人力資源開發(fā)視角下醫(yī)院人事檔案管理探究

作者簡(jiǎn)介：王旭（1991—） ，男 ，漢族，山東莒南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：醫(yī)院作為提供關(guān)鍵醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)，在維護(hù)患者健康和安全的同時(shí)，也需要有效管理其內(nèi)部人力資源。醫(yī)院人事檔案管理起著至關(guān)重要的作用。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子化人事檔案管理已成為現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵舉措。文章將探究醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并闡述人力資源開發(fā)視角下醫(yī)院人事檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：人力資源開發(fā)視角；人事檔案管理；策略探究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸變得過時(shí)和低效。紙質(zhì)檔案管理可能導(dǎo)致文件丟失、破壞、難以檢索以及風(fēng)險(xiǎn)管理問題。因此，越來越多的醫(yī)院轉(zhuǎn)向電子化人事檔案管理系統(tǒng)，以克服這些問題。電子化人事檔案管理在醫(yī)院人力資源開發(fā)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，有助于確保檔案管理的合規(guī)性，提高了檔案管理的效率和水平，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性

醫(yī)院作為一個(gè)特殊的組織，有大量的人事檔案需要管理和保存。醫(yī)院人事檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.法律合規(guī)性

醫(yī)院人事檔案管理與法律法規(guī)的合規(guī)性相關(guān)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，醫(yī)院必須建立健全人事檔案管理制度，并按照規(guī)定保存和管理檔案。醫(yī)院的人事檔案中包含了員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷證明和職稱評(píng)定等重要信息，未經(jīng)過合法授權(quán)的查閱、使用或泄露，將會(huì)涉嫌侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)和醫(yī)院的保密制度。

2.信息化管理

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理的方式也逐漸向電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變。通過電子化管理，醫(yī)院更加方便地存儲(chǔ)、檢索和利用人事檔案信息。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和空間，且容易出現(xiàn)檔案遺失、損壞等問題，給醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)和管理帶來困擾。現(xiàn)代化的電子化管理提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，降低了人力成本，方便醫(yī)院隨時(shí)隨地查詢和利用人事檔案信息。

3.績(jī)效考核與人才管理

人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院績(jī)效考核和人才管理具有重要意義。通過人事檔案中的工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄和榮譽(yù)評(píng)定等信息，醫(yī)院對(duì)員工的工作表現(xiàn)實(shí)施評(píng)估和考核。檔案管理還有助于醫(yī)院的人才儲(chǔ)備和后繼交接，通過分析檔案中的信息，醫(yī)院了解員工的能力和潛力，制訂更加科學(xué)的人才培養(yǎng)和激勵(lì)計(jì)劃，合理安排和調(diào)整人員編制和崗位配置。

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理的重要性在于保障醫(yī)院的合法性、合規(guī)性，實(shí)現(xiàn)人事信息的合理管理和利用，促進(jìn)績(jī)效考核和人才管理的科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)高度重視人事檔案的管理，建立健全檔案管理制度和信息化管理系統(tǒng)，有效保護(hù)醫(yī)院和員工的權(quán)益，推動(dòng)醫(yī)院人事工作的規(guī)范化和科學(xué)化開展。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中至關(guān)重要的一項(xiàng)工作，關(guān)系到醫(yī)院的人力資源管理、合規(guī)性以及患者的安全。然而，許多醫(yī)院在人事檔案管理方面還存在一些問題和挑戰(zhàn)。

1.不完善的電子化管理系統(tǒng)

許多醫(yī)院仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，或者使用過時(shí)的電子化系統(tǒng)，導(dǎo)致了一系列問題。首先，紙質(zhì)檔案容易遺失、損壞或被盜，可能導(dǎo)致人事記錄的不完整和不安全；其次，過時(shí)的電子化系統(tǒng)可能缺乏必要的功能，如數(shù)據(jù)備份、安全性和權(quán)限管理，從而增加了信息被泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)代醫(yī)院需要構(gòu)建全面的電子化檔案管理系統(tǒng)，以提高工作效率、數(shù)據(jù)安全性和合規(guī)性。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和更新不及時(shí)

由于醫(yī)院人事檔案通常包含大量員工的個(gè)人和職業(yè)信息，如聘用合同、培訓(xùn)記錄、資格證書以及健康檔案等，如果這些數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，可能對(duì)醫(yī)院的合規(guī)性和員工管理產(chǎn)生嚴(yán)重影響。例如，由于疏忽或管理不善，一些員工檔案可能會(huì)丟失或不完整，導(dǎo)致合規(guī)性問題；錯(cuò)誤的員工信息可能會(huì)導(dǎo)致工資計(jì)算錯(cuò)誤、健康記錄混亂等問題；員工的聘用、晉升和辭職等信息沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致工資計(jì)算錯(cuò)誤和不合規(guī)問題。

3.合規(guī)性和隱私問題

醫(yī)院的人事檔案管理需要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，尤其是涉及患者隱私和員工權(quán)益的法律。（1）患者隱私問題：醫(yī)院?jiǎn)T工能夠訪問包含患者信息的檔案，如果不妥善管理，可能會(huì)導(dǎo)致患者隱私被泄露。（2）數(shù)據(jù)安全問題：?jiǎn)T工檔案可能包含敏感信息，如社會(huì)保障號(hào)碼、銀行信息等，如果不加以保護(hù)，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露和身份信息被盜等問題。（3）法律問題：醫(yī)院需要確保人事檔案的管理符合適用的法律法規(guī)，包括雇傭法、健康信息法等，以免面臨法律訴訟和罰款。

三、人力資源開發(fā)視角下醫(yī)院人事檔案管理策略

1.建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院作為一個(gè)組織，擁有大量的人事檔案需要管理和保存，需要建立健全人事檔案管理制度，明確檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體規(guī)定和流程。

檔案種類：明確不同類型的人事檔案，如員工個(gè)人信息檔案、工作經(jīng)歷檔案和培訓(xùn)記錄檔案等，并針對(duì)各種檔案開展分類、歸檔和編號(hào)，便于管理和檢索。

檔案錄入與編制：規(guī)定檔案的錄入時(shí)間、錄入人員和錄入方式。明確檔案編制的要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

檔案整理與存儲(chǔ)：確定檔案整理的方法和流程，包括整理員的選拔和培訓(xùn)、整理標(biāo)準(zhǔn)和要求。明確檔案的存儲(chǔ)方式和地點(diǎn)，確保檔案的安全性和完整性。

檔案保存期限：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院的實(shí)際情況，規(guī)定檔案的保存期限。不同類型的檔案可能有不同的保存期限，如個(gè)人信息檔案可能需要永久保存，而培訓(xùn)記錄檔案可能只需要保存一定的年限。

檔案檢索與利用：明確檔案的檢索方式和權(quán)限控制。建立檔案檢索系統(tǒng)，包括關(guān)鍵詞檢索、索引體系等，便于查找和利用檔案信息。同時(shí)，規(guī)定訪問和借閱檔案的權(quán)限和程序，確保檔案的保密性。

檔案管理的責(zé)任和監(jiān)督：明確檔案管理工作的責(zé)任人和職責(zé)。安排專門的檔案管理人員，并設(shè)立檔案管理部門或委員會(huì)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、監(jiān)督和評(píng)估。

醫(yī)院人事檔案管理制度的建立和執(zhí)行，能夠確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性，不僅有助于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能保障檔案的安全性和可用性，促進(jìn)醫(yī)院人力資源的合理配置和開發(fā)利用。因此，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理制度的重要性，并根據(jù)實(shí)際情況制定和完善相應(yīng)的制度和規(guī)定。

2.實(shí)施電子化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理已經(jīng)逐漸成為醫(yī)院人事檔案管理的主流方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式通常需要大量的人力、物力和時(shí)間成本，但管理效率低、安全隱患大。電子化管理通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換、分類、索引和存儲(chǔ)，能有效解決這些問題。電子化管理的首要任務(wù)是對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。數(shù)字化轉(zhuǎn)換通過掃描或拍照等方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，再通過人事信息管理系統(tǒng)展開分類和索引。數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)在于容易存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)，不容易丟失或損壞，且能夠隨時(shí)隨地檢索和查詢信息。人事信息管理系統(tǒng)是電子化管理的核心，通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理、查詢和統(tǒng)計(jì)等功能。人事信息管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用程序和用戶接口。數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)和管理人事檔案信息的核心，應(yīng)用程序是人事檔案管理的功能實(shí)現(xiàn)，用戶接口是檔案管理人員和用戶與系統(tǒng)交互的界面。通過這些功能，人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面管理，提高檔案的安全性和保密性。電子化管理的另一個(gè)重要任務(wù)是檔案的分類、索引和存儲(chǔ)。檔案的分類是指將檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來分類，方便管理和檢索。索引是指對(duì)檔案的關(guān)鍵詞標(biāo)注，使得檔案能夠被快速檢索。存儲(chǔ)是指將電子化檔案數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)的丟失和損壞。電子化管理的應(yīng)用提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。首先，電子化管理能夠節(jié)省人力、物力和時(shí)間成本，減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和維護(hù)成本。其次，電子化管理能夠提高檔案信息的安全性和保密性，防止檔案信息遺失、被泄露和損壞。最后，電子化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，方便醫(yī)院的各個(gè)部門展開信息交流和協(xié)作。

綜上所述，醫(yī)院應(yīng)借助信息技術(shù)實(shí)施電子化的人事檔案管理。通過建立和使用人事信息管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并分類、索引和存儲(chǔ)，便于檔案的追溯和檢索。同時(shí)，電子化管理還能提高檔案的安全性和保密性，減少檔案遺失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。

3.加強(qiáng)檔案的利用與共享

醫(yī)院人事檔案不僅是一種存儲(chǔ)和管理工具，還是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)。醫(yī)院通過充分利用檔案中的信息，開展人員培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估和晉升選拔等工作，從而提高醫(yī)院的績(jī)效和發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院還通過建立共享平臺(tái)，將檔案信息與其他部門互動(dòng)共享，提高信息的整合和利用效率，促進(jìn)醫(yī)院人力資源的協(xié)同發(fā)展。

（1）通過人事檔案信息來開展人員培訓(xùn)。檔案中記錄了員工的學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷和技術(shù)證書等信息，可以作為培訓(xùn)計(jì)劃的參考依據(jù)。醫(yī)院根據(jù)員工的特長(zhǎng)和發(fā)展需求，制訂有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

（2）利用人事檔案信息對(duì)績(jī)效展開評(píng)估。檔案中記錄了員工的工作經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)和獎(jiǎng)懲記錄等信息，可以作為評(píng)估員工績(jī)效的依據(jù)。醫(yī)院根據(jù)檔案的信息，制定科學(xué)的績(jī)效評(píng)估體系，對(duì)員工的工作表現(xiàn)定期評(píng)估和激勵(lì)，促進(jìn)員工工作的積極性。

（3）通過人事檔案信息來晉升選拔。檔案中記錄了員工的工作履歷、崗位變動(dòng)和專業(yè)技能等信息，能夠作為選拔和晉升的參考依據(jù)。醫(yī)院根據(jù)員工的績(jī)效和能力，通過評(píng)估檔案中的信息，選拔出具有潛力和能力的員工，提供晉升的機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造力。

通過建立共享平臺(tái)，醫(yī)院將人事檔案信息與其他部門互動(dòng)共享，促進(jìn)信息的整合和利用。例如，人力資源部門將檔案信息與培訓(xùn)部門共享，以便于制訂個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃；與績(jī)效考核部門共享，以便于開展科學(xué)的績(jī)效評(píng)估；與人事部門共享，以便于員工招聘和晉升選拔。共享平臺(tái)的建立提高了信息的流通速度和準(zhǔn)確性，促進(jìn)了醫(yī)院人力資源的協(xié)同發(fā)展。

4.加強(qiáng)檔案的保密與安全管理

醫(yī)院人事檔案作為涉及員工個(gè)人隱私和醫(yī)院機(jī)密的重要資料，需要加強(qiáng)保密和安全管理。為了確保檔案的機(jī)密性和完整性，醫(yī)院應(yīng)采取以下措施：

（1）建立權(quán)限管理制度。醫(yī)院應(yīng)明確規(guī)定檔案的訪問和借閱權(quán)限，制定具體的審批和申請(qǐng)程序。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用檔案，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取敏感信息。

（2）控制檔案的訪問和借閱。醫(yī)院應(yīng)采取多個(gè)層次的訪問控制措施，如制定訪問規(guī)則、限制訪問時(shí)間和地點(diǎn)，確保檔案只能被授權(quán)人員在指定的環(huán)境中訪問和借閱。

（3）加強(qiáng)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)。醫(yī)院應(yīng)選擇安全可靠的檔案存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施，采用防火、防水、防盜等措施保障檔案的安全。同時(shí)，還應(yīng)定期對(duì)檔案實(shí)行備份和歸檔，防止因意外事件導(dǎo)致檔案損失。

（4）強(qiáng)化檔案的傳輸和交換保護(hù)手段。醫(yī)院在檔案?jìng)鬏敽徒粨Q過程中應(yīng)采取加密和防竊聽等安全技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸和交換過程中不被非法獲取。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)員工保密意識(shí)的培訓(xùn)和教育，讓員工充分了解檔案保密的重要性，并制定相應(yīng)的保密責(zé)任和制度。

（5）引入技術(shù)手段增強(qiáng)檔案保密性和安全性。醫(yī)院采用安全保密管理系統(tǒng)或信息安全管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對(duì)檔案的保密和安全控制，確保檔案信息不被非法獲取或篡改。

（6）建立事件追溯機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)建立檔案的操作追溯機(jī)制，記錄每一次對(duì)檔案的訪問和操作情況，便于監(jiān)測(cè)和追溯檔案的使用情況。

通過加強(qiáng)保密和安全管理，醫(yī)院可以有效防止檔案被泄露、損毀或?yàn)E用，保護(hù)員工的個(gè)人隱私和醫(yī)院機(jī)密檔案的安全。醫(yī)院應(yīng)制定詳細(xì)的保密和安全管理制度，并確保全體員工嚴(yán)格遵守，從而達(dá)到對(duì)檔案的全面保護(hù)。

5.不斷更新檔案管理技術(shù)與方法

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院人事檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)注新技術(shù)和新方法，以提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

（1）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施。醫(yī)院應(yīng)定期關(guān)注市場(chǎng)上的新技術(shù)和系統(tǒng)，選擇適合自身需求的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施。

（2）實(shí)施電子化管理。將紙質(zhì)檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、查詢和管理。電子化管理可以提高檔案的安全性和保密性，減少檔案遺失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，方便檔案的共享和協(xié)作。

（3）不斷更新檔案管理技術(shù)與方法。醫(yī)院應(yīng)關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的最新技術(shù)和方法，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，要定期對(duì)檔案管理工作開展評(píng)估和總結(jié)，優(yōu)化管理策略和流程，逐步建立適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要的檔案管理體系。

四、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人力資源開發(fā)工作的重要組成部分，不僅關(guān)系到醫(yī)院的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，還關(guān)系到醫(yī)院人才的培養(yǎng)與發(fā)展。通過信息技術(shù)實(shí)施電子化的人事檔案管理，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）