圖書資料和紙質(zhì)檔案的科學(xué)保護(hù)及處理

作者簡(jiǎn)介：謝偉香（1980—），男，漢族，福建龍巖人，在職研究生，館員，研究方向：檔案保管利用和修復(fù)。

摘 要：現(xiàn)階段，在圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)以及處理過程中，工作人員需要制定完善的管理舉措和方案，優(yōu)化管理方法，提高管理水平。相關(guān)單位需要依托環(huán)境控制、防火防水控制、防塵防蟲控制以及數(shù)字化管理，制定嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的管理規(guī)劃，從而提高圖書資料和紙質(zhì)檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：圖書資料；紙質(zhì)檔案；科學(xué)保護(hù)

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

現(xiàn)階段，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)處理的過程中，工作人員需要制定完善的管理規(guī)劃，優(yōu)化工作事項(xiàng)，革新資料管理方法，制定嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的管理流程，從而保證相關(guān)資料文獻(xiàn)得到妥善、高效的保存。

一、圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)以及處理中存在的問題

圖書檔案資料的科學(xué)保護(hù)和處理工作涉及較多流程，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、資金。但是，由于相關(guān)部門未加大資源投入，以至于在資料保存管理過程中各項(xiàng)工作無法有序開展。另外，在圖書資料管理過程中也涉及較為復(fù)雜的技術(shù)指標(biāo)，但由于相關(guān)單位并沒有及時(shí)更新和優(yōu)化技術(shù)，未引進(jìn)數(shù)字化、信息技術(shù)，無法提高管理水平。最為關(guān)鍵的是，在資料管理期間還缺失一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的作業(yè)程序，大部分工作人員在管理活動(dòng)中存在對(duì)工作開展目標(biāo)理解不清晰、對(duì)工作職責(zé)不明確的狀況，從而無法在資料管理過程中做到科學(xué)、高效的取舍，最終浪費(fèi)大量資源和資金。另外，由于缺失一套規(guī)范化的管理制度，相關(guān)工作人員缺乏約束管控，在圖書資料檔案管理過程中存在應(yīng)付了事的心態(tài)，也給相關(guān)工作的開展帶來極大困擾。相關(guān)部門需要改善現(xiàn)有的圖書資料紙質(zhì)檔案管理策略，革新管控方法，從而提高管理水平。

二、圖書資料和紙質(zhì)檔案的科學(xué)保護(hù)策略

1.環(huán)境控制策略

當(dāng)前，對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)保護(hù)管理需要制定一套成熟完善的環(huán)境控制策略，以此來提高管理水平。在該環(huán)節(jié)，對(duì)溫度、濕度、光照和空氣質(zhì)量的調(diào)控是環(huán)境控制的重點(diǎn)內(nèi)容，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)文檔實(shí)行科學(xué)保管的過程中，一般需要將室溫控制在20℃，以此來緩解紙張老化，防止紙張變脆或出現(xiàn)發(fā)黃的情況。另外，在濕度管理環(huán)節(jié)，工作人員也需要有效防范紙張存在的變軟、發(fā)霉等問題，如果濕度過高會(huì)導(dǎo)致以上現(xiàn)象出現(xiàn)，但如果濕度過低將會(huì)導(dǎo)致紙張過于干燥，出現(xiàn)收縮。在通常情況下，對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案存放環(huán)境的濕度應(yīng)控制在40%～60%左右，從而可減少紙張老化和變形的概率。

另外，部分紙張長(zhǎng)期暴露在強(qiáng)光下會(huì)出現(xiàn)變黃、褪色的現(xiàn)象，因此，在保護(hù)圖書資料和紙質(zhì)檔案的過程中，工作人員需要盡可能避免相關(guān)資料受到陽光直射，可使用窗簾、遮光材料來降低光照強(qiáng)度，還需要減少使用紫外線燈，避免給紙張帶來損害和影響。除此之外，空氣中的污染物夾雜著化學(xué)物質(zhì)，會(huì)給紙張檔案、圖書資料帶來氧化影響，如二氧化硫、酸性氣體以及具備揮發(fā)性的有機(jī)物會(huì)加速紙張的老化腐朽。因此，在存放區(qū)域應(yīng)當(dāng)具備良好的空氣質(zhì)量，避免有毒有害氣體污染紙張。在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)保護(hù)的過程中，工作人員需要對(duì)環(huán)境控制工作足夠重視，只有這樣才能進(jìn)一步提高保護(hù)水平。

2.防火防水管控

對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案防火防水保護(hù)是必不可少的，在該環(huán)節(jié)，工作人員需要嚴(yán)格把控其存放環(huán)境，減少火災(zāi)事故發(fā)生的概率。例如，相關(guān)人員需要定期檢測(cè)火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)的完整性、可靠性，部署完善的自動(dòng)滅火系統(tǒng)，及早發(fā)現(xiàn)火災(zāi)，并能夠采取果斷的滅火舉措，減少火災(zāi)對(duì)文獻(xiàn)資料所帶來的損害和影響。此外，相關(guān)圖書資料、檔案室以及相關(guān)部門單位的工作人員也需要正確處理火災(zāi)緊急情況，增強(qiáng)對(duì)火災(zāi)的應(yīng)變管控能力。同時(shí)，還要使用部分特殊的材料來防止火勢(shì)蔓延，如在保管部分機(jī)密的紙質(zhì)文件資料時(shí)可以使用阻燃材料，對(duì)其展開隔火、隔熱處理，以減少火災(zāi)蔓延的速度。

水災(zāi)是圖書資料和紙質(zhì)檔案遭受重大損失的關(guān)鍵因素之一，防治水災(zāi)是必不可少的工作事項(xiàng)，相關(guān)工作人員需要在保存區(qū)域安裝必要的防水措施，如合理設(shè)置防水屏障、水泵和防水墻。在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行儲(chǔ)存的過程中，需要將其存放在高處或者防水柜中，避免水災(zāi)對(duì)其帶來損害和影響。在日常檢修管理環(huán)節(jié)，工作人員需要定期檢查建筑物內(nèi)部的水管和防水設(shè)施，確保其能夠正常穩(wěn)定運(yùn)行，減少發(fā)生水災(zāi)的概率。因此，工作人員在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)的過程中，需要制定嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的防火防水舉措，提高資料的管理水平。

3.防塵防蟲控制

現(xiàn)階段，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案管理期間，工作人員加強(qiáng)防蟲防塵控制需要從以下多個(gè)層面來開展。首先，工作人員需要定期清潔資料庫，去除表面的灰塵，要使用柔軟的布或?qū)I(yè)的吸塵器，避免其中化合物以及清潔劑給紙質(zhì)資料帶來影響；其次，在防塵管控過程中，應(yīng)使用密封性良好的袋子或盒子存放圖書資料和紙質(zhì)檔案，避免產(chǎn)生灰塵。此外，在環(huán)境控制過程中還需要通過維持濕度和溫度來減少灰塵的產(chǎn)生，只有將各項(xiàng)指標(biāo)控制在合理范圍，才能夠起到防塵管控的功效。

在后續(xù)防蟲過程中，工作人員需要定期檢查、評(píng)估圖書資料和紙質(zhì)檔案是否遭受蟲害，要及早發(fā)現(xiàn)問題，采取果斷舉措，尋找害蟲跡象，對(duì)蟲卵、蟲洞和蟲糞的排查，做到防患于未然。針對(duì)蟲害嚴(yán)重的部分，工作人員可在存放區(qū)域使用殺蟲劑，但要控制好殺蟲劑的劑量，避免給文獻(xiàn)資料帶來額外的損傷，以此來提高防蟲管控水平。最關(guān)鍵的是，過于潮濕的區(qū)域會(huì)滋生蟲卵，有效管控存放區(qū)域的濕度、溫度環(huán)境，能夠抑制蟲卵繁殖。因此，在防蟲的過程中工作人員也需要嚴(yán)格把控保存環(huán)境的濕度，確保在干燥的環(huán)境下存放圖書資料和紙質(zhì)檔案。

4.定期檢查和維護(hù)

現(xiàn)階段，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)保護(hù)的過程中，工作人員需要采取定期檢查的策略，在該環(huán)節(jié)包含使用多維度的檢測(cè)方法。首先，工作人員需要有效排查紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的物理損傷，如撕裂、折疊和破損等問題，相關(guān)損傷會(huì)導(dǎo)致圖書資料和紙質(zhì)檔案遭受損壞。因此，工作人員需要定期檢測(cè)其是否受到物理損傷，并采取妥善、有效的修復(fù)措施。另外，在圖書資料和紙質(zhì)檔案中也包含大量酸性紙張，極易褪色、變脆，因此，在日常排查環(huán)節(jié)需要檢測(cè)酸性紙張的比例，并對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)資料采取數(shù)字化復(fù)刻等方式，防患于未然。在維護(hù)管理過程中，針對(duì)受到物理損傷的文件資料，工作人員可以使用酸性無害膠水對(duì)其修復(fù)處理，還可以使用酸性無害的保護(hù)套封面來保護(hù)相關(guān)文獻(xiàn)資料。最為關(guān)鍵的是，需要通過定期翻動(dòng)圖書資料和紙質(zhì)檔案，避免長(zhǎng)時(shí)間壓迫同一部位，減少損傷和變形的概率。因此，工作人員需要定期檢查和維護(hù)圖書資料和紙質(zhì)檔案，提高科學(xué)保護(hù)的水平和效率。

除此之外，在日常檢測(cè)管理過程中，工作人員需要關(guān)注圖書的裝訂質(zhì)量，及時(shí)修復(fù)其中裝訂松動(dòng)、破損的檔案文件，從而保證文獻(xiàn)資料的完整性和穩(wěn)定性。在數(shù)字化、信息化時(shí)代，還可以采取將部分紙質(zhì)資料實(shí)施數(shù)字化保管的舉措。數(shù)字化備份可以防止原始文件損壞、丟失而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的完整性遭到破壞。同時(shí)，在對(duì)數(shù)字化文獻(xiàn)資料檢測(cè)過程中也需要對(duì)資料的完整性和可訪問性展開評(píng)估和分析。

三、圖書資料和紙質(zhì)檔案的科學(xué)處理

1.目錄和分類

現(xiàn)階段，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)處理的過程中，需要采取目錄分類的舉措，相關(guān)單位需要借助分類管理的方法，制定更加完善的分類依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔展開詳細(xì)的記錄管理。目錄和分類主要是將大量無序的資料和檔案信息組織成有序的結(jié)構(gòu)，保證用戶能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需要的信息。通過將相關(guān)資料歸類到特定的主題或主題領(lǐng)域，建立清晰的信息體系，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資料快速管控。因此，在分類管理過程中應(yīng)當(dāng)制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程和框架，相關(guān)單位需要使用十進(jìn)制分類法，按照知識(shí)領(lǐng)域?qū)D書資料劃分為不同的類別和子類別，保證不同的資料相互隔離，確保相關(guān)資料的可訪問性得到大幅度提升。另外，通過為圖書資料和紙質(zhì)檔案提供準(zhǔn)確的目錄信息，用戶可以通過關(guān)鍵詞、作者以及主題檢索文獻(xiàn)資料，從而使相關(guān)資料的可訪問性得到大幅度提升。通過目錄分類不僅可以查詢到特定的信息，還能夠發(fā)現(xiàn)多個(gè)領(lǐng)域的資源，可拓寬讀者的知識(shí)獲取空間范圍。因此，在對(duì)圖書資料檔案實(shí)行科學(xué)處理的過程中，工作人員應(yīng)建立完整、全面的目錄和分類，做到精細(xì)化的結(jié)構(gòu)拆分，從而提高資料管理水平。

2.標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)設(shè)定

在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)處理的環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)通過標(biāo)簽、標(biāo)識(shí)來記錄不同的資源，以便快速找到相關(guān)信息。標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)主要是將圖書和檔案資料以某一種信息的定向化描述，將各個(gè)資源標(biāo)準(zhǔn)化處理，通過為每個(gè)資源分配唯一標(biāo)簽、標(biāo)識(shí)及符號(hào)，保證相關(guān)資源在整個(gè)體系中具備唯一性和可識(shí)別性。相關(guān)標(biāo)識(shí)信息通常是以數(shù)字編碼、條形碼以及各種物聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽的形式存在，在資源管控過程中起到至關(guān)重要的作用。工作人員可以將標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)資源緊密關(guān)聯(lián)在一起，快速追蹤并實(shí)行資源管理，對(duì)圖書資源的位置狀態(tài)和借閱情況展開管控，有助于提高對(duì)信息資源的管控精度，提高信息管理的品質(zhì)和效率。標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)為用戶訪問資源提供方便，用戶可以使用標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)符號(hào)搜索，快速找到圖書資源和檔案信息，提高用戶的滿意度，使用戶的實(shí)際使用體驗(yàn)感得到大幅度提升。在圖書資料和檔案管理過程中，需要通過標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)來減少信息丟失和混亂的概率。在數(shù)字化信息時(shí)代，數(shù)字標(biāo)簽在數(shù)字化資源管理過程中得到廣泛應(yīng)用，圖書館在對(duì)紙質(zhì)檔案和資料實(shí)行管理過程中也需要通過多元化的數(shù)字處理技術(shù)，提高信息的可訪問度。同時(shí)，還需要對(duì)標(biāo)簽和標(biāo)識(shí)常態(tài)化更新，根據(jù)相關(guān)資料信息的變更狀況，采取靈活動(dòng)態(tài)的管理舉措，提高管控水平。

3.數(shù)字化處理

數(shù)字化處理在圖書資料和紙質(zhì)檔案管理過程中至關(guān)重要，通常利用儲(chǔ)存介質(zhì)和各種工具將重要的檔案資料數(shù)字化保管，提高資料的綜合管理水平。首先，通過數(shù)字化處理工具，結(jié)合儲(chǔ)存和保護(hù)介質(zhì)，將相關(guān)資料儲(chǔ)存到云端服務(wù)器或各種電子儲(chǔ)存媒介中。其次，通過數(shù)字化處理也能夠方便檢索、訪問、共享和傳播。在該環(huán)節(jié)，工作人員需要根據(jù)圖書資料和紙質(zhì)檔案的屬性類別，對(duì)需要數(shù)字化處理的檔案資料實(shí)行層次劃分，制訂一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的儲(chǔ)備周期、計(jì)劃和方案，對(duì)相關(guān)資料妥善管理，開展無紙化、結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，從而提高信息資源的綜合利用水平。

四、圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)和處理的注意事項(xiàng)

1.制定一套完善的管理制度

通過上文的論證分析不難看出，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行管理期間，需要借助多元化的技術(shù)手段以及明確各種細(xì)節(jié)指標(biāo)，其所涉及的工作內(nèi)容較多且復(fù)雜。在該環(huán)節(jié)，相關(guān)單位需要明確管理工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，找到管控方向，為此需要制定一套成熟、完善的管理制度和管理體系，高效把控圖書資料和紙質(zhì)檔案管理過程中的各項(xiàng)指標(biāo)，科學(xué)制訂嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的管理方案和計(jì)劃，從而提高資料管理水平。工作人員需要耐心細(xì)致地開展各項(xiàng)工作，制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南，規(guī)范化描述圖書資料和紙質(zhì)檔案的管理方法，保證每一位工作人員在資料管控過程中能夠找到出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，從而提高工作水平和效率。另外，在對(duì)紙質(zhì)資料展開無紙化管理期間，還需要明確數(shù)字化、信息化和無紙化轉(zhuǎn)變的流程，嚴(yán)格管控其中的工作指標(biāo)，做到有的放矢，提高工作水平。

2.加大經(jīng)費(fèi)投入力度

在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行管理過程中涉及較多零散、雜亂的事項(xiàng)，包含對(duì)人員、環(huán)境、材料和技術(shù)等多項(xiàng)資源的使用，相關(guān)部門需要投入足夠資源來支撐檔案管理工作的開展，在該環(huán)節(jié)需要相關(guān)部門制訂一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的預(yù)算管理計(jì)劃，嚴(yán)格把控圖書資料和紙質(zhì)檔案管理過程中各項(xiàng)指標(biāo)以及各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇芷凇⒐芾硌h(huán)，監(jiān)管資料管理期間各項(xiàng)資金的支出，制定科學(xué)的預(yù)算管理規(guī)劃，在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行以及后續(xù)預(yù)算總結(jié)反思過程中，根據(jù)管理需求做到精細(xì)化控制，減少資源浪費(fèi)，從而提高管理水平。

3.加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)

現(xiàn)階段，在圖書資料和紙質(zhì)檔案科學(xué)保護(hù)管理過程中，新技術(shù)、新方法和新流程不斷涌現(xiàn)，原有的管理體系和架構(gòu)可能不適應(yīng)全新的工作需求。首先，在資料管理過程中，相關(guān)部門需要引進(jìn)多元化的管理舉措，加大對(duì)員工的教育培訓(xùn)，使其在管理過程中能夠提高工作水平。相關(guān)部門可以定期開展專題講座，深化管理過程中的服務(wù)意識(shí)，并結(jié)合精細(xì)化管理開展各項(xiàng)工作；其次，在科學(xué)保護(hù)過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)具備基本的安全意識(shí)、道德規(guī)范，為其分配對(duì)應(yīng)的管理職責(zé)，保證圖書資料和紙質(zhì)檔案的科學(xué)保護(hù)水平和效率得到提高。在管理過程中，針對(duì)資料的妥善保管和使用并不是某一個(gè)部門的工作職責(zé)，需要在全員參與的情況下提高管理水平。因此，應(yīng)明確管理職責(zé)，開展全員教育培訓(xùn)，以此來提升工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語

總體來說，在對(duì)圖書資料和紙質(zhì)檔案實(shí)行科學(xué)保護(hù)的處理過程中，工作人員需要完善現(xiàn)有的工作流程和方法，引進(jìn)信息化、數(shù)字化工具，結(jié)合精益化的管理方法，提高資料管理水平。各單位在檔案資料管理過程中應(yīng)加強(qiáng)交流合作，制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的管理程序，以規(guī)范化的形式推動(dòng)各項(xiàng)工作緊密、高效開展，從而提高管理工作的品質(zhì)和效率。

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（作者單位：龍巖市永定區(qū)龍湖保護(hù)與發(fā)展中心）