數字背景下會計檔案電子化路徑研究

【關鍵詞】會計檔案；檔案電子化；檔案管理；路徑

近年來，隨著大數據、云計算、物聯網、人工智能等信息技術的廣泛應用，企業的生產、經營與管理全面開啟了數字化轉型的浪潮。企業數字化轉型，是指企業利用數字技術來改變其業務經營、管理和價值創造方式的過程。這種轉型涉及利用數據分析、云計算、人工智能、物聯網和其他數字技術來優化業務流程、提高效率、改善客戶體驗，并創造新的商業模式。在企業高度重視數字化轉型的發展過程中，企業管理的各個模塊和環節也相繼強調了數字科技的引入和應用，以便革新企業管理的手段和方式，提高工作效率，降低成本，開發各個模塊和環節的新功能和新價值，其中即包括企業會計檔案的數字化轉型、電子化發展。經過一段時間的發展之后，會計檔案電子化已經取得了一定的成績，然而不可否認的是，大部分企業的會計檔案管理仍然處在數字化轉型的起步摸索階段，缺乏系統科學的路徑思路與規劃，監管部門對企業電子化會計信息的監督審查也亟待統一和規范。

一、數字背景下會計檔案電子化的內涵及驅動因素

（一）會計檔案電子化的內涵

“會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據。”[1]對企業來說，會計檔案的管理事關企業會計工作的高質量開展，也事關企業可持續發展的會計信息留存和檔案記錄，在大數據時代，會計檔案更是企業發展中重要的數據資產。具體來說，會計檔案電子化主要指將傳統的紙質會計檔案通過電子化技術手段進行數字化處理和存儲的過程。當下會計檔案電子化包括會計憑證、賬簿、報表等紙質檔案的電子文件化，還包括運用電子設備和信息技術來管理和維護這些電子檔案。

在會計檔案電子化過程中，有五個關鍵環節需要重點關注：一是會計文件的電子化轉換環節。這一環節需要將傳統的紙質會計檔案轉換為電子文件，具體操作可以是掃描紙質文件、圖像識別和數據錄入等。通過這一轉換環節，會計檔案就可以初步完成無紙化存儲和電子化管理。二是電子存儲與維護環節。電子化、數字化轉換后的會計電子檔案一般需要通過電子設備來進行存儲，并采用數據庫、云存儲等方式進行管理，如此不僅能方便查詢和檢索，也能有效提高檔案的安全性和可靠性。需要注意的是，電子存儲要嚴格遵循電子技術應用的相關規定和要求，避免因儲存環境不當、介質破壞而造成檔案損失。三是電子審計環節。電子化、數字化轉換后的會計檔案應采用電子審計的方式，即利用計算機輔助審計工具對會計檔案進行分析和審查，方便會計審計工作的展開，提高審計效率和準確率。四是信息共享環節。電子化的會計檔案可以方便地進行信息共享，企業中不同部門和人員可以通過網絡共享會計信息，提高協同工作的效率；不同企業甚至不同行業領域也可以通過網絡共享會計信息，挖掘數字資產的價值，增強業態融合的能力。五是安全保密環節。會計電子檔案的安全保密需求與傳統紙質檔案管理的需求相比已經發生了明顯的變化，對此，需要采取相對應的安全措施，重視網絡信息的安全性問題，做好相關的網絡安全維護工作，通過加密技術、權限管理、備份等手段，保證會計信息的機密性和完整性，有效防止信息泄露和丟失。

（二）會計檔案電子化的驅動因素分析

會計檔案電子化已經成為經濟管理領域的普遍選擇，全面的會計檔案電子化改革正深刻改變著傳統的會計檔案管理模式。會計檔案電子化之所以能夠在短時間內迅速鋪開是因為以下幾大重要的驅動因素。

第一，效率驅動。會計檔案電子化可以實現自動化的數據錄入、分類和整理，有效縮減會計檔案管理的程序與環節，減少繁瑣的人工操作，節省大量時間和人力成本，大大提高會計檔案的處理速度和效率。

第二，成本驅動。除了程序與環節縮減后帶來的人力成本壓縮以外，會計檔案電子化轉換后可以存儲在電腦硬盤或云端服務器中，從而在紙質存儲成本、管理成本、維護成本、傳遞成本等方面有明顯的降低。

第三，準確性驅動。正因為會計檔案電子化減少了人工，縮減了程序和環節，所以有效增強了會計檔案的準確性，減少了會計信息管理的人為錯誤和數據丟失。不僅如此，電子化轉換后的會計信息可以建立完善的數據備份和恢復機制，一旦出現了人為錯誤或數據丟失，可以通過備份來進行補正，這一舉措顯然強化了會計檔案管理的安全性、準確性和可靠性。

以上三個驅動因素主要從傳統財務工作的模式和需求出發進行挖掘的，相對傳統財務工作來說，電子化是一種很好的技術手段，讓財務檔案工作變得更加便捷、快速和高效。對此，有學者認為：“智能財務的實質是對傳統財務工作的模擬、延伸和拓展。”[2]也就是說，財務檔案電子化在效率驅動、成本驅動、準確性驅動下發生，很好地解決了傳統財務工作中的問題和不足，讓財務檔案工作得以在更高效的工具支持下高質量地運轉。但除此以外，在傳統財務工作體系之外，財務檔案電子化還受到了新的外力驅動。

第一，數據資產視野下的會計信息共享和協同驅動。“在企業數字化進程中，管理者應致力于逐步增加電子化檔案的占比，改變傳統模式中以紙質為主的模式，過渡到依托于系統為主，將電子會計檔案視為公司‘數據資產’中的一部分，深度挖掘其數據價值，助力企業發展。”[3]數字背景下，會計檔案是國家和企業的重要數據資產，其具有重要的挖掘價值。企業會計檔案管理人員應予以高度重視并加以學習、應用，促進企業會計信息的共享與行業協同，不斷挖掘會計檔案中的數據資產價值，為企業發展、社會經濟發展提供優質數據資源。

第二，法律法規驅動。數字背景下，為了更好地管理數字資產，許多國家和地區都展開了對“數字資產”的相關立法與執法，其中也包括會計檔案中數字資產的保存與管理。我國正是在這樣的背景下對會計檔案的保存和管理提出了法律法規要求，并建立了相應的法律框架，規定會計電子檔案的保存期限、格式、安全要求等，并制定相應的管理標準和規范。這些要求需要企業加快會計檔案的電子化步伐，以便更好地滿足相關的法律法規要求，為會計檔案的檢索、審計和合規性審查提供便利。

總的來說，數字背景下，會計檔案電子化已經成為普遍選擇，差異化、多樣化的驅動因素更是使得會計檔案電子化滿足了不同層次的需求，成為許多國家和企業的共同選擇，有力推動了數字背景下的國家經濟發展和企業現代化。

二、數字背景下會計檔案電子化的優勢與風險

（一）會計檔案電子化的優勢

關于會計檔案電子化的優勢前文已有論述，總體來說，會計檔案的電子化不僅可以相對于傳統會計檔案工作來進行論述，還可以相對會計數據資產的存儲與利用來進行論述。

具體來說，會計檔案電子化具有以下優勢：一是通過電子化，會計信息可以直接從源頭輸入到系統中，避免了手工錄入可能帶來的錯誤，提高了準確性，同時，會計檔案電子化系統通常具有數據搜索、驗證和審查功能，可以最大化地減少數據輸入的錯誤，有效保證數據的準確性。二是會計檔案電子化系統可以實現對會計信息的實時更新和處理，方便會計檔案管理人員隨時查看最新的財務狀況和數據，為企業財務決策提供會計信息支持。三是會計檔案電子化系統通常支持各種數據分析工具和報表生成功能，通過它，會計人員能夠更方便地對財務數據進行分析和匯總，幫助企業管理層更好地理解企業的財務狀況和趨勢。四是會計檔案電子化系統可以支持跨部門協作，幫助不同部門之間更加高效地共享會計信息，促進跨部門的合作與溝通，提高整體運營效率。五是會計電子檔案的儲存方式與傳統會計檔案儲存方式截然不同，不再需要大量的紙質文件、文件柜、檔案室來存儲，而只需要電腦硬盤、云端服務器等，大大節約了會計信息儲存的空間和成本。六是會計檔案電子化可以建立線上線下融合的數據安全保障體系，一方面可以有所備份，另一方面可以通過權限控制、加密技術、數據留痕等手段來監控財務數據，以確保企業會計信息不受到未經授權的訪問或篡改。此外，會計檔案電子化有效減少了紙張的使用，對環境更加友好，符合當下綠色經濟、可持續發展的現代理念。

（二）會計檔案電子化的風險

會計檔案電子化的過程同樣存在著許多風險，在應用的過程中務必要對風險進行管控，以免造成會計檔案管理的巨大損失。

一是人工輸入風險。數字時代，自動化技術日益發達，但仍有許多程序和環節依賴于手工輸入，而手工輸入就很難排除人為失誤，對此應當提高對管理人員的培訓指導、加強內部控制、設置更加完善的審批程序等。

二是數據保存風險。“電子檔案是信息化的產物，主要依賴于計算機的硬件以及軟件存儲，相關數據的存放載體易受到破壞，儲存載體的磁性介質容易受到物理損壞，光學介質也容易出現氧化反應。在相關存放要求上，要高于紙質檔案保管條件。”[4]對此應對數據存放載體等系統進行更新和維護，還要注意備份數據和完善備用方案。

三是技術供應商的風險。在選擇和使用電子化系統時，可能會依賴于技術供應商。如果供應商出現問題，如倒閉、服務質量下降或產品停止支持，可能會對會計檔案的電子化造成困擾。為了避免這種風險，應選擇可靠的供應商，并定期評估其績效和可靠性。

四是制度機制風險。“在會計電子檔案管理的過程中由于管理體系的不健全，會計檔案管理存在較大的風險。”[5]比如缺乏有效的數據驗證和審查機制，以及不完善的數據備份策略，對數據的準確性和完整性造成威脅；缺乏健全的管理體系可能導致審計追溯困難，無法有效地展示關鍵數據的來源和流向；缺乏有效的訪問控制和權限管理，容易產生數據泄露或未經授權的數據訪問；缺乏清晰的工作流程，導致出現重復錄入、信息交叉、信息匹配錯誤等問題；缺乏不同部門之間的信息共享和協作機制，造成信息孤島和溝通不暢，影響決策效率和企業整體運營等等。

三、數字背景下會計檔案電子化的實施路徑

數字背景下會計檔案電子化已是大勢所趨，是現代企業管理和信息化建設的重要組成部分，越來越多的紙質會計檔案正在被會計電子檔案所取代。加快推進會計檔案電子化，適應數字背景下會計檔案管理的新要求，已經成為企業發展中的迫切要求。在實施的過程中，盡管有著強勁的電子化驅動力，也清晰地認識到了會計檔案電子化的優勢，但很多企業對會計檔案電子化的認識仍然不完全充分。有的企業片面認為會計檔案電子化就是將傳統會計信息轉換成電子文檔；有的企業則囿于企業經濟實力與發展需求的束縛，只能尋求引進外包等路徑，無法形成系統的會計電子檔案管理制度機制；還有的企業雖然已經基本形成了會計電子信息數據庫，但是對會計電子信息中的數據資產了解不夠，未能充分挖掘會計信息數據的價值。立足于國家經濟的發展和企業現代化、信息化建設的需要，會計檔案電子化的實施路徑可以從以下幾個方向展開探索。

（一）堅持技術學習、引進和創新應用

信息技術創新是推動會計檔案電子化發展的關鍵要素之一。正是在信息技術的創新應用中，會計檔案管理才發生了如此巨大的變化，電子化、信息化、數字化的變革隨之應運而生。信息技術的發展還在繼續，會計檔案電子化的創新應用也從未止步。會計檔案電子化需要從技術學習、引進和創新應用的角度不斷探索新的發展路徑。首先是文件掃描技術，如用高速掃描儀將紙質會計檔案轉換為電子文件格式等。其次是云存儲和備份技術，減少本地存儲空間的需求，便于實現遠程訪問和共享。再次是數據標準化和結構化技術，按照標準化體系來架構會計信息數據庫，使其更易于檢索、分析和利用。此外還有數據安全技術、權限管理技術、自動化處理技術和智能分析技術等。不斷創新的信息技術應用到會計檔案電子化領域將能夠很好地借助信息科技提升效率，挖掘潛在功能和價值，讓會計檔案電子化能夠更好地為企業財務預測和風險評估服務。

（二）建立和健全會計電子檔案管理的制度機制建設

從當下的實踐情況來看，“會計檔案管理制度已經嚴重落后于大數據的發展訴求”[6]。光有先進的工具和手段無法保障會計檔案電子化的有效發展，而應該通過制度機制建設，確保會計檔案電子化的發展能夠在規范化、標準化、現代化的管理體系中運行，發揮會計檔案電子化的優勢，管控會計檔案電子化的風險，實現數字背景下會計檔案電子化的效益最大化。具體來說，在制度機制方面：一要建立會計電子檔案的收集和整理制度，即規定會計電子檔案的收集范圍、整理標準、歸檔時間等，確保會計電子檔案的真實性、完整性和有效性；二要建立會計電子檔案的存儲和備份制度，選擇合適的存儲介質和備份方案，確保會計電子檔案的安全性和持久性；三要建立會計電子檔案的借閱制度，通過規定借閱程序、借閱權限、借閱時間等，來強化會計電子檔案的安全性和保密性；四要建立會計電子檔案的銷毀制度，明確銷毀程序、銷毀時間、銷毀方式等方面的規定，確保會計電子檔案的合法性和安全性；五要建立會計電子檔案的保密制度，通過加強保密教育和技術防范措施，保障會計電子檔案的信息安全和保密性；六要建立會計電子檔案的監督和檢查制度，定期對會計電子檔案進行監督和檢查，確保其真實性和完整性，及時發現問題并加以處理；七要加強內部管理和人員培訓，通過建立健全內部控制制度，規范工作流程和操作規范，加強對相關人員的培訓和管理，提高會計電子檔案管理水平，做好會計檔案的精細化管理；八要建立合作機制，加強與相關部門和單位的合作，共同推進會計電子檔案管理工作，實現信息共享和資源優化配置。

在制度機制建設中，加快信息共享和資源優化配置是當下會計檔案電子化發展中一個重點和難點。“很多企業的信息系統建設是為了滿足單個業務需求，易造成彼此孤立的信息孤島狀況，即各信息系統之間缺少數據接口且數據標準不統一。”[7]這種信息孤島狀況既來源于系統之間的技術問題，如缺少數據缺口、數據標準不一、模塊化之間的數據不互通等；也來源于制度機制方面，企業各職能模塊共享協作機制的缺陷，會計信息只局限于財務會計部門，而無法在其他部門及其決策中發揮更多的作用。對于這一重難點問題，既要從技術創新的角度出發，不斷創新完善企業會計檔案電子化系統的功能拓展和集成，增加更多實用的、有效的、高質量的數據共享和價值挖掘功能，也要從制度機制創新出發，針對會計檔案電子化管理的上下游環節、同級模塊等信息共享進行革新。

（三）嚴格按照法律法規管理會計電子檔案

保證會計電子檔案的合法合規是至關重要的。根據適用的數據保護法律法規，如個人信息保護法、網絡安全法等，應明確了解會計電子檔案的數據收集、存儲、處理、傳輸和使用的合法性和合規性要求。在我國，相關的法規有《會計檔案管理辦法》《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》等。這些法規對會計電子檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等方面都作出了明確規定。企業應當根據相關法律法規要求，確定會計電子檔案的存儲期限，并制定相應的存儲和備份策略，確保檔案的完整性和可追溯性，同時，確保備份數據的安全性和完整性，以便在需要時進行恢復和檢索。此外，企業還應該遵守相關法律法規和合同約定，保護會計電子檔案中包含的個人信息和商業秘密的安全和機密性，采取相應的技術和組織措施，防止未經授權的訪問和使用。與涉及會計電子檔案的第三方供應商或服務提供商簽訂合規合同和協議，明確雙方的權責義務，保護數據的安全和合規。

（四）重視會計檔案電子化宣傳與人才教育

會計檔案電子化是一個持續性的過程，在這個過程中，有效地宣傳和人才儲備是必要的。首先，企業可以通過內部培訓、會議、郵件、內部網站等方式，向組織內部員工宣傳會計檔案電子化的優勢，如提高效率、降低成本、節約空間、便于檢索和共享等，解釋電子化對業務流程和工作方式的改變，以及對數據安全和合規的重要意義，讓會計檔案電子化能夠更好更快地落地。其次，企業應通過企業網站、公眾號、行業媒體等渠道，宣傳會計檔案電子化的價值和意義，著重強調數據安全、信息共享、可追溯性等方面的優勢，以及對企業管理和決策的支持作用，鼓勵財務會計部門以及其他部門不斷挖掘財務數據資產的價值，為企業經營發展服務。最后，企業應加強會計檔案電子化相關人才的培養和教育，組織內部培訓或聘請專業機構進行培訓，包括電子文檔管理系統的使用培訓、信息安全意識培訓等。

四、結語及趨勢展望

數字技術高速發展的征程中，會計檔案電子化將持續邁向下一個階段。在這個過程中，國家和企業都應當重視會計檔案電子化的落地，在充分認識其理論基礎、優勢和風險的前提下，探索有效的會計檔案電子化發展路徑。新形勢下，企業會計檔案電子化、數字化轉型仍面臨著資源、安全性、業務流程、信息共享等方面的機遇和挑戰，企業應當進一步強化檔案工作的治理效能、資源體系、利用體系、安全體系，促進會計檔案的信息化發展，做好技術創新、制度機制健全、法律法規落實、人才培養教育等多方面的工作，促進企業經營管理的現代化、數字化轉型。