度將工作重心偏移到電子檔案建設當中。

五、智慧城市背景下城建檔案管理策略

城建檔案管理部門是一個城市建設、發(fā)展的重要基礎部門，保存和管理海量的重要基礎信息。在智慧城市的建設和發(fā)展中，城建檔案管理部門應充分發(fā)揮其自身作用，運用現(xiàn)代化信息技術，推動智慧城市的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1.城建管理部門要樹立先進的管理理念

智慧城市是城市升級轉型的必由之路。其以云計算、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等信息技術作為支撐，將城市的交通、醫(yī)療、建筑等各行各業(yè)的數(shù)據(jù)串聯(lián)并統(tǒng)籌整合，使人們的生產(chǎn)、生活更加便利和智能。智慧城市的核心理念就是“以人為本”。由此可以看出，無論是城市信息化、智能化建設還是在城市發(fā)展規(guī)劃中，信息、數(shù)據(jù)的收集和存儲都占據(jù)著重要的地位。作為存儲一個城市發(fā)展規(guī)劃重要信息的管理部門，城建檔案管理工作的重要性尤為突出。在推動智慧城市建設過程中，城建檔案管理部門應對當前所有的城市建設信息展開篩選，為未來智慧城市建設的規(guī)劃做出預測和指導，避免出現(xiàn)由于信息差錯導致“走彎路”的情況。要實現(xiàn)預測和指導功能，就要通過分析歷史數(shù)據(jù)，推測出未來可能出現(xiàn)的狀況，提前發(fā)現(xiàn)狀況并及時優(yōu)化調整。這項重要的功能要求城建檔案管理部門要通過不斷創(chuàng)新，樹立先進的管理理念。首先，要摒棄傳統(tǒng)、落后的管理理念。應認識到城建檔案管理工作在智慧城市建設中的重要作用，通過不斷創(chuàng)新城建檔案管理思路，在具體工作中采用新的管理方法，順應時代的發(fā)展，提升城建檔案管理工作的質量；其次，城建檔案管理工作人員要積極提升工作能力。通過在工作中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷創(chuàng)新城建檔案管理工作模式。

2.充分應用信息技術，搭建信息平臺

數(shù)字化、智能化是智慧城市的基礎，也為城建檔案管理工作提出了更高的要求。信息化、準確化和正規(guī)化是智慧城市建設中對城建檔案管理工作的基本要求，為此，城建管理部門要充分運用信息技術，專門構建城建檔案的信息平臺。除了在部門內設置專門崗位外，還要加大對信息平臺搭建的硬件設備設施的資金投入，完善平臺多功能建設，將收集、整理、歸類、傳遞及查詢等功能集于一身，并通過互聯(lián)網(wǎng)技術，方便、快捷地將信息、數(shù)據(jù)傳送到智慧城市建設中任何需要的地方，進一步提高城建檔案管理工作的效率。

3.充分做好新舊檔案之間的互換工作

信息化、數(shù)字化的技術應用，在智慧城市的建設中有其快捷、便利的優(yōu)勢，在城建檔案管理工作中也發(fā)揮了積極的重要作用。但要清楚地認識到，以信息技術為手段的電子檔案存儲、傳遞模式也容易受到網(wǎng)絡突發(fā)狀況的影響，一旦斷網(wǎng)斷電，將會導致不可挽回的損失。因此，在城建檔案管理工作中，將紙質檔案轉為電子檔案過程中，要注意將那些極具歷史、傳承價值的紙質文件轉換為電子文件后，還要妥善保管原始的紙質文檔，做到“雙軌制”管理。

4.城建檔案管理部門要加強綜合性專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)

加強檔案管理人員隊伍建設是科技進步的必然結果。新時期，政務公開和信息技術的發(fā)展已將檔案服務工作的重要地位凸顯出來。檔案管理信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在電子政務的推進下，逐步實現(xiàn)了電子檔案的形成與管理。城建檔案管理部門作為智慧城市建設中的重要信息基礎部門，應該重視對檔案管理相關專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有建立一支具有高素質的綜合型專業(yè)人才隊伍，才能滿足智慧城市建設和發(fā)展的需要。

在智慧城市建設和發(fā)展的背景下，城市檔案管理部門要結合自身的工作特點，建立自己的專業(yè)人才隊伍，通過各種有效手段提高部門員工工作的積極性，并在實際工作中持續(xù)提升團隊的整體素質，實現(xiàn)城建檔案管理的信息化、專業(yè)化，這是提升城建檔案管理水平的重要手段之一。

在城建檔案管理部門內設立有效的獎罰機制。只有在部門內設立有效的獎罰機制，才能更有效地激勵員工工作的積極性，使其全身心投入城建檔案管理現(xiàn)代化建設中，不僅給檔案管理工作帶來生機和活力，還能有效吸引更多的人才加入團隊當中，從而實現(xiàn)人才數(shù)量、質量的積累。

有針對性地對部門人員展開培訓。智慧城市本身就是信息化、智能化開放的城市，其在建設、發(fā)展過程中會出現(xiàn)各種新資源、新知識和新思想。城建檔案管理部門作為信息采集、存儲部門，可謂是“近水樓臺先得月”，要積極利用好這些資源、知識和思想，對員工展開更深層次的培養(yǎng)，讓員工能力全方位提升的同時，還可以為智慧城市的發(fā)展建設提供更好的服務。

城建檔案管理部門要注重外部人才的引進。城建檔案管理部門在注重內部員工培訓的同時，也要注重對外部優(yōu)秀人才的引進，主動采取政策激勵等多種方式建立人才引進制度，從而提升對社會人才的吸引力，進一步加強自身人才隊伍建設。

六、結語

綜上所述，本文基于智慧城市背景下的城建檔案管理工作，詳細分析了當前城建檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和存在的價值，探索了在智慧城市背景下，城建檔案管理工作創(chuàng)新的方式方法，面對數(shù)字化、智能化的智慧城市發(fā)展建設，城建檔案管理人員只有進一步深化認識，借助更加先進的硬件設備設施和技術，構建更加完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，才能有效提高城建檔案管理水平，推動智慧城市理念以及現(xiàn)代城市建設事業(yè)的發(fā)展與進步。智慧城市的發(fā)展建設是城市未來發(fā)展的必由之路，是必然趨勢。政府部門應高度重視，用科學、合理的方式不斷提高城市管理工作效率，完善城建檔案信息服務，為建設智慧城市作出貢獻。

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（作者單位：濱州市建設工程質量安全服務中心）