基于Web技術(shù)的后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

李亞光

摘要：為實現(xiàn)后勤自動化辦公與管理，減少人為錯誤，提高工作效率，促進資源共享與團隊合作，提供一種集成化、高效的解決方案，設(shè)計并建立一個安全且便捷的平臺。先對系統(tǒng)需求與設(shè)計原則進行分析與闡述，接著介紹系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、運行架構(gòu)與數(shù)據(jù)訪問策略以及相關(guān)實現(xiàn)技術(shù)。然后，設(shè)計出后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件共享、資源管理、流程審批以及日程安排等多種功能，有助于提高后勤自動管理水平與辦公質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：Web；后勤網(wǎng)絡(luò)；辦公自動化系統(tǒng)

一、前言

目前很多機關(guān)單位的后勤管理仍依賴于傳統(tǒng)人工管理方式，而這種管理方式存在諸多問題，如信息孤島、安全性風險、無法實時監(jiān)控、工作流程繁瑣以及缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析與支持等。Web技術(shù)的不斷發(fā)展為上述問題提供了數(shù)字化、集成化的解決方案，后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)基于先進的信息技術(shù)，為機關(guān)單位提供一個安全、便捷、高效、統(tǒng)一的后勤管理平臺，能夠有效加強共享與合作，提高后勤管理水平與效率，大幅降低成本，同時提升數(shù)據(jù)安全性。

二、系統(tǒng)需求分析與設(shè)計原則

（一）需求分析

系統(tǒng)需求分析是設(shè)計后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的非常重要的步驟，旨在明確用戶實際需求，確定系統(tǒng)功能，而后在此基礎(chǔ)上設(shè)計與實現(xiàn)系統(tǒng)功能。后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)主要包含以下功能需求。第一，后勤管理。該功能負責管理設(shè)備維護、庫存管理及物資采購等后勤資源，對于后勤管理，具體實現(xiàn)前需要深入了解與分析用戶在后勤管理數(shù)據(jù)與流程處理等方面的需求，如庫存盤點、供應(yīng)商管理以及物資分類等。第二，辦公自動化。該功能又細分為日程安排、文件協(xié)作與分享以及在線審批流程等辦公自動化功能。第三，用戶權(quán)限管理。該功能實現(xiàn)不同用戶權(quán)限、角色的靈活配置，如超級管理員具有系統(tǒng)的最高權(quán)限，可以增加普通管理員。普通管理員具有較高級別的權(quán)限，具有用戶授權(quán)與系統(tǒng)設(shè)置的權(quán)限；而普通用戶僅可以訪問與瀏覽自己權(quán)限范圍內(nèi)的信息[1]。此外，該系統(tǒng)作為一個信息化系統(tǒng)，還需要滿足一定的非功能需求，例如，需要具有較好的擴展性與良好的性能，以更好地適應(yīng)未來迅速增長的業(yè)務(wù)，如高并發(fā)請求、大規(guī)模數(shù)據(jù)等。需要具備較好的隱私保護與安全性，可以采用數(shù)據(jù)加密、身份驗證機制等方法來有效保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性及用戶隱私保護。需要向用戶提供符合用戶喜好與期望、簡潔友好的交互界面，友好交互界面包括但不限于圖表設(shè)計、顏色選擇以及頁面布局等。還需要具有一定的易用性與可維護性，如操作流程簡化、注釋完整以及代碼結(jié)構(gòu)清晰，以便于用戶輕松使用系統(tǒng)，維護人員更新與維護系統(tǒng)。

（二）設(shè)計原則

具體設(shè)計后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)需要遵循以下設(shè)計原則。第一，可擴展性。系統(tǒng)需要具備一定可擴展性以迅速、較好地適應(yīng)組織規(guī)模、結(jié)構(gòu)的變化，這可以通過選用松耦合與模塊化的架構(gòu)來實現(xiàn)支持多用戶、新功能的快捷添加及高并發(fā)請求與大規(guī)模數(shù)據(jù)的快速處理。第二，靈活性與定制化。系統(tǒng)需要具有一定靈活性，能夠結(jié)合不同單位、組織的實際情況與需求來進行個性化定制，其需要支持個性化服務(wù)、權(quán)限設(shè)置及參數(shù)配置等，以此滿足不同用戶的實際需要。第三，數(shù)據(jù)安全與隱私保護。系統(tǒng)務(wù)必要采用多種有效措施來保證用戶隱私與系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密以及身份驗證機制等，以有效避免與防范數(shù)據(jù)泄露與非法訪問。第四，交互友好性。系統(tǒng)用戶界面需要提供良好的用戶體驗，具有操作便捷性與易用性，用戶能夠通過直觀清晰的界面、明確的指引及簡單操作流程來迅速實現(xiàn)某一功能。第五，可靠性與穩(wěn)定性。可靠性與穩(wěn)定性是系統(tǒng)提供持續(xù)性服務(wù)的保證，系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)機制、處理異常情況及故障恢復(fù)等功能。第六，共享互通與集成性。系統(tǒng)應(yīng)能無縫集成其他服務(wù)與系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息交互與共享，其中包含與其他數(shù)據(jù)庫、第三方軟件及硬件設(shè)備的集成。第七，易用性與可維護性。設(shè)計時需要注重系統(tǒng)的易用性與可維護性，可以使用清晰的架構(gòu)、簡單注釋及規(guī)范編碼，向用戶提供直觀簡單的交互界面，同時，這也便于開發(fā)人員后續(xù)理解與維護代碼。第八，性能優(yōu)化。設(shè)計系統(tǒng)時還需要考慮到性能優(yōu)化，如科學(xué)利用異步加載、壓縮文件及緩存等技術(shù)，可以有效提高系統(tǒng)吞吐量與響應(yīng)速度，從而提升系統(tǒng)整體性能[2]。實際設(shè)計過程中，嚴格遵循以上幾點設(shè)計原則，設(shè)計的后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)將具備較好的擴展性、安全性、靈活性以及用戶友好性，能夠更好地符合組織或單位的特殊需要。

三、系統(tǒng)總體設(shè)計與相關(guān)技術(shù)

（一）系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

相較于傳統(tǒng)C/S（Client/Server）架構(gòu)，B/S（Browser/Server）三層架構(gòu)具有分離注點，保證數(shù)據(jù)安全性，提升性能、擴展性與可維護性等功能，已是一種成熟的架構(gòu)模式。因此，本文設(shè)計的后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)采用B/S三層架構(gòu)，其將整體功能劃分為數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層及表現(xiàn)層三層。如此一來，簡單實現(xiàn)各層的獨立開發(fā)與解耦合，數(shù)據(jù)層包含數(shù)據(jù)服務(wù)器，負責同數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互；業(yè)務(wù)層涉及各種中間控件，負責處理業(yè)務(wù)邏輯；表示層對外提供友好交互界面，負責數(shù)據(jù)展示與交互，其中，用戶可以通過客戶端任意瀏覽器訪問Web服務(wù)器上的資源[3]。基于B/S模式的三層結(jié)構(gòu)見圖1。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計

結(jié)合后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的需求與數(shù)據(jù)特點來選擇使用哪一種數(shù)據(jù)庫，常見的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫有Oracle、MySQL，該類數(shù)據(jù)庫適用于存儲結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而NoSQL數(shù)據(jù)庫有Redis、MongoDB等，該類數(shù)據(jù)庫適用于存儲非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。與此同時，結(jié)合系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求與功能，分析并設(shè)計數(shù)據(jù)表，該后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)用于存儲關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核心表應(yīng)包括員工表（Employee）、部門表（Department）、用戶表（User）、物資表（Material）、日程表（Schedule）、審批流程表（ApprovalProcess）、供應(yīng)商表（Supplier）以及任務(wù)表（Task）等[4]。其中，以物資表（Material）為例，具體表設(shè)計見表1。

具體設(shè)計時需要綜合考慮數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)關(guān)系以及約束條件，以此保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的一致性與完整性。合理利用索引與數(shù)據(jù)庫范圍、權(quán)限控制，能夠有效提高查詢效率、系統(tǒng)性能，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全性。除了上述數(shù)據(jù)庫設(shè)計以外，還有一些設(shè)計也是有必要的。如數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、性能優(yōu)化及數(shù)據(jù)安全性等。在數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方面，設(shè)計和采用恰當?shù)臄?shù)據(jù)備份策略，同時定期進行數(shù)據(jù)備份，能夠有效防止數(shù)據(jù)損壞與丟失，一定的災(zāi)難恢復(fù)機制有助于在發(fā)生災(zāi)難與故障時第一時間恢復(fù)數(shù)據(jù)與系統(tǒng)。在性能優(yōu)化方面，設(shè)計科學(xué)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、索引與查詢語句能夠大幅提升系統(tǒng)性能。此外，合理使用查詢優(yōu)化、數(shù)據(jù)庫緩存等手段可以有效提升響應(yīng)速度和減少數(shù)據(jù)庫負載。在數(shù)據(jù)安全方面，可以通過限制外部訪問、強密碼驗證身份及加密敏感數(shù)據(jù)等安全措施來確保數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全性。

（三）運行架構(gòu)與數(shù)據(jù)訪問策略

1.運行架構(gòu)

后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的運行架構(gòu)主要涉及開發(fā)語言、開發(fā)工具及數(shù)據(jù)庫等。本文設(shè)計的后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)選用Java開發(fā)語言，使用IntelliJ IDEA等集成開發(fā)環(huán)境來編寫代碼，同時選用Git版本控制工具來實現(xiàn)團隊協(xié)作與代碼管理，選擇MySQL數(shù)據(jù)庫來存儲關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

2.數(shù)據(jù)訪問策略

數(shù)據(jù)訪問策略是一組策略的集合，旨在實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全控制與訪問，常見的訪問策略有身份驗證與授權(quán)、數(shù)據(jù)加密、防止SQL注入攻擊、訪問日志與審計等。身份驗證與授權(quán)是指利用單點登錄、用戶名密碼等驗證機制來保證僅有完成認證的用戶才能成功訪問系統(tǒng)，同時不同權(quán)限、角色的用戶的數(shù)據(jù)操作范圍不同。數(shù)據(jù)加密用于加密處理系統(tǒng)中敏感數(shù)據(jù)，從而保證數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的可靠性與安全性。防止SQL注入攻擊是指合理使用ORM框架或參數(shù)化查詢等方式來阻止用戶利用惡意SQL對數(shù)據(jù)庫進行攻擊。訪問日志與審計用于記錄用戶訪問數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的日志，合理使用審計來實現(xiàn)安全分析，追蹤異常行為。

（四）相關(guān)實現(xiàn)技術(shù)

1.前端開發(fā)技術(shù)與框架

前端開發(fā)技術(shù)負責實現(xiàn)交互體驗與展現(xiàn)用戶界面，常見的技術(shù)有很多種，如HTML、CSS以及JavaScript，其中HTML負責構(gòu)建頁面，CSS負責定義頁面樣式，而JavaScript用于實現(xiàn)交互邏輯。伴隨技術(shù)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)了很多功能強大、齊全的前端框架，如Vue.js、Angular及React，這些框架以組件化的形式來管理頁面結(jié)構(gòu)，且具有數(shù)據(jù)綁定路由管理等功能，在Web應(yīng)用程序中合理應(yīng)用這些前端框架，大幅提高代碼復(fù)用性與開發(fā)效率，簡化前端開發(fā)過程。此外，AJAX（Asynchronous JavaScript and XML）具有實時局部刷新功能，為用戶提供良好交互體驗，其不需要刷新整個網(wǎng)頁，利用JavaScript與服務(wù)器之間的請求與響應(yīng)來實現(xiàn)局部刷新。

2.后端開發(fā)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)

后端開發(fā)技術(shù)的作用是處理數(shù)據(jù)交互與業(yè)務(wù)邏輯，常見的幾種后端開發(fā)技術(shù)，如Python、PHP及Java等，這些語言也有相對應(yīng)的框架，如Python的Django、Java的Spring等，合理利用這些后端框架能夠用最短的時間來構(gòu)建后臺服務(wù)，完成用戶請求處理與數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)交互。而數(shù)據(jù)庫技術(shù)是Web應(yīng)用程序中不可或缺的組成部分，其主要負責管理與存儲各種基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息。

3.RESTful API與安全認證、授權(quán)

RESTful API簡單理解就是一種設(shè)計風格，負責數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)間的通信與傳輸，基于HTTP協(xié)議的DELETE、POST、PUT及GET等請求方法，配合恰當?shù)腢RL結(jié)構(gòu)，能夠很好地完成系統(tǒng)之間的服務(wù)調(diào)用與數(shù)據(jù)交互。安全認證、授權(quán)是系統(tǒng)設(shè)計中非常重要且關(guān)鍵的一環(huán)，常見的技術(shù)如使用Token-based身份驗證機制，利用第三方登錄或賬號密碼完成用戶認證，同時使用權(quán)限與角色管理來控制與管理用戶訪問系統(tǒng)資源。

4.消息隊列與監(jiān)控日志

消息隊列主要負責解耦應(yīng)用組件與異步通信，常用的消息中間件有多種，如Kafka、RabbitMQ，這些中間件的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)不同模塊之間的消息處理與傳遞。而監(jiān)控日志的主要作用是錯誤排查與監(jiān)控和追蹤系統(tǒng)運行狀態(tài)，合理利用ELK Stack、Log4j等日志框架，Grafana、Prometheus等監(jiān)控工具，能夠完成系統(tǒng)性能指標與日志的收集與分析。

四、后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

（一）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

結(jié)合上述系統(tǒng)需求分析，該后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)以下功能模塊。第一，用戶管理模塊。該模塊實現(xiàn)用戶注冊、登錄及權(quán)限管理等功能，其中，用戶登錄由于認證登錄者的身份，而權(quán)限管理通過為不同用戶分別設(shè)置權(quán)限與角色，以此限制與管理用戶訪問系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與功能。第二，后勤資源管理模塊。該模塊實現(xiàn)了物資采購、庫存管理及設(shè)備維護等功能，物資采購具有物資采購申請、流程審批及訂單生成等；庫存管理負責管理與追蹤物資庫存情況，主要包含庫存調(diào)整、出庫、入庫、調(diào)庫等操作；設(shè)備維護用于記錄和存儲設(shè)備維修保養(yǎng)信息，同時提供故障報修與維修進度追蹤等功能。第三，文件管理模塊。該模塊實現(xiàn)文件上傳與下載以及文件分類與共享等功能，其中，文件分類與共享支持用戶根據(jù)目標或項目來組織與管理文件，同時允許用戶將文件共享給制定人員或團隊成員。第四，日程安排模塊。該模塊實現(xiàn)日程添加與查詢及提醒與共享等功能，其中，添加日程時如果增加開始與提醒方式，其可以在日程開始前的一段時間提醒用戶完成日程，與此同時，日程還支持共享給其他參與人員。第五，審批流程模塊。該模塊實現(xiàn)流程設(shè)置與執(zhí)行功能，流程設(shè)置是指具有此權(quán)限的管理人員可以定義不同的審批流程，如審批條件、節(jié)點及審批人等；而流程執(zhí)行是指系統(tǒng)按照已配置的審批流程自動執(zhí)行，包括將審批請求發(fā)送至對應(yīng)的審批人，記錄最后審批結(jié)果等。后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)功能模塊框圖見圖2。

上述功能模塊足以滿足后勤服務(wù)中心辦公的基本需要，此外，結(jié)合實際情況，同時考慮特殊業(yè)務(wù)需求，可進一步增加其他模塊，完善系統(tǒng)功能，如報表統(tǒng)計分析、移動端適配等，從而更好地滿足用戶更復(fù)雜、多樣化的需求與業(yè)務(wù)場景。數(shù)據(jù)分析與報表模塊建立專門的數(shù)據(jù)倉庫，并整合系統(tǒng)各模塊的數(shù)據(jù)，為后續(xù)的全局數(shù)據(jù)分析與報表生成奠定基礎(chǔ)，同時合理利用業(yè)務(wù)智能工具，如Power BI、Tableau等，將其與數(shù)據(jù)倉庫相連，從而實現(xiàn)使用可視化界面呈現(xiàn)報表設(shè)計與分析結(jié)果，此外，還會結(jié)合用戶特殊的需求來開發(fā)報表生成功能，支持用戶選擇特定時間范圍、指標等來生成個性化報表，常見的報表導(dǎo)出格式有Excel、PDF等。移動端適配模塊完成響應(yīng)式設(shè)計與移動端應(yīng)用開發(fā)，合理利用響應(yīng)式設(shè)計技術(shù)，從而使系統(tǒng)可以自適應(yīng)不同類型和屏幕大小的移動設(shè)備，保障用戶在平板、安卓手機等設(shè)備訪問系統(tǒng)時均能有較好的用戶體驗，與此同時，開發(fā)專門移動端應(yīng)用時，支持增加更原生化的功能與界面，如攝像頭、推送通知等。

（二）數(shù)據(jù)管理與流程自動化

數(shù)據(jù)管理自動化與流程自動化是后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的核心與關(guān)鍵。其中，數(shù)據(jù)管理自動化通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)來管理與存儲各項后勤業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如會議室預(yù)訂情況、設(shè)備維護記錄、物資信息等，以此實現(xiàn)集中存儲、準確更新及迅速查詢數(shù)據(jù)，同時，該系統(tǒng)具有權(quán)限控制功能，做到僅有相關(guān)權(quán)限的人員才可以修改或訪問權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，大幅提高數(shù)據(jù)安全性；流程自動化基于工作流引擎來實現(xiàn)后勤業(yè)務(wù)流程自動化，每個后勤業(yè)務(wù)流程都經(jīng)詳細定義與規(guī)劃，同時根據(jù)預(yù)先設(shè)置的規(guī)則進行處理與審批，用戶僅需按照提示在對應(yīng)位置填寫相應(yīng)信息，逐步完成整個業(yè)務(wù)流程即可，系統(tǒng)會根據(jù)相關(guān)規(guī)則自動進行下一步，當流程需要審批人進行審批時，系統(tǒng)會自動給相關(guān)審批人員發(fā)送通知。如此一來，不僅大幅減少傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔傳遞存在的時間延時，節(jié)省大量時間成本，還因減少人工干預(yù)而降低溝通成本與錯誤率，有效提高后勤管理工作的效率與質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，基于Web技術(shù)，設(shè)計后勤網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)為機關(guān)單位相關(guān)部分提供一種安全、便捷及高效的后勤管理解決方案，該系統(tǒng)不僅完美解決傳統(tǒng)后勤管理方式中的諸多問題，還有效優(yōu)化后勤資源管理、促進團隊協(xié)作，同時為管理與決策者提供精準的數(shù)據(jù)依據(jù)，進而提高機關(guān)單位的服務(wù)質(zhì)量與工作效率，未來，將進一步研究與集成大數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計算等先進技術(shù)，同時結(jié)合移動端，從而創(chuàng)新出更便捷、高效、智能的后勤管理解決方案。

參考文獻

[1]閭楓.基于Java Web的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計[J].電子技術(shù)，2023，52（02）：319-321.

[2]劉云龍.基于Java Web的天津港辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].天津：天津理工大學(xué)，2022.

[3]祝涯.企業(yè)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學(xué)，2021.

[4]蔡斌.辦公自動化信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計研究[J].辦公自動化，2023，28（12）：16-18.

作者單位：石家莊市橋西區(qū)機關(guān)后勤服務(wù)中心

責任編輯：張津平